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Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Anmietung von Multifunktionssystemen

Stadt Frankfurt am Main, Amt für Informations- und Kommunikationstechnik | Vergabekammern des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium DarmstadtFrankfurt am Main, HessenFrist: (in 9 Tagen)

Zusammenfassung

Die Stadt Frankfurt am Main (Amt für Informations- und Kommunikationstechnik) schreibt die Anmietung und den Betrieb von Drucksystemen in zwei Losen aus. Beide Lose decken Hardwarenutzung, Softwarelösungen, Zubehör und umfassende Dienstleistungen (Wartung, Support, Verbrauchsmaterial).

  • Los 1: Ca. 1.284 Multifunktionsgeräte (Drucken/Kopieren/Scannen) in verschiedenen Leistungsklassen inkl. Pull-Print- und OCR-Software – als Rahmenvereinbarung über ca. 5 Jahre (max. 14,96 Mio. €).
  • Los 2: Vier Produktionsdrucksysteme (2 S/W, 2 Farbe) für die Hausdruckerei inkl. Software, Wartung und Full-Service.

Das Angebot wird elektronisch über die Vergabeplattform der Stadt Frankfurt eingereicht. Zuschlagskriterium ist die Qualität (wirtschaftlichstes Angebot).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 9 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028202920302031
APROKTAPROKTAPROKTAPROKTAPROKTAPROKT
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Beantwortung der Fragen bis
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Vorführung
Vertragsbeginn
Rollout-Phase Los 1
Hauptabrufzeitraum Los 1
Vollständiger Rollout
Einzelabruf-Laufzeit Los 1
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode6 Kriterien
  • Generelle Anforderungen40%

    Bewertung von Konzepten und Beschreibungen zu generellen Anforderungen (z.B. Service, Umwelt, Datenschutz).

  • Gerätespezifische Anforderungen60%

    Bewertung der technischen Geräteanforderungen und Funktionalitäten.

Bewertungsformel

L/P = Leistungspunkte (L) / Gesamtwertungspreis (P). Das Angebot mit dem höchsten L/P-Wert erhält den Zuschlag.

Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode sind vollständig in den Vergabeunterlagen beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rahmenbedingungen für beide Lose

  • Vertragslaufzeit: 01.11.2026 – 31.10.2031 (60 Monate) – beide Lose
  • Leistungsort: Frankfurt am Main (PLZ 60275), verteilt über das gesamte Stadtgebiet an Ämtern, Eigenbetrieben, Gesellschaften, Schulen (176 Standorte) und Kitas (155 Standorte)
  • Vertragsart: EVB-IT Systemvertrag; Auftragnehmer agiert als Generalunternehmer
  • Hauptmietkomponenten: Hardware-Vermietung, Standardsoftware-Überlassung auf Zeit, Aufstellung/Installation/Customizing/Integration, Schulungen, Dokumentation, laufender Systemservice
  • Mietabrechnung: Mietraten quartalsweise; Klicks halbjährlich; keine Abrechnung vor Vertragsbeginn
  • Pauschalfestpreise über die gesamte Vertragslaufzeit – keine Preisanpassungsklauseln
  • Rechnungsstellung: XRechnung oder PDF (PDF/A) an rechnungseingang@stadt-frankfurt.de bzw. postalisch an Stadt Frankfurt – Kassen- und Steueramt, Zentraler Rechnungseingang
  • Sprache: Deutsch (B2 GER für Verfahrenskommunikation, deutschsprachige Hotline/Support)
  • Nur Neugeräte (fabrikneu) initial; bei Los 1 ab dem 25. Monat Ergänzungsbestellung gebrauchter Geräte möglich
  • Datenschutz/IT-Sicherheit: BSI IT-Grundschutz; Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO wird mit Angebotsabgabe anerkannt
  • Kostenfreie vorzeitige Rückgabe bei Los 1: 10 % der initial abgerufenen Geräte je Leistungsklasse (mit 10 Arbeitstagen Frist, inkl. Abholung, Datenlöschung, Abtransport, Entsorgung)
  • Kein Cloud-Betrieb – alle Dienste On-Premise
  • Vertragsstrafen bei Mängeln und Verzug nach EVB-IT; Sicherheitsleistung bei Auftragssumme ≥ 50.000 € netto
  • Barrierefreiheit, Umwelt: Blauer Engel (RAL-UZ 219) oder gleichwertig; ElektroG-Rücknahme

Softwarelösungen & Dienste (übergreifend)

Für beide Lose ist ein Softwarepaket mitzudenken:

  • Pull-Print-Lösung (Drucken/Kopieren/Scannen nach Authentifizierung), inkl. Kartenleser
  • Druckregeln und serverbasierte Scan-to-Office-Funktion (optional)
  • OCR-Verarbeitung ohne funktionale Beschränkung pro Serverinstallation; Lizenz unbegrenzt pro einzelner Installation, netzwerkübergreifende Verrechnung ausgeschlossen (KO-Kriterium)
  • Gerätemanagement (mandantenfähig, zentral oder lokal) inkl. Firmware-Updates
  • Automatische Bestellung von Verbrauchsmaterial und Wartungseinsätzen
  • Kundenportal (24/7, mandantenfähig, csv-Export)
  • Active-Directory-/LDAPS-Integration
  • Universeller Windows-Druckertreiber (keine gerätespezifischen Treiber)
  • Serverinstallationen: ca. 32 Pull-Print-Server und 32 OCR-Server an 28 Standorten (Kalkulationsgrundlage)
  • Nicht enthalten: Faxfunktion in der Pull-Print-Lösung, Kostenstellenabrechnung, Cloud-Betrieb

Service, Wartung & Support (übergreifend)

  • Schlüsselpositionen (Los 1): Gesamtprojektverantwortlicher, Projektleiter, Rollout-Manager, Eskalationsmanager
  • Hotline: Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr (Los 1); Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (Los 2)
  • Servicetechniker deutschsprachig, qualifiziert (Herstellerzertifizierung/Partnerstatus)
  • Kundendienst vor Ort mit definierten Reaktions- und Wiederherstellzeiten
  • Verbrauchsmaterial: automatische Belieferung an vorgegebene Adressen, Notfallsatz je Geräteklasse
  • Entsorgung: Rücknahme leerer Verbrauchsmaterialien, Resttoner, defekter Teile; BSI-konforme Löschung nichtflüchtiger Speicher mit Löschzertifikat (DIN 66399) innerhalb 2 Wochen nach Rückgabe
  • Monatlicher Jour Fixe, jährlicher Review-Termin (Auslastung, Standortoptimierung, Servicequalität)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe & rechtliche Eignung (beide Lose)

  • Kein Ausschluss nach § 123 oder § 124 GWB (§ 122 GWB)
  • Keine schweren Verfehlungen: Keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren
  • Kein Insolvenzverfahren: weder beantragt noch eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, nicht in Liquidation; bei bestätigtem Insolvenzplan: Vorlage verlangt
  • Steuern, Abgaben, Sozialversicherung: ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen; Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt auf Verlangen
  • Berufsgenossenschaftsmitgliedschaft (Nachweis auf Verlangen)
  • Eintragung im Berufsregister (soweit zur Eintragung verpflichtet)
  • Keine gewerblichen Schutzrechte am Angebotsgegenstand (Eigenerklärung)
  • Keine MiLoG-Verstöße (Geldbuße ≥ 2.500 €) – Ausschluss gem. § 19 MiLoG
  • Sprache: Deutsch (B2 GER) für Verfahrenskommunikation
  • Sprache der Leistungserbringung: Deutsch für Support, Wartung, Einweisung
  • Gewerbezentralregisterauszug wird vom AG bei Aufträgen > 30.000 € beim Bundesamt für Justiz angefordert

Wirtschaftliche & finanzielle Eignung (beide Lose)

  • Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (inkl. Anteile bei Bietergemeinschaften)
  • Beschäftigtenzahl: jahresdurchschnittlich Beschäftigte der letzten 3 Jahre
  • Berufliche Risikohaftpflichtversicherung: Nachweis gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGB – bereits mit Angebot einzureichen
  • Vergleichbare Leistungen: Nachweis der Ausführung vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 Jahren (3 Referenzen – siehe Referenzprojekte)

Kapazitäten anderer Unternehmen / Nachunternehmer (beide Lose)

  • Eignungsleihe: Benennung anderer Unternehmen; Verpflichtungserklärung des NU (Anlage 236); bei Eignungsleihe gemeinsame Haftung mit dem NU
  • Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestentgelt (Verpflichtungserklaerung_oeff_AG) für jeden NU – vollständig ausgefüllt und unterzeichnet
  • Bei NU-Einsatz: Eignungsnachweise des NU vorlegen (wenn Eignung über NU erbracht wird)
  • Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform (ARGE-Erklärung, Bevollmächtigter, Gesamtschuldner-Haftung); Nachweise je Mitglied nach Aufgabenumfang
  • Refinanzierungspartner/Eintrittsmodell: Übertragung vertraglicher Rechte/Pflichten nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Vergabestelle; Refinanzierer muss Eignungsanforderungen (wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) erfüllen – kein Anspruch auf Zustimmung
  • Sicherungsweise Abtretung an Refinanzierungspartner unter bestimmten Bedingungen zulässig
  • Weitergabe von Unterlagen an Subunternehmer und Refinanzierungspartner zwecks Angebotsvorbereitung/Refinanzierung zulässig, sofern zur Vertraulichkeit verpflichtet
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 60 Monate ab Veröffentlichung der BekanntmachungVolumen: ≥ 1.500 Systeme / ≥ 150 Standorte

Mindestens 1 Referenzprojekt: Lieferung und Installation von insgesamt ≥ 1.500 Systemen an ≥ 150 räumlich getrennten Standorten; Abrechnungsmodell Hardwaremiete + Clickpreis; Softwarelösungen Pull-Printing, Gerätemanagement, OCR und automatische Verbrauchsmaterialbestellung; Reparatur/Wartung durch herstellerqualifiziertes Technikpersonal

Anlage C03_Referenzen mit Kundenname, Ansprechpartner + Telefonnummer, Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung. Fehlende Angaben (z. B. Telefonnummer) führen zur Nichtberücksichtigung. Bei Platzmangel im Kurzbeschreibungsfeld dürfen ergänzende Anlagen beigefügt werden.

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: k. A.

Ergänzend (Eigenerklärung zur Eignung 124_LD): Drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum (auf Verlangen bei engerer Wahl)

Nur auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle vorzulegen.

0 ReferenzenZeitraum: –Volumen: –

Keine explizite Referenzanforderung in den Vergabebedingungen Los 2; im Zuschlagskriterienkatalog Los 2 ebenfalls keine Referenzen vorgesehen

–

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Angebotsformulare & Erklärungen (Pflicht mit Angebotsabgabe)7
  • Angebotsschreiben (Formblatt 633 / AI-Bietercockpit, .aiform-Datei) ausfüllenPflicht
    Im Bietercockpit der Plattform hinterlegt – nicht als separates Dokument einreichen.
  • Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 124_LD) ausfüllen und einreichenPflicht
    Umsatz, Beschäftigtenzahl, Referenzen, Ausschlussgründe, Steuern/Sozialversicherung.
  • Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft (Anlage 234) – falls BietergemeinschaftPflicht
    Textform, mit Angabe des bevollmächtigten Vertreters.
  • Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Anlage 235)Pflicht
    Auch bei Eignungsleihe durch Nachunternehmer.
  • Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (Verpflichtungserklaerung_oeff_AG) – für Bieter und jeden NachunternehmerPflicht
    Vollständig ausgefüllt und unterzeichnet einreichen.
  • Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen abgebenPflicht
    Im Vergabeportal als Standardformular.
  • Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten (Anlage 248)Pflicht
    Standardformular VHB-Bund.
Preisblätter & Zuschlagskriterienkataloge (aktuelle Versionen!)6
  • Preisblatt Los 1 (Version v1_3) vollständig ausfüllen – inkl. neue Position Zeilen 82–86 für OCR-ServerinstallationenPflicht
    Ausschließlich diese Version verwenden – vorherige v1_0/v1_1/v1_2 sind ungültig. Alle Preise netto, max. 3 Nachkommastellen.
  • Preisblatt Los 2 (Version v1_0) vollständig ausfüllenPflicht
    Nettopreise; Gerätemodell und angebotene Komponenten in Freifeldern eintragen.
  • Zuschlagskriterienkatalog Los 1 (aktuelle Version v1_2) – A- und ggf. B-Anlagen ausfüllenPflicht
    A.3 gerätespezifische Anforderungen editierbar; A.2-KO-Kriterien zwingend mit 'Ja' beantworten.
  • Zuschlagskriterienkatalog Los 2 (Version v1_0) – Anlagen A.2 und A.3 ausfüllenPflicht
    Bei KO-Fragen (206, 209, 501) Beschreibung beifügen.
  • Umweltdatenblatt zum Nachweis der Verbrauchswerte (Flottenverbrauch)Pflicht
    Relevant für Bewertung Blauer Engel/DE-UZ 219.
  • Gesamtwertungspreis aus Preisblatt ins Angebotsschreiben übertragenPflicht
    Preisblatt Los 1: Bezug 55 Monate; Los 2: Bezug 60 Monate.
Eignungsnachweise7
  • Nachweis berufliche Risikohaftpflichtversicherung (gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGB)Pflicht
    Bereits mit Angebot einreichen, nicht erst auf Nachforderung warten.
  • Referenzformular Anlage C03_Referenzen ausfüllen – nur Los 1 (mind. 1 Referenz)Pflicht
    Mit Ansprechpartner + Telefonnummer, Zeitraum, Geräte, Standorte. Kurzbeschreibungsfeld begrenzt – ggf. ergänzende Anlage beifügen.
  • Angaben zu Servicepersonal – nur Los 1 (mind. 15 Störungsannahme, 15 Servicetechniker/IT-Fachleute in zuständiger Niederlassung)Pflicht
    Bei Bietergemeinschaften je Mitglied nach Umfang der Aufgabe.
  • Zertifizierungen ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001 (oder gleichwertig) – auf VerlangenPflicht
    Gleichwertige Zertifizierungen werden anerkannt.
  • Eigenerklärung zur Qualifizierung der Servicetechniker (Herstellerschulungen, Partnerstatus o. Ä.)Pflicht
    Bei Eigenhersteller: Eigenerklärung zur Eignung.
  • Bei Eignungsleihe: Eignungsnachweise des Nachunternehmers vorlegenPflicht
    Zusätzlich Verpflichtungserklärung des NU.
  • Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Anlage 236) – nur auf gesondertes Verlangenoptional
    Vergabestelle fordert bei Bedarf nach.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) & Datenschutz5
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) – mit Angebotsabgabe anerkennenPflicht
    Wird wie der EVB-IT-Systemvertrag mit Abgabe anerkannt; nachgelagerter Abschluss nicht möglich.
  • Anlage 2 zum AVV: Weisungsempfänger beim Auftragnehmer benennenPflicht
    Name, Funktion, Kontaktdaten.
  • Anlage 3 zum AVV: Liste aller eingesetzten SubunternehmerPflicht
    Name, Land, PLZ, Ort, Straße, Auftragsinhalt.
  • Anlage 4 zum AVV: Datenschutzkonzept mit TOM nach Art. 32 DSGVO erstellenPflicht
    Passend zum ermittelten Risiko.
  • Anlage 5 zum AVV: Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der TOMPflicht
    Beschreibung des Evaluierungsprozesses.
Technische Beschreibungen & Konzepte (Los 1)6
  • Prozessbeschreibung IT-Sicherheit: Information der AG-IT über neue Firm- und SoftwareversionenPflicht
    Beschreibt Meldeprozess, Reaktionszeiten, Verantwortlichkeiten.
  • Beispiel-Rollout-Liste (csv/xlsx) beilegenPflicht
    Muster mit Konfigurationen, Standortdaten, Lieferrestriktionen, Ansprechpartnern.
  • Beschreibung Konzept Sicherheitskonzept BSI IT-Grundschutz (vor Rollout auszuarbeiten)Pflicht
    In Abstimmung mit dem AG.
  • Sicherheitsdatenblätter für alle Verbrauchsmaterialien beifügenPflicht
    Auch für Los 2 verpflichtend.
  • Beschreibung OCR-Server-Installation (Kalkulation auf 32 Installationen)Pflicht
    Lizenz pro Installation unbegrenzt; netzwerkübergreifende Verrechnung = KO-Kriterium.
  • Bei Gerätevorführung (2–3 Wochen nach Zuschlag): 1 Gerät je Kategorie größte Ausstattung + max. 2 S/W-ModellePflicht
    Mo–Fr 09:00–16:00 Uhr; Geräte nach Vorführung zurücknehmen.
Technische Beschreibungen Los 2 (Produktionsdrucksysteme)6
  • Beschreibung Anbindung der Bediendisplays an die Fiery Command WorkstationPflicht
    Konzeptdarstellung.
  • Beschreibung automatisiertes Bestellsystem für Verbrauchsmaterial und Wartungseinsätze (mit konfigurierbaren Schwellwerten)Pflicht
    Inkl. Datenschutz/IT-Sicherheit-Konzept.
  • Beschreibung Vakkumanleger-Technologie für Großraumzufuhr (Punkt 26 Zuschlagskriterienkatalog)Pflicht
    Technologie-Konzept.
  • Angabe maximaler Geräteabmessungen (B × T × H) der angebotenen SystemePflicht
    Wichtig für Standortplanung.
  • Bestätigung: ausschließlich Neugeräte, keine gebrauchten/generalüberholten MaschinenPflicht
    KO-Kriterium.
  • Beschreibung Einrichtung Ersatzteillager beim AG (optional)optional
    Falls angeboten, im Preisblatt Los 2 einkalkulieren.
Kataloge & Geräteunterlagen (Los 1)2
  • BMECat-Katalog + Excel-Produktliste + Produktbilder (JPEG) + Prospekte (PDF) bereitstellenPflicht
    Mind. 15 Werktage vor Vertragsbeginn liefern; im Angebot Verfügbarkeit zusichern.
  • Nur ein Hardwarehersteller im Angebot – Bestätigung der GeräteherkunftPflicht
    Neugeräte initial; nur Originalverbrauchsmaterial/-ersatzteile.

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Drucker und Scanner

Dataport AöR | Freie und Hansestadt Hamburg - Senatskanzlei - Amt für IT und Digitalisierung | Freie Hansestadt Bremen - Der Senator für Finanzen | Land Schleswig-Holstein - Ministerium für Energiewende, Klimaschutz, Umwelt und Natur | Vergabekammer Schleswig-Holstein

Frist:

Drucker und Scanner

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Frist:

Leasing und Wartung Kopierer und Drucker

Verbandsgemeindeverwaltung Rengsdorf-Waldbreitbach

Frist:

Niedersaechsisches Studieninstitut fuer kommunale Verwaltung e. V.: Anmietung von Multifunktionsgeraeten -Drucker,Kopierer- inkl. Managed Print Service

NSI e.V. vertreten durch die NSI Consult

Frist:

Hardwareausschreibung 2026

Burgenlandkreis

Frist:

Miete, Lieferung und Installation von neuen Geräten für den Printservice

Hamburg Port Authority AöR | Vergabekammer bei der Finanzbehörde

Frist:

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