Beschaffung von vier digitalen Farbdruckmaschinen (3xToner und 1xTinte) inkl. Scanner, RIP und Software für die LVR-Druckerei in Köln

Full-Service-Mietvertrag für die Lieferung, Aufstellung, funktionsfähige Installation und Wartung von vier fabrikneuen digitalen Farbdruckmaschinen. Vertragsbeginn ist der 01.03.2027 (bzw. nach Zuschlagserteilung). Die Grundlaufzeit beträgt 48 Monate bis 28.02.2031. Es bestehen zwei optionale Verlängerungen um jeweils 12 Monate:

• Verlängerung 1: 01.03.2031 – 29.02.2032 (stillschweigend, wenn nicht bis 31.08.2030 schriftlich gekündigt)
• Verlängerung 2: 01.03.2032 – 28.02.2033 (stillschweigend, wenn nicht bis 31.08.2031 schriftlich gekündigt)

Beim Vertragsende baut der Auftragnehmer die Mietgeräte ab und transportiert sie ab; die Kosten trägt der Auftraggeber. Während der Vertragslaufzeit sind Aufrüstung, Ergänzung von Finishing/Software/Speicher sowie weitere Systeme innerhalb der Restlaufzeit möglich – Kosten hierfür werden separat berechnet.

Im Full-Service-Pauschale enthalten sind: Wartung, Verbrauchsmaterial (Toner/Tinte, Heftklammern), Personal, Haftpflichtversicherung, Abfallentsorgung, Einweisung, Schulung, Störungsbehebung, Service, Installation, Transport, Urheberrechtsabgabe sowie Softwareupdates/-upgrades, Firmware- und Treiberupdates, Wartungs- und Ersatzteile und ein Mindestvorrat an Verbrauchsmaterial.

Lieferung 'frei Verwendungsstelle' an die LVR-Druckerei, Dr.-Simons-Str. 2, 50679 Köln-Deutz. Die Lieferabstimmung muss mindestens 4 Wochen vor Lieferung erfolgen. Die maximale Flächenbelastung am Aufstellort beträgt 500 kg/m³. Nur Neugeräte mit CE-Zeichen oder vergleichbarem europäischen Güte-/Prüfsiegel. Verpackung muss umweltfreundlich und in Mehrweggebinden erfolgen, frei von PVC und FCKW; kostenfreie Rücknahme ist vorgesehen.

Gefordert ist eine zentrale Software-Lösung zur Auftragsbearbeitung und -steuerung (Colormanagementsoftware), auf die mindestens 3 Workstations gleichzeitig zugreifen können. Updates und Upgrades sind in der Vertragslaufzeit kostenlos. Die Software muss kompatibel sein mit 'Impress Automate' (v23.06) und 'AIMS' der Fa. Quadient, mit Windows 11 (mit Mobira-Zertifizierung) und Windows Server 2022. Seitenbeschreibungssprachen: PostScript 3 und APPE. Der LVR setzt Print Shop-Mail für personalisiertes Drucken ein; RIP muss PostScript Level III (besser PDF/X-3) mit Finishing-Ansteuerung, Hintergrund-RIP während Vordergrunddruck und Jobticket-Funktion (Klickzähler Farbe/S/W, Zählerstände) beherrschen. Für den tintenbasierten Drucker wird Fiery bevorzugt. Farbmanagement umfasst Expertenfarben-Profile, RGB/RGB-Separationen, CMYK-Simulation, Schmuckfarbenanpassung, Tiefschwarz und ICC-Profile inkl. Papierweiß. Kalibrierung über integriertes Spektralphotometer pro System.

Alle Maschinen sind netzwerkfähig (Gigabit-Ethernet, CAT 5e, TCP/IP) und müssen Windows 11 / Windows Server 2022+ unterstützen. Druckprotokolle: LPR, IPP, RAW. Schnittstellen: PCL und EPS, Scan to PC/Email/PDF/TIFF, RJ45. Treiber für MS Windows 11, Mac OS 26 (volle Funktion) und PPD.

Die Störungsbehebung muss spätestens 4 Stunden nach Störungsmeldung beginnen. Servicegrundlage sind die Arbeitszeiten der LVR-Druckerei: Mo–Do 7:00–16:30 Uhr, Fr 7:00–15:00 Uhr. Pro Quartal ist ein Störungsbericht (Tag/Uhrzeit Meldung und Behebung, Grund) zu liefern. Die Erst-Einweisung umfasst eine externe Schulung von 2 Mitarbeitenden (mindestens 7 Stunden, beim Auftragnehmer) sowie eine Nachschulung vor Ort (2 Mitarbeitende, halbtags 08:00–12:00 Uhr) – beides ohne Berechnung und durch deutschsprachiges Personal. Handbücher und Betriebsanleitungen sind in deutscher Sprache bereitzustellen (digital zulässig).

Kopierformat: 182×182 mm bis SRA3, 330×480 mm. Papiervorrat: mindestens 4.500 Blatt 80 g/m². Registerhaltigkeit: max. ±0,5 mm Abweichung über alle Medien. Druckauflösung: mindestens 1.200×1.200 dpi (nicht interpoliert). Duplex vollautomatisch für alle Formate 80–250 g/m²; bis 350 g/m² aus mindestens 3 Magazinen (nicht Bypass). Eine Signallampe zur Anzeige von Maschinenstillstand ist erforderlich.

Es ist ein Scanner zu liefern, der auf einer der Toner-Druckmaschinen aufgesetzt wird und farbig sowie Schwarz-Weiß scannen kann. Die genauen Spezifikationen sind in Anlage 6 zu dokumentieren.

Abgabe einer Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Formulare 111144 EU und 111145 national) sowie Beachtung der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB. Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5k Abs. 3 VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen) ist zwingend – Bieter, alle Bietergemeinschaftsmitglieder und Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert dürfen nicht unter den Sanktionsausschluss fallen; die Anforderung gilt auch während der gesamten Vertragslaufzeit. Hinweise auf das Mindestlohngesetz (MiLoG) sowie das Verbot wettbewerbsbeschränkender Absprachen sind zu beachten.

Angabe des Gesamtumsatzes der letzten drei Geschäftsjahre (2022, 2023, 2024) und des Umsatzes im Geschäftsbereich Druckmaschinen im selben Zeitraum. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen: 2.000.000 € Personenschäden, 2.000.000 € Sachschäden und 300.000 € Vermögensschäden je Schadensfall. Falls noch nicht vorhanden, ist der Abschluss unverzüglich nach Zuschlagserteilung nachzuweisen.

Angabe der Anzahl der Mitarbeitenden im Bereich Druckmaschinen für die Jahre 2022, 2023 und 2024. Nachweis von Fachpersonal mit Zertifikaten für Service und Wartung der angebotenen Gerätetypen (Zertifikate der Servicetechniker je angebotenes Gerät beifügen).

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Art und Umfang vergleichbar mit der Beschaffung), aus öffentlichem oder privatem Sektor. Pro Referenz sind Auftraggeber, Ansprechperson/Telefon, Kurzbeschreibung des Auftrages, Leistungsumfang, Auftragsvolumen (netto) und Dauer der Zusammenarbeit anzugeben. Die 'Newcomer-Regelung' erlaubt die Berufung auf Erfahrungen anderer Unternehmen mit Nachweis der tatsächlichen Mittelverfügbarkeit.

Bietergemeinschaften müssen einen bevollmächtigten Vertreter benennen; gesamtschuldnerische Haftung und rechtsverbindliche Erklärung aller Mitglieder sind erforderlich. Alle Mitglieder müssen die Eignungsnachweise (Anlage B, Eigenerklärungen, Nachweis Haftpflicht) einzeln erbringen. Geplante Unterauftragnehmer sind offen zu legen und müssen ebenfalls Eigenerklärungen und Anlage Bietereignung ausfüllen. Eine Präqualifizierung ist möglich über https://amtliches-verzeichnis.ihk.de, www.pq-verein.de oder andere kostenfreie Datenbanken; alternativ kann die Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufiger Eignungsnachweis dienen. Die Mittelstandskartell-Erklärung ist abzugeben.

Vor Angebotsabgabe ist eine zwingende Ortsbesichtigung der LVR-Druckerei (Dr.-Simons-Str. 2, 50679 Köln-Deutz) durchzuführen. Der Nachweis (Anlage C), bestätigt durch Herrn Andreas Semerak (Leiter Druckerei), ist dem Angebot beizufügen – ohne Besichtigung ist keine Angebotsabgabe möglich.

Nur vollständig ausgefüllte Angebote werden gewertet. Es sind die vorgesehenen Formulare des Auftraggebers zu verwenden; Änderungen an Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Angebote sind in deutscher Sprache abzufassen, fremdsprachige Nachweise benötigen eine beglaubigte Übersetzung. Fehlende Unterlagen oder Signaturen können zum Ausschluss führen; der Auftraggeber kann bis zu einer Nachfrist nachfordern (kein Anspruch darauf).