Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvereinbarung zur Lieferung von Scannern

KoPart eG | Vergabekammer Westfalen40474, Nordrhein-WestfalenFrist: 19. Juni 2026(in 10 Tagen)

Zusammenfassung

Die KoPart eG, Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW, schreibt eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Scannern für ihre Mitgliedskommunen und öffentliche Auftraggeber aus.

Die Lieferung erfolgt über einen elektronischen Katalogeinkauf (Webshop); Bestellverträge kommen direkt zwischen Lieferant und abrufendem Mitglied zustande. Es handelt sich um ein offenes Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte; Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot.

Die Ausschreibung ist in 4 Lose aufgeteilt: EPSON, KODAK, RICOH und ein neutrales Los (markenunabhängig). Pro Los wird maximal 1 Vertragspartner zugelassen, je Bieter dürfen höchstens 3 Lose gewonnen werden.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 10 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

20262027202820292030

JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist Los 1

Bindefrist Los 2-4

Vertragsbeginn

Erstlaufzeit

Kündigungsfrist Erstlaufzeit

Verlängerung 1

Verlängerung 2

Vertragsende max.

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
100 % Preis

Zuschlagskriterium 'Preis 100%' ist vollständig definiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Art der Leistung

Lieferung von Scannern im Rahmen einer Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb. Pro Los wird höchstens 1 Vertragspartner zugelassen. Die Bieter müssen die Scanner-Produkte in den elektronischen Katalogeinkauf (Webshop) der KoPart eG integrieren, sodass Mitgliedskommunen die Geräte direkt über den Katalog bestellen können.

Abruf und Vertragsbeziehung

Abrufberechtigt sind Mitglieder der KoPart eG (Kommunen und öffentliche Auftraggeber in NRW). Es besteht keine Pflicht für die Mitglieder, das Einkaufssystem zu nutzen. Die Lieferverträge kommen direkt zwischen dem Lieferanten und dem abrufenden Mitglied zustande – die KoPart eG ist nicht Vertragspartner der einzelnen Liefergeschäfte.

Laufzeit und Höchstwert

Vertragslaufzeit: 01.07.2026 – 30.06.2030 (insgesamt 48 Monate)
Höchstwert je Los: 500.000 € (netto, ohne MwSt.)
Leistungsort / Erfüllungsort: 40474 Düsseldorf (NUTS-3: DEA11)
Verzögert sich der Vertragsbeginn um mehr als 1 Monat, verlängert sich die Laufzeit entsprechend. Eine Kündigung muss mindestens 5 Monate vor Vertragsende schriftlich erfolgen, sonst verlängert sich die Rahmenvereinbarung.

Verfahrensregeln

Verfahrensart: Offenes Verfahren (EU-weit), oberhalb der EU-Schwellenwerte
Zuschlagskriterium: Preis (100 %)
Nebenangebote: nicht zugelassen
Mehrfachangebote: nicht zugelassen (1 Angebot pro Bieter und Los)
Loslimitierung: Ein Bieter darf für max. 3 von 4 Losen ein Angebot abgeben / erhält max. 3 Lose
Sprache: Deutsch
Elektronische Angebotsabgabe verpflichtend über subreport ELViS

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Fachkunde und Referenzen

Mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Lieferleistungen (Scannerlieferungen) aus den letzten 3 Jahren
Mindestens eine Referenz muss belegen: Lieferung von Scannern mit Auftragswert ≥ 100.000 € an mindestens 10 verschiedene Lieferstellen
Nachweis über das Referenzformular (mit Referenzgeber, Ansprechpartner inkl. Telefon/E-Mail, Zeitraum, Leistungsbeschreibung)

Qualitäts- und Umweltmanagement

Aktuell gültiges Zertifikat DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)
Aktuell gültiges Zertifikat DIN EN ISO 14001 (Umweltmanagement)
Alternativ: Präqualifikationsnachweis (z. B. amtliches-verzeichnis.ihk.de oder pq-verein.de) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe (Eigenerklärungen)

Keine Verurteilung wegen Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug ggü. EU-Haushalt, Bestechung, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, Menschenhandel) gem. §§ 123, 124 GWB
Keine rechtskräftige Verurteilung wegen illegaler Beschäftigung (Freiheitsstrafe ≥ 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €)
Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten
Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, keine Tätigkeitseinstellung
Keine schweren Verfehlungen, die die Integrität des Unternehmens infrage stellen
Keine Preisabsprachen / Kartellverstöße
Kein Russland-Bezug gem. Art. 5k EU-VO 833/2014 (Sanktionspaket 5), auch nicht durch Unterauftragnehmer > 10 %
Kein Eintrag im Vergaberegister NRW

Wirtschaftliche / finanzielle Leistungsfähigkeit

Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:
500.000 € für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall
1.000.000 € für Personenschäden je Schadensfall
jeweils mindestens 3-fach maximiert
Auf Verlangen der Vergabestelle (insbesondere Bestbieter):
Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt
Unbedenklichkeitsbescheinigung Sozialversicherungsträger
Handelsregisterauszug bzw. Auszug Handwerksrolle/Gewerbeanmeldung
Mitarbeiteranzahl und Qualifikation (letzte 3 Geschäftsjahre)
Maßnahmen zur Qualifikation der Beschäftigten
Bestätigung des Versicherungsgebers zur Berufshaftpflicht

Referenzprojekte

mindestens 2 Referenzen ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mind. 1 Referenz mit Auftragswert ≥ 100.000 €

Vergleichbare Lieferleistungen (Scannerlieferungen) aus den letzten 3 Jahren

Scannerlieferung an mind. 10 verschiedene Lieferstellen; Nachweis über Referenzformular mit Angabe Referenzgeber, Ansprechpartner, Zeitraum, Leistungsbeschreibung

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

1–3Angebote erwartet

Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 53%4–10 · 22%11+ · 25%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Angebotskern4

Angebotsschreiben (Formular 324 EU) ausfüllen und einreichenPflicht
Federführendes Mitglied bei Bietergemeinschaften
Leistungsbeschreibung (Excel-Datei) ausfüllenPflicht
Preise in EUR ohne MwSt., max. 2 Nachkommastellen
Rahmenvereinbarung unterzeichnenPflicht
Vom Auftraggeber gestellte Vorlage verwenden
Vergabebedingungen (Formular 511 EU) durch aktualisierte Version auf subreport ELViS bestätigenPflicht
Nur die zuletzt bereitgestellten Unterlagen verwenden

Eignung & Nachweise8

Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) einreichenPflicht
Gilt für Bieter, alle BG-Mitglieder, Unterauftragnehmer und Eignungsleiher
Referenzformular mit mind. 2 Referenzen ausfüllenPflicht
Letzte 3 Jahre; mind. 1 Referenz: Scannerlieferung ≥ 100.000 € an mind. 10 verschiedene Lieferstellen
ISO 9001 Zertifikat (Qualitätsmanagement, aktuell) beifügenPflicht
ISO 14001 Zertifikat (Umweltmanagement, aktuell) beifügenPflicht
Eigenerklärung Berufshaftpflichtversicherung abgebenPflicht
Mind. 500.000 € Sach-/Vermögensschäden, 1.000.000 € Personenschäden, mind. 3-fach maximiert
Eigenerklärung zur Korruptionsverhütung einreichenPflicht
Eigenerklärung Sanktionen Russland / Sanktionspaket 5 (Formular 523 EU) abgebenPflicht
Gilt für Bieter, BG-Mitglieder und Unterauftragnehmer > 10 %
Besondere Vertragsbedingungen TVgG NRW (Formular 513) einreichenPflicht
Tariftreue-Erklärung; mind. 1 BG-Mitglied ausreichend

Nur bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe3

Erklärung Bietergemeinschaft (Formular 531 EU) einreichenoptional
Nur bei BG; gesamtschuldnerische Haftung
Informationen zu Unteraufträgen (Formular 533a EU) und Verpflichtungserklärung NU (Formular 533 EU) einreichenoptional
Nur wenn Unterauftragnehmer eingesetzt werden
Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a EU) und Haftungserklärung Eignungsleihe (Formular 534b EU) einreichenoptional
Nur wenn Kapazitäten anderer Unternehmen genutzt werden

Auf Verlangen der Vergabestelle (insbesondere Bestbieter)5

Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt vorlegenoptional
Unbedenklichkeitsbescheinigung Sozialversicherungsträger vorlegenoptional
Handelsregisterauszug bzw. Auszug Handwerksrolle/Gewerbeanmeldung vorlegenoptional
Angaben zu Mitarbeiteranzahl und Qualifikation (letzte 3 Geschäftsjahre) machenoptional
Bestätigung des Versicherungsgebers zur Berufshaftpflichtversicherung vorlegenoptional

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