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Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Vergabeverfahren zur Anmietung von zwei Digitaldruckmaschinen

Universität Heidelberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheHeidelberg, Baden-WürttembergFrist: (in 21 Tagen)

Zusammenfassung

Die Universität Heidelberg mietet für 5 Jahre zwei digitale Druckmaschinen an: eine für schwarz-weiß und eine für Farbdruck (mit Sonderfarben). Geboten werden müssen Lieferung, Aufstellung, Inbetriebnahme, Schulung, Wartung, Service, Verbrauchsmaterial, Umzugsbegleitung und späterer Abbau. Angebote müssen elektronisch bis zum 30.06.2026 um 10:00 Uhr über das Vergabeportal eingereicht werden. Eine Besichtigung vor Ort ist möglich (Anmeldung erforderlich).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 21 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028202920302031
MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV
Veröffentlichung
Besichtigung der Räumlichkeiten
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Lieferung
Abbau und Abtransport
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Gesamtkosten für 60 Monate (Miet- und Kopierkosten)

Gewichtung des Preises ist nicht explizit angegeben, aber aus dem Kontext ableitbar; dennoch als nicht vollständig markiert, da keine explizite Prozentzahl im Dokument steht.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Allgemeiner Leistungsumfang (gilt für beide Lose)

  • Bereitstellung fabrikneuer Digitaldruckmaschinen als Mietgeräte für 60 Monate (5 Jahre), Vertragsbeginn 01.11.2026, Ende 31.10.2031, Lieferung am 02.11.2026
  • Anlieferung, Installation und Inbetriebnahme am Aufstellungsort (Zentralbereich Neuenheimer Feld, Im Neuenheimer Feld 368, Erdgeschoss)
  • Einweisung und Schulung des Betriebspersonals: mindestens 1 Werktag für 3–6 Personen
  • Wartung und Support inklusive Ersatz- und Verschleißteilen
  • Service-Hotline: 365 Tage rund um die Uhr
  • Reaktionszeit (telefonisch): 2 Stunden
  • Technikereinsatz vor Ort: innerhalb 4 Stunden
  • Wiederherstellungszeit bei Störungen: maximal 2 Werktage
  • Verbrauchsmaterialien (z. B. Toner) werden kostenfrei innerhalb von 2 Werktagen bereitgestellt
  • Begleitung eines innerbetrieblichen Umzugs der Maschinen während der Vertragslaufzeit
  • Abbau und Abtransport der Maschinen nach Vertragsende, spätestens 5 Werktage nach Ende der Mietzeit
  • Datenberichterstattung an den Auftraggeber: monatliche Seitenvolumina und Serviceeinsätze
  • Automatische Störungs- und Zählerübermittlung sowie automatische Tonerbestellung
  • Bereitstellung von Miet- und Klickpreisen (Seitenpreise, netto) sowie Energiekostenberechnung über 260 Wochen

Konditionen und Preise

  • Monatliche Miete (netto) pro Maschine
  • Klick-/Seitenpreis (netto) je nach Farbart – pro gedruckter A4- oder A3-Seite (S/W und ggf. Farbe/Sonderfarbe)
  • Energiekosten: Berechnung auf Basis des TEC-Werts (kWh/Woche) × 0,176471 €/kWh netto × 260 Wochen × 1,19 (MwSt.)
  • Gesamtkosten werden über 60 Monate kalkuliert

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche und rechtliche Eignung (gilt für beide Lose)

  • Eintragung im Handelsregister des Niederlassungsmitgliedstaats
  • Keine Ausschlussgründe nach GWB: keine rechtskräftige Verurteilung wegen Straftaten, keine schweren Verstöße gegen Steuern oder Sozialversicherung, keine Insolvenz, kein Fehlverhalten (z. B. Wettbewerbsverstöße)
  • Keine Russland-Verbindungen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Eigenerklärung erforderlich)
  • Keine Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) (Eigenerklärung erforderlich)
  • Einhaltung des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und des Mindestentgeltgesetzes (Verpflichtungserklärungen)

Finanzielle Eignung

  • Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:
  • 2.500.000 € für Personenschäden
  • 1.000.000 € für Sach- und Vermögensschäden
  • Doppelte Deckungssumme pro Versicherungsjahr
Referenzprojekte
mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: 2023–2025Volumen: nicht spezifiziert

Bereitstellung einer Digitaldruckmaschine für Schwarz-Weiß-Druck (Miete oder Kauf)

Vergleichbare s/w-Digitaldruckmaschine; je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Auftragswert, Ort und Zeitraum der Ausführung, Projektbeschreibung

mindestens 3 Referenzen ReferenzenZeitraum: 2023–2025Volumen: nicht spezifiziert

Bereitstellung einer Digitaldruckmaschine für Farbdruck (Miete oder Kauf)

Vergleichbare Farb-Digitaldruckmaschine; je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Auftragswert, Ort und Zeitraum der Ausführung, Projektbeschreibung

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet
Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 26%4–10 · 26%11+ · 48%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Angebotsabgabe – Pflichtunterlagen je Los4
  • Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis (Kriterienkatalog) – alle grünen Felder mit Ja/Nein beantwortenPflicht
    Für Los 1 (s/w) und/oder Los 2 (Farbe) – nur das Los ausfüllen, auf das geboten wird
  • Miet- und Kopierkosten-Tabelle (monatliche Miete netto, Klick-/Seitenpreise je Farbart, Gesamtsumme 60 Monate)Pflicht
    Klickpreise mit bis zu 4 Dezimalstellen angeben
  • Energiekosten-Tabelle (TEC-Wert in kWh/Woche)Pflicht
    Wird für die Wertung über 5 Jahre (260 Wochen) berechnet
  • Vollständige Vergabe- und Vertragsunterlagen einreichen (Original, keine Änderungen)Pflicht
Eignungsnachweise (für jedes Los)8
  • Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) bzw. Formular zur EEEPflicht
    Pflichtnachweis zur Eignung
  • HandelsregisterauszugPflicht
    Eintragung im Niederlassungsmitgliedstaat
  • Nachweis Haftpflichtversicherung (mind. 2,5 Mio. € Personenschäden, 1 Mio. € Sach-/Vermögensschäden, 2-fach pro Jahr)Pflicht
  • 3 Referenzen aus 2023–2025 über Bereitstellung einer vergleichbaren Digitaldruckmaschine (Miete oder Kauf)Pflicht
    Pro Los separat – s/w-Referenzen für Los 1, Farb-Referenzen für Los 2. Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner, Auftragswert, Zeitraum, Beschreibung
  • Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014)Pflicht
  • Eigenerklärung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)Pflicht
  • Verpflichtungserklärung Arbeitnehmer-Entsendegesetz und MindestentgeltPflicht
  • Bieterangaben (Firma, Rechtsform, Adresse, Kontakt, Bankverbindung, USt-ID, Unternehmensgröße)Pflicht
Technische Unterlagen4
  • Prospektunterlagen / Abbildungen der angebotenen Maschine (deutschsprachig)Pflicht
  • Bedienungsanleitung in deutscher SprachePflicht
  • Detaillierte SpezifikationenPflicht
  • Beschreibung der Umsetzung von Sonderfarben (nur Los 2)optional
    Pflicht für Los 2: mindestens Weiß und Klarlack; weitere Sonderfarben sind ein Bewertungskriterium
Fristen und organisatorische Punkte4
  • Bieterfragen bis spätestens 19.06.2026 einreichenPflicht
    Später eingehende Fragen werden nicht mehr beantwortet
  • Besichtigung der Aufstellungsräume (empfohlen) – telefonische Terminabsprache, bis 16.06.2026optional
    Mo–Fr 08:00–16:30 Uhr, Aufstellungsort: Zentralbereich Neuenheimer Feld, Im Neuenheimer Feld 368, EG
  • Angebot bis 30.06.2026 um 10:00 Uhr elektronisch einreichenPflicht
    Ausschließlich über das Vergabeportal; danach ist keine Einreichung mehr möglich
  • Angebotsbindefrist: 32 Tage ab Abgabe (bis ca. 01.08.2026)Pflicht

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