Ausschreibung Gebäudereinigung - Landkreis Ortenaukreis

Folgende Reinigungsarten werden in den Losen unterschieden:

• UR (Unterhaltsreinigung): regelmäßige Reinigung nach definierten Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise).
• GR (Grundreinigung): intensive Tiefenreinigung in Ferien-/Schließzeiten, Grobplanung bis Ende Februar, Feinplanung mindestens 4 Wochen vor Ausführung.
• SK (Servicekraftleistungen): Kantinen- und Serviceaufgaben im Landratsamt (Los 1).
• GS (Geräteservice): wöchentlicher Service an Hygienestationen (Los 6).
• ZR (Zimmerendreinigung): Reinigung der Gästezimmer im Schülerwohnheim (Los 10), Einzelbeauftragung nach Bedarf.

Die Reinigung erfolgt ausschließlich in den je Objekt und Leistungsart festgelegten Zeitfenstern (z. B. Verwaltung 15:00–16:30 Uhr, Sporthallen 05:00–07:30 Uhr; in Landratsamt Los 1: Mo–Do 14:30–22:00 Uhr, Fr 13:30–22:00 Uhr). Änderungen der Zeitfenster sind mindestens 14 Tage vorher in Textform mitzuteilen.

Zusätzlich sind Sonderreinigungen (auf Stundenlohnbasis, nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung) möglich: Desinfektionsreinigung, Baureinigung, maschinelle Grundreinigung für diverse Bodenbeläge (Fliesen, Stein, Linoleum, PVC, Vinyl/Kautschuk, Holzboden/Parkett) mit/ohne Beschichtung, Teppichreinigung (Sprühextraktion/Kombiverfahren).

Verpflichtend ist das 4-Farben-System für Reinigungsutensilien: blau = Oberflächen, gelb = indirekter Sanitärbereich, rot = direkter Sanitärbereich, grün = Lebensmittelbereiche.

Ebenfalls Pflicht: Mülltrennung in 4 Fraktionen (Restmüll, Papier, Plastik, Bio) in farblich gekennzeichneten Abfallsäcken.

Für zusammenhängende Flächen ab 150 m² (Aulen/Hallen/Foyers/Flure/Mensen) bzw. 400 m² (Sporthallen) ist der Einsatz von Reinigungsautomaten oder Robotik vorgeschrieben.

Reinigungschemie ist vom Auftragnehmer unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zu lagern. Pflegeanleitungen für Bodenbeläge und Einrichtungsgegenstände sind zu beachten.

Der Einsatz von Stammpersonal ist erwünscht; Personalreserve für Urlaub/Krankheit/Elternzeit ist sicherzustellen. Schulungen sind mindestens 3× jährlich durchzuführen, neue Mitarbeiter erhalten mindestens 3 volle Arbeitstage Einarbeitung (theoretisch + praktisch).

Die Objektleitung ist direkter Ansprechpartner des Auftraggebers, weisungsbefugt gegenüber Reinigungskräften und muss Sprachniveau B2 (GER) in Deutsch nachweisen. Sie muss innerhalb von 1,5 Stunden vor Ort sein können und an mindestens 2–3 Jour-fixe-Terminen pro Woche teilnehmen.

Das Reinigungspersonal muss deutsch verständigungsfähig sein, eine gültige Arbeitserlaubnis besitzen, ordnungsgemäß sozialversichert und nach Lohn- und Rahmentarifvertrag des Gebäudereiniger-Handwerks beschäftigt sein. Es gelten die Vorgaben des Masernschutzgesetzes, des Infektionsschutzgesetzes und des MiLoG/AEntG.

Qualitätskontrollen durch den Auftragnehmer:

• mindestens wöchentlich pro Objekt ab 2.500 m² Bodengrundfläche (Los 3: ab 4.000 m²),
• mindestens monatlich pro Objekt bei kleineren Flächen.

Dokumentation ist innerhalb von 24 Stunden an den Auftraggeber zu übergeben. Mindestqualitätsniveau: Ø ≥ 80 % (Malussystem). Einmal jährlich findet ein neutraler Kontrolldurchgang durch ein Fachbüro statt (Kosten ca. 1.295 € netto/Jahr, vom Auftragnehmer zu tragen und in die UR-Kalkulation einzurechnen).

Pro Objekt ist ein Objektordner zu führen (Personalliste, Kontaktdaten, Reinigungsmittel- und Maschinenliste, Gefährdungsbeurteilung, Revier- und Arbeitspläne, Mängelmanagement, Notfallplan). Arbeitspläne sind 7 Tage vor Vertragsbeginn vorzulegen; elektronische Zeiterfassung ist verpflichtend.

Vor Vertragsbeginn sind bereitzustellen:

• Detaillierte Arbeitspläne (spätestens 7 Tage vor Beginn),
• Revierplan mit Personalliste (1 Woche vor Beginn),
• Sicherheitsbeauftragter namentlich mit Kontaktdaten (1 Woche vor Beginn),
• Objektleitung inkl. Vertretung persönlich vorgestellt (14 Tage vor Beginn),
• Digitaler Muster-Objektordner zur Freigabe,
• Nachweis Haftpflichtversicherung (2 Wochen vor Beginn) mit Deckungssummen: Personenschäden 5 Mio €, Sach-/Umweltschäden 5 Mio €, Vermögensschäden 1 Mio €, Bearbeitungsschäden 1 Mio €, Schlüsselverlust 200.000 €.

Die Kalkulation hat auf Basis der Zuschlagskalkulation des Bundesinnungsverbandes des Gebäudereiniger-Handwerks zu erfolgen, mit dem allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifvertrag (Lohngruppe 1, gültig ab 01.01.2026). Sozialversicherungsbeiträge müssen mindestens den gesetzlichen Bestimmungen (inkl. kassenindividueller Zusatzbeiträge) entsprechen. Lohnfolgekosten sind auf Basis einer 5-Tage-Woche zu kalkulieren. Das Verhältnis Voll-SV / Midijob / GV muss in Summe 100 % ergeben.

Wertung (max. 1.000 Punkte pro Los):

• Kalkulation Gesamtjahrespreis / Produktivstunden
• Aufsichts- und Kontrollstunden
• Ausführungskonzept (4 Unterkriterien × max. 50 Punkte)
• Nachhaltigkeit (5 Fragen × max. 10 Punkte)

Nebenangebote sind nicht zugelassen; Preisnachlässe führen zum Ausschluss.

Der Eignungsnachweis erfolgt durch eines der folgenden Dokumente:

• ausgefülltes Formular CS_2026_0272_009 Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen (für Lose 1–10),
• Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD) plus auftragsspezifische Nachweise, oder
• Eintrag im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) plus auftragsspezifische Nachweise.

Alle Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Alle grün markierten Felder der Formulare sind vollständig, wahrheitsgemäß und dokumentenecht auszufüllen. Bei Bietergemeinschaften reicht ein gemeinsames Formblatt; jedes Mitglied muss seine Eignung belegen.

Mindestens 3, maximal 5 Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Angebotsfrist sind in den vorgegebenen Referenztabellen des Formblatts CS_2026_0272_009 einzutragen. Jede Referenz muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Gegenstand: Unterhaltsreinigungsleistungen (UR)
• Erbringungszeitraum: mindestens 12 aufeinanderfolgende Monate
• Objektart: überwiegend Büro-, Verwaltungs-, Schul-, Lehr-, Ausbildungszwecke oder Gemeinschaftseinrichtungen
• Vertragskonformität: vertragskonforme Erbringung aus Sicht des Referenzauftraggebers
• Referenzauftraggeber muss Vertragspartner des Bieters oder eines Mitglieds der Bietergemeinschaft sein

Mindest-Jahresreinigungsfläche UR je nach Los:

• Lose 1, 2, 3 oder 6: 1.250.000 m² (höhere Anforderung – deckt automatisch die Anforderung für zusätzlich angebotene Lose 4, 5, 7–10 ab)
• Lose 4, 5, 7–10: 650.000 m²

Wer ein Angebot für Los 1, 2, 3 oder 6 abgibt, erfüllt damit die Mindestfläche auch für alle weiteren Lose 4, 5, 7–10.

Die im Auftragsfall eingesetzte Objektleitung muss nachweisen:

• Berufserfahrung: mindestens 3 Jahre als Objektleitung in gleichwertigen Objekten
• Sprachkenntnisse: Deutsch B2 (GER) in Wort und Schrift
• Mindestens eine der folgenden Qualifikationen:

1. Innungsgeprüfte Objektleitung (mind. 10 Vollzeittage; Inhalte: Reinigungs-/Hygienetechnik, Organisation/Qualitätssicherung, Angebotsbearbeitung, Vertrags-/Arbeits-/Tarifrecht, Personalführung, Kundenkommunikation, Beschwerdemanagement),

2. Fachwirt/in Reinigungs- und Hygienemanagement (mind. 8 Vollzeittage; Inhalte: Reinigungs-/Hygienetechnik, betriebliche Organisation/Kostenrechnung, Personalmanagement, Reklamationsmanagement),

3. Staatlich geprüfte/r Desinfektor/in (i. S. v. § 17 Abs. 3 IfSG),

4. Abgeschlossene Ausbildung im Gebäudereiniger-Handwerk,

5. Gleichwertige Qualifikation (mit Beschreibung).

Die Nachweise sind auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer gesetzten Frist vorzulegen.

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU/EWR zugelassenen Versicherer mit folgenden Mindest-Deckungssummen:

• Personenschäden: 5.000.000 €
• Sach- und Umweltschäden: 5.000.000 €
• Vermögensschäden: 1.000.000 €
• Bearbeitungsschäden: 1.000.000 €
• Schlüsselverlust: 200.000 €

Der Versicherungsnachweis ist im Auftragsfall innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung zu erbringen (vor Vertragsbeginn).

Die Bieter müssen das Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe erklären:

• § 123 Abs. 1–3 GWB (schwere Verfehlungen, Insolvenz, unzuverlässige Geschäftsführung),
• § 123 Abs. 4 GWB (Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Kinderarbeit),
• § 124 Abs. 1 Nrn. 1–4, 7 und 8 GWB (schwere Verfehlungen wie Bestechung, Steuerhinterziehung, Sozialabgabenverstöße, Insolvenz, Wettbewerbsverstöße),
• § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG.

Zusätzlich abzugeben ist die Eigenerklärung Bezug Russland (CS_2026_0272_021) gemäß EU-VO 2022/576 – kein Bezug zu Russland über mehr als 10 % Auftragswert (Eignungsleiher/Nachunternehmer/Lieferanten) sowie die Informationen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters (CS_2026_0272_019).

Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten Dritter (Eignungsleihe) ist die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (CS_2026_0272_012) von beiden Parteien rechtsverbindlich unterzeichnet vorzulegen. Der Eignungsverleiher haftet gemeinsam mit dem Bieter.

Beim Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Erklärung Unterauftragnehmereinsatz (CS_2026_0272_011) erforderlich (Teilleistungen, Kapazitäten, Verpflichtungserklärung des UN). Nachunternehmer müssen ebenfalls die Eignungs- und Mindestanforderungen des VgV-Verfahrens erfüllen.

• Sprache: alle Angebotsunterlagen in deutscher Sprache.
• Preisangaben: in Euro, 2 Nachkommastellen, ohne Umsatzsteuer.
• Preisnachlässe: pauschale Nachlässe sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss; Widersprüche im Angebot werden zugunsten der Kalkulationsdatei (Gesamtjahrespreis) aufgelöst.
• Konzepte: ausschließlich die vom Auftraggeber bereitgestellten Vorlagen verwenden; fehlende Konzepte werden mit 0 Punkten bewertet.
• Nebenangebote: nicht zugelassen – führen zum Ausschluss.
• Nachunternehmereinsatz: im Angebot grundsätzlich nicht erlaubt, sofern in den Losen nicht ausdrücklich anders geregelt.

Voraussetzung für ein wertbares Angebot ist die persönliche Besichtigung der in der Besichtigungsbestätigung (CS_2026_0272_015) je Los genannten Pflichtobjekte durch einen Bietervertreter. Die Anmeldung zur Besichtigung erfolgt über das Vergabeportal. Die Besichtigung ist vom Auftraggebervertreter auf dem Formular zu bestätigen. Ohne unterschriebene Besichtigungsbestätigung erfolgt der Ausschluss des Angebots.