Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Was alle Lose betrifft:

• Volldigitalisierung und Standardisierung der Kernprozesse Personalwirtschaft, Beamtenversorgung, Finanzwesen/Controlling, Reisekosten, Qualifikationsmanagement und elektronische Akte.
• Verarbeitung sensibler und personenbezogener Daten nach DSGVO, BDSG und LDSG Rheinland-Pfalz.
• Mandantenisolierte Private Cloud nach BSI-C5-Mindestkriterien, Datenhaltung in EU/EWR.
• Integrierte Schnittstellen zu Dokumentenmanagement (DMS), E-Rechnungs-Plattformen (EN 16931), Reporting- und Archivierungssystemen.
• Revisionssichere Dokumentation, rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung.
• Vertragslaufzeit mindestens 48 Monate (Verträge auf unbestimmte Zeit mit Kündigungsfristen nach Ablauf der Mindestlaufzeit).
• Erfüllungsort: 67098 Bad Dürkheim (NUTS-3 DEB3C).
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Auftragnehmern der Lose 1 und 2: klare Übergaben, gemeinsame Störungsbearbeitung, transparente Kommunikation gegenüber ppa. Störfallabgrenzung: Ursache in Anwendung/Prozess → Los 2; Ursache in Systembetrieb/Standardsoftware → Los 1.
• Volumen zum Zeitpunkt der Ausschreibung:
• 115.000 Personalstammsätze, 1.750 User (Personalwirtschaft)
• 4.500 Versorgungs-Stammsätze, 25 Sachbearbeiter-User (Versorgung)
• 150 Workflow-User Finanzwesen, 20 E-Rechnungs-User, 12 Buchhaltungs-/Controlling-User
• ca. 2.300 Eingangsrechnungen und ca. 50.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr

• Los 1: EVB-IT Cloudvertrag (Version 1.01 vom 01.03.2022) inkl. Kriterienkatalog (Anlage 3) und Anlage zur Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB.
• Los 2: EVB-IT Erstellungsvertrag (Version 1.0 vom 08.07.2013) inkl. Pflege/Weiterentwicklung.
• Vertragssprache Deutsch.

• BSI-C5-konforme Private Cloud, Typ-2-Testat oder Typ-1 + ergänzende Erklärung.
• Zertifizierungen/Zusatznachweise (mind. einmal aktuell vorhanden): ISO/IEC 27001, 27017, 27018, 42001 (bei KI), BSI C5, CSA STAR Level 2, SOC 1/2 Type II, ISO 22301, ISO 9001.
• Georedundanz (mind. 3 Rechenzentrumsstandorte), jährliche Verifizierung.
• Pen-Tests halbjährlich durch unabhängige Externe; Sicherheitspatches je CVSS-Stufe (kritisch 3 h, hoch 3 Tage, mittel 1 Monat, niedrig 3 Monate).
• Datenhaltung in vereinbarten EU/EWR-Standorten; keine Drittlandübermittlung ohne Zustimmung des AG.
• Datenverschlüsselung 'at rest' und 'in transit'; Mandantentrennung; getrennte Test-/Entwicklungs-/Produktionsumgebungen.
• Meldung von Datenschutz-/Sicherheitsvorfällen spätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden; Incident-Response-Prozess.
• AVV inkl. TOMs vor Datenverarbeitungsbeginn; vollständige Rückgabe und Vernichtung der Daten bei Vertragsende.

• Personal- und Organisationsverwaltung: Unternehmens-/Mitarbeiterstruktur, Personalnummern, Stamm-/Vertrags-/Steuer-/SV-Daten, Arbeitszeitmodelle, Fehlzeiten, Mehrfachbeschäftigungen.
• Personalabrechnung: >120.000 Fälle, Rückrechnungen mind. 5 Jahre, Tarife TVöD (VKA/Bund/BT-K/BT-B), TV-L, TV-L SuE/KR, TV-Ärzte, TVAöD, TVA-L, TV-Waldarbeiter RLP, HOGA RLP, BAT-Folge, DRK, AVR Caritas, Sparkassen-TVV; Besoldung A/B RLP; ELStAM, Lohnsteuer, DEÜV (§ 22 Systemprüfung SV), AAG, Insolvenzgeldumlage, Pfändungen, Altersteilzeit, betriebliche Altersvorsorge (VBL, ATV-K, VddB, VBLU, Direktversicherung, Pensionskasse, § 100 EStG), Zeitwertkonten, Statistiken (FPStatG/VerdStatG/KHStatV), ZfA-Meldeverfahren.
• Reisekostenabrechnung komplett inkl. Pauschalen, Fahrzeuge, externe Personen.
• Personalkostenplanung mit Hochrechnung/Simulation, Personalkostenverbuchung, Qualifikationsmanagement, Leistungsorientierte Bezahlung (§ 18 TVöD).
• Beamtenversorgung: Ruhegehaltsfestsetzung, Ruhegehaltsbescheid (LBeamtVG RLP), Ruhestand Beamte auf Zeit/Feuerwehrbeamte/Sparkassen/DO-Angestellte, Hinterbliebenenversorgung (Witwen-/Waisen-/Sterbegeld, VersAusglG), Altersgeld, Ruhensberechnungen (§§ 22, 24, 73–76 LBeamtVG), Versorgungsausgleich (§ 81 LBeamtVG, VersAusglG), Auszahlungs-/Beteiligungsmodalitäten, Krankenkassen-Meldeverfahren (§ 202 SGB V), ELStAM für Versorgungsempfänger, Entgeltumwandlung, Beihilfe-/Wahlleistungsabführung, Versorgungsempfängerstatistik, Erstattungsverfahren VAErstV (EVA-Listen), Versorgungsauskünfte, Auskünfte Familiengerichte, VLT-StV, Pfändung von Versorgungsbezügen, Pensionsrückstellungen (Schnittstelle HPR Kommunal/HAESSLER), Geschäftspartnerverwaltung, monatlicher Zahltag, Rollen-/Berechtigungsmanagement, Nachversicherungen, Umlageerhebung (Vorauszahlungen, Endabrechnung, Planungsberechnungen, Umlagesteuerung, Versorgungsrücklage).
• Finanzwesen: Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren/Anlagen/Kostenrechnung/Faktura), Excel-Integration, Archivierung, User-/Multibanking, E-Rechnungen EN 16931, Genehmigungs-Workflows.
• Controlling: KLR, Plan-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag, Dashboards, KI-Forecast, Liquidität, Cashflow, Szenario-Rechnungen.
• Berichte/Abfragen mandantengetrennt, rollenbasiert, Standard-/Ad-hoc-Auswertungen.
• **Elektronische Akte, Dokumentation

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismus, Menschenhandel, Steuer-/Abgabenhinterziehung, umweltrechtliche Verstöße, Insolvenz, schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Vorbefassung, mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung, nationale Verstöße u. a. AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzarbG, LkSG). Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich.
• Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt wird für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger angefordert.
• Eigenerklärung RUS-Sanktionen (Verordnungen (EU) 833/2014, 2022/576, 269/2014) – betrifft auch NU/Lieferanten >10 % Auftragswert.

• Berufshaftpflichtversicherung mit IT-Versicherung, Nachweis nicht älter als 1 Jahr:
• Sach- und Personenschäden mind. 1 Mio. € Deckungssumme je Schadensfall, mind. zweifach pro Versicherungsjahr.
• Vermögensschäden mind. 3 Mio. € je Schadensfall, zweifach pro Jahr.
• Vermögensschäden durch IT-Fehler mind. 3 Mio. € je Schadensfall, zweifach pro Jahr.
• Spezifischer Jahresumsatz: mind. 2 Mio. € netto mit vergleichbaren Leistungen in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bei BiGe kumuliert; bei Eignungsleihe nur die eigenen Erbringungsanteile).

• Mindestens 50 festangestellte Mitarbeitende in vergleichbaren Leistungsbereichen (Stichtag: Ablauf der Teilnahmefrist; bei BiGe kumuliert).
• Zertifizierung DIN ISO/IEC 27001:2022 oder ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz – gültig, gleichwertige Nachweise möglich; gilt für jedes Unternehmen mit System-/Datenzugriff (einschl. BiGe-Mitglieder und Eignungsleiher).

• Tariftreueerklärung nach LTTG Rheinland-Pfalz (Mindestlohn Staffel 9,19 € – 14,60 € brutto/Std., gilt bis 01.01.2027), Sorgfaltspflichten bei NU-Auswahl, Vorlage von NU-Erklärungen.
• Erklärung Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenverarbeitung in EU/EWR; DSGVO-Konformität).
• Bietergemeinschaften nur gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Eignungsleihe nach § 47 VgV möglich (mit Verpflichtungserklärung des Verleihers und Nachweis tatsächlich verfügbarer Kapazitäten); Nachunternehmer-Verzeichnis auf Anforderung.
• Verpflichtung zur Vertraulichkeit (auch für NU, Rechtsnachfolger und nach Beendigung); Hinweispflicht bei Unklarheiten der Vergabeunterlagen; eigene Holschuld zur Aktualität der Vergabeunterlagen auf subreport-ELVIS.
• Sprache: Deutsch; nur elektronische Einreichung über subreport-ELVIS, in Textform (§ 126b BGB).
• Nachforderung fehlender Eignungs-/Wertungsunterlagen unter angemessener Frist; nicht fristgerechte/unvollständige Nachforderung führt zum Ausschluss. Nachforderung von Unterlagen, die die Bewertung der Teilnahmeanträge/Angebote betreffen, ist ausgeschlossen.
• Verfahren nicht für KMU geeignet; 2. Stufe: mind./max. 3 Bewerber; Verhandlungsverfahren mit sukzessiver Reduktion; Zuschlagsfrist voraussichtlich 31.12.2026.
• Rügepflicht nach § 160 GWB: Verstöße unverzüglich, spätestens 10 Kalendertage nach Erkennen; Nachprüfungsantrag innerhalb 15 Kalendertagen nach Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.

• Auswahl erfolgt ausschließlich anhand der eingereichten Referenzkategorien (Los 1: max. 550 Punkte; Los 2: max. 500 Punkte).
• Pro Referenzkurzdarstellung müssen die zutreffenden Merkmale angekreuzt und jeweils kurz projektbezogen erläutert werden; nicht erläuterte Merkmale können unberücksichtigt bleiben.
• Nachforderung von bewertungsrelevanten Unterlagen ist ausgeschlossen – Unterlagen müssen vollständig eingereicht werden.