Kommunikationstool als Webanwendung mit Intranetfunktionalität

Zu liefern ist eine webbasierte Standardsoftware mit Intranetfunktionalität als Lizenzkauf (Dauerlizenz). Die Lösung muss im Rechenzentrum des IT-Dienstleisters IT.NRW im Landesverwaltungsnetz betrieben werden und die bestehende Systemlandschaft (Ablösung der bisherigen SAP-NetWeaver/Vantaio-Lösung) integrieren.

Zentrale technische Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien):

• Transportverschlüsselung TLS 1.3 oder höher
• Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA/2FA)
• Anbindung an Mitarbeitendenverzeichnis (LDAP/Active Directory) inkl. automatischem CSV-Import und SSO über SAML 2.0
• Automatisch generierte Nutzerprofile aus dem Active Directory
• Konformität mit BITV NRW (Barrierefreiheit) – dauerhaft über die gesamte Vertragslaufzeit, auch bei Versionswechseln und Wartung
• Responsive Darstellung auf allen Endgeräten
• Einhaltung der 'Basisleitplanke BIS 1.0 Extern 10.2025' (Anhang 1)

Inhalte und Redaktion:

• Durch Administratoren anpassbare Navigation und Menüs
• Browser-basiertes Baukastensystem (WYSIWYG) zur Seitengestaltung
• Anpassbares CSS für das Corporate Design des BLB NRW
• Time-based Publishing, Aliasfunktionen für Veröffentlichungen, Vorschaumodus
• Einbindung von Videos, Bildern und Medienkombinationen
• Newsletter-Erstellung und Versand
• Statische Seiten und Unterseiten, anpassbares Startseiten-Layout
• Ausblendbare Inhalte, Pinnen/Fokusbereiche für aktuelle News
• Video-Einbettung (z.B. YouTube), Benachrichtigungen bei Aktualisierungen
• Interaktionsfunktionen (Liken, Kommentieren, Teilen)
• Profilbild-Upload

Zusammenarbeit und Organisation:

• Gruppen und Foren
• Newskanal-Abonnements und konfigurierbare Pflicht-Kanäle
• Veranstaltungsplanungsmodul
• Wiki-Funktion
• Formularerstellung

Rollen, Rechte und Workflows:

• 4-stufiges Berechtigungskonzept (Super-Admins, Admins, Redaktionsteam, Endanwender)
• Zuweisbare Redakteursrechte
• Redaktionskalender in Wochen- und Monatsansicht
• Zielgruppensteuerung über das Active Directory
• Nettiquette-Durchsetzung

Suche und Auswertung:

• Filterbare Suchergebnisse
• Dashboard zur Statistikanalyse (z.B. Nutzungszahlen)

Der Auftragnehmer übernimmt als Generalunternehmer die Erstellung des Gesamtsystems und die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören die Datenmigration aus der Altlösung, die Erstellung eines Pflichtenhefts (Anwendungsszenarien, Systemfunktionalitäten, Berechtigungskonzept, Oberflächendesign, Schnittstellenbeschreibung), der Aufbau eines zweistufigen Test- und Produktivsystems, ein Back-Up-Konzept sowie Tests (technisch/funktional) inklusive Testhandbuch und Abnahmetests. Die Einführung muss bis spätestens Ende 2027 abgeschlossen sein.

Eckpunkte Projektstruktur:

• AP 1 – Projektstart, Anforderungsanalyse (Workshops), Systemaufbau, Pflichtenheft, Feinkonzept GUI, Installation zweistufiges System, Back-Up-Konzept, Datenmigration (LDAP/AD), Schulung Super-Admins: 60 + 30 Kalendertage
• AP 2 – Technische/funktionale Tests, Testhandbuch, Abnahmetests, technische Schulungen: 30 Kalendertage
• AP 3 – Schulungskonzept und Durchführung der Schulungen für Redaktion und Endanwendende: 15 Kalendertage
• AP 4 – Produktivsetzung und Endabnahme (Übergabe an den Auftraggeber): 15 Kalendertage

Schulungen: Es ist ein Schulungskonzept für vier Zielgruppen (Super-Admins, Admins, Redaktionsteam, Endanwendende) zu erstellen und umzusetzen. Schulungsunterlagen sind barrierefrei nach BITV NRW und in deutscher Sprache bereitzustellen.

Technische Dokumentation: Vollständige Systemdokumentation, Installations- und Administrationsanleitung in deutscher Sprache.

Projektmanagement: Planung, Steuerung und Berichterstattung über alle Arbeitspakete bis zur Endabnahme.

Nach der Abnahme erbringt der Auftragnehmer Systemserviceleistungen über eine Mindestvertragsdauer von 60 Monaten ab Vertragsbeginn. Dazu zählen die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft bei Störungen, vorbeugende Wartungsmaßnahmen sowie die Überlassung verfügbarer Programmstände (Updates, Upgrades, Releases). Außerdem ist die Software weiterzuentwickeln und an veränderte Anforderungen des Auftraggebers anzupassen.

Vorgesehene Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (Service-Level):

• Betriebsverhindernde und betriebsbehindernde Mängel: Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellungszeit 8 Stunden
• Leichte Mängel: Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellungszeit 16 Stunden

Mindestumsatz: Der Bieter muss einen durchschnittlichen spezifischen Netto-Umsatz von mindestens 650.000 € pro Geschäftsjahr in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren nachweisen, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft (Eigenerklärung über den Umsatz).

Bei Berufung auf Nachunternehmer ist zusätzlich eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers sowie eine Erklärung zur Unabhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen vorzulegen.

Personalstärke: In den letzten drei Jahren müssen jährlich mindestens 15 Beschäftigte in den Bereichen Programmierung, Support und Beratung (ohne Vertrieb) mit vergleichbaren Leistungen betraut gewesen sein (Eigenerklärung zur Zahl der Arbeitskräfte).

Unternehmensreferenzen: Es sind 3 Referenzen über die Erbringung eines internen Kommunikationstools als Webanwendung mit Intranetfunktionalität aus den letzten drei Jahren einzureichen. Mindestens 2 der 3 Referenzen müssen für einen öffentlichen Auftraggeber erbracht worden sein. Die Auftraggeber der Referenzen müssen jeweils mindestens 2.000 Mitarbeitende haben. Die Referenzen sind im Bieterbogen im Reiter 'c. Unternehmensreferenzen' einzutragen.

Ausschlussgründe: Es werden die zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB geprüft. Der Bieter gibt hierzu die Eigenerklärung 521 EU ab.

Sanktionspaket 5 EU: Der Bieter und – bei einem Anteil von mehr als 10 % des Auftragswerts – auch Unterauftragnehmer, Lieferanten und kapazitätsbereitstellende Unternehmen dürfen nicht in den Anwendungsbereich von Art. 5k der EU-Verordnung 833/2014 fallen (keine russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung, keine Beteiligung > 50 %, kein Handeln im Auftrag Russlands). Nachweis über Formular 523 EU.

Bietergemeinschaften: Alle Mitglieder sind zu benennen und ein bevollmächtigter Vertreter ist zu bestellen; die Gemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch und muss in der Gesamtheit die Eignungskriterien erfüllen (Formular 531 EU).

Unteraufträge und Eignungsleihe: Einsatz von Nachunternehmern (§ 36 VgV) und Eignungsleihe (§ 47 VgV) ist möglich; entsprechende Erklärungen (Formulare 533a/533b und 534a/534b EU) sind beizufügen. Ein Nachunternehmer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt, muss ersetzt werden.