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Ausschreibungen Webentwicklung

Vertrag über die Betreuung und die Weiterentwicklung der Social Media Kanäle, sowie für die Erstellung von Videoproduktionen

Hamburger Stadtentwässerung AöR | Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg | Submissionsstelle der Hamburger Stadtentwässerung AöRHamburg, HamburgFrist:

Zusammenfassung

Was wird gesucht?

Die Einkaufsgemeinschaft HAMBURG WASSER (Hamburger Wasserwerke GmbH und Hamburger Stadtentwässerung AöR) sucht eine erfahrene Social-Media-Agentur, die ihre digitalen Kanäle strategisch betreut, weiterentwickelt und Videoproduktionen erstellt. Geplant ist ein Vertrag über 2 Jahre (ab 01.10.2026) mit Option auf Verlängerung um weitere 2 Jahre.

Um was geht es inhaltlich?

  • Pflicht-Modul (Gruppe 1): Monatlicher Retainer – also eine laufende, monatliche Betreuung der Kanäle Instagram, TikTok und YouTube Shorts. Dazu gehören Strategie, Redaktion, operative Umsetzung und Content-Produktion mit klarem Video-Fokus.
  • Optionale Module (Gruppe 2): Zusätzliche Betreuung weiterer Kanäle, Kampagnen-Kreativarbeit und der Einsatz von Werbebudget (Media).
  • Optionale Videoproduktion (Gruppe 3): Projektbasierte Video-Produktionen für interne und externe Kommunikation im einheitlichen HAMBURG-WASSER-Erscheinungsbild.

Wie läuft das Verfahren?

Es ist ein nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Es werden nur die 5 aussichtsreichsten Bewerber zur Angebotsabgabe zugelassen. Im Teilnahmewettbewerb wird ein Grobkonzept zur Instagram-Weiterentwicklung erwartet, zusätzlich 4 Referenzen (mit Videos) sowie umfangreiche Eignungsnachweise (Sicherheit, Datenschutz, QM-Zertifikat u. a.).

Wichtig zu wissen:

  • Bewerber müssen physisch in Hamburg innerhalb von 2 Stunden verfügbar sein.
  • Es gelten hohe KRITIS-Sicherheitsanforderungen (u. a. IT-Sicherheit, Eskalationsprozesse, Sicherheitsvorfälle innerhalb 2 Stunden melden).
  • Drehs finden im Raum Hamburg statt und sind teilweise nicht planbar (z. B. bei Rohrbrüchen).
  • Abgabefrist für den Teilnahmeantrag: 14.07.2026, 10:00 Uhr – ausschließlich elektronisch über das HAMBURG-WASSER-Bietercockpit.
Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
202620272028
JUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZMÄRJUNSEP
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Nachprüfungsfrist (Rüge)
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Verlängerungsentscheidung
Verlängerung 1
bis 2030
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis40%

    Angebotspreis (40% der Gesamtbewertung)

  • Kreativleistung/Pitch (technischer Wert)60%

    Bewertung der Kreativleistung im Rahmen des Pitchs, einschließlich Grobkonzept Social Media, weiterer Aufgabenstellungen und Präsentation via MS-Teams vor einer Fachjury (60% der Gesamtbewertung)

Die Zuschlagskriterien (Preis 40%, Kreativleistung/Pitch 60%) sind benannt, jedoch fehlen detaillierte Bewertungsformeln, Unterkriteriengewichtungen und die konkrete Bewertungsmethodik der zweiten Stufe, die erst mit den finalen Ausschreibungsunterlagen an die fünf zugelassenen Bewerber versandt werden.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Pflicht-Modul Gruppe 1: Monatlicher Social-Media-Retainer

  • Strategische Betreuung: kontinuierliche Beratung der Auftraggeber zur Weiterentwicklung der Kanäle.
  • Redaktionelle Betreuung: Themenplanung, Posting-Redaktion, Terminierung.
  • Operative Betreuung: Veröffentlichung, Community Management und Pflege der Auftritte.
  • Content-Produktion: Erstellung von Video-Content im Video-first-Ansatz für die Hauptkanäle Instagram, TikTok und YouTube Shorts (jeweils 3–5 Inhalte pro Woche).
  • Zwei Themenbereiche: Die Betreuung deckt sowohl Presse & Public Affairs (externe Unternehmenskommunikation) als auch Employer Branding ab.

Optionale Module Gruppe 2

  • 2.1 Weitere Kanäle & zusätzliche Content-Produktion: Operative Betreuung der bestehenden weiteren Kanäle Facebook, LinkedIn, X (Twitter) und YouTube (Hauptkanal); zusätzliche Content-Produktion und strategische Leistungen nach Bedarf.
  • 2.2 Kreativleistung Kampagne: Entwicklung und Umsetzung von Kampagnen-Kreativarbeit.
  • 2.3 Einsatz Mediabudget: Planung, Schaltung und Steuerung von Paid Social auf Meta, LinkedIn, TikTok.

Optionale projektbasierte Videoproduktion (Gruppe 3)

  • Projektbasierte Videoproduktionen für die in- und externe Kommunikation, abteilungsübergreifend.
  • Einheitliches Erscheinungsbild gemäß HAMBURG WASSER Corporate Identity.
  • Drehs im Raum Hamburg, teilweise nicht planbar (z. B. bei Rohrbrüchen), daher hohe Spontanität erforderlich.

Logistik, Erreichbarkeit und Betriebsanforderungen

  • Kundenbetreuung am Standort Hamburg (Rothenburgsort).
  • Physische Präsenz innerhalb von 2 Stunden vor Ort ist sicherzustellen.
  • Reaktionszeiten: Tagesgeschäft Mo–Do 9–17 Uhr, Fr 9–14 Uhr, Reaktionszeit 2 Arbeitsstunden.
  • Community Management: Erstreaktion innerhalb von 24 Stunden, Eskalation innerhalb von 4 Stunden.
  • Sicherheitsanforderungen (KRITIS): IT-Sicherheit nach ISO/IEC 27001, sicherer Freigabeprozess, Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle innerhalb von 2 Stunden, Datenlöschung und Zugangsrückgabe bei Projektende.

Vertragsrahmen und Laufzeit

  • Feste Laufzeit: 24 Monate ab Vertragsbeginn (geplant 01.10.2026 – 30.09.2028).
  • Verlängerungsoption: Einmalige Verlängerung um weitere 24 Monate bis 30.09.2030 möglich.
  • Entscheidung über Verlängerung: durch den Auftraggeber ca. 1,5 Jahre nach Vertragsbeginn (rund 01.04.2028).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Bewertete Kriterien (Teilnahmewettbewerb)

Diese Kriterien fließen in die Auswahl der 5 zugelassenen Bieter ein:

  • Grobkonzept Social Media (90 Gewichtungspunkte): Analyse des bestehenden Instagram-Auftritts, strategische Ansatzpunkte und Optimierungspotenziale; Berücksichtigung der beiden Themenbereiche Presse & Public Affairs und Employer Branding. Max. 3 Seiten DIN A4, keine Anhänge.
  • Eigenerklärung Plattformbetreiber-Support (10 Gewichtungspunkte): Nachweis, dass die Agentur kurzfristige Supportzugänge bei Plattformbetreibern (z. B. Meta Business Partnership) hat. Max. 1 Seite.

Ausschlusskriterien – Fachliche und personelle Eignung

  • 4 Referenzen (Short Video Content, Employer Branding, Long Video, Paid Social) – Pflichtangaben und Video-Beispiele.
  • Lead-Ansprechperson: Senior-Level in strategischer Content-/Kanalberatung UND operativer Video-Content-Entwicklung; dauerhaft benannt, hybrid/Lead-Rolle.
  • Eigenerklärung zur Unterstützung durch Plattformbetreiber.

Ausschlusskriterien – Sicherheits- und IT-Anforderungen (KRITIS)

  • Sicherheitsrichtlinien IT-Systeme (Orientierung an ISO/IEC 27001).
  • Grundprinzipien (sicherer Freigabeprozess, Marke & Compliance zuerst, sofortige Meldung).
  • Sicherheitsstandards Teil A – Zugriffsmanagement (MFA/2FA, Zugriffsliste, Passwortsicherheit).
  • Sicherheitsstandards Teil B – Publishing (Redaktionsprozess, Inhaltliche Mindestanforderungen, Scheduling).
  • Sicherheitsstandards Teil C – Community Management (Interaktionsregeln, Moderation, DMs, Reaktionszeiten).
  • Sicherheitsstandards Teil D – Eskalation (Meldepflicht Sicherheitsvorfälle innerhalb 2 Stunden).
  • Sicherheitsstandards Teil E – Projektende (Zugangsrückgabe, Datenlöschung).
  • Verschwiegenheit (NDA) bei Auftragserteilung.

Ausschlusskriterien – Datenschutz und Reaktionsfähigkeit

  • Kenntnisnahme AVV und TOMs (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO, technisch-organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO).
  • Reaktionszeiten und Erreichbarkeiten (Tagesgeschäft, Community Management, Vor-Ort-Zeit in Hamburg).

Ausschlusskriterien – Rechtliche und wirtschaftliche Eignung

  • Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB.
  • Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate).
  • Zahlungsbedingungen (1 Monat ohne Abzug).
  • Steuern, Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträge vollständig entrichtet.
  • Tariftreue und Einhaltung Mindestlohn (MiLoG).
  • Unternehmensdarstellung (max. 8 Seiten).
  • DIN EN ISO 9001 oder gleichwertiges QM-System.
  • Creditreform-Auskunft oder gleichwertig (nicht älter als 6 Monate).
  • Einhaltung EU-Sanktionsverordnung (Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014 – Russland-Sanktionen).
  • Eigenerklärung zu Nachunternehmern inkl. Verpflichtungserklärungen.
  • Bewerbungsbedingungen und zusätzliche Vertragsbedingungen anerkannt.

Verfahrensrahmen

  • Verfahrensart: Nichtoffenes Verfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.
  • Zugelassene Bieter in Stufe 2: maximal 5 aussichtsreichste Bewerber.
  • Zuschlagskriterium: Qualität (es gibt eine Pitch-Vergütung von 2.000 € netto für die unterlegenen Bieter der Stufe 2).
  • KMU-Eignung: nicht für KMU geeignet (Mindeststandards und Ressourcen).
  • Nachforderung: Der Auftraggeber kann fehlende/unvollständige Unterlagen gemäß § 56 VgV nachfordern.
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Fähigkeit zur zielgruppenspezifischen und plattformgerechten Content-Erstellung (Short-Formate, z. B. Reels, Shorts)

Eigenerklärung + 1 Short Video; Pflichtangaben: Bezeichnung, Auftraggeber, Vertragsverhältnis, Auftragswert, Kurzbeschreibung

1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Nachgewiesene Expertise im Employer Branding

Eigenerklärung + 1 Short Video (darf identisch mit Referenz 1 sein)

1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Erfahrung in Konzeption und Umsetzung von longformatigem Video-Content (Reportagen, Interviews, dokumentarische/erklärende Formate)

Eigenerklärung + 1 Long Video

1 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Fundierte Kenntnisse in Paid Social (Meta, LinkedIn, TikTok)

Kurze schriftliche Eigenerklärung

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet
Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 24%11+ · 55%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Bewerbungs- und Verfahrensunterlagen5
  • Interessensbestätigung / Teilnahmeantrag vollständig ausfüllen und einreichenPflicht
    Frist: 14.07.2026, 10:00 Uhr, ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit
  • Eigenerklärung zum Verfahrensablauf und zur KurzübersichtPflicht
    JA/NEIN-Bestätigung im Fragebogen
  • Eigenerklärung zur Verschwiegenheit (NDA)Pflicht
    NDA zur Aufgabenstellung unterzeichnen
  • Kenntnisnahme und Bestätigung AVV und TOMs (Datenschutz)Pflicht
    AVV gem. Art. 28 DSGVO, technisch-organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO
  • Bieterfragen rechtzeitig über die eVergabe-Plattform einreichenoptional
    spätestens 1 Woche vor Ablauf der Frist
Konzepte und kreative Leistungsnachweise2
  • Grobkonzept Social Media erstellenPflicht
    Analyse Instagram, strategische Ansatzpunkte, Optimierungspotenziale, Berücksichtigung der Bereiche Presse/Public Affairs und Employer Branding; max. 3 Seiten DIN A4, keine Anhänge
  • Eigenerklärung zur Unterstützung durch PlattformbetreiberPflicht
    Nachweis kurzfristiger Supportzugänge (z. B. Meta Business Partnership); max. 1 Seite DIN A4, Arial 12, Zeilenabstand 1,5
Referenzen (4 Stück)4
  • Referenz 1: Zielgruppengerechte, plattformgerechte Content-Erstellung (Short-Formate)Pflicht
    Eigenerklärung (max. 2 Seiten) + 1 Short Video
  • Referenz 2: Employer BrandingPflicht
    Eigenerklärung + 1 Short Video (darf identisch mit Referenz 1 sein)
  • Referenz 3: Konzeption und Umsetzung von longformatigem Video-ContentPflicht
    Eigenerklärung + 1 Long Video (Reportage, Interview, Doku)
  • Referenz 4: Paid Social (Meta, LinkedIn, TikTok)Pflicht
    schriftliche Eigenerklärung; Pflichtangaben je Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber, Vertragsverhältnis (GU/SUB/ARGE), Auftragswert, Kurzbeschreibung
Fachliche und unternehmerische Eignung5
  • Handelsregisterauszug beifügenPflicht
    nicht älter als 6 Monate
  • Unternehmensdarstellung erstellenPflicht
    Unternehmensform, Beteiligungen, Leistungsportfolio, Gesamtjahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre; max. 8 Seiten DIN A4
  • Nachweis DIN EN ISO 9001 oder gleichwertigPflicht
    Zertifikat oder schriftliche Darlegung des eigenen QM-Systems
  • Creditreform-Auskunft oder gleichwertig beifügenPflicht
    nicht älter als 6 Monate
  • Eigenerklärung zu Nachunternehmern abgebenPflicht
    zzgl. Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer
Sicherheits- und Compliance-Erklärungen (KRITIS)8
  • Eigenerklärung zu Ausschlussgründen abgebenPflicht
    §§ 123, 124 GWB; JA/NEIN
  • Eigenerklärung zu Sicherheitsrichtlinien IT-Systeme abgebenPflicht
    Orientierung an ISO/IEC 27001
  • Eigenerklärung zu Reaktionszeiten und Erreichbarkeiten abgebenPflicht
    Tagesgeschäft Mo–Do 9–17 Uhr, Fr 9–14 Uhr; Reaktionszeit 2 Arbeitsstunden; Erstreaktion Community Mgmt 24h, Eskalation 4h; Vor-Ort Hamburg: 2 Stunden
  • Eigenerklärung zu Sicherheitsstandards Teil A–E abgebenPflicht
    Themen: Zugriffsmanagement, Publishing, Community Management, Eskalation (Sicherheitsvorfälle innerhalb 2h melden), Projektende (Datenlöschung, Zugangsrückgabe)
  • Eigenerklärung zu Grundprinzipien abgebenPflicht
    u. a. sicherer Freigabeprozess, Marke & Compliance zuerst, sofortige Meldung von Vorfällen
  • Eigenerklärung zur Lead-Rolle Ansprechperson abgebenPflicht
    Senior-Level in strategischer Beratung UND operativer Content-Entwicklung (Video-fokussiert), dauerhaft benannt
  • Eigenerklärung zur Verschwiegenheit bei Auftragserteilung abgebenPflicht
    KRITIS-bedingt erhöhte Sicherheitsanforderungen
  • Erklärung zur Einhaltung der Russland-Sanktionen abgebenPflicht
    Artikel 5k Verordnung (EU) Nr. 833/2014
Tarif-, Steuer- und allgemeine Erklärungen6
  • Zahlungsbedingungen bestätigenPflicht
    1 Monat ohne Abzug
  • Steuern, Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträge bestätigenPflicht
    auf Anforderung Unbedenklichkeitsnachweise bereitstellen
  • Tariftreue bestätigenPflicht
    JA/NEIN
  • Einhaltung Mindestlohn (MiLoG) bestätigenPflicht
    JA/NEIN
  • Bewerbungsbedingungen und zusätzliche Vertragsbedingungen anerkennenPflicht
    JA/NEIN
  • Zustimmung zur möglichen Verkürzung der Angebotsfrist auf 15 Kalendertageoptional
    kein Ausschlusskriterium, aber empfehlenswert, da sonst Fristverkürzung möglich
Für zugelassene Bieter (Stufe 2)4
  • Vollständige Ausschreibungsunterlagen anfordern und prüfenPflicht
    erhältlich nur nach Zulassung; max. 5 Bieter
  • Zwei zusätzliche Aufgabenstellungen ausarbeiten und Konzepte erstellenPflicht
    Details nach Zulassung zur Angebotsabgabe
  • Präsentation der Konzepte vorbereiten und haltenPflicht
    Pitch via MS Teams vor einer Fachjury; Termin wird individuell mitgeteilt
  • Elektronisches Angebot über das Bietercockpit abgebenPflicht
    bei möglicher Fristverkürzung 15 Kalendertage beachten

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