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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

16394 Einführung einer HR-Suite für den Kreis Gütersloh

Kreis Gütersloh | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Gütersloh, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Kreis Gütersloh beschafft im offenen Verfahren (EU-weit) eine vollintegrierte HR-Software-Suite zur digitalen Unterstützung des gesamten Personallebenszyklus – ausgenommen Lohn- und Entgeltabrechnung.

Was gefordert wird:

Lieferung, Implementierung und Betrieb einer cloudbasierten Standardsoftware (SaaS, Rechenzentren in Deutschland)Module u.a.: Stellenplan, Personalkostenplanung, Recruiting, Personalbetreuung, Leistungsmanagement, Personalentwicklung, Lernplattform, Nachfolgeplanung, Ausbildungsmanagement, ZeiterfassungSchnittstellen zu LogaHR/Loga3 und d.velop documentsDatenmigration, Schulungen, Support, Wartung

Was Sie einreichen müssen (Kernpunkte):

Angebotsschreiben, Leistungsverzeichnis, vollständig ausgefülltes PreisblattKurzvideo (max. 60 Min.) zur Demonstration der LösungDrei vergleichbare Referenzprojekte (mind. 4 Module oder vergleichbarer Auftraggeber oder Einführung letzte 5 Jahre mit mind. 3 Jahren Betrieb)Datenschutzunterlagen (AVV-Entwurf, TOM, Verarbeitungsverzeichnis, DSFA-Infos, ISO-27001-Nachweis)Eigenerklärungen (Eignung, KMU, Sanktionspaket 5)EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) als Alternative möglich

Der Zuschlag erfolgt nach: Funktionalität (50%), Benutzerfreundlichkeit (25%), Zukunftsfähigkeit (15%), Preis (10%).

Vertragslaufzeit bis mindestens 31.12.2034.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. November 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung30. Sep. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Bindefrist2. Nov. – 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeit (Mindest)1. Dez. 2026 – 31. Dez. 2034
Produktivsetzung Lernplattform1. Sep. 2027
Automatische Vertragsverlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2035bis 2035
Einspruchsfrist (Vergabeverstöße)Datum offen10 Tage nach Kenntnisnahme eines Vergabeverstoßes gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB.
Nachprüfungsfrist (Vergabekammer)Datum offen15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB.
PreisgarantieDatum offen60 Monate unveränderliche Preise ab vollständiger Produktivbetriebsaufnahme aller Module.
Erstmalige PreisanpassungDatum offenFrühestens nach Ablauf der 60-monatigen Preisgarantie, mit 12 Monaten Vorankündigung.
KündigungsfristDatum offen12 Monate zum Ende eines Kalenderjahres; Kündigung muss spätestens 12 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende erklärt werden.
Schulungen abgeschlossenDatum offenSchulungen müssen je Modul spätestens 1 Woche vor der jeweiligen Produktivsetzung abgeschlossen sein.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 10%Qualität 90%
  • Funktionale Qualität und Leistungsumfang50%

    Bewertung der fachlichen Qualität und des Funktionsumfangs der angebotenen HR-Suite sowie der Eignung zur Abbildung der in der Leistungsbeschreibung geforderten personalwirtschaftlichen Prozesse. Berücksichtigt werden insbesondere die Qualität der Module, die Integration der Funktionen, die Prozessdurchgängigkeit sowie der Grad der Unterstützung durch Standardfunktionen. (Aspekte: Prüffähige Darstellung Funktionalität (Kurzvideo bis 45 Min.))

  • Benutzerfreundlichkeit, intuitive Bedienung und Konfigurierbarkeit25%

    Bewertung der intuitiven und anwenderfreundlichen Nutzung durch Beschäftigte, Führungskräfte, Personalverwaltung und Administration. Berücksichtigt werden insbesondere Benutzerführung, Übersichtlichkeit, Auswertbarkeit, Self-Service, Workflows, Automatisierung sowie die Möglichkeit, Prozesse und Workflows durch den Auftraggeber ohne umfangreichen Unterstützungsaufwand selbst zu konfigurieren. (Aspekte: Prüffähige Darstellung Benutzerfreundlichkeit (Kurzvideo bis 15 Min.))

  • Preis10%

    Bewertung des wertungsrelevanten Gesamtpreises einschließlich Implementierung, Migration, Schulung, Lizenzen, Betrieb, Wartung und Support.

  • Qualität und Zukunftsfähigkeit15%

    Bewertung der langfristigen Eignung und Weiterentwicklungsfähigkeit der Lösung sowie der Qualität des Einführungs-, Wartungs- und Supportkonzepts. Berücksichtigt werden insbesondere Update- und Releasefähigkeit, Anpassbarkeit an gesetzliche und organisatorische Veränderungen sowie die Qualität der vorgesehenen Einführung und Betreuung. Einzureichen sind Projektplan/Einführungskonzept, Supportkonzept, Wartungs- und Update-/Releasekonzept sowie drei vergleichbare Referenzen. (Aspekte: Projektplan/Einführungskonzept, Supportkonzept, Wartungs- und Update-/Releasekonzept, Vergleichbare Referenzen)

KI-Hinweis: Vollständig: Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind in der Bewertungsmatrix der Vergabeunterlagen (50% Funktionale Qualität, 25% Benutzerfreundlichkeit, 10% Preis, 15% Zukunftsfähigkeit) eindeutig festgelegt. Bekanntmachung stimmt überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Umfang

Gegenstand ist die Lieferung, Implementierung, Einführung und der Betrieb eines digitalen Personalmanagementsystems (HR-Suite) als vollintegrierte Standardsoftware innerhalb einer einheitlichen Systemarchitektur.

Zum Leistungsumfang gehören:

Projektmanagementfachliche KonzeptionEinrichtung und KonfigurationDatenmigrationSchnittstellenrealisierungTests und QualitätssicherungSchulungenBegleitung der Produktivsetzung inklusive Hypercare-Phase

Ausdrücklich NICHT Bestandteil: Lohn- und Entgeltabrechnung (Payroll).

Kalkulationsgrundlage (Mengengerüst):

ca. 1.900 Mitarbeitende (Mitarbeiter- und Führungskräfteportal)ca. 40 Mitarbeitende im Bereich Personal/Organisation (Kernsystem)ca. 250 Rekrutierungsverfahren pro Jahrmindestens 2.000 Beschäftigte (Zeiterfassung)

Verbindlicher Termin 01.09.2027: Produktivsetzung der Weiterbildungs-/Lernplattform.

Vertragslaufzeit: Mindestlaufzeit bis 31.12.2034, danach automatische Verlängerung um jeweils 1 Jahr (Kündigungsfrist 12 Monate zum Ende des Kalenderjahres).

Module und Funktionsbereiche

Die HR-Suite muss die folgenden Module/Funktionsbereiche abdecken:

Stellenplan/Stellenbesetzungsplan – vollständige digitale Verwaltung der Planstellen, Verknüpfung mit Kasaia, Planungsfunktionen, VZÄ/FTEPersonalkostenplanung – mehrjährige Planung (mind. 4 Jahre), Plan-/Ist-Vergleiche, Szenarien, dezentrale PlanungRecruiting/Bewerbermanagement – digitale Stellenbesetzung, Karriereseite, Multiposting (Interamt, Bundesagentur), CV-Parsing; KI-Funktionen sind offenzulegenPersonalbetreuung – digitale Mitarbeiterkarte, digitale Personalakte (Anbindung d.velop via CMIS), Self-Service, Workflows für alle personalwirtschaftlichen ProzesseLeistungsmanagement – Mitarbeitendengespräche, Zielvereinbarungen, Beurteilungen, Kompetenzmodelle, Selbst-/FremdeinschätzungPersonalentwicklung – Weiterbildungsplattform, Seminarverwaltung, Anmeldung/Genehmigung, Kompetenzprofile, PflichtunterweisungenLernplattform – Integration, SCORM/LTI/xAPI, Wissensabfragen, Lernfortschritte, ZertifikateNachfolgeplanung – Schlüsselpositionen, Talentpools, Kompetenzabgleich, SzenarienAusbildungsmanagement – digitale Ausbildungsakte, Berichtshefte, Ausbildungsplanung, Azubi-VerwaltungZeiterfassung – Browser und Terminal (PCS Intus 5205), Arbeitszeitmodelle, Gleitzeitkonten, Fehlzeiten, Schnittstelle zu LogaHR/Loga3

Querschnittsfunktionen:

Workflow-orientierter Aufbau, konfigurierbar durch den AuftraggeberWebbasiertes Self-Service-PortalZentrales Dashboard/AufgabenmanagementModulübergreifendes Reporting (Excel, CSV, PDF) mit Drill-downRevisionssicherheit und ProtokollierungBarrierefreiheit nach BGG NRW / BITV NRWElektronische Signatur (eIDAS)

Technische Systemanforderungen

Betriebsform: SaaS – Rechenzentren ausschließlich in Deutschland.

Sicherheit:

Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 oder gleichwertigTLS-Verschlüsselung der KommunikationVerschlüsselung der Daten im RuhezustandSSO über OpenID Connect (OIDC)MFA für externen Zugriff

Schnittstellen:

CMIS zu d.velop documentsCSV zu LogaHR/Loga3

Service: Support, Wartung und Schulung

Supportzeiten: Mo–Do 09:00–17:00 Uhr, Fr 09:00–14:00 Uhr.

Reaktionszeiten:

Prioritätsklasse 1 (betriebsverhindernd): 2 StundenPrioritätsklasse 2 (betriebsbehindernd): 4 StundenPrioritätsklasse 3 (leicht): 8 Stunden

Wiederherstellungszeiten:

Prioritätsklasse 1: 8 StundenPrioritätsklasse 2: 16 StundenPrioritätsklasse 3: 48 Stunden

Schulungen: müssen 1 Woche vor jeweiliger Modul-Produktivsetzung abgeschlossen sein.

Preisgarantie: 60 Monate unveränderliche Preise ab vollständiger Einführung aller Module; frühestens danach Preisanpassung mit 12 Monaten Vorankündigung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignungsanforderungen

Die Vergabestelle fordert eine Eigenerklärung zur Eignung (VHB-Formular 124 LD). Alternativ ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) zugelassen.

Zwingend mit dem Angebot einzureichen:

Eigenerklärung zur Eignung (Formular 124)Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)Anlage KMUBei Bietergemeinschaft: Erklärung gem. Formular 234Bei Kapazitätsleihe/Nachunternehmer: Verzeichnis Formular 235 / 233Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten (Formular 248)

Ausschlussgründe nach § 123 GWB: Keine schweren Verfehlungen, die Zuverlässigkeit in Frage stellen; keine Verurteilungen >3 Monate Freiheitsstrafe oder >90 Tagessätzen Geldbuße >2.500 € in den letzten 2 Jahren.

Ausschlussgründe nach § 124 GWB: Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, ordnungsgemäße Zahlung von Steuern/Sozialabgaben, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.

Ab Auftragssumme ≥ 50.000 € holt der Auftraggeber einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) beim Bundeskartellamt ein.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Auf Verlangen vorzulegen (empfohlen: mit dem Angebot einreichen):

3 Referenznachweise aus den letzten 3 Jahren (Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum)Angaben zu Arbeitskräften der letzten 3 Jahre (Jahresdurchschnitt)Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für vergleichbare LeistungenGewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, IHK-/Handwerksrollen-EintragUnbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStGUnbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (auch für Nachunternehmer/Verleiher)Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft mit Lohnsummen

Diese Nachweise sind auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen; zur Beschleunigung wird die vorzeitige Einreichung empfohlen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte (vgl. Abschnitt 'reference_projects') zu HR-Suite-Einführungen.

Weitere Anforderungen an die technische Eignung (aus dem Leistungsverzeichnis):

Vollständige Offenlegung aller KI-Funktionen gem. Art. 3 Nr. 1 KI-VO (Zweck, Modul, KI-Modell/Anbieter, Verarbeitungsort, ggf. Hochrisiko-Einstufung nach KI-VO Anhang III Nr. 4)Aktivier-/Deaktivierbarkeit von KI-Funktionen durch den AuftraggeberKennzeichnung KI-generierter VorschlägeKeine Nutzung von Auftraggeberdaten für KI-TrainingDatenschutz: Nachweis der Einhaltung von DSGVO, BDSG, DSG NRWTOM gem. Art. 32 DSGVO und InformationssicherheitskonzeptTransparente Übersicht aller Unterauftragnehmer mit Leistungen und StandortenVerfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten und Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen

Es gelten die Besonderen Vertragsbedingungen Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz NRW. Der Auftragnehmer unterliegt Pflichten zu Mindestarbeitsbedingungen (Mindestlohn, tarifvertragliche Entgelte), Kontrollrechten des Auftraggebers sowie Kündigungs- und Vertragsstrafenregelungen bei Verstößen.

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Einführung innerhalb der letzten 5 Jahre; Lösung seit mindestens 3 Jahren im laufenden BetriebVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte zur Einführung einer HR-Suite

Vergleichbarkeit über mindestens EINES der drei Kriterien: (a) Modulumfang von mindestens 4 eingeführten Modulen ODER (b) Auftraggeber mit vergleichbarer Größe wie der Kreis Gütersloh ODER (c) Einführung innerhalb der letzten 5 Jahre mit mind. 3 Jahren Produktivbetrieb. Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner beim Auftraggeber (E-Mail und/oder Telefonnummer), Projektzeitraum, Leistungsumfang einschließlich der eingeführten Module. Referenzen fließen in die Bewertung des Zuschlagskriteriums Nr. 4 (Qualität/Zukunftsfähigkeit) ein. Auf Verlangen der Vergabestelle über Vordruck 124 nachzuweisen; im Leistungsverzeichnis als 3 Referenzprojekte zur Bewertung einzureichen.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 64%4–10 · 31%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Leistung und Preis
Kurzvideo zur Lösung (Zuschlagskriterien Nr. 1 und Nr. 2)
Qualitäts- und Zukunftsfähigkeitsunterlagen (Zuschlagskriterium Nr. 4)
Datenschutz und Informationssicherheit
Nachweis der Eignung (auf Verlangen, empfohlen: vorab einreichen)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Kreis Gütersloh | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
33334 Gütersloh
Ort
33334 Gütersloh
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
33334 Gütersloh
Nordrhein-Westfalen

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