Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
1842-CM-Druckerstraßen
BWI GmbH | Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAuftraggeber: BWI GmbH (Verfahren nach § 15 VgV, offenes Verfahren, Aktenzeichen 1842-CM-Druckerstraßen).
Worum geht es: Vier Rahmenverträge mit jeweils einem Vertragspartner für Produktionsdrucker einschließlich Zubehör, Instandhaltung, Instandsetzung, Verbrauchsmaterial, Firmware, Druckertreibern, Gerätemanagementsoftware und Support. Die Drucker werden unter anderem für Gehalts- und Pensionsbescheide der Bundeswehr genutzt.
Lose:
Los 1: monochrome Produktionsdrucker (Druckerklasse 1), Standort KölnLos 2: Color-Produktionsdrucker (Druckerklasse 2), Standort KölnLos 3: monochrome Produktionsdrucker mit Endlospapierverarbeitung (Druckerklasse 3), Standort KoblenzLos 4: Hochleistungs-Color-Produktionsdrucker (über 130 Seiten pro Minute), Standort Strausberg laut Stammdaten
Was gefordert wird: Lieferung und Übereignung der Geräte, dauerhafte Überlassung von Software, Anlieferung und Installation, Schulung, Wartung mit Help Desk und Entstörungszeiten sowie optional Verbrauchsmaterial und Zusatzleistungen auf Abruf.
Wichtig: Die Angebotsfrist endet am 30.11.2026 um 12:00 Uhr. Angebote werden ausschließlich elektronisch über das AI Bietercockpit abgegeben. Zuschlagskriterium ist allein der Preis. Je Los wird höchstens ein Vertragspartner beauftragt.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Referenzzeitraum30. Okt. 2023 – 30. Okt. 2026
Mindestumsatz GJ 20251. Jan. – 31. Dez. 2025
Selbstakkreditierung1. Sep. 2025
Handelsregisterauszug30. Apr. – 30. Okt. 2026
Veröffentlichung30. Okt. 2026
Veröffentlichung Plattform1. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist20. Nov. 2026
Zertifikatsgültigkeit30. Nov. 2026
Angebotsfrist30. Nov. 2026
Frist Verstöße Unterlagenca. 30. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2027
Leistungszeitraumca. 1. Dez. 2027 – 30. Nov. 2031
Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Dez. 2027 – 30. Nov. 2029
Versicherungslaufzeitca. 1. Dez. 2027 – 30. Nov. 2031
Verlängerungserklärung 131. Aug. 2029
Verlängerung 1ca. 1. Dez. 2029 – 30. Nov. 2030
Verlängerungserklärung 231. Aug. 2030
Verlängerung 2ca. 1. Dez. 2030 – 30. Nov. 2031
Vertraulichkeitca. 30. Nov. 2031 – 30. Nov. 2041bis 2041
ZuschlagDatum offenEin konkreter Zuschlagstermin ist nicht angegeben.
VersicherungsnachweisDatum offenEin nachträglich geänderter Versicherungsnachweis ist unverzüglich, spätestens eine Woche nach Zuschlag, vorzulegen.
BestellannahmefristDatum offenEine Bestellung ist innerhalb von fünf Kalendertagen nach Zugang anzunehmen.
BestelleingangsbestätigungDatum offenDie Bestelleingangsbestätigung ist spätestens am auf den Bestellzugang folgenden Arbeitstag zu übermitteln.
LieferfristDatum offenVertragsleistungen sind grundsätzlich innerhalb von 14 Kalendertagen nach Abschluss des Einzelauftrags bereitzustellen.
LieferortänderungDatum offenÄnderungen von Liefer- oder Leistungsort beziehungsweise Termin sind bis zehn Arbeitstage vorher anzuzeigen.
StornierungsfristDatum offenEine kostenfreie Stornierung ist innerhalb von zehn Kalendertagen nach Zugang der Auftragsbestätigung möglich.
EOL-MeldungDatum offenDas Ende des Produktlebenszyklus ist mindestens sechs Monate im Voraus zu melden.
NachfolgeproduktDatum offenEin Nachfolgeprodukt ist mindestens drei Monate vor Auslauf des Vorgängerprodukts bereitzustellen.
AbnahmeterminDatum offenDie gemeinsame Abnahmeprüfung ist spätestens zehn Tage nach Mitteilung der Fertigstellung anzusetzen.
AbnahmebestätigungDatum offenDie Abnahmebestätigung ist innerhalb von zwei Wochen nach erfolgreicher Abnahmeprüfung abzugeben.
Abnahme-NachfristDatum offenNach Ablauf der zweiwöchigen Abnahmefrist besteht eine zusätzliche einwöchige Nachfrist des Auftragnehmers.
MängelrügefristDatum offenNicht sofort erkennbare Mängel sind innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Entdeckung zu rügen; bei offensichtlichen Mängeln beginnt die Frist mit Lieferung.
Lieferung VerbrauchsmaterialDatum offenBestelltes Verbrauchsmaterial ist innerhalb von zehn Kalendertagen nach Bestellzugang zu liefern.
BedienungsanleitungDatum offenDie deutschsprachige Bedienungsanleitung ist spätestens mit Abschluss der Installation in Papier- und Digitalform zu übergeben.
SchulungsdauerDatum offenPro Aufstellungsstandort ist ein Schulungstag mit acht Arbeitsstunden vorgesehen.
Help-Desk-BetriebszeitDatum offenDer Help Desk ist montags bis freitags von 07:00 bis 17:00 Uhr erreichbar, ausgenommen an Feiertagen sowie am 24. und 31. Dezember.
Hotline-WartezeitDatum offenAnrufer müssen innerhalb von 60 Sekunden mit einem fachkundigen deutschsprachigen Mitarbeiter verbunden werden.
ReaktionszeitDatum offenDie Bearbeitung einer Störung muss innerhalb von weniger als zwei Stunden Betriebszeit beginnen.
EntstörungszeitDatum offenDie Störung ist innerhalb von weniger als neun Stunden Betriebszeit zu beseitigen.
TicketdokumentationDatum offenStörungsmeldungen und automatische Eingangsbestätigungen sind innerhalb der Reaktionszeit zu dokumentieren.
Vor-Ort-EinsatzDatum offenErforderliche Vor-Ort-Einsätze müssen innerhalb der Entstörungszeit erfolgen.
QuartalsreportDatum offenDer Service-Report für das vergangene Kalenderquartal ist spätestens am 15. des Folgemonats per E-Mail zu übermitteln.
VertragsstrafenauszahlungDatum offenVertragsstrafen werden halbjährlich und spätestens mit Beendigung der Vereinbarung ausgezahlt.
SoftwareaktualisierungDatum offenNeue Firmware- und Softwareversionen sind nach ihrer Veröffentlichung unverzüglich zu überlassen.
Vertragsstrafe 1Datum offenEine Überschreitung der Entstörungszeit um mindestens sechs Stunden löst eine Vertragsstrafe von 1 Prozent aus.
Vertragsstrafe 2Datum offenEine Überschreitung der Entstörungszeit um mindestens zwölf Stunden löst eine Vertragsstrafe von 3 Prozent aus.
Vertragsstrafe 3Datum offenEine Überschreitung der Entstörungszeit um mindestens 24 Stunden löst eine Vertragsstrafe von 5 Prozent aus.
RechnungsbegleichungDatum offenOrdnungsgemäße Rechnungen sind innerhalb von 30 Kalendertagen zu begleichen.
SkontofristDatum offenBei Zahlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungseingang werden drei Prozent Skonto gewährt.
TätigkeitsbelegDatum offenTätigkeitsbelege in Dokumentform sind spätestens 30 Kalendertage nach Ende des Kalendermonats vorzulegen.
Änderung ZeiterfassungDatum offenEine Änderung der Zeiterfassungsweise bedarf mindestens vier Wochen Vorlauf.
AnsprechpartnerwechselDatum offenEin Wechsel der Ansprechpartner ist mindestens vier Wochen vorher anzukündigen.
ExportdatenDatum offenExportkontroll- und Außenhandelsangaben sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Anforderung zu liefern.
WiderspruchsfristDatum offenGegen angekündigte Änderungen der Beteiligungsverhältnisse kann innerhalb von 14 Kalendertagen Widerspruch erhoben werden.
BCM-TestDatum offenDas Business-Continuity-Konzept ist mindestens jährlich zu testen.
NotbeschaffungDatum offenEine Notbeschaffung ist mit einer Ankündigungsfrist von 30 Kalendertagen zu veranlassen.
Kündigung BCMDatum offenDauert ein BCM-Vorfall länger als acht Wochen, kann mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden.
Ordentliche KündigungDatum offenDie ordentliche Kündigung des Auftraggebers muss sechs Monate zum gewünschten Kalenderjahresende erfolgen.
LieferkettendatenDatum offenInformationen zur Lieferkette sind auf Verlangen unverzüglich bereitzustellen.
FirmenbezeichnungDatum offenEine Änderung der Firmenbezeichnung ist unverzüglich mindestens in Textform mitzuteilen.
RügefristDatum offenBereits erkennbare Verstöße sind innerhalb von zehn Kalendertagen ab Erkennen zu rügen.
WartefristDatum offenBei Ablehnung der Rüge ist mehr als 15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung des Auftraggebers zu warten.
InteressenkonflikteDatum offenBeratungsunternehmen müssen bestehende oder mögliche Interessenkonflikte sowie relevante Geschäftsbeziehungen unverzüglich offenlegen.
MitarbeiterbelehrungDatum offenEingesetzte Mitarbeiter sind vor ihrem Einsatz zu belehren und zu verpflichten.
UnterauftragnehmerverpflichtungDatum offenVergaberechtliche Pflichten sind vor Vertragsschluss auf Unterauftragnehmer zu übertragen.
OSS-ÄnderungDatum offenÄnderungen der eingesetzten Open-Source-Software sind unverzüglich schriftlich mitzuteilen und der aktualisierte Anhang bereitzustellen.
VS-NfD-AufbewahrungDatum offenDer Nachweis über die Verpflichtung ist fünf Jahre nach Ausscheiden der betroffenen Person aufzubewahren.
VS-NfD-EinstufungDatum offenDie Regelfrist der VS-NfD-Einstufung beträgt 30 Jahre ab Einstufung.
VS-NfD-VerlustmeldungDatum offenVerluste sowie vermutete oder festgestellte Verstöße sind unverzüglich zu melden.
VS-NfD-WeitergabeDatum offenDie Weitergabe von VS-NfD an Dritte ist nur nach vorheriger nachweislicher Einwilligung zulässig.
VS-NfD-BelehrungDatum offenPersonen sind vor dem erstmaligen Zugang oder der Zugangsmöglichkeit zu VS-NfD nachweislich zu belehren und zu verpflichten.
VS-NfD-MedienlöschungDatum offenSpeichermedien sind vor dem dauerhaften Verlassen des VS-NfD-Arbeitsbereichs zu löschen oder physisch zu vernichten.
Selbstakkreditierung FolgeDatum offenNach dem 1. September 2025 ist die Selbstakkreditierung mindestens alle drei Jahre schriftlich zu bestätigen.
ZugriffsprüfungDatum offenZugriffsrechte sind regelmäßig, mindestens jährlich, zu überprüfen.
SicherheitsvorfallDatum offenSicherheitsrelevante Vorfälle sind der BWI unverzüglich zu melden.
InformationslöschungDatum offenBWI-Informationen sind unwiederbringlich zu löschen, sobald sie für die Leistungserbringung oder gesetzliche Aufbewahrung nicht mehr benötigt werden.
AuditberichtDatum offenBei zentralem Hosting von BWI-Informationen ist ein unabhängiger Auditbericht vor Leistungserbringung oder auf Anforderung vorzulegen.
SubdienstleisterzustimmungDatum offenDie schriftliche Zustimmung der BWI ist vor dem ersten Zugriff eines Subdienstleisters einzuholen.
DrittlandtransferDatum offenEin internationaler Datentransfer in ein Drittland erfordert die vorherige schriftliche Zustimmung der BWI.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Angebotspreis100%
Der Angebotspreis ist alleiniges Zuschlagskriterium; das preislich niedrigste Angebot erhält den Zuschlag.
KI-Hinweis: Die Bewerbungsbedingungen und die Bekanntmachung bestätigen übereinstimmend die reine Preiswertung mit 100 Prozent.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLieferung und Überlassung von Hard- und Software
Verkauf, Lieferung und Übereignung der ProduktionsdruckerDauerhafte, zeitlich unbefristete Überlassung von Firmware, Druckertreibern und Gerätemanagementsoftware einschließlich Updates und Upgrades, gerätebezogen lizenziertKeine nutzungs-, instanz- oder mengenabhängigen LizenzmodelleBereitstellung der Treiber, RIP-Software und Farbmanagementkomponenten in der zum Lieferzeitpunkt aktuellen Version
Anlieferung, Installation, Integration und Schulung
Anlieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme am jeweiligen StandortNetzwerkanbindung und Integration in InfoPrint Manager 4.1515 und POSY Output FactoryVerschlüsselte Druckdatenübertragung (z. B. IPPS), TLS 1.2 und 1.3, zertifikatsbasierte AuthentifizierungKonfigurationsdokumentation und Soll-Ist-Vergleich der Firmware, inkl. Löschfunktionen und Portübersicht in TextformDeutschsprachige Bedienungsanleitung in Papier und digitalEinweisung des Bedienpersonals und der Administratoren, Schulung auf Anforderung (derzeit 1 Schulungstag mit 8 Stunden je Standort)Die Vergütung für Lieferung, Integration und Schulung ist mit der Hardwarevergütung abgegolten
Instandhaltung, Instandsetzung und Support (SLA)
Help Desk während der Betriebszeit Mo bis Fr 7 bis 17 Uhr MEZ (ohne bundeseinheitliche Feiertage sowie 24. und 31. Dezember), erreichbar per E-Mail, Webseite und deutscher HotlineHotline-Wartezeit höchstens 60 SekundenReaktionszeit unter 2 Stunden und Entstörungszeit unter 9 Stunden, jeweils nur während der BetriebszeitTrouble-Ticket-System mit automatischer EingangsbestätigungVor-Ort-Einsätze bei Bedarf, Fernwartung nur ohne Nachteile oder IT-SicherheitsrisikenVorbeugende Instandhaltung (Verschleißteile, Reinigung, Inspektion, Funktionskontrolle)Quartalsweiser Excel-Report bis zum 15. des FolgemonatsBereitstellung neuer Firmware- und Software-Versionen unverzüglich, aktive Unterstützung beim EinspielenDatenträger verbleiben beim AuftraggeberVertragsstrafen bei Überschreitung der Entstörungszeit: 1 Prozent, 3 Prozent bzw. 5 Prozent der monatlichen Vergütung je Produkt
Verbrauchsmaterial und Zusatzleistungen
Verkauf und Lieferung herstellerfreigegebener Verbrauchsmaterialien innerhalb von 10 Kalendertagen nach Bestellung (klickbasierte jährliche Abrechnung)Weitere hard- und softwarenahe Leistungen auf Abruf (z. B. Integration, Konfiguration, Migration, Beratung), Abrechnung nach Zeitaufwand im 15-Minuten-Takt, Anfahrt pauschalMengen und Stunden sind unverbindliche Schätzwerte, keine Mindestabnahme (außer ausdrücklich in Anlage 2 vereinbart)
Personal und Organisation
Einsatz von Personal mit herstellerseitigen Zertifizierungen für Instandhaltung und InstandsetzungBei Leistungen in militärischen Liegenschaften nur Personal, das nicht die Staatsangehörigkeit eines in der Staatenliste nach § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG geführten Staates hatBenennung mindestens eines Service Managers als zentralem Ansprechpartner
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Ausschlusserklärungen
Handelsregisterauszug oder gleichwertige Bescheinigung, nicht älter als 6 MonateErklärungen nach §§ 123, 124, 125 GWB (Anlage 4) und Verpflichtungserklärung MiLoGEigenerklärung Sanktionsverordnung (Anlage 2)Eigenerklärung zu gewerblichen SchutzrechtenAlle Ausschlusskriterien (A-Kriterien) müssen uneingeschränkt erfüllt werden
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Betriebs- oder Berufshaftpflichtversicherung: mindestens 1.000.000 Euro je Schadensereignis für Sach- und Personenschäden, mindestens 500.000 Euro für Vermögensschäden, jeweils zweifach maximiert (Anlage 8)Versicherung muss für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich Verlängerungen bestehen. Fehlende Deckung kann durch Erklärung nachgereicht werden, Erhöhung nach Zuschlag innerhalb einer WocheNachweis Jahresgesamtumsatz und leistungsspezifischer Umsatz (Mindestumsatz und Gesamtumsatz je Los siehe Losangaben)Bei Bietergemeinschaften Summierung der Umsätze der Mitglieder zulässig
Technische Leistungsfähigkeit und Qualität
QM-Zertifikat ISO 9001 oder gleichwertiger Nachweis mit Darlegung der 8 AspekteUmweltmanagement ISO 14001 oder EMAS oder gleichwertiger NachweisNachweis, dass der Bieter Hersteller der angebotenen Produkte oder autorisierter Vertriebs- und Servicepartner istVerfügbarkeit des Personals inkl. Vorgehen bei Abwesenheit und PersonalwechselErreichbarkeit Mo bis Fr 7 bis 17 Uhr, elektronisches Ticketing-SystemReferenzen je Los: siehe Abschnitt Referenzprojekte
Eignungsleihe, Unterauftragnehmer und Bietergemeinschaft
Eignungsleihe ist zulässig; Verpflichtungserklärung des Dritten ist vorzulegen, gemeinsame Haftung kann verlangt werdenUnterauftragnehmer sind zulässig und zu benennen (Anlage 3, Anlage 6, Anlage 7)Bietergemeinschaften: Jedes Mitglied gibt die Erklärungen einzeln ab, Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 5) ist mit allen Mitgliedern zu unterschreibenMindestumsätze und Expertenzahlen dürfen über Mitglieder oder Unterauftragnehmer summiert werden, sind aber getrennt anzugeben
Referenzprojekte
Je Los siehe Losangaben ReferenzenZeitraum: Letzte 36 Monate, gerechnet ab Veröffentlichung der EU-BekanntmachungVolumen: Projektvolumen in Euro anzugeben, ein Mindestwert ist nicht genannt
Angaben je Referenz: Auftraggeber mit Ansprechpartner (zwingend), Zeitraum (Monat/Jahr), Projektvolumen in Euro, Beschreibung von Auftrag und Umsetzung. Referenzen müssen unterschiedliche Auftraggeber betreffen. Verwendung des Referenztemplates (Anlage 9).
Nachweis über Referenztemplate (Anlage 9). Die Vergabestelle kann Angaben bei Referenzgebern überprüfen.
mindestens 2 Referenzen, je Referenz mindestens 2 Produktionsdrucker ReferenzenZeitraum: Letzte 36 MonateVolumen: Nicht angegeben (nur Projektvolumen in Euro anzugeben)
Referenzen für Produktionsdrucker Klasse 1 (monochrom), inkl. Instandhaltung und Instandsetzung
Referenztemplate Anlage 9
mindestens 2 Referenzen, je Referenz mindestens 2 Produktionsdrucker ReferenzenZeitraum: Letzte 36 MonateVolumen: Nicht angegeben (nur Projektvolumen in Euro anzugeben)
Referenzen für Produktionsdrucker Klasse 2 (Color), inkl. Instandhaltung und Instandsetzung
Referenztemplate Anlage 9
mindestens 2 Referenzen, je Referenz mindestens 2 Produktionsdrucker ReferenzenZeitraum: Letzte 36 MonateVolumen: Nicht angegeben (nur Projektvolumen in Euro anzugeben)
Referenzen für Produktionsdrucker Klasse 3 (monochrom, Endlospapier), inkl. Instandhaltung und Instandsetzung
Referenztemplate Anlage 9
mindestens 2 Referenzen, je Referenz mindestens 2 Farbdrucker über 130 Seiten pro Minute ReferenzenZeitraum: Letzte 36 MonateVolumen: Nicht angegeben (nur Projektvolumen in Euro anzugeben)
Referenzen für Farbdrucker über 130 Seiten pro Minute, inkl. Instandhaltung und Instandsetzung
Referenztemplate Anlage 9
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 62%4–10 · 35%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 32 erledigt
Vorbereitung und Registrierung
Fragen
Angebotsschreiben und Erklärungen
Eignungsnachweise
Rahmenvertragsanlagen (mit dem Angebot einzureichen)
Abschluss
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
BWI GmbH | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Anschrift
53117 Bonn
Ort
51147 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bwi.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
51147 Köln
Nordrhein-Westfalen
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