Ablösung Tobit David durch Microsoft Exchange On-Premise
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landratsamt Saale-Holzland-Kreis schreibt die Planung, den Aufbau und die Inbetriebnahme einer hochverfügbaren Microsoft Exchange Server SE On-Premise-Umgebung als Ablösung des bisherigen Tobit-David-3-Mailsystems für ca. 600 Benutzer aus.
Was zu tun ist: Eine zweiknotige Database Availability Group (DAG) mit automatischen Failover aufbauen, Exchange nahtlos in die bestehende Infrastruktur (VMware, Citrix, Active Directory, Proxmox Mail Gateway, Archivierung, Monitoring, Backup) integrieren, Benutzer- und Ressourcenpostfächer einrichten, umfangreiche Tests durchführen, den produktiven Wechsel (Cutover) begleiten und den Betrieb stabilisieren.
Was nicht gefordert ist: Lizenzen beschaffen, historische E-Mails aus Tobit migrieren, persönliche Kontakte/Kalender übernehmen oder eine Cloud-Lösung betreiben.
Angebotsabgabe: Bis 16.10.2026, 08:45 Uhr. Zuschlag allein nach Preis. Es gelten 3 Vergleichsmodelle aus den letzten 5 Jahren sowie zahlreiche Nachweise zu Exchange-Erfahrung.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis100%
Zuschlag wird ausschließlich nach dem Kriterium Preis ermittelt. Maßgeblich ist der im verbindlichen Excel-Preisblatt ausgewiesene Gesamtangebotspreis netto. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis erhält die höchste Preiswertung.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektrahmen und Umfang
Beschafft wird die schlüsselfertige Einführung einer Microsoft Exchange Server Subscription Edition (SE) On-Premise-Umgebung für rund 600 Benutzer als Ablösung des bisherigen Tobit-David-3-Mail-Systems beim Landratsamt Saale-Holzland-Kreis. Lizenzen sind ausdrücklich nicht Bestandteil; historische E-Mail-Daten, persönliche Kontakte/Adressbücher und persönliche Kalender werden ebenfalls nicht migriert (Fresh Start). Cloud-Komponenten sind nicht vorgesehen; die Lösung wird ausschließlich On-Premise betrieben.
Phasenstruktur (7 Phasen)
Phase 1 – Projektstart & Konzeption: Kick-off, Ist-Analyse (Tobit, AD, Netzwerk, Citrix, Mail-Gateway, Archiv, Monitoring, Backup), AD-Prüfung und -Bereinigung, Detailkonzept/Sizing, Terminplan bis 31.12.2026.
Phase 2 – Installation & Grundkonfiguration: AD-Vorbereitung, Installation Windows-/Exchange-Server, Aufbau DAG/Hochverfügbarkeit, Exchange-Grundkonfiguration.
Phase 3 – Integration: Anbindung Proxmox Mail Gateway, Archivsystem (Benno-Mailarchiv), DNS/Autodiscover, Load Balancer, Citrix/Outlook, Monitoring (Zabbix), Backup/Restore (OpenText Dataprotector), zentrale E-Mail-Signaturlösung.
Phase 4 – Benutzer & Postfächer: Einrichtung persönlicher Postfächer (ohne Altdaten), Shared Mailboxes, Ressourcenpostfächer; Pilotierung; Berechtigungen, Quotas, Postfachrichtlinien.
Phase 5 – Tests: Funktionstests, Hochverfügbarkeits-/Failover-Tests, Performance- und Lasttests, Integrations- und Abnahmetests inkl. Restore-Test.
Phase 6 – Cutover: Cutover-Vorbereitung, produktive Umschaltung von Tobit auf Exchange, Go-Live-Prüfung mit Rollback-Möglichkeit.
Phase 7 – Abschluss: Stabilisierung und Feinjustierung, vollständige technische Dokumentation (As-built, Betriebsleitfaden, Notfall-/Wiederanlaufhinweise), Wissenstransfer und Einweisung der Administratoren; Abschlussabnahme bis spätestens 31.01.2027.
Technische Kernanforderungen
Dokumentation, Wissenstransfer, Übergabe
Vollständige technische Dokumentation (As-built), Betriebsleitfaden für die Administratoren, Notfall- und Wiederanlaufhinweise sowie Wissenstransfer und Einweisung der eigenen Administratoren. Projektdurchführung in deutscher Sprache.
Ausdrücklich nicht Bestandteil
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlusskriterien / Mindestanforderungen
Alle nachfolgenden Punkte müssen vollständig erfüllt sein – Nichterfüllung führt zum Angebotsausschluss.
Allgemeine Eignungsnachweise
Zuschlagskriterium
Preis 100 % – Zuschlag erhält ausschließlich das wertbare Angebot mit dem niedrigsten Gesamtangebotspreis netto (gemäß Excel-Preisblatt). Qualitätskriterien werden nicht bepunktet. Voraussetzung für die Wertung ist die vollständige Erfüllung aller zwingenden Mindestanforderungen.
Bindefrist
Bindefrist endet am 06.11.2026 (21 Tage nach Ablauf der Angebotsfrist).
Vergleichbare Referenzprojekte zur Einführung/Migration/Betrieb einer Microsoft Exchange On-Premise-Umgebung vergleichbarer Komplexität (Exchange SE, hochverfügbar/DAG, VMware, Citrix, AD, Mail-Gateway, Backup, Monitoring)
je Referenz: Auftraggeber, Leistungsumfang, Zeitraum, Ansprechpartner (soweit zulässig); Eigenerklärung zur Eignung (124_LD)
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
Erfüllungsort
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