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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen und sonstigen Druckerverbrauchsmaterialien inkl. Bereitstellung eines Online-Shops für die Stadt Hamm.

Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung MünsterHamm, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Hamm schließt über die Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement der Stadt Münster eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen und sonstigen Druckerverbrauchsmaterialien (Originalprodukte sowie NewBuild-, Refill- und Rebuild-Produkte) ab. Der Auftragnehmer stellt zusätzlich einen kostenlosen, funktionsfähigen Online-Shop bereit, über den die rund 120 Anlieferungsstellen im Stadtgebiet bestellen können.

Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre (voraussichtlich 01.01.2027 bis 31.12.2030), das geschätzte Auftragsvolumen liegt bei 1.400.000 EUR netto. Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle; die Bezugsberechtigten umfassen die Dienststellen, Einrichtungen, Beteiligungen und sonstigen Kunden der Stadt Hamm.

Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW bis spätestens 22.09.2026, 07:30 Uhr. Es werden keine Nebenangebote zugelassen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 22. September 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Veröffentlichung21. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist10. Sep. 2026
Angebotsfrist22. Sep. 2026
Bindefrist22. Sep. – 18. Dez. 2026
Teststellungca. 23. Sep. – 30. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Festpreiszeitraum Originalprodukte1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Festpreiszeitraum vergleichbare Produkte1. Jan. – 31. Dez. 2027
Lieferfrist Einzelauftragca. 1. Jan. – 8. Jan. 2027
Mindestmängelhaftungca. 1. Jan. 2031 – 31. Dez. 2032bis 2032
Zahlungszielca. 1. Jan. – 31. Jan. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode3 Kriterien
  • Fachliche und technische Anforderungen – Online-Shop3000%

    Bewertung der Anforderungen an den vom Auftragnehmer bereitzustellenden webbasierten Online-Shop (Login, Suchfunktion, Produktdarstellung, Bestellung, Genehmigungsworkflow, Service, Fehlbestellung, Statistik, Stammdatenpflege, Sonstiges). Maximal 3.000 Leistungspunkte.

  • Fachliche und technische Anforderungen – Toner/Tinte/Verpackung/Service5000%

    Bewertung der Anforderungen an Tonerkartuschen, Tintenpatronen, Rücknahmesystem, Verpackung, Rückgabe defekter Produkte und sonstige Anforderungen. Maximal 5.000 Leistungspunkte.

  • Produkt-Teststellung2000%

    Praktische Prüfung der Druckqualität und Gebrauchstauglichkeit der angebotenen Tonerkartuschen und Tintenpatronen (Farbwiedergabe, Schärfe, Streifenbildung, Wischfestigkeit, Gesamteindruck u.a.). Gewichtung: Lexmark CS521dn = 80 × max. 10 = 800 Punkte, HP LaserJet Pro M201dw = 60 × 10 = 600 Punkte, HP OfficeJet Pro 6230 = 60 × 10 = 600 Punkte. Maximal 2.000 Leistungspunkte.

Erweiterte Richtwertmethode gemäß UfAB: Z = L / P (Z = Kennzahl, L = Gesamtsumme der erreichten Leistungspunkte, P = für die Wertung maßgeblicher Gesamtpreis in Euro). Schwankungsbereich 5% (Untergrenze = Kennzahl des führenden Angebotes × 0,95). Innerhalb der Führungsgruppe entscheidet die Gesamtsumme der Leistungspunkte.

KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen beschreiben die Erweiterte Richtwertmethode (UfAB) mit Gesamtleistungspunkten von max. 10.000 (8.000 fachliche/technische Anforderungen + 2.000 Teststellung) und der Formel Z=L/P; alle Kriterien und Oberpunkte sind vollständig angegeben, die Detailbewertung erfolgt tabellarisch in den Lastenheften.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Produkte und Lieferung

Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen und sonstigen Druckerverbrauchsmaterialien über die gesamte Vertragslaufzeit (01.01.2027 – 31.12.2030).Angeboten werden sowohl Originalprodukte der Gerätehersteller (HP, Brother, Epson, Kyocera, Canon, Lexmark) als auch Produkte vergleichbarer Art (NewBuild, Refill, Rebuild) für die in den Vergabeunterlagen bezeichneten Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte und sonstigen Ausgabegeräte.Lieferung frei Verwendungsstelle/Kostenstelle an die angegebenen Lieferanschriften (ca. 120 Anlieferungsstellen im Stadtgebiet Hamm). Lieferfrist: 7 Kalendertage nach Eingang des Einzelauftrags.Angebotspreise sind in Euro ohne Umsatzsteuer und inklusive aller Nebenkosten (Lieferung, Verpackung, Transport, Versand, Maut, Zoll) anzugeben.Festpreiszeitraum: 24 Monate ab Vertragsbeginn für Originalprodukte, 12 Monate ab Vertragsbeginn für NewBuild/Refill/Rebuild-Produkte.

Online-Shop (Pflicht-Bestandteil)

Der Auftragnehmer stellt während der gesamten Vertragslaufzeit unentgeltlich einen funktionsfähigen, webbasierten Online-Shop bereit. Wesentliche Funktionen:

Login mit Passworteingabe, verschlüsselte Übertragung; zentrale Admin-Kennung für die Zentrale Beschaffung.Verwaltung mehrerer Kostenstellen/Organisationseinheiten pro Benutzer; Suche u.a. nach Druckermodell, Artikelnummer, Produktnummer.Produktdarstellung mit Beschreibung, Herstellernummer, Nettopreis, Verfügbarkeit; optional Bilder, Kompatibilitätslisten.Bevorzugte Darstellung von Produkten gleichwertiger Art (statt Originale).Bestellprozess mit abweichender Lieferadresse, Notizfeld, Pflichtfeld Raum-/Zimmernummer (mind. 10 Zeichen, Buchstaben + Zahlen).4-Augen-Prinzip (Besteller + Genehmiger), mind. 2 alternative Besteller/Genehmiger je Kostenstelle; Genehmiger sieht Produkte, Einzelpreise, Gesamtpreis, Liefer-/Rechnungsadresse.Favoriten-/Merkliste, Online-Bestellstatus, proaktive Statusinformationen.Statistiken für Zentrale Beschaffung (Abrufe nach Einrichtung, OE, Datum, Artikel, Menge, Preis, Gesamtwert) sowie Eigenauswertungen je Kostenstelle; Stammdatenpflege ausschließlich durch Auftragnehmer.Einrichtung neuer Kostenstellen / Änderungen Stammdaten innerhalb 1 Werktag.Bereitstellung von bis zu 6 kostenlosen Testzugängen im Testzeitraum.Kein Marketing, keine Werbung, keine Newsletter; AGB werden nicht Vertragsbestandteil.

Produktqualität und Umweltanforderungen

Tonerkartuschen (Rebuild): Gebrauchte Kartuschen, fachgerecht aufbereitet nach DIN 33870-1/2 oder gleichwertigem Verfahren; Prüfungen zu Druckqualität, Funktionsfähigkeit und Tonerergiebigkeit. Tonerchip muss erforderliche Funktionen unterstützen, keine unzulässige Datenerfassung.Tintenpatronen (Refill): Wiederaufbereitet nach DIN 33871-1:2013-12 oder gleichwertig; Prüfung hinsichtlich Druckqualität und Ergiebigkeit.NewBuild-Produkte (Toner & Tinte): Neue Produkte von unabhängigem Hersteller, technisch geeignet.Hohe und gleichbleibende Druckqualität über die gesamte Gebrauchsdauer.Keine Gefahrstoffe gemäß EU-Richtlinie; Einhaltung REACH- und CLP-Verordnung.Blauer Engel DE-UZ 177 für aufbereitete Tonerkartuschen/Tintenpatronen (oder gleichwertig).Nachweis gesundheitliche Unbedenklichkeit (z.B. AMES-Test).Sicherheitsdatenblätter in deutscher Sprache.Funktion auch bei Recyclingpapier; keine verbotenen/beschränkten Farbstoffe oder Schwermetalle.Reklamationsquote > 5 % für Produkte vergleichbarer Art innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Monaten (identischer Produkttyp) gilt als erheblicher Qualitätsmangel.

Verpackung und Rücknahme

Einzelverpackung gegen Feuchtigkeit; Umverpackung mechanisch stabil (palettierfähig, Fallprüfung EN 2224, wiederverwendbar).Keine halogenhaltigen Kunststoffe in der Verpackung; Kennzeichnung gemäß Verpackungsverordnung; recyclingfähige Verpackung mit Angabe der Recyclinganteile.Kostenlose Rücknahme und Verwertung/Entsorgung gebrauchter Toner/Tintenpatronen.Bereitstellung von Sammelboxen in unterschiedlichen Größen (kostenlos); kostenlose Abholung an definierten Standorten.Rücknahmesystem zertifiziert nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig.Toner-Rückstände in staubdichten Behältern stofflich verwerten oder verbrennen.Kostenlose Rücknahme defekter Produkte; Reklamationsabwicklung per Gutschrift oder Ersatzlieferung (Entscheidung durch abrufende Stelle).RMA-Prozess: mehrere gleichartige oder unterschiedliche Artikel über eine RMA-Nr.; Rücksendeschein per Mail/Online-Shop; Zuteilung RMA-Nr. innerhalb 1 Werktag.

Kennzeichnung und Ausschluss

Originalkennzeichnung bei wiederaufbereiteten Produkten entfernen/unleserlich machen.Kennzeichnung als wiederaufbereitet mit: Hauptanwendungsbereich, Sicherheitshinweisen, Datum der Wiederaufbereitung.Umverpackung mit: Hersteller/Vertreiber, Typ/Modell, Farbe, Ergiebigkeit, Hinweis 'wiederaufbereitet'.Ausgeschlossen sind: gefälschte, manipulierte oder gebrauchte Originalprodukte; B-Ware; Demo-/Vorführprodukte; Grauware; Reimporte; OEM-Produkte; Produkte ohne nachvollziehbare Herkunft.

Reporting

Auswertungen zu abgerufenen und fakturierten Produkten sind innerhalb von 7 Kalendertagen bereitzustellen.Lieferscheine mit Mindestangaben: Bestellnummer, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge, Lieferdatum, Lieferstelle.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Ausschlussgründe (Eigenerklärung)

Eignungsleihe und Unteraufträge

Rechtsform und Verfahrensart

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: Nicht beziffert

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren

Wesentliche, mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbare Leistungen (Lieferung von Tonerkartuschen, Tintenpatronen, Druckerverbrauchsmaterialien, ggf. Online-Shop). Pflichtangaben pro Referenz: Geschäftsjahr/Vertragslaufzeit, Objektbeschreibung/Lieferort, Art der Leistung, Leistungsumfang, Auftragswert, Adresse des Auftraggebers, Ansprechpartner mit Telefonnummer.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 36%11+ · 34%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 38 erledigt
Pflichtformulare – Angebotsabgabe
Leistungs- und Preisunterlagen
Vertragspartner-Konstellation (falls zutreffend)
Produkt- und Qualitätsnachweise
Online-Shop-spezifische Unterlagen
Referenzen und Eignung
Teststellung (nach Aufforderung)
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Münster - Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Anschrift
48143 Münster
Ort
48143 Hamm
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.stadt-muenster.de/startseite ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
48143 Hamm
Nordrhein-Westfalen

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