Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird hier beschafft?
Die Stadt Pforzheim sucht einen Dienstleister, der die Papierakten des Jugend- und Sozialamts scannt und digital aufbereitet. Insgesamt geht es um rund 500 laufende Meter Akten mit etwa 4 Millionen beidseitig zu scannenden Blättern aus den Jahren 1970 bis 2026 (Sozialhilfe-, Eingliederungshilfe-, Betreuungs-, Wohngeld-, Vormundschafts- und HzE-Akten). Die Leistung umfasst Transport, Aufbereitung, Scannen mit OCR, Indizierung, Lieferung per SFTP, Aufbewahrung der Originale und schließlich datenschutzkonforme Vernichtung. Vertraglich angebunden ist der Auftrag an das Amt für Digitalisierung und IT der Stadt, die Leistung muss in enger Abstimmung mit diesem Amt erfolgen.
Was ist zu beachten?
Aufgrund der sensiblen Sozialdaten gelten strenge Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen (Verarbeitung nur in Deutschland, Auftragsverarbeitung nach DSGVO, TR-Resiscan-Anforderungen).Eigene Leistungserbringung ist Pflicht – Unterauftragnehmer sind ausgeschlossen.Angebote werden nach Qualität (50 %), Preis (30 %), Reaktionszeit (10 %) und Ausführungsdauer (10 %) bewertet.Verpflichtende Besichtigungstermine finden in KW 37–39 statt (Musterakt wird dort ausgegeben).
Abgabefrist: 21. September 2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 38 Tage bis zur Angebotsfrist — 21. September 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026 OKT DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ
Veröffentlichung
Besichtigungstermine
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Aufbewahrungsfrist Papieraktenbis 2028
Mängelbeseitigung
Meldung Sicherheitsvorfall
Nachprüfungsfrist
Ausführungsbeginn 1. Charge
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität7 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Angebotspreis (Wertungssumme), Maximalpunktzahl 10. Formel: (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis Bieter) × 10.
- Qualität50%
Bewertung des eingereichten Musterscans durch die Bewertungskommission des Auftraggebers. Maximalpunktzahl 20 (4 × 5). Bewertet werden insbesondere Erkennungsgenauigkeit, Vollständigkeit der Texterkennung und Durchsuchbarkeit der PDF-Datei.
- Reaktionszeit10%
Bereitstellung angefragter Akten in Stunden. Maximalpunktzahl 10. Skala: ≤4h=10, ≤8h=8, ≤12h=6, ≤24h=4, >24h=0 Punkte.
- Ausführungszeitraum10%
Umsetzungsdauer in Monaten. Maximalpunktzahl 10. Formel: (kürzeste Dauer / angebotene Dauer) × 10.
Preis: Punkte = (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis Bieter) × 10; Reaktionszeit: ≤4h=10, ≤8h=8, ≤12h=6, ≤24h=4, >24h=0 Punkte; Ausführungszeitraum: Punkte = (kürzeste Dauer / angebotene Dauer) × 10; Qualität: Bewertung Musterscan durch Bewertungskommission (sehr gut=5, gut=4, befriedigend=3, ausreichend=2, mangelhaft=1, ungenügend=0). Gesamtsumme = ∑ Punkte × Gewichtungsfaktor.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 30%, Qualität 50%, Reaktionszeit 10%, Ausführungszeitraum 10%) und Bewertungsformeln sind in der Wertungsmatrix vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Digitalisierung und Datenlieferung
Aktenbestand: ca. 500 laufende Meter (~4.000.000 Blatt, doppelseitig), Zeitraum 1970–2026Aktenarten: Sozialhilfe-, Eingliederungshilfe-, Betreuungs-, Wohngeld-, Vormundschafts-/Pflegschafts- und HzE-AktenAufbewahrungssysteme: Hängemappen, Stehordner, Badische Aktenheftung u. a.Arbeitsvorbereitung: Enthosung, Sortierung, Entfernen von Schutzhüllen, ZettelsicherungScannen: 300 dpi, Farbe, doppelseitigOCR: Volltexterkennung, durchsuchbares PDFDateiformat: PDF/A-2Indizierung: anhand vom Auftraggeber bereitgestellter csv-ReferenzdateiÜbermittlung: zweiwöchentlich per SFTP als ZIPNullserie: ca. 15 Akten zur Qualitätssicherung und finalen Scan-Einstellungen (nicht separat vergütet)Toleranz: Mengenabweichung ±20 % ohne Preisänderung; bei >20 % Nachverhandlung möglich; keine Mindestabnahmemenge garantiertZielsystem: Import in das bestehende Dokumentenmanagementsystem enaio (Optimal Systems, Version 11.10)
Logistik und Transport
Transport der Papierakten zwischen mehreren Standorten im Stadtgebiet Pforzheim und der ProduktionsstätteBereitstellung geeigneter Transportbehältnisse ab 2 Wochen vor der jeweiligen AbholungFester zweiwöchentlicher Abhol- und Lieferrhythmus
Aufbewahrung, Recherche und Vernichtung
Aufbewahrung der Papierakten nach digitaler Übermittlung für bis zu 6 Monate (Verlängerung in Abstimmung möglich)Recherche und Bereitstellung einzelner Akten während der Aufbewahrungsfrist: Anforderung bis 10:00 Uhr → Bereitstellung am nächsten WerktagTeils Rücklieferung von Papierakten nach FreigabeDatenschutzkonforme Vernichtung erst nach Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber, mindestens nach DIN 66399-1/2, Schutzklasse 3, Sicherheitsstufe P-4
Qualitätssicherung und Projektsteuerung
Stichprobenprüfung: mindestens 5 % der AktenMängelbeseitigung: innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Mitteilung, kostenfreiMeldung Sicherheitsvorfall: innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden (schriftlich)Projektleitung: Benennung eines Projektleiters, monatlicher Statusbericht, WorkshopsRecherche-Erreichbarkeit: Mo–Do 08:00–16:00, Fr 08:00–12:00 (telefonisch oder per E-Mail)
Datenschutz und IT-Sicherheit (Leistungsbezug)
Verarbeitung ausschließlich auf Systemen des Auftragnehmers innerhalb DeutschlandsServer zur Zwischenspeicherung und Übertragung müssen in Deutschland stehenAkten dürfen Deutschland nicht verlassenZwischenergebnisse nach Übertragung und Freigabe löschenAuftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließenMitwirkung am Verzeichnis von VerarbeitungstätigkeitenEinhaltung von DSGVO, BDSG, Landesdatenschutzgesetz Baden-WürttembergVerarbeitung von Sozialdaten nach § 67 ff. SGB X
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung – Ausschlussgründe
Keine Insolvenz oder vergleichbares VerfahrenKeine schweren Verfehlungen gemäß § 123 GWB (Straftaten wie Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel)Keine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB (z. B. Verstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, schwere berufliche Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, mangelhafte frühere Auftragsausführung)Keine Verurteilung wegen einschlägiger Verstöße in den letzten zwei JahrenKeine Verletzung der Zahlungspflichten bei Steuern, Abgaben oder SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der zuständigen BerufsgenossenschaftAb 30.000 € Auftragssumme: Abfrage beim Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt)
Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 Geschäftsjahren (Art vergleichbarer Leistungen)Verfügbarkeit erforderlicher ArbeitskräfteEintragung im Berufsregister (oder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht)Referenzen: mindestens 2 vergleichbare Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber aus den letzten 5 Geschäftsjahren (mind. 250 lfm oder 1 Mio. Seiten, mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO)
Technische und sicherheitsbezogene Anforderungen
TR-Resiscan-Zertifizierung oder Eigenerklärung zur Einhaltung BSI TR-03138 (Ausschlusskriterium)Sicherheitskonzept zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, Zugriffsschutz, Räumen und MitarbeiterverpflichtungenBestellter Datenschutzbeauftragter oder benannter AnsprechpartnerReaktionszeit für Bereitstellung angefragter Akten: maximal 24 Stunden (Ausschlusskriterium)Recherche-Erreichbarkeit: Mo–Do 08:00–16:00, Fr 08:00–12:00
Leistungserbringung und Unterauftragnehmer
Eigene Leistungserbringung verpflichtend für Transport, Lagerung, Aufbereitung, Digitalisierung, Datenverarbeitung, Qualitätssicherung und VernichtungEinsatz von Unterauftragnehmern, Nachunternehmern oder sonstigen Dritten ist ausgeschlossen
Sanktionsrechtliche Eignung
Bieter darf nicht zu den in Art. 5k Abs. 1 EU-VO 833/2014 genannten sanktionierten Personen/Unternehmen mit Russlandbezug gehören (auch nicht während der Vertragslaufzeit)Gleiches gilt für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % Auftragswert
Arbeits- und Mindestlohn
Verpflichtungserklärung Mindestlohn 1 (AEntG/LTMG AEG)Verpflichtungserklärung Mindestentgelt (MiLoG/LTMG MinEntgelt)Verpflichtung auf Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I) und Datenschutz für die eingesetzten Mitarbeitenden
Lieferkettensorgfaltspflichten
Eigenerklärung LkSG: keine rechtskräftig festgestellten Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz mit Geldbuße ≥ 175.000 € (Ausschluss bis 3 Jahre möglich)
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 5 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: mindestens 250 laufende Meter Akten ODER mindestens 1.000.000 gescannte Seiten
Vergleichbare Digitalisierungsprojekte öffentlicher Auftraggeber mit personenbezogenen oder besonders schützenswerten Daten nach Art. 9 DSGVO
Je Referenz: Objekt/Ort, Auftraggeber mit Anschrift, Leistungsbeschreibung, Ausführungszeitraum, Auftragswert, eigener Leistungsanteil, eingesetzte Mitarbeiter, Rolle (Haupt-/ARGE-Partner/Unterauftragnehmer). Auf Verlangen Ansprechpartner bei enger Wahl benennen. Außerdem Musterbeispiel einer gescannten Akte als Anlage.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 21%4–10 · 50%11+ · 29%
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Pforzheim, Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
75175 Pforzheim
Ort
75175 Pforzheim
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.pforzheim.de ↗Weitere Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
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