Ausschreibungen Schleswig-Holstein
All-in-One HR Lösung
AKN Eisenbahn GmbH24568 Kaltenkirchen, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die AKN Eisenbahn GmbH beschafft eine cloud-basierte HR-Software (SaaS) inkl. digitaler Personalakte. Die Lösung soll alle HR-Kernprozesse abdecken – von Personaladministration, Recruiting und Onboarding über Learning & Performance bis Vertragswesen und Personalakte – und wird per Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb (UVgO) vergeben.
Was zu tun ist
Teilnahmeantrag bis **04.09.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung24. Aug. 2026
Teilnahmefrist4. Sep. 2026
Einladungsfrist9. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist19. Sep. 2026
Angebotsfrist25. Sep. 2026
Bindefrist25. Sep. – 31. Okt. 2026
Ausführungsbeginnca. 1. Okt. – 31. Okt. 2026
Ausführungsende1. Apr. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis (Wertungssumme einschl. evtl. Wartungskosten)40%
Bewertung des Angebotspreises (Wertungssumme einschließlich eventueller Wartungskosten)
- Fachliche Anforderungen45%
Bewertung der fachlichen Eignung der angebotenen Lösung anhand des Anforderungsregisters (funktionale und nicht-funktionale Anforderungen wie Plattform, Schnittstellen, Module der digitalen Personalverwaltung, Datenschutz etc.)
- Implementierung & Migration10%
Bewertung des Implementierungs- und Migrationskonzepts einschließlich Projektplan, Datenübernahme, Tests, Schulungen und Go-Live-Support
- Service & Support5%
Bewertung des angebotenen Service- und Supportkonzepts (z.B. deutschsprachiger Kundenservice, Erreichbarkeit, Webinare)
KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien mit Gewichtung sind benannt (Preis 40%, Fachliche Anforderungen 45%, Implementierung & Migration 10%, Service & Support 5%), die konkrete Bewertungsformel bzw. Punktevergabe innerhalb der Kriterien (z.B. wie die 45% Fachliche Anforderungen oder 10% Implementierung intern bewertet werden) ist nicht aus den vorliegenden Unterlagen ersichtlich.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPlattform & Technologie
Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS)Verfügbarkeit ≥ 99,5 % (Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr)Mandantenfähigkeit, Skalierbarkeit, UpdatefähigkeitModulare, frei kombinierbare ArchitekturBrowser-basiert, ohne Installation; Einstellungen über GUI editierbarRollenbasierte Benutzerverwaltung (mind. Admin, Bearbeiter, Leser)Granulare Lese-/Schreibberechtigungen je Mitarbeiterrolle; Administratoren können Berechtigungen zuweisen/ entziehen
Schnittstellen & Integration
Eindeutige Zuordnung der Mitarbeitenden über PersonalnummerStandardisierte Integrationen (oder extern einrichtbare) mit:
• ADP Paisy
• Microsoft Entra ID
• Microsoft Teams
• Microsoft Exchange Calendar
• SAP ERP Produktionssystem
Automatisierte, ereignisgesteuerte HTTP-Push-Nachrichten (Echtzeit-Updates)
Mobile App
Native iOS- und Android-App als Bestandteil der Lösung
Reporting, Dashboards & KI
Standard- und frei konfigurierbare Berichte; Export in PDF, Excel u. a.KPI-Dashboards (rollenbasiert)HR-Kennzahlen: Personalstruktur, Altersstruktur, Fluktuation, KrankenstandRollenbasierte Dashboards für Führungskräfte (org-bezogene Kennzahlen)KI-gestützte Analysefunktionen (Auswertung, Auffälligkeitenerkennung, Handlungsempfehlungen)Entgelttransparenzanalysen (automatisiert, exportierbar)KI-Assistent für Personalabteilung, Mitarbeitende und Führungskräfte (z. B. FAQ, Report-Erstellung, HR-Prozesse)Einbindung unternehmensspezifischer Wissensquellen (ConSense, SharePoint, Intranet etc.)
Self-Service & Stammdaten
Employee-Self-Service-Portal für persönliche Dokumente, Bescheinigungen, personalrelevante UnterlagenZentrales Mitarbeitendenprofil (personen-, organisations- und unternehmensbezogene Daten)Rollenbasierte Ansichts-/BearbeitungsrechteFrei konfigurierbare, filter-/sortier-/exportierbare Listenansichten; dauerhafte SpeicherungMassenänderungen und Sammelaktionen für mehrere MitarbeitendeZeitgesteuerte Änderungen von Stammdaten
Workflow-Management
Delegations-/Vertretungsregelungen (zeitlich begrenzte Übertragung)Import von Stamm-, Organisations-, Bewegungsdaten & Dokumenten; automatische ZuordnungKalenderfunktion für Abwesenheiten; Outlook-SynchronisationWorkflow-Konfiguration ohne Programmierkenntnisse durch fachliche Administratoren
Onboarding / Offboarding
Standard- und frei konfigurierbare Onboarding-/Offboarding-Prozesse; pro Organisationseinheit, Funktion oder Beschäftigtengruppe variierbarAutomatische Erzeugung von Aufgaben-/Checklisten, Zuweisung und StatusüberwachungAutomatisierte Benachrichtigungen & E-Mail-Kommunikation (bearbeitbare Vorlagen)Workflow-gestützte Bereitstellung & Rückgabe von Arbeitsmitteln, IT-BerechtigungenAutomatische Erstellung, Übergabe und Ablage relevanter Dokumente
Recruiting & Bewerbermanagement
Multiposting auf definierte Stellenbörsen/Recruiting-PlattformenDigitale Unterstützung des gesamten Bewerbungsprozesses (von Bewerbung bis Einstellung)Automatisierte Zuordnung eingehender Bewerbungen zu StellenCV-Parsing; strukturierte Übernahme in BewerberprofileInterview-Prozess inkl. Terminplanung, Feedback, DokumentationTalentpool mit Such-/Filter-/WiedervorlagefunktionenGesamte Kommunikation (E-Mail-Vorlagen, Status-Infos, automatisierte Benachrichtigungen)Wirksamkeitsauswertung von Recruiting-Kampagnen; Zuordnung der HerkunftDSGVO-konforme Aufbewahrungs-/Löschfristen; automatisiertes Löschen/AnonymisierenKonfigurierbare Hiring-Manager-Rollen, Berechtigungen, Benachrichtigungen je StellenausschreibungPlanung virtueller & persönlicher Interviews; Kalenderintegration, Abstimmung, EinladungenKollaboration mehrerer Beteiligter (Feedback, Kommentare, rollenbasierte Freigaben)Konfigurierbare Recruiting-Pipeline (Phasen, Interviewarten, Bewertungsbögen)Individuell konfigurierbare BewerbungsformulareEinbindung individueller Datenschutzinformationen & EinwilligungenKonfigurierbare Vorlagen für Stellenausschreibungen (Administrator-editierbar)Zeitgesteuerter Versand von Bewerberkommunikation
Organisations- & Nachfolgeplanung
Zuordnung von Mitarbeitenden, Funktionen, Stellen, Planstellen zu Organisationseinheiten; ÄnderungsdarstellungVerwaltung von Organisationsstrukturen (Umorganisationen, Umbenennungen) mit NachvollziehbarkeitAutomatische Berücksichtigung organisatorischer Änderungen in abhängigen HR-Prozessen, Rollen-/Berechtigungskonzepten, Genehmigungsworkflows, BerichtenMehrstufige Genehmigungs-/Freigabeprozesse für neue Planstellen, Stellenänderungen, Aufhebungen
Learning & Performance Management
Verwaltung von Qualifikationen, Kompetenzen, Zertifikaten inkl. GültigkeitsdatenDigitale Unterstützung von Jahresgesprächen, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, EntwicklungsmaßnahmenZuordnung von Zertifikaten/Nachweisen zur digitalen PersonalakteAuswertungen zu Qualifikationen und Pflichtschulungen; Dokumentation der Teilnahme
Vertragswesen & Signaturservice
Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung personalwirtschaftlicher Verträge (Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Befristungen, Zusatzvereinbarungen, tarifvertragliche Regelungen)Pflege von Vertragsvorlagen ohne ProgrammierkenntnisseMehrstufige Genehmigungs-/FreigabeworkflowsÜbergabe an integrierten elektronischen SignaturprozessVollständiger Vertragslebenszyklus (Erstellung → Änderung → Verlängerung → Archivierung)Integrierter, eIDAS-konformer Signatur-Service (EES, FES, QES)Unterstützung mehrerer Unterzeichnender (frei definierbare Reihenfolge oder parallel)Automatische Erinnerungen an ausstehende Signaturen
Digitale Personalakte & BEM
Zentrale digitale PersonalakteRollen-/berechtigungsbasiertes Zugriffskonzept (Ansichts-, Bearbeitungs-, Freigaberechte)Protokollierung & Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf schützenswerte DokumenteVerwaltung von Qualifikationen, Zertifikaten, Tauglichkeitsgutachten; besonders geschützte Bereiche für medizinische DokumenteGesetzliche & unternehmensspezifische Aufbewahrungs-/Löschfristen; systemgestützte ÜberwachungVerwaltung von Schutzfristen (Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit, Familienpflegezeit) inkl. FristenüberwachungNebentätigkeits-GenehmigungsworkflowsAutomatische Erkennung von Jubiläen und personalrelevanten Ereignissen; Erinnerungen/FolgenmaßnahmenDokumentation arbeitsrechtlicher Maßnahmen (Abmahnungen, Versetzungen, Freistellungen)Verwaltung betrieblicher Nachweise, Bescheinigungen; Fristen-/GültigkeitsüberwachungIntegriertes Betriebliches Eingliederungsmanagement (Verfahren, Einladungen, Rückmeldungen, Protokolle, Maßnahmen, Wiedervorlagen, Abschluss)BEM-Dokumente & medizinische Unterlagen in besonders geschütztem Bereich der Personalakte; separates Rollen-/Berechtigungskonzept
Kompetenzmanagement (SMS)
Zuordnung von Qualifikationen zu Mitarbeitenden; Verwaltung von Bezeichnung, Gültigkeitsbeginn, -dauer, Ablaufdatum und frei definierbaren Eigenschaften
Nicht-funktionale Anforderungen / Implementierung
Gemeinsames Projektportal (Projektplan, Meilensteine, Aufgaben, Status-Updates)Migrationskonzept einschließlich DatenübernahmeQualitätssicherung durch Testszenarien an MeilensteinenSchulungskonzept sowie Durchführung von Anwender-/AdministratorenschulungenDeutschsprachiger Go-Live-SupportVollständige Erfüllung der DSGVO-AnforderungenAusschließliche Speicherung personenbezogener Daten innerhalb der EURegelmäßige externe Audits durch anerkannte Prüforganisation zur DSGVO-Konformität
Ort der Leistung & Projektrahmen
Leistungsort: 24568 Kaltenkirchen (AKN Eisenbahn GmbH, Rudolf-Diesel-Str. 2)Projektstart: Oktober 2026Fertigstellung: spätestens 01.04.2027Hinweis: Es handelt sich um eine einheitliche Vergabe ohne Losaufteilung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Nachweis durch Auszug aus dem Handels-/Berufsregister ODER Kopie der Gewerbeanmeldung ODER Nachweis der Eintragung in der Handwerksrolle/IHK ODER gleichwertiger Nachweis aus dem Herkunftsland
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung über Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gesamtumsatz und Umsatz im Tätigkeitsbereich)Nachweis einer den Leistungsbereich abdeckenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (oder Verpflichtungserklärung zum Abschluss im Zuschlagsfall)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Geeignete Referenzen über vergleichbare Leistungen in den letzten drei Kalenderjahren (mind. 3 Referenzen)Eigenerklärung über Ausstattung, Fahrzeuge, Geräte und technische Ausrüstung (oder verbindliche Zusage)Eigenerklärung über die jahresdurchschnittliche Anzahl der Arbeitskräfte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Referenzen – Detailanforderungen
Mindestens 3 vergleichbare Projekte aus den letzten 3 KalenderjahrenJe Referenz Pflichtangaben: Bezeichnung des Auftrags, Auftragswert, Eigenanteil, Ausführungszeitraum, Kontaktdaten des AuftraggebersAuf gesondertes Verlangen: Bescheinigungen über ordnungsgemäße Ausführung
Zwingende Eigenerklärungen (für alle Bieter)
Eigenerklärung zur Eignung (ausgefüllt, unterschrieben, gestempelt)Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Zuschlagsverbots nach Art. 5k EU-VO 2022/576 (Russland-Sanktionen) – Bieter und wesentliche Unterauftragnehmer (>10 % des Auftragswerts) dürfen keine russischen Bezüge aufweisenEigenerklärung zum Mindestlohn und zur Tariftreue (MiLoG, AEntG, Branchenmindestlöhne)Eigenerklärung AEntG / AufenthG / MiLoG / SchwarzArbG / LkSG (keine einschlägigen Verstöße/Bußgelder)Erklärung nach GWB (§§ 123, 124 GWB – keine Ausschlussgründe)
Hinweise zu Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmern
Bei Bietergemeinschaft: alle Pflichtunterlagen je MitgliedBei Eignungsleihe: VerpflichtungserklärungBei Nachunternehmern: Verpflichtungserklärung sowie Eigenerklärungen je bekanntem NUBei Konzernverbund: Erklärung zu Beherrschungsverhältnissen und Maßnahmen zur Sicherstellung des Geheimwettbewerbs
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 KalenderjahreVolumen: nicht spezifiziert
Geeignete Referenzen über die Ausführung vergleichbarer Leistungen (All-in-One HR-Lösung als SaaS)
Nachweis über Eigenerklärung zur Eignung; je Referenz: Bezeichnung, Auftragswert, Eigenanteil, Ausführungszeitraum, Kontaktdaten Auftraggeber; auf Verlangen Bescheinigung über ordnungsgemäße Ausführung
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
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Auftraggeber
AKN Eisenbahn GmbH
Ort
24568 Kaltenkirchen, Schleswig-Holstein
Kategorie
Schleswig-Holstein
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
24568 Kaltenkirchen
Schleswig-Holstein
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