Archiv- Digitalisierung des Fotobestands "Harry Heinig"

Stadt Forst (Lausitz), Die Bürgermeisterin, Fachbereich Bauverwaltung03149 Forst (Lausitz), BrandenburgVeröffentlicht: 25. September 2026

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung (UVgO) der Stadt Forst (Lausitz)

Die Stadt Forst (Lausitz) vergibt die Digitalisierung des historischen Fotobestands „Harry Heinig" aus dem Stadtarchiv. Ein Auftragnehmer soll rund 27.412 Kleinbild-Negative scannen und als hochwertige Master- und Nutzungsdateien liefern.

Das ist zu tun:

Abholung der Originale im Stadtarchiv (Cottbuser Str. 29 E, 03149 Forst)Scannen aller Negative mit 4000 dpi in TIFF (Master) und JPEG (Nutzung)Lieferung der Daten auf einer portablen FestplatteRücklieferung der Originale nach AbschlussFertigstellung bis spätestens 11.12.2026

Das wird gefordert:

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (idealerweise öffentliche Archive, 10.000+ Bilder)Nachweis einer BetriebshaftpflichtversicherungEigenerklärung zur EignungAngebotsabgabe bis 12.10.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ

Datum der Versendung24. Sep. 2026

Veröffentlichung25. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist6. Okt. 2026

Angebotsfrist12. Okt. 2026

Bindefrist12. Okt. – 27. Okt. 2026

Zuschlag27. Okt. 2026

Anlieferung28. Okt. 2026

Ausführungszeitraum28. Okt. – 11. Dez. 2026

Vertragsbeginn28. Okt. 2026

Vertragsende11. Dez. 2026

Datenaufbewahrung nach LieferungDatum offenMaximal 3 Monate nach Lieferung bis zur Empfangsbestätigung.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis (niedrigster Preis)100%
Wertung nach der nachgerechneten Wertungssumme (Angebotssumme unter Berücksichtigung von Nachlässen). Die Bekanntmachung nennt als Wertungsmethode den niedrigsten Preis.

KI-Hinweis: In VVB 631 Nr. 6 sind sowohl 'Zuschlagskriterium Preis' als auch 'Mehrere Zuschlagskriterien gemäß Formblatt' aufgeführt, ohne erkennbare Ankreuzung; das referenzierte Formblatt Zuschlagskriterien ist nicht enthalten, daher ist unklar, ob zusätzliche Kriterien mit Gewichtung gelten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Umfang

Was digitalisiert wird:

Rund 27.412 Kleinbild-Negative (24x36 mm Kleinbild und 18x24 mm Halbformat)Davon ca. 5.594 Farbnegative, ca. 803 Farb-Dias, der Rest Schwarzweiß (SW)Verpackt in 986 Fotohüllen in 13 Archivkassetten

Hinweis: Bildstreifen, die auf der Fotohülle mit einem „K" gekennzeichnet sind, sind von der Digitalisierung ausgeschlossen.

Ergebnis je Bild:

1 Master-Datei (Langzeitarchiv) im Format TIFF, 4.000 dpi, LZW-komprimiert1 Nutzungs-Datei (z. B. für Web/Präsentation) im Format JPEG, 4.000 dpi, Kompressionsstufe 90

Datei-Benennung (einheitlich):

`hh[5-stellige Ziffer]_[2-stellige Bildnummer].tif` bzw. `.jpg`

Beispiel: `hh00001_01.tif`

Technische Anforderungen

Master-Datei (TIFF):

Auflösung: 4.000 dpiKomprimierung: LZWSchwarzweiß: 16 Bit pro Graustufe, mit umlaufendem RandFarbe: 48 Bit pro RGB, mit umlaufendem Rand

Nutzungs-Datei (JPEG):

Auflösung: 4.000 dpiKomprimierung: Kompressionsstufe 90Schwarzweiß: 8 Bit pro GraustufeFarbe: 24 Bit pro RGB

Qualitätsstandards:

Die DFG-Praxisregeln „Digitalisierung" sind zu berücksichtigen.

Logistik und Erfüllungsort

Abholung der Originale:

Die Negative werden vom Auftragnehmer im Stadtarchiv Forst (Lausitz), Cottbuser Str. 29 E, 03149 Forst (Lausitz) abgeholt.

Rücklieferung der Originale:

Nach Abschluss der Digitalisierung sind die Originale an das Stadtarchiv zurückzuliefern.

Lieferung der digitalen Daten:

Übergabe auf einer portablen Festplatte.Der Auftragnehmer darf die Daten bis zur Empfangsbestätigung durch den Auftraggeber aufbewahren, maximal 3 Monate nach Lieferung.

Ausführungszeitraum:

Beginn: ab Zuschlag (voraussichtlich 27.10.2026)Ende: 11.12.2026 (Punkttermin)

Was nicht zum Leistungsumfang gehört

Nebenangebote sind nicht zugelassenBildstreifen mit „K"-Kennzeichnung auf der Fotohülle sind von der Digitalisierung ausgeschlossen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Was nachzuweisen ist:

Umsatzzahlen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gesamtumsatz sowie ggf. umsatzbezogen auf die ausgeschriebene Dienstleistung)Bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit laufender Deckung (Dritterklärung)Ab Auftragssumme > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister (wird vom Auftraggeber angefordert)Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts bzw. Bescheinigung in Steuersachen (auf Verlangen)Geordnete finanzielle Verhältnisse: keine laufenden Insolvenzverfahren oder Liquidation

Technische und berufliche Eignung

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (nicht älter als 5 Jahre):

Bevorzugt: Projekte für öffentliche Archive im Sinne des Bundes- oder eines LandesarchivgesetzesBevorzugt: Mengenrahmen von ≥ 10.000 digitalisierten Bildern je ReferenzJe Referenz sind anzugeben: Projektbezeichnung, Kurzbeschreibung der Leistung, Auftraggeber (Name und Kontaktdaten), Leistungszeitraum (Beginn/Abschluss), ggf. AuftragswertNachweisform: Eigenerklärung des Bieters oder Bestätigung durch frühere Auftraggeber

Personalübersicht:

Gesamtzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten 3 Jahre (aufgeschlüsselt nach relevanten Tätigkeitsbereichen)Qualifikationen und Erfahrungen der direkt an der Leistung beteiligten Mitarbeiter (z. B. Zertifikate, Zeugnisse)Namentliche Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen (mit beruflicher Qualifikation)

Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten muss dargelegt werden.

Persönliche Eignung / Ausschlussgründe

Folgende Erklärungen sind abzugeben (Eigenerklärung Formblatt VVB 124_LD):

Keine schweren Verfehlungen gemäß § 123 GWBKeine Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB (bzw. Selbstreinigung möglich)Keine Verurteilung wegen Straftaten/Vorschriftenverstößen in den letzten 2 Jahren (z. B. Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €)Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Abgabenpflichten sowie SozialversicherungsbeiträgeMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftEintragung im Berufsregister (sofern pflichtmäßig)Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die ausgeschriebene Leistung

Formale Anforderungen

Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt VVB 124_LD) oder Nachweis der Präqualifikation (PQ)Vereinbarung Mindestanforderungen nach Brandenburgischem Vergabegesetz (BrbVergG)Elektronische Angebotsabgabe in Textform, vorzugsweise als elektronischer Katalog (mit Signatur/elektronischem Siegel)Nennung der Unterauftragnehmer bereits bei Angebotsabgabe (falls relevant)Nebenangebote sind nicht zugelassen

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre (bevorzugt: letzte 3 Jahre)Volumen: bevorzugt jeweils ≥ 10.000 digitalisierte Bilder

Vergleichbare Referenzen über Digitalisierungsleistungen für Archive

Bevorzugt öffentliche Archive im Sinne des Bundes- oder eines Landesarchivgesetzes; je Referenz: Projektbezeichnung, Art der Leistung, Ansprechpartner, Auftragssumme, Ausführungszeitraum. Form: Eigenerklärung oder Bestätigung durch früheren Auftraggeber.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.