Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Auslagerung des Aktenbestandes des Archivs HZ6
Präsident des Oberlandesgerichts Köln, Zentrale VergabestelleKöln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Amtsgericht Köln lagert während einer Sanierung des Archivraums HZ6 rund 100.000 Grundbuchakten extern aus. Der Auftraggeber ist der Präsident des Oberlandesgerichts Köln (Zentrale Vergabestelle).
Was wird gesucht?
Ein Dienstleister, der die Akten abholt, sicher einlagert, verwaltet und nach der Sanierung wieder zurückbringt.
Eckdaten
Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung nach UVgOVergabe-Nr.: 2026_10_29_OLGK/0116/26Lose: keine (ein Verfahren)Ausführungsort: 50670 Köln, Justizgebäude ReichenspergerplatzNebenangebote: nicht zugelassenZuschlag: auf das wirtschaftlichste Angebot (Preis 70 Punkte, Durchführungskonzept 30 Punkte)
Wichtig für Bieter
Eine Ortsbegehung ist Pflicht und ein Ausschlusskriterium.Die Angebotsfrist endet am 04.12.2026.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Bezugszeitraum Umsatzca. 1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Stichtag Mitarbeiterzahl1. Juli 2026
Veröffentlichung3. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist20. Nov. 2026
Angebotsfrist4. Dez. 2026
Bindefrist4. Dez. – 23. Dez. 2026
BZR-Auszüge vorlegenca. 1. Jan. 2027
Auslagerungca. 1. Feb. – 1. März 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Feb. 2027 – 31. März 2028bis 2028
Rücklagerungca. 1. Okt. 2027 – 31. März 2028bis 2028
OrtsbegehungDatum offenPflichtbegehung vor der Angebotserstellung, Termin nach Abstimmung über den Vergabemarktplatz; Besichtigungsbescheinigung ist beizulegen.
HaftpflichtnachweisDatum offen1 Woche nach Auftragserteilung, falls mit dem Angebot nur schriftlich zugesichert.
Terminmitteilung RücklagerungDatum offenDer Auftraggeber teilt den Rücklagerungstermin 6 Wochen vorher mit; konkretes Datum steht noch nicht fest.
Abstimmung Chargen RücklagerungDatum offen2 Monate vor der Rücklagerung sind Chargen und Anlieferung abzustimmen.
AktenbereitstellungDatum offenAnforderungen bis 16:00 Uhr an Werktagen werden binnen 2 Werktagen bereitgestellt.
ZuschlagsbestätigungDatum offenBestätigung des Zuschlags innerhalb von 14 Kalendertagen nach Absendung der Vergabeentscheidung.
SicherheitsleistungDatum offenNur falls vereinbart: Erbringung innerhalb von 18 Werktagen nach Vertragsschluss.
ZahlungsfristDatum offenZahlung innerhalb von 1 Monat nach Eingang der prüfbaren Rechnung, falls nichts anderes vereinbart ist.
Rückzahlung ÜberzahlungDatum offenRückzahlung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang des Rückforderungsschreibens.
Mitteilung Mehrkosten ErsatzvornahmeDatum offenMehrkosten sind innerhalb von 3 Monaten nach Abrechnung mit dem Dritten mitzuteilen.
Gütliche EinigungDatum offenBei Meinungsverschiedenheiten soll möglichst innerhalb von 2 Monaten eine gütliche Einigung angestrebt werden.
Kündigung bei BehinderungDatum offenKündigungsmöglichkeit 30 Tage nach 3 Monaten andauernder Behinderung ab Zugang der Anzeige.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Preis70%
Angebotspreis pro Auslagerung bzw. Rücklagerung gemäß Anlage 1 (Preisblatt); niedrigster Preis erhält volle Punktzahl, übrige Angebote werden nach Formel bewertet.
- Durchführungskonzept30%
Bewertung der Qualität des Durchführungskonzepts (Grobplanung, Personalbedarf, Fahrzeuge, Technik, Verpackungsmaterial, Qualifikation des Personals, Qualität des Equipments, Sicherheitskonzept). Mindestens 10 von 30 Punkten erforderlich; Bewertungsskala 0-9, 10-19, 20-30 Punkte.
Punktzahl des Bieters = (Niedrigster Preis / Preis des Bieters) x 70 Punkte
KI-Hinweis: Preis (70 Punkte) und Durchführungskonzept (30 Punkte, Mindestpunktzahl 10) sind in Abschnitt IV.13 der Leistungsbeschreibung eindeutig festgelegt; die Gesamtmaximalpunktzahl beträgt 100.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAuslagerung und Ersteinlagerung
Akten in geeignete Leerkartonagen verpackenErfassung beim Abtransport und Bestandsliste mit Protokoll erstellen, vom Auftraggeber-Protokoll ausgehend und vom Auftragnehmer bestätigtAbtransport und Abschluss der Auslagerung in maximal 4 Wochen ab BeginnEinzelerfassung jeder Akte, Zuordnung zu einem festen Lagerplatz und Sortierung nach Gemarkung und aufsteigender BlattnummerDigitale Erfassung der einzelnen Akten ist Bestandteil der Auslagerung
Archivbewirtschaftung
Bestände erfassen und verwaltenAkten temporär herausgeben und zurücknehmen, an allen Werktagen Montag bis FreitagBereitstellung innerhalb von 2 Werktagen nach Anforderung (Eingang bis 16:00 Uhr)Online-Portal für Bestandseinsicht und Aktenanforderungen bereitstellenMit rund 3.000 Aktenanforderungen ist zu rechnen (laut Preisblatt)
Rücklagerung und Rückführung
Akten in Chargen zur Lieferadresse zurückführen, in der ursprünglichen SortierungRücksortierung in die Archivräume übernimmt der AuftraggeberTermin wird 6 Wochen vorher mitgeteilt, Chargen und Anlieferung werden 2 Monate vorher abgestimmtZeitraum: frühestens 4. Quartal 2027, spätestens 1. Quartal 2028
Lagerstandort, Sicherheit und Pflichten
Gesicherte Archive mit den in Ziffer IV.7.2 der Leistungsbeschreibung genannten SicherheitsmerkmalenRelevante Daten in einem Rechenzentrum in DeutschlandPkw-Fahrzeit von der Leistungsadresse zur Lagerstätte maximal 45 MinutenSchonende Behandlung der Papierakten, keine eigenmächtige ReparaturSchäden per E-Mail meldenBereitstellung von Schutzvorrichtungen an Haupttransportwegen und deren rückstandsfreie Entfernung nach dem UmzugMiete der Archivflächen fällt monatlich an (Menge laut Preisblatt: 12 Monate)
Umfang und Eckdaten
Regalanlage mit ca. 9.309 Fächern, durchschnittlich 11 Akten je Fach, Gesamtbestand ca. 100.000 AktenAuslagerung voraussichtlich ab Februar 2027Leistungsadresse: Oberlandesgericht Köln, Reichenspergerplatz 1, 50670 KölnKein Leistungsverzeichnis, Preise werden über das Preisblatt (Anlage 1) abgefragt
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mehrjährige Tätigkeit und einschlägige Erfahrung in Aktenauslagerung und ArchivierungMindestens zwei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei JahrenQualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9001 oder gleichwertig, Nachweis beifügenArbeitsprozesse in Sicherheitsarchiven nach DIN ISO 27001 und DIN 11799 zertifiziert, Nachweise beifügen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angaben und Unterlagen gemäß Anlage 3Umsatzangaben netto für 2023, 2024 und 2025: Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren LeistungenBetriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 EUR je Schadensfall für Personenschäden und 1.500.000 EUR je Schadensfall für Sachschäden
Weitere Anforderungen an Bieter
Vorherige Ortsbegehung der Liegenschaft ist zwingend, Besichtigungsbescheinigung erforderlich (Ausschlusskriterium)Lagerstandort muss die Sicherheitsanforderungen aus Ziffer IV.7.2 erfüllen, sonst AusschlussMitarbeiter ohne Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis und mit Datenschutzverpflichtung für ArchivzutrittUnvollständige Angebote werden von der Wertung ausgeschlossen
Ausschlussgründe
Zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB und fakultative nach § 124 GWB, zu bestätigen mit Formular 521Bietergemeinschaften müssen die Eignungskriterien insgesamt erfüllen
Eignung durch Dritte (optional)
Eignungsleihe durch andere Unternehmen ist nach § 34 UVgO möglich (Formular 534a bzw. 534b)Der Eignungsleiher haftet im Auftragsfall gemeinsam mit dem Bieter
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht angegeben
Mindestens zwei vergleichbare Referenzen im Bereich Aktenauslagerung sowie Archivierung
Angabe in der Eigenerklärung Bieterdarstellung und Referenzen (Anlage 2). Werden die Referenzen nicht nachgewiesen, erfolgt Ausschluss.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 84%4–10 · 15%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 32 erledigt
Fristen und Einreichung
Angebot und Preis
Eignungsnachweise
Erklärungen und Formales
Nur falls zutreffend
Nach Zuschlag
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Präsident des Oberlandesgerichts Köln, Zentrale Vergabestelle
Anschrift
50670 Köln
Ort
50670 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
50670 Köln
Nordrhein-Westfalen
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