Ausschreibung von Beratungsleistungen zur Durchführung einer analytischen Personalbedarfsermittlung sowie Konzeption und Umsetzung eines jährlichen Fortschreibungsverfahrens

Beratungs-, Analyse- und Umsetzungsleistungen für eine prozessbasierte, analytische Personalbedarfsermittlung (PBE) als Gesamterhebung bei der BGN.

Der Auftragnehmer unterstützt die BGN auf einer methodisch nachvollziehbaren, dokumentierten und fortschreibungsfähigen Grundlage und baut dabei auf vorhandene fachliche Vorarbeiten, Aufgabenkataloge, Stellentypen, Parameter sowie IT-gestützte PBE-Strukturen (ibo-ALEA, SAP OM) und Entscheidungen der Hauptgeschäftsführung auf.

Das Ergebnis ist ein Gutachten für die Hauptgeschäftsführung, das den Anforderungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAS) entspricht und die Ergebnisse der PBE-Prävention sowie der PBE-IT integriert.

Die Leistung ist in 7 Phasen gegliedert, die mit Meilensteinen hinterlegt sind:

Gesamtprojekt-Abschluss: 31.12.2028.

Einrichtung des Vorprojekts, Erstellung eines Projektstrukturplans, Klärung von Rollen und Kommunikationswegen.

Sichtung der bestehenden PBE-IT- und PBE-Prävention-Ergebnisse.

Festlegung der Mitwirkungsleistungen, die die BGN selbst erbringt.

Aufnahme und Konsolidierung der vorhandenen Aufgabenkataloge, Prozessstrukturen, Stellentypen und Parameter.

Kritische Betrachtung der Referate und Stabsstellen.

Analyse der bestehenden Software-Landschaft: ibo-ALEA, SAP OM und deren Schnittstellen.

Prozessbasierte Gesamterhebung gemäß § 69 Abs. 6 SGB IV unter Nutzung von ibo-ALEA.

Erhebung in den Fachbereichen, Referaten und Stabsstellen (ohne intensive Erhebung im Präventionsbereich).

Erstellung eines Gutachtens für die Hauptgeschäftsführung, das die BAS-Anforderungen erfüllt.

Integration der PBE-Prävention- und PBE-IT-Ergebnisse.

Konzeption eines jährlichen Fortschreibungsverfahrens auf Stellentypbasis.

Einbindung des KVP-Verfahrens (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Verfahrensbeschreibung mit Rollen und Datenflüssen.

Praxistauglichkeitsprüfung des Fortschreibungsverfahrens.

Validierung der Datenstruktur und der Softwareunterstützung.

Übergabe der Grundlagen für die spätere Linienarbeit.

Analyse der bestehenden Prozesse zur Personalbewirtschaftung und Personalhaushaltsplanung.

Soll-Definition und Prozessbeschreibung als Ergebnis.

Hauptverwaltung der BGN in Mannheim, Dynamostraße 7-11, 68165 Mannheim.

Erhebungen an 7 BGN-Standorten in Präsenz oder hybrid: Mannheim, München, Mainz, Dortmund, Hannover, Berlin, Erfurt.

Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen (z.B. rechtskräftige Verurteilungen, Nichtzahlung von Steuern/Sozialabgaben).

Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen (z.B. schwere Verfehlungen, Verstöße gegen arbeits-/umweltrechtliche Pflichten, Zahlungsunfähigkeit, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen).

Erklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG), des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AentG) und des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (SchwarzarbG) – jeweils keine Verstöße in den letzten 2 Jahren.

Eigenerklärung zur Einhaltung der Russland-Sanktionen (EU-Vorgaben), auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10% Auftragswert.

Eintrag im Berufs- oder Handelsregister (Nachweis nicht älter als 6 Monate ab Angebotsfrist).

Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft mit Mitgliedsnummer (oder Erklärung, dass keine Pflichtmitgliedschaft besteht).

Nachweis der ordnungsgemäßen Abführung der Krankenversicherungsbeiträge (Unbedenklichkeitserklärung).

Eigenerklärung zur Unternehmensdarstellung mit Angabe der Gesamtumsätze und der Mitarbeiteranzahl der letzten 3 Geschäftsjahre.

Eigenerklärung zu den vorgesehenen Projektmitarbeitern.

Nachweis, dass das Bieterteam die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf C2-Niveau beherrscht.

Nachweis der Nutzungsmöglichkeit der Software ibo-ALEA (Ausschlusskriterium).

Nachweisliche Erfahrung mit mindestens 3 PBE-Fortschreibungsverfahren – entsprechende Nachweise sind mit dem Angebot einzureichen (Ausschlusskriterium).

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (nicht älter als 6 Monate) mit Mindestdeckungssummen:

Alternativ Zusicherung, die Versicherung bis zur Auftragserteilung abzuschließen.

Eigenerklärung Referenzprojekt und Erfahrung mit 1 nachprüfbaren, vergleichbaren Referenzprojekt aus den letzten 5 Jahren (Qualitätswertung 20%).

Bewertung der Vergleichbarkeit nach Wertungsmatrix (siehe reference_projects).

Eigenerklärung Datenschutz und Bereitschaft, ggf. eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß § 28 DSGVO abzuschließen.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu unterzeichnen.

Hauptangebote: nur 1 zugelassen. Nebenangebote: nicht zugelassen.

Bei Bietergemeinschaften: alle Mitglieder und bevollmächtigter Vertreter benennen.

Bei Eignungsleihe (§ 47 VgV): Unternehmen mit erfüllten Eignungsanforderungen benennen.