Ausschreibung zum Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung, Installation und Wartung von WLAN-Netzkomponenten für die Schulen der Stadt Köln

Die Rahmenvereinbarung umfasst die Lieferung, Montage beziehungsweise Installation und Wartung von WLAN-Komponenten sowie WLAN-Ausleuchtungen für die Schulen der Stadt Köln. Vorgesehen sind bis zu 180 Schulen insgesamt und bis zu 80 Schulen pro Jahr. Alternativ kann eine Teilausrüstung einer höheren Anzahl von Schulen erfolgen. Gegebenenfalls notwendige Ergänzungsbedarfe der Schulen sind abgedeckt. Bedarfsdeckung erfolgt über projektbezogene Einzelaufträge.

Zu liefern sind unter anderem HPE-Aruba-Accesspoints für Innen- und Außenbereiche, passende PoE-Injektoren und Netzteile, Befestigungsmaterial einschließlich Wandhalterungen, ein WLAN-Managementsystem mit Appliance und Lizenzen sowie Verlängerungslizenzen für vorhandene Aruba-Accesspoints der 500er-Serie.

Die Direktlieferung erfolgt kosten- und verpackungsfrei an die Schulen. Verpackungsmaterial ist am Lieferort abzuholen und zu entsorgen. Die Lieferung erfolgt innerhalb von 8 bis 14 Tagen nach Auftragserteilung. Defekte Komponenten werden frachtfrei innerhalb von 10 Tagen an den vom Auftraggeber benannten Standort ersetzt. Aktuelle Firmware, Patches, Updates und Upgrades werden bereitgestellt.

Das Preisblatt enthält zur Preisfindung 90 Site Surveys der Größe klein, 50 der Größe mittel, 30 der Größe groß und 10 der Größe sehr groß, 100 Small-Accesspoints, 6.600 Medium-Accesspoints, 100 Outdoor-Accesspoints, eine Management-Appliance, 6.800 Accesspoint-Lizenzen sowie 4.000 Verlängerungslizenzen für vorhandene 500er-Accesspoints.

Die Ausleuchtung umfasst Messungen und Dokumentation für ganze Schulgebäude oder Gebäudeteile. Aus den bereitgestellten PDF-Gebäudeplänen wird bei Bedarf ein einfacher schematischer Gebäudeplan erstellt. Die Leistung umfasst die Vorplanung möglicher Accesspoint-Positionen, Funkfeldmessung, Störscan, Kanalplanung und gegebenenfalls die Prüfung dynamischer Sendeleistungsanpassung. Die Dokumentation erfolgt je Messpunkt und Frequenzband.

Vorgesehen sind mindestens 54 Mbit/s am Rand der Funkzelle, eine Mindestsignalstärke von -65 dBm und ein SNR von 20 dB. PoE nach IEEE 802.3af ist zu berücksichtigen; alternativ sind PoE-Injektoren einzusetzen. Accesspoints sind möglichst über ein Patchkabel von maximal drei Metern an vorhandenen Datendosen anzuschließen.

Die sachgerechte Montage erfolgt nach Herstellervorgabe. Dabei wird die abgestimmte Konfiguration aufgespielt und der Accesspoint an Datennetzwerk und Stromversorgung angeschlossen. Erforderlich sind ein RJ45-Cat6a-S/FTP-Patchkabel von maximal drei Metern und ein passender Leitungsführungskanal.

Nach der Montage erfolgt eine WLAN-Nachmessung mit Abdeckung, Kanalwahl, Sendeleistung, Roaming und Bandbreitenprüfung. Die Funktionsprüfung umfasst einen erfolgreichen Ping eines Testclients zum zentralen Schulserver. Anschließend werden die Geräte inventarisiert, beschriftet und mit ihren IP-Adressen dokumentiert; Geräte werden gereinigt und entsorgt.

Für Gebäude mit Baubeginn vor dem 31.10.1993 oder unklarem Baubeginn ist eine optionale Montageposition nach DGUV BT-30 vorgesehen. Bohrarbeiten müssen emissionsarm nach DGUV BT-30 und TRGS 519 erfolgen.

Das Managementsystem wird als Appliance- oder Komplettlösung einschließlich Server geliefert und installiert. Es ist mandantenfähig; grundsätzlich erhält jede Schule einen eigenen Mandanten. Es muss mindestens 8.000 Accesspoints verwalten und später auf 15.000 Accesspoints erweiterbar sein. Zu den Funktionen gehören Konfigurationsverwaltung und -übernahme, Firmwareverteilung und Inventarisierung. Hardware-, Software- und Wartungsleistungen für das Managementsystem umfassen fünf Jahre.

Die Komponenten müssen sich in die bestehenden, überwiegend HPE-Aruba-basierten Installationen integrieren lassen. Neue Gebäude und Trakte können ohne vollständigen Austausch vorhandener Anbindungen ergänzt werden. Für die geplante Integration in die zentrale Netzwerküberwachung Icinga 2 sind herstellerspezifische MIB-Dateien bereitzustellen.

Die Wartung umfasst die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft, vorbeugende Maßnahmen, die Aktualisierung hardwarenaher Software und die Bereitstellung von Ersatzteilen sowie Ersatzhardware. Störungen werden über eine telefonische oder webbasierte Hotline und ein Ticketsystem angenommen und bearbeitet. Die Instandhaltungsleistungen werden dokumentiert.

Die Gewährleistung für gelieferte Komponenten beträgt zwei Jahre. Defekte Geräte werden während dieser Zeit kostenlos ersetzt. Nach Ablauf der Gewährleistung wird die Wartung mit denselben Leistungen ohne zusätzliches Entgelt fortgeführt. Patches, Upgrades und Updates werden kostenfrei bereitgestellt.

Die Abwicklung erfolgt online über die E-Procurement-Plattform cMarket. Der Lieferprozess von Bestellung bis Abnahme wird tagesaktuell und nachvollziehbar geführt. Detailinformationen zu Ausstattung, Varianten, Konfiguration, Preis und Verfügbarkeitstermin werden bereitgestellt; Bestellungen müssen Abrufbezeichnungen und CMDB-IDs zugeordnet werden können. Bestell-, Liefer- und Rechnungsübersichten werden online und als Excel-Datei bereitgestellt. Gewährleistungs- und Wartungsansprüche können in einem Portal angemeldet und dauerhaft dokumentiert werden.

Nach Zuschlag werden die ausgeschriebenen Produkte während der Vertragslaufzeit in cMarket bereitgestellt und die Artikeldaten nach BMEcat 1.2 übermittelt.

Als optionale Bedarfsposition ist eine einwöchige Inhouse-Schulung für bis zu fünf Personen vorgesehen. Sie vermittelt Grundlagen des WLANs, den Umgang mit Technik und Managementsystem, die Komponentenkonfiguration sowie herstellerspezifische Einstellungen. Die Schulungsunterlagen werden in deutscher Sprache bereitgestellt.

Erforderlich sind eine aktuelle Bankerklärung zur Darstellung der finanziellen und Liquiditätslage, ein nicht älter als sechs Monate alter Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister sowie der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 Euro Deckung je Schadensfall. Der Versicherungsnachweis darf bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate sein.

Der Bieter muss seinen Gesamtumsatz sowie seinen Umsatz in Deutschland im Bereich der Ausschreibung für die letzten drei Geschäftsjahre angeben.

Es sind zwei Vergleichsprojekte aus den vergangenen drei Jahren nachzuweisen. Beide müssen Lieferungs-, Installations- und Serviceverträge betreffen, ein Auftragsvolumen von mindestens 1.000.000 Euro netto aufweisen und die Nutzung der angebotenen Komponenten in mehr als 30 Schulen im Stadtgebiet des Referenzgebers belegen. Die vollständige Kontaktangabe und eine auskunftsbereite Ansprechperson beim Referenzkunden sind anzugeben. Jede Darstellung ist auf maximal einer DIN-A4-Seite zu beschränken.

Der Bieter bestätigt die Eintragung im für die Leistung maßgeblichen Register, erklärt den zutreffenden strafrechtlichen und insolvenzbezogenen Status und erklärt, dass keine weiteren Ausschlussgründe vorliegen. Bei einer Bietergemeinschaft müssen alle Mitglieder Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit selbst nachweisen und die gemeinsame Haftung bestätigen. Ein Ausschlussgrund bei einem Mitglied führt zum Ausschluss der gesamten Bietergemeinschaft.

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind anhand der WLAN Schulen Checkliste TOM darzulegen. Erforderlich sind unter anderem ein Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO 27001 oder BSI-IT-Grundschutz, ein Datenschutzmanagementkonzept, eine Software Bill of Materials, geregelte Software-Lifecycle- und Update-Prozesse sowie regelmäßige Wirksamkeitskontrollen. Sub-Dienstleister und Fernwartungsdienstleister sind mit ihren Standorten, Aufgaben, Verträgen und technischen Schutzmaßnahmen zu dokumentieren. Der Einsatz von KI-Systemen ist anzugeben und hinsichtlich Transparenz, Verfolgbarkeit, Zweckbindung und technischer Geschlossenheit zu erläutern.

Der Auftragnehmer muss einen Datenschutzbeauftragten benennen und die Erbringungsorte der Verarbeitung personenbezogener Daten erklären. Unterauftragsverarbeitung ist grundsätzlich nur nach vorheriger Zustimmung zulässig.

Die angebotenen Komponenten müssen die geforderten technischen Mindestanforderungen bereits bei Angebotsabgabe erfüllen. Das Managementsystem muss mandantenfähig, für mindestens 8.000 und später 15.000 Accesspoints geeignet und fünf Jahre durch Hardware-, Software- und Wartungsleistungen abgesichert sein. Erforderliche Zertifizierungen, herstellerspezifische Dokumentation, MIB-Dateien und Inventarisierungsdaten sind bereitzustellen. Nicht unterstützte Merkmale sind ausdrücklich zu kennzeichnen.

Für Support- und Vor-Ort-Leistungen ist qualifiziertes Personal einzusetzen. Die Serviceorganisation ist im Serviceformular darzulegen, insbesondere Zahl der Servicetechniker, Standortnähe, Erreichbarkeit, Störungsprozess, Servicecall-Auswertung und Kontaktpersonen. Unterauftragnehmer müssen fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig sein. Ihr Einsatz ist im Angebot zu benennen; bei nicht benannten Unternehmen ist die vorherige Zustimmung erforderlich.

Die geforderten Erklärungen zu städtischen Dienstanweisungen, cMarket, Sanktionsvorgaben und zur Tariftreue sind abzugeben. Beauftragte Unternehmen und ihre Unterauftragnehmer müssen die nach dem Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen geltenden Mindestentgelte, Tariflöhne und Mindestarbeitsbedingungen einhalten. Die Stadt Köln ist berechtigt, die Einhaltung zu kontrollieren.