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Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg

Ausstattung und Ausführung Videoregie

Karlsruhe Marketing und Event GmbH76131 Karlsruhe, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung der Karlsruhe Marketing und Event GmbH für die Videoregie des Stadtfests „DAS FEST" über mehrere Jahre.

Der Auftrag umfasst die Lieferung, Montage und den Betrieb der kompletten Videoregie für die Hauptbühne – inklusive Regietechnik, Datenregie, Kameratechnik (Broadcast, PTZ, POV), Playback und Recording, Interkom, Monitorings für Künstler/VIP/Family & Friends, Displaytechnik am FOH (Front of House) sowie Kabel und Verbrauchsmaterial.

Der Auftragnehmer führt die Regie vor Ort und stellt das notwendige Personal (Bildmischer, Kameraleute, Regieassistenz, Regietechniker u.a.).

Leistungszeitraum: 21.07.2027 bis 02.07.2029 (mit Verlängerungsoptionen)Veranstaltungsort: Günther-Klotz-Anlage und Alter Schlachthof, KarlsruheAngebotsfrist: 14.10.2026, 12:00 UhrWertung: niedrigster Preis
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 14. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN
Veröffentlichung15. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist12. Okt. 2026
Angebotsfrist14. Okt. 2026
Angebotsöffnung14. Okt. 2026
Bindefrist14. Okt. – 19. Nov. 2026
Ausführungsbeginn21. Juli 2027
Ausführungszeitraum 202721. Juli – 26. Juli 2027
Ausführungszeitraum 202819. Juli – 24. Juli 2028
Verlängerung 124. Juli 2028 – 2. Juli 2029
Vertragsende2. Juli 2029
Verlängerung 2Datum offenOptionale zweite Verlängerung um ein weiteres Jahr; Enddatum abhängig vom Zuschlag/Zeitpunkt der Optionsziehung.
Rahmenvertrag LaufzeitDatum offenVertragslaufzeit 1 Jahr mit zwei Verlängerungsoptionen von je 1 Jahr (max. 3 Jahre); konkreter Vertragsbeginn abhängig vom Zuschlag.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Angebotspreis100%

    Der wirtschaftlichste Angebotspreis erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Das Dokument enthält explizit unter Abschnitt G die Zuschlagskriterien: ausschließlich der wirtschaftlichste Angebotspreis.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überblick

Die Karlsruhe Marketing und Event GmbH (Tochtergesellschaft der Stadt Karlsruhe) schreibt die Videoregie für das Musik- und Kulturfestival „DAS FEST" öffentlich aus. Der Auftrag umfasst die Lieferung, Montage und die Regieführung vor Ort für die Hauptbühne (Regieplatz „Underworld Hauptbühne") über drei Veranstaltungsjahre.

Detailliertes Verzeichnis aller Komponenten in der beigefügten Kalkulationstabelle; Regieführung erfolgt durch den Auftragnehmer. Produkte müssen in der Kalkulationstabelle benannt werden und einer Vorprüfung auf Geeignetheit standhalten. Kurzfristige Mehrungen und Minderungen sind möglich und werden in der Abrechnung berücksichtigt. Preise gelten für 1 Jahr und bleiben im 2. und 3. Jahr fix. Optionen werden bei gleichbleibendem Konzept und unverändertem Leistungsumfang gezogen.

Veranstaltungsorte und Zeitplan

Erfüllungsorte:

Alter Schlachthof 11b, 76131 Karlsruhe (u. a. Verwaltung/Logistik)Günther-Klotz-Anlage, 76135 Karlsruhe (Festivalgelände)

Ausführungszeitraum: 21.07.2027 – 02.07.2029 (ca. 23 Monate ab Auftragsvergabe)

Termine je Jahr:

2027: Aufbau 21.07. | Shows 22.–25.07. | Abbau bis 26.07. 20:00 Uhr2028: Aufbau 19.07. | Shows 20.–23.07. | Abbau bis 24.07. 20:00 Uhr2029: Aufbau 27.06. | Shows 28.06.–01.07. | Abbau bis 02.07. 20:00 Uhr

Vertragslaufzeit zunächst 1 Jahr, mit zwei Verlängerungsoptionen um jeweils 1 Jahr (Gesamtlaufzeit bis zu ca. 48 Monaten ab Vertragsbeginn).

Technische Komponenten der Videoregie

Lieferung, Montage und Betrieb folgender Bereiche (Details in der Kalkulationstabelle):

Regietechnik: Regierack HD Groß, HD/SD-Bildmischer (16 In+Out), Bedienkonsole, 32" 4K-Display, Signalwandler, LCD HD-SDI, Notebook, Remote Control Panel, Verkabelung/SoftwareDatenregie: 4K-Datenmischer, 32" 4K-Display, Gigabit-Ethernet-Switch, LWL-Module, Live Content Controller, Notebook, HDMI-HybridkabelKameratechnik Broadcast: 3 HD-Systemkameras, Kamerabasisstation, Fernbedienung, Stativ/Dolly, 3 Kameraobjektive (4K 14x, HD 17x, HD 95x), Stativ für Box-Objektive, RegenschutzKameratechnik PTZ und POV: 2 PTZ-Kameras (Remote), Spritzwasserschutzgehäuse, Steuerungseinheit, Manfrotto Magic Arm, Full-HD-Miniaturkamera, Tellerfußstative, Friktionsarm, 24" LCD-Display, Ethernet-SwitchPlayback und Recording: Digitaler Recorder, Festplatten, LCD-Display, USB-Stick, Signalwandler Video/Audio, DI-Box, Mischpult, Kopfhörer, Macbook, NotebookInterkom: Interkom-Set, 4 Broadcast-Headsets, 7 Interkom-Headsets für laute UmgebungenMonitoring Artist: 2x 55" LCD, 1x 65" LCD, Displayständer, Signalwandler, SDI-/HDMI-Verteilverstärker, Glasfaser 100 m, Extender SetMonitoring VIP Lounge: 2x 75" LCD UHD, Fluggeschirr, Glasfaser 200 m/100 m, 4K-Extender, Signalwandler, HDMI-VerteilverstärkerMonitoring Family & Friends: 1x 75" LCD UHD, Displayständer, Glasfaser 200 m, Signalwandler, Extender Set, SDI-VerteilverstärkerDisplaytechnik FOH (Front of House): 3x 65" LCD, Displayständer, Glasfaser 100 m, 4K-Extender, Konverter SDI-GlasfaserKabel und Verbrauchsmaterial: Pauschal Verbrauchsmaterial und KabelSonstiges: Bodenventilatoren, Silofolie, Regiestühle, Kabelbrücken

Personal und Regieführung

Der Auftragnehmer übernimmt die komplette Regieführung vor Ort. Vorgesehenes Personal:

ProjektplanerBildmischer3 KameraleuteRegieassistenzRemote Camera OperatorRegietechnikerHelfer

Lieferung, Transport und Logistik

Anlieferung und Rücklieferung des gesamten Equipments sind Teil des Auftrags. Transportkosten sind separat von Material- und Personalkosten auszuweisen. Bei kurzfristigen Mehrungen oder Minderungen erfolgt eine entsprechende Anpassung in der Abrechnung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage und Zuverlässigkeit

Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Nr. 01)Eigenerklärung zum Mindestentgelt (Nr. 02)Eigenerklärung zum Unternehmen (Nr. 03)Eigenerklärung zu Registereintrag und Berufsgenossenschaft (Nr. 04)Wissentlich falsche Erklärungen führen zum Ausschluss von dieser und weiteren Ausschreibungen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung BHV und Umsatznachweis (Nr. 06)Auf Anforderung: Unbedenklichkeitsbescheinigung der gesetzlichen Krankenversicherung (Dritterklärung), die ordnungsgemäße Beitragszahlung zur Sozialversicherung bescheinigt.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zu Referenzen (Nr. 07)Eigenerklärung zur Gefährdungsbeurteilung (Nr. 09)Nachgewiesene Eignung der angebotenen Produkte (Vorprüfung auf Geeignetheit nach Angebotseingang).Falls Subunternehmer eingesetzt werden und Eignungsnachweise über diese erbracht werden, sind die entsprechenden Erklärungen/Nachweise gesondert beizufügen.

Bietergemeinschaften und Subunternehmer

Bietergemeinschaften: Eigenerklärung zur Bietergemeinschaft (Nr. 05) – von jedem Mitglied zu unterzeichnen, bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.Subunternehmer: Verzeichnis der Subunternehmerleistungen (Nr. 08) – Angabe von Name, Teilleistung und Qualifikation/Erfahrung.Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Referenzprojekte
nicht in den vorliegenden Unterlagen konkretisiert ReferenzenZeitraum: nicht in den vorliegenden Unterlagen konkretisiertVolumen: nicht in den vorliegenden Unterlagen konkretisiert

Eigenerklärung zu Referenzen (technische/berufliche Leistungsfähigkeit) – Anlage Nr. 07

genaue Anforderungen sind dem Formblatt 'Eigenerklärung zu Referenzen' zu entnehmen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 73%4–10 · 26%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Angebotsformulare und Preisblätter
Eigenerklärungen
Auf Anforderung der Vergabestelle
Formales
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Karlsruhe Marketing und Event GmbH
Ort
76131 Karlsruhe, Baden-Württemberg
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
76131 Karlsruhe
Baden-Württemberg

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