Ausschreibungen Schleswig-Holstein
Beratung Bewertung, Benchmarking und PMO - Rückführung SSN
Universitätsklinikum Schleswig-Holstein AöRService Stern Nord GmbH
Arnold-Heller-Straße 3
24105 Kiel, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) sucht im offenen Verfahren (Vergabenummer UKSH-WuV-2026-0043) einen Berater. Die Tochtergesellschaft Service Stern Nord GmbH (SSN GmbH) mit rund 2.100 Beschäftigten soll zum 01.01.2028 vollständig ins UKSH zurückgeführt werden.
Gefordert wird eine unabhängige Prüfung der intern entwickelten Soll-Struktur, ein Benchmarking der Servicebereiche sowie Projektbegleitung und laufende PMO-Unterstützung.
Eckdaten
Grundauftrag: Zuschlag bis 31.12.2027, höchstens 100 PersonentageOption: 01.01.2028 bis 30.06.2028, höchstens 50 zusätzliche Personentage, keine AbnahmepflichtEin Los (LOT-0000), Nebenangebote nicht zugelassenAngebotsabgabe elektronisch über vergabe.uksh.de bis 09.12.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Umsatznachweis-Zeitraumca. 1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Mandats-Offenlegungca. 9. Dez. 2024 – 9. Dez. 2026
Veröffentlichung (beantragt)10. Nov. 2026
Versand der Aufforderung10. Nov. 2026
Veröffentlichung11. Nov. 2026
Vertragsschluss freiwillige Bekanntmachung21. Nov. 2026
Angebotsfrist9. Dez. 2026
Interessenkonflikte offenlegen9. Dez. 2026
Angebotsfrist nachrückender Bieterca. 19. Dez. – 29. Dez. 2026
Anlieferung4. Jan. 2027
Bindefristca. 11. Jan. 2027
Mitbestimmungsverfahrenca. 1. Juli – 31. Okt. 2027
Option ausüben30. Nov. 2027
L10 Readiness-Reviewca. 1. Dez. – 31. Dez. 2027
L9 Quality-Gate-Stellungnahmenca. 31. Dez. 2027
L8 Statusberichte und Registerca. 31. Dez. 2027
L11 Abschlussbericht und Wissenstransferca. 31. Dez. 2027
Vertragslaufzeit Grundauftragca. 31. Dez. 2027
Option Laufzeit1. Jan. – 30. Juni 2028
L12 Abschlussbewertung1. Jan. – 30. Juni 2028
Betriebsübergang SSN zum UKSH1. Jan. 2028
Festpreise unverändertca. 30. Juni 2028
Wettbewerbsbeschränkungca. 31. Dez. 2028
TeilnahmefristDatum offenEignung wurde bereits in einem vorgelagerten Teilnahmewettbewerb geprüft; Frist im Ausschnitt nicht genannt.
ReferenzzeitraumDatum offenLetzte fünf Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist; Teilnahmefrist nicht im Ausschnitt.
Arbeitsunterlagen UKSHDatum offenVollständige Arbeitsunterlagen spätestens 5 Werktage nach Zuschlag.
Kick-offDatum offenSpätestens 10 Werktage nach Zuschlag; Start der laufenden Projektunterstützung.
L1 Prüf- und ArbeitsplanDatum offenSpätestens 10 Werktage nach vollständiger Übergabe der Arbeitsunterlagen.
L2 Prüfprotokoll DatenbasisDatum offenSpätestens 6 Wochen nach Zuschlag.
L4 Benchmark-KonzeptDatum offenSpätestens 6 Wochen nach Zuschlag; Freigabe durch UKSH erforderlich.
L3 Bewertungsbericht Soll-StrukturDatum offenSpätestens 13 Wochen nach Zuschlag.
L5 Benchmark-BerichtDatum offenSpätestens 13 Wochen nach Zuschlag.
L6 Integrierter BewertungsberichtDatum offenSpätestens 17 Wochen nach Zuschlag.
L7 KennzahlenmodellDatum offenSpätestens 17 Wochen nach Zuschlag, inklusive Präsentation.
Quality-Gate-UnterlagenDatum offenUKSH stellt Prüfunterlagen mindestens 10 Werktage vor jedem Quality Gate bereit.
UKSH-Entscheidung und FreigabeDatum offenGrundsätzlich 10 Werktage nach vollständiger Vorlage der Liefergegenstände.
Lenkungsausschuss-BefassungDatum offenGrundsätzlich 4 Wochen ab Vorlage der Liefergegenstände.
Optionsleistungen BeginnDatum offenOptionsleistungen grundsätzlich spätestens 10 Werktage nach Zugang des Abrufs.
Ressourcenwarnung 70 %Datum offenWarnung bei Erreichen von 70 % des angebotenen Aufwands.
Ressourcenwarnung 85 %Datum offenWarnung bei Erreichen von 85 % des angebotenen Aufwands.
Mitteilungen UKSHDatum offenBereitstellung an Arbeitstagen bis 15:00 Uhr; Zustellung same day sonst Vormittag des Folgetags.
Ende der AusführungDatum offenIm Vertragsformular nicht ausgefüllt.
Verjährungsfrist MängelansprücheDatum offenBeginnt mit der Abnahme der Leistung; Dauer nicht angegeben (§ 14 VOL/B).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität14 Kriterien
Preis 20%Qualität 80%
- Preis20%
Wertungspreis aus den Festpreisen des Grundauftrags und den tagessatzbasierten Optionswerten.
- Konzept Leistungsblock A20%
Konzept zur kritischen Prüfung und Validierung der Soll-Struktur und der zugrunde liegenden Datenbasis.
- Konzept Leistungsblock B20%
Konzept für Kennzahlen- und Organisationsmodell-Benchmarking mit Peer-Group, Normierung und Abweichungsanalyse.
- Konzept Leistungsblock C20%
Konzept für die projektbegleitende und laufende Unterstützung des UKSH einschließlich Quality Gates, Readiness-Review, Stabilisierung und Wissenstransfer.
- Projektteam und Verfügbarkeit15%
Auftragsbezogene Mehrqualität des Projektteams gegenüber den Eignungsanforderungen sowie realistische Verfügbarkeit und Einsatzplanung.
- Präsentation5%
Präsentation des Angebots durch Projektleitung und mindestens ein weiteres Kernteammitglied mit anschließender Fragerunde.
Preisbeitrag = 20 Punkte × niedrigster wertbarer Wertungspreis ÷ eigener Wertungspreis. Der Wertungspreis umfasst die Festpreise des Grundauftrags sowie die Optionswerte für 10 Personentage Projektleitung, 20 Personentage Senior Consultant und 20 Personentage Consultant. Qualitätsbeitrag je Unterkriterium = erreichte Punkte von 0 bis 5 ÷ 5 × absolutes Gewicht des Unterkriteriums. Bei Gleichstand entscheidet die höhere Summe der Qualitätspunkte, danach der niedrigere Wertungspreis, danach das dokumentierte Los. Angebote von Werkstätten für Behinderte erhalten einen Bonus von 15 Prozent auf die Wertungssumme und werden bei gleicher Wirtschaftlichkeit bevorzugt.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, absolute und relative Gewichte, Bewertungsskala, Preisformel und Gleichstandsregel sind vollständig im Wertungsschema und in der Vorbemerkung zur Wertung enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAusgangslage und Ziel
Die Service Stern Nord GmbH (SSN GmbH) mit rund 2.100 Beschäftigten wird zum 01.01.2028 vollständig in das UKSH zurückgeführt. Die Arbeitsverhältnisse gehen dabei auf das UKSH über (Betriebsübergang).Betroffen sind neun Servicebereiche, unter anderem Hauswirtschaft, Verpflegung/Catering, Logistik, AEMP/Sterilgutversorgung, Serviceassistenz, Empfang/Pforte, Parkleit- und Telefonzentrale, Sicherheitsdienst und Grünanlagenpflege.Standorte sind Kiel und Lübeck.Ziel ist eine unabhängige Prüfung der intern entwickelten Soll-Struktur, ein Benchmarking der Servicebereiche und eine laufende Projektbegleitung mit PMO-Unterstützung.
Block A: Prüfung der Soll-Struktur
Sichtung der intern erarbeiteten Soll-Struktur und der zugrunde liegenden Ist-Erhebung sowie ihrer Methodik.Abgleich von Organigrammen, Stellenplänen, Kostenstellen, Dienstplänen und Leistungsdaten auf Vollständigkeit, Konsistenz und Aktualität.Priorisierte Liste nachzufordernder Daten bei Datenlücken.Risikoorientierte, stichprobenartige Validierung vor Ort an beiden Standorten.Bewertung der Aufbauorganisation (Führungsspannen, Rollen, Vertretungen, Doppelstrukturen), der Ablauforganisation und Schnittstellen sowie der Schicht-, Erreichbarkeits- und Rufbereitschaftsmodelle.Bewertung der Verankerung regulatorischer Pflichten sowie der Qualifikations- und Nachweisstrukturen.Befundkatalog mit Belegen, Stärken, Schwächen, Risiken, Kritikalität und Auswirkung auf die Versorgungssicherheit. Abweichungen von internen Annahmen sind zu begründen.
Block B: Benchmarking und Handlungsempfehlungen
Kennzahlenset je Servicebereich mit Pflichtkennzahlen wie Personaleinsatz, Führungsspanne, Overhead, Fremdleistungsquote, Ausfallquote und Fluktuation.Peer-Group aus mindestens zehn vergleichbaren Einrichtungen, davon mindestens drei Universitätsklinika oder Maximalversorger. Die Daten dürfen höchstens drei Jahre alt sein.Normierung struktureller Unterschiede und Ausweis der Vergleichbarkeitsgrenzen.Quantitative Positionierung der Servicebereiche und Abweichungsanalyse.Qualitativer Vergleich mit mindestens drei Organisationsmodellen integrierter Servicebereiche an Universitätsklinika oder Maximalversorgern.Integrierter Bewertungsbericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen nach Nutzen, Aufwand und Risiko, getrennt nach Maßnahmen vor und nach dem Stichtag.Management Summary und Präsentation im Lenkungsausschuss und Vorstand.Fortschreibbares Kennzahlenmodell mit Datenwörterbuch, Quellen, Berechnungs- und Normierungslogik sowie Aktualisierungsanleitung, ohne dauerhafte Abhängigkeit vom Auftragnehmer.Das Benchmark-Konzept muss vor Durchführungsbeginn durch das UKSH freigegeben werden.
Block C: Projektbegleitung und PMO
Fortschreibung der Projektplanung, Termin- und Meilensteincontrolling, Abhängigkeiten und kritischer Pfad.Führung von Risiko-, Maßnahmen- und Entscheidungsregister.Vor- und Nachbereitung von Lenkungsausschuss und Arbeitsgruppen.Monatliche Statusberichte von höchstens fünf Seiten, einschließlich Ist- und Restverbrauch.Zuarbeit für die Mitbestimmungsverfahren, ohne Rechtsberatung oder eigene Verhandlungsführung.Unterstützung der Cut-over-Planung und -Vorbereitung.Drei unabhängige Quality-Gate-Stellungnahmen zu Zielorganisation, dokumentiertem Stand der Mitbestimmungsverfahren und Cut-over-Vorbereitung.Readiness-Review für die Versorgungssicherheit je Servicebereich und Standort mit Go-/No-Go-Kriterien.Wissenstransfer mit benannten Formaten und Adressaten sowie Abschlussbericht mit Stand, Restmaßnahmen, Risiken und Lessons Learned.Einarbeitung in die bestehende Projektorganisation, Pläne und Werkzeuge des UKSH. Eigene Instrumente nur nach Freigabe.
Zeitplan des Grundauftrags
Vollständige Arbeitsunterlagen durch das UKSH: spätestens 5 Werktage nach Zuschlag.Kick-off: spätestens 10 Werktage nach Zuschlag.Prüf- und Arbeitsplan: spätestens 10 Werktage nach vollständiger Übergabe der Unterlagen.Prüfprotokoll Datenbasis und Benchmark-Konzept: spätestens 6 Wochen nach Zuschlag.Bewertungsbericht Soll-Struktur und Benchmark-Bericht: spätestens 13 Wochen nach Zuschlag.Integrierter Bewertungsbericht und Kennzahlenmodell einschließlich Präsentation: spätestens 17 Wochen nach Zuschlag.Drei Quality Gates bis 31.12.2027; Prüfunterlagen durch das UKSH mindestens 10 Werktage vorher.Readiness-Review im Dezember 2027, mindestens 6 Wochen vorher abzustimmen.Monatliche Statusberichte ab Kick-off; Abschlussbericht und Wissenstransfer bis spätestens 31.12.2027.Betriebsübergang der SSN zum UKSH am 01.01.2028 um 00:00 Uhr.Festpreise und Options-Tagessätze bleiben unverändert bis 30.06.2028.
Verlängerungsoption
Laufzeit 01.01.2028 bis 30.06.2028, höchstens 50 zusätzliche Personentage. Eine Abnahmepflicht besteht nicht.Mögliche Leistungen nach Einzelabruf: Vollzugsbegleitung, Stabilisierung, Wirksamkeitsmessung anhand des Kennzahlenmodells, ergänzende PMO-Unterstützung, zusätzliche Quality Gates und die ergänzende Abschlussbewertung L12.Die Ausübung der Option muss spätestens am 30.11.2027 beim Auftragnehmer eingehen.Abgerufene Optionsleistungen beginnen grundsätzlich spätestens 10 Werktage nach Zugang des Abrufs.Eine Nachholung unzureichender Grundauftragsleistungen ist ausgeschlossen.
Nicht Gegenstand der Leistung
Vollständige Neuerhebung der Ist-Daten.Neu- oder Weiterentwicklung der Soll-Struktur und Zielorganisation.Übernahme der internen Projektleitung oder von Entscheidungsbefugnissen.Change- und Kommunikationsmanagement gegenüber Beschäftigten.Rechtsberatung und Tarifverhandlungen sowie Verhandlungen mit Personalvertretungen im eigenen Namen.Abschließende Wirtschaftlichkeitsberechnung.Technische Umsetzung von IT-Migrationen.Arbeitgeberfunktionen und Personalauswahlentscheidungen.Vollständiges regulatorisches, technisches oder medizinprodukterechtliches Audit.
Zusammenarbeit und Personal
Schlüsselpersonen (Projektleitung, Senior Consultant, Consultant) sind verbindlich. Wechsel nur mit vorheriger Zustimmung des UKSH und bei mindestens gleichwertiger Qualifikation. Vertretungen sind zu benennen.Unteraufträge bedürfen der vorherigen Zustimmung in Textform. Der Auftragnehmer bleibt für Unterauftragnehmer verantwortlich.Operative Zuarbeit und unabhängige Prüfung sind funktional und personell zu trennen.Die Prüfung ist nur mit anonymisierten Daten und vorheriger Zustimmung in Vergleichsdatenbanken zulässig.Dem UKSH sind umfassende Nutzungs- und Verwertungsrechte an allen Arbeitsergebnissen einzuräumen.Arbeitsergebnisse sind in bearbeitbaren Formaten (z.B. Word, Excel, PowerPoint) zusätzlich als PDF zu liefern, mit nachvollziehbaren Quellen und Rechenlogik.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenUnternehmensbezogene Nachweise
Umsatz: Angaben zum Gesamtumsatz und zum Umsatz mit vergleichbaren Beratungsleistungen für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Ein Mindestumsatz wird nicht gefordert.Haftpflicht: Deckung von mindestens 3 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden und mindestens 1 Mio. Euro für Vermögensschäden je Schadensfall, jeweils mindestens zweifach maximiert je Versicherungsjahr. Alternativ eine Erklärung, dass die Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.Unabhängigkeit: keine Mitwirkung an der Erarbeitung der Soll-Struktur und Offenlegung relevanter Mandate.Bewerbergemeinschaft, Eignungsleihe oder Unteraufträge: erforderliche Erklärungen beifügen, falls zutreffend.
Projektteam und Qualifikation
Projektteam: Namentliche Benennung mit Rollen (Projektleitung, Senior Consultant, Consultant), Qualifikationsprofilen und Vertretungsregelung. Verfügbarkeit für die gesamte Vertragslaufzeit.Projektleitung: mindestens 8 Jahre Berufserfahrung in der Organisationsberatung im Gesundheitswesen und mindestens 3 vergleichbare Projekte in verantwortlicher Rolle.Benchmarking-Expertise: mindestens eine Person im Team mit mindestens 2 Benchmarking-Projekten von Krankenhaus-Servicebereichen in den letzten fünf Jahren.Projektmanagement-Zertifizierung: mindestens eine Person mit anerkannter Zertifizierung (z.B. IPMA, PMP, PRINCE2 oder gleichwertig).Deutschkenntnisse: alle eingesetzten Personen mindestens C1 oder Muttersprache.
Referenzen
Die Anforderungen an Referenzprojekte (Ausschlusskriterien A 4.1 bis A 4.3 und bewertete Kriterien B 1.1 bis B 1.5) sind im Abschnitt Referenzprojekte aufgeführt.Laut Leistungsverzeichnis wurde die Eignung einschließlich Referenzen bereits in einem vorgelagerten Teilnahmewettbewerb geprüft. Die Angaben im Eignungsfragebogen beschreiben die Nachweise, die im Ausschnitt genannt werden.
Verbindliche Mindestanforderungen
Die Mindestanforderungen M1 bis M32 sind verbindlich und mit dem Angebot per Eigenerklärung zu bestätigen.Angebote, die eine Mindestanforderung nicht erfüllen, einschränken oder unter Vorbehalt stellen, werden ausgeschlossen.Der Grundauftrag inklusive Qualitätssicherung, Überarbeitung und Reisezeit darf höchstens 100 Personentage umfassen.
Referenzprojekte
mindestens 3, davon mindestens 1 Universitätsklinikum oder Maximalversorger ReferenzenZeitraum: letzte fünf Jahre (bezogen auf den Ablauf der Teilnahmefrist)Volumen: nicht angegeben
Ausschlusskriterium A 4.1: Referenzen zur organisatorischen Bewertung oder zum Benchmarking von Krankenhaus-Servicebereichen (z.B. Reinigung, Verpflegung, Logistik, Sterilgutversorgung, Serviceassistenz), davon mindestens eine an einem Universitätsklinikum oder Maximalversorger
Referenzliste nach Formblatt mit Auftraggeber, Zeitraum, Leistungsumfang, Projektvolumen, Anzahl betroffener Beschäftigter und Ansprechperson
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte fünf Jahre (bezogen auf den Ablauf der Teilnahmefrist)Volumen: mehr als 500 betroffene Beschäftigte
Ausschlusskriterium A 4.2: Projektunterstützung (PMO oder Projektsteuerung) bei Integration, Betriebsübergang oder Umstrukturierung. Die Referenz muss nicht aus dem Gesundheitswesen stammen
Referenzliste nach Formblatt mit Anzahl betroffener Beschäftigter
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: letzte fünf Jahre (bezogen auf den Ablauf der Teilnahmefrist)Volumen: nicht angegeben
Ausschlusskriterium A 4.3: Referenz für einen öffentlichen Auftraggeber oder eine Einrichtung mit Personalvertretung im öffentlichen Dienst. Kann identisch mit A 4.1 oder A 4.2 sein
Kennzeichnung in der Referenzliste
bewertet, maximal 8 Referenzen insgesamt ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: nicht angegeben
Bewertungskriterium B 1.1 (30 Gesamtpunkte): weitere Referenzen an Universitätsklinika oder Maximalversorgern über die eine nach A 4.1 hinaus. Laut Fragebogen nur bei Überschreitung der Höchstzahl relevant
Referenzliste nach Formblatt
bewertet ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: Staffelung nach Anzahl betroffener Beschäftigter bis über 2.000
Bewertungskriterium B 1.2 (20 Gesamtpunkte): größtes Integrations-, Betriebsübergangs- oder Umstrukturierungsprojekt, bewertet nach Anzahl betroffener Beschäftigter (Staffelung bis über 2.000)
Referenzliste nach Formblatt
bewertet ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: nicht angegeben
Bewertungskriterium B 1.3 (20 Gesamtpunkte): Begleitung einer Rückführung oder Eingliederung einer Servicegesellschaft in einen Krankenhausträger (Organisationsbewertung oder Projektsteuerung)
Referenzliste nach Formblatt
bewertet ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: nicht angegeben
Bewertungskriterium B 1.4 (15 Gesamtpunkte): Erstellung oder fachliche Begleitung von Beteiligungsunterlagen nach Personalvertretungsrecht im öffentlichen Dienst
Referenzliste nach Formblatt
bewertet ReferenzenZeitraum: letzte fünf JahreVolumen: nicht angegeben
Bewertungskriterium B 1.5 (15 Gesamtpunkte): Bewertung oder Neuorganisation einer AEMP oder hygienerelevanter Servicebereiche
Referenzliste nach Formblatt
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 29%4–10 · 46%11+ · 25%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 43 erledigt
Registrierung und Form
Preise und Leistungsverzeichnis
Angebotskonzept (mit Seitenlimits)
Formblätter und Eigenerklärungen
Unternehmensnachweise
Personal und Referenzen
Inhaltliche Nachweise im Konzept
Hinweise zur Bindung
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Auftraggeber
Universitätsklinikum Schleswig-Holstein AöR
Ort
Service Stern Nord GmbH
Arnold-Heller-Straße 3
24105 Kiel, Schleswig-Holstein
Kategorie
Schleswig-Holstein
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Service Stern Nord GmbH
Arnold-Heller-Straße 3
24105 Kiel
Schleswig-Holstein
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