Beratungsleistung Vorbereitung/Durchführung Ausschreibung Reinigungsdienstleistung

Die Universität Rostock bereitet die Neuvergabe ihrer Unterhalts- und Grundreinigungsleistungen (Beginn 01.06.2027) über ein EU-weites Vergabeverfahren in 7 Losen vor und benötigt dafür externe Beratung im Jahr 2026. Die zu reinigende Gesamtfläche beträgt ca. 195.000 m², das jährliche Auftragsvolumen der Reinigung liegt bei rund 2.400.000 € brutto. Erfüllungsort ist die Universität Rostock, Schwaansche Str. 2, 18055 Rostock. Eine Aufteilung der Beratungsleistung in Lose erfolgt nicht.

Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans für das Vergabeverfahren mit 7 Losen, Durchführung eines Auftaktgesprächs und Abstimmung des Projektverlaufs.

Beratung zu Eignungskriterien (inkl. Nachweisen und Erklärungen) sowie zu Wertungs- und Zuschlagskriterien.

Erstellung, Erörterung und Abstimmung der Vergabeunterlagen.

Erstellung von Kalkulationstabellen für alle zu reinigenden Gebäude auf Basis der Raumbücher (Excel).

Fachliche Unterstützung bei der Leistungsbeschreibung und allen weiteren Vergabeunterlagen.

Unterstützung bei der Beantwortung von Bieterfragen.

Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit, Erklärungen und Unterschriften, inklusive Dokumentation.

Formale und fachliche Angebotsprüfung und -wertung mit Prüf- und Wertungsvermerken je Wertungsstufe.

Detaillierte Angebotspreisanalyse (Preisplausibilität, Auskömmlichkeit).

Bewertung und Gewichtung der Angebote nach den Wertungskriterien, Erstellung einer Auswertungsmatrix.

Erstellung eines Vergabevorschlags.

Dokumentation und Präsentation der Ergebnisse gegenüber der Universität Rostock.

Es besteht kein Anspruch auf Beauftragung der optionalen Phase. Sie umfasst im Falle der Beauftragung:

Abstimmung der Arbeitsaufnahme zwischen Universität, Reinigungsunternehmen und Beratung.

Erstellung eines Implementierungs- und Übergabeplans inkl. Qualitäts- und Reklamationsmanagement.

Begleitung der Umsetzung sowie Teilnahme an Erstschulungen der Reinigungskräfte.

Fachliche Begleitung der Vergabe an voraussichtlich 3 bis 4 Reinigungsunternehmen.

Qualitätskontrollen nach dem 1. Monat und nach dem 3. Monat der Leistungserbringung in allen 7 Losen.

Für die Preisgestaltung sind anzugeben:

Stundenverrechnungssatz Projektleitung.

Stundenverrechnungssatz Sachbearbeitung.

Stundenverrechnungssatz Hilfskraft.

Nebenkostenpauschale und Reisekostenpauschale.

Eindeutige Zuordnung, welche Leistungen durch Pauschalpreise bzw. durch Verrechnungssätze abgedeckt sind.

Gesamtkosten inklusive sämtlicher Nebenkosten sowie separate Ausweisung der Kosten für die optionale Leistungsphase 3.

Die genauen Eignungskriterien sollen gemeinsam mit der Universität Rostock festgelegt werden. Bieter müssen gewerberechtlich ordnungsgemäß angemeldet sein bzw. die erforderlichen Erlaubnisse besitzen, im einschlägigen Register eingetragen sein (sofern gesetzlich vorgeschrieben), eine Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen und die für die Leistung vorgesehenen Personen müssen zertifiziert bzw. qualifiziert sein.

Mindestens eine Referenz über ein vergleichbares Projekt ist einzureichen, möglichst ein Beratungs-, Planungs- oder Consultingprojekt vergleichbarer Komplexität, vorzugsweise für eine Universität, Fachhochschule oder andere Bildungseinrichtung und vorzugsweise mit Schwerpunkt auf der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren für Reinigungsleistungen. Referenzangaben umfassen Auftraggeber, Projektzeitraum, Projektumfang und Kurzbeschreibung der Leistungen. Weitere Referenzen werden auf Verlangen nachgefordert.

Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft (einschließlich anteiliger Umsätze aus Gemeinschaftsleistungen).

Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten.

Auf Verlangen: Anzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten der letzten drei Jahre sowie Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen.

Berufsregistereintrag, sofern gesetzlich verpflichtet (auf Verlangen Bescheinigung).

Kein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, keine Liquidation (auf Verlangen Insolvenzplan).

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (oder erfolgreiche Selbstreinigung).

Keine Verurteilung nach dem Gewerbezentralregister im Formblatt genannten Umfang in den letzten zwei Jahren.

Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen (auf Verlangen Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt).

Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft.

Die Einhaltung der Tariftreue- und Mindestlohnpflichten nach TVgG M-V und MinArbBV M-V ist als Ausführungsbedingung abzugeben (Erklärung bei Auftragswert über 10.000 € netto). Dabei ist entweder ein Tarifbereich (Baugewerbe, Gebäudereinigerhandwerk, Metall-/Elektroindustrie, Wach-/Sicherheitsgewerbe, IT-Dienstleistungen, Umweltschutz/Industrieservice) zu erklären oder die Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohns nach § 4 MinArbV M-V zuzusagen. Arbeitnehmenden sind mindestens die Arbeitsbedingungen aus den jeweiligen Branchentarifverträgen zu gewähren; die Pflichten sind an Nachunternehmen weiterzugeben und zu überwachen.