Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Hochschule Bielefeld ersetzt ihre bestehenden Drucksysteme durch neue Farb-Multifunktionsgeräte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) im Rahmen eines Miet- und Full-Service-Modells. Die Geräte werden an den Standorten Bielefeld, Minden und Gütersloh in das Hochschulnetz eingebunden und müssen zwingend mit der bestehenden Printmanagement-Software „Papercut MF" kompatibel sein. Der Auftrag umfasst Lieferung, Installation, Wartung, Verbrauchsmaterial, Software-Support sowie eine Teststellung. Vertragslaufzeit: 60 Monate ab 01.01.2027.
Es wird darauf hingewiesen, dass es KEINE Losaufteilung gibt – alle Geräte (ca. 40 Stück in zwei Leistungsklassen) werden als Gesamtauftrag vergeben.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 27 Tage bis zur Angebotsfrist — 06. Oktober 2026
HEUTE
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Angebotsanfrage
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Rügefrist
Nachprüfungsantrag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeitbis 2031
Reaktionszeit Hardwarebis 2031
Vor-Ort-Antrittszeitbis 2031
Wiederherstellungszeit Hardwarebis 2031
Lieferzeit Verbrauchsmaterialbis 2031
Statusgesprächebis 2031
Treiberbereitstellungbis 2031
Zahlungsfristbis 2031
Rücktrittsrecht
Preisanpassungsankündigung
Erstmalige Preisanpassung
Gewährleistung Hardwarebis 2031
Gewährleistung Individualsoftwarebis 2032
Verjährung Rücktrittbis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität18 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Bewertung des Angebotspreises gemäß Preisblatt. Max. 4.000 Punkte für den niedrigsten Angebotspreis.
- Leistung – Kriterienkatalog Hardware30%
Bewertung der technischen Leistungsfähigkeit der angebotenen Druck- und Multifunktionssysteme. Max. 3.000 Leistungspunkte.
- Bewertende Teststellung30%
Praktische Teststellung der zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl aus Bewertungsschritt 1. Max. 3.000 Punkte. Nur die zwei besten Bieter werden zur Teststellung zugelassen.
Preispunkte = (günstigster Angebotspreis / zu bewertender Angebotspreis) × 4.000. Gesamtpunkte = Preispunkte + Leistungspunkte Hardware + Leistungspunkte Teststellung. Maximal 10.000 Punkte.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 40%, Leistung Hardware 30%, Teststellung 30%), Gewichtungen und Bewertungsformeln sind in den Angebotsbedingungen und im Kriterienkatalog vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGerätebereitstellung und -funktionen
Ca. 40 Farb-Multifunktionssysteme (DIN A6 bis DIN A3) in zwei Leistungsklassen:Leistungsklasse 2.1 (voraussichtlich 39 Stück): mind. 40 Seiten/Min. (S/W und Farbe)Leistungsklasse 2.2 (1 Stück): mind. 60 Seiten/Min. (S/W und Farbe)Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen (Fax in der Gesamtausschreibung erwähnt)Ausschließlich Laser-TechnologieFabrik-Neugeräte, keine Grauimporte – alle Geräte vom selben HerstellerLieferung und Installation an 7 Standorten (Bielefeld 4x, Minden 1x, Gütersloh 2x)Format: DIN A6 bis DIN A3, Papiergewicht 60–200 g/m²Papierzuführung mind. 2× 500 Blatt + 100 Blatt UniversalzuführungDADF-Scanner mind. 300 Blatt mit Ultraschall-Doppeleinzugserkennung
Technische Mindestanforderungen
Arbeitsspeicher mind. 4 GB RAMFestplatte/SSD mind. 250 GB inkl. Data-Security Kit (Verschlüsselung und automatische Löschung)LDAP-/AD-Anbindung (Adressbuch) uneingeschränkt möglichDruckersprachen: PCL5e, PCL6e, PostScript3Scan to E-Mail / Netzwerkordner / USBNetzwerk: LAN-Gigabit-Ethernet, USB 2.0Sicherheit: IPSec-Verschlüsselung, SSL/TLS, SNMPv3, IEEE 802.1X, IP-/Portfilter, deaktivierbares WLAN/BluetoothFirmware-Prüfung beim Booten, kein automatischer Firmware-Update ohne AdminrechteHTTP/HTTPS-NetzwerkmanagementIndividuelle Grundkonfiguration mit Admin-Passwort und abgestimmter Bedienoberfläche
Zubehör (optional bzw. je nach Bedarf)
Kartenleser (Mifare DESFire EV3)KassettenverriegelungFinisher mind. 3.000 BlattInterner Finisher 500 BlattGroßraumkassette 2.000 BlattKassettenbank 2× 500 BlattUnterschrank/Systemkonsole
Software & Printmanagement
Zwingende Kompatibilität mit „Papercut MF" (bestehende Authentifikations- und Follow-Me-Lösung der Hochschule) – inkl. Embedded Clients, Maintenance, SoftwaresupportFlottenmanagementsystem (im Mietpreis enthalten) mit automatischer Verbrauchsmaterial-Versorgung, Störungsbenachrichtigung, individueller Ansprechpartner-Verwaltung, Datensynchronisation in mehrere Netze, Seitenzählerauslesung (nach Typ/Format/System), Reportings in CSV/PDFBereitstellung aktueller Treiber für Windows 11, Windows Server 2019+, macOS 15/26, Office 2024/365 – spätestens 4 Wochen nach Veröffentlichung neuer Microsoft-BetriebssystemeSoftware-Updates, Bugfixing, Sicherheitsupdates im Serviceumfang enthalten
Netzwerkintegration
Einbindung in das vorhandene Hochschulnetz (VLAN)TCP/UDP-Port-Bereitstellung (Whitelisting)Vorinstallation und kundenindividuelle Konfiguration (IP-Adressen, Hostnamen, Protokolle)Reduzierung der Druckertreiber auf ein MinimumFlottenmanagement-Installation in monatlicher Miete enthalten
Rollout, Einweisung, Entsorgung
Kick-off-Meeting, Vorbesprechung und Terminierung im RolloutEinweisungen vor Ort für User und AdministratorenAbholung, Rücktransport und umweltgerechte Entsorgung der Altgeräte bei VertragsendeVerpackungsmaterial kostenfrei durch Auftragnehmer zu entsorgen
Full-Service-Leistungen
1st-, 2nd- und 3rd-Level-SupportService-Annahme: Mo–Fr 08:00–17:00 UhrBereithalten von Service-Zentren, Fachpersonal, ErsatzbaugruppenTelefonische Unterstützung und FerndiagnosenAuswechseln defekter Teile, Instandsetzung vor OrtKostenlose Lieferung aller Verbrauchsmaterialien (Toner, Bildtrommeln, Resttonerbehälter) – kein Papier, keine HeftklammernRücknahme und umweltgerechte Entsorgung leerer VerbrauchsmaterialienHalbjährliche Service-ReportsJährliche Statusgespräche (1–2 Monate vor Ablauf des Vertragsjahres)Sicherheitsupdates, Software-Updates
Servicezeiten & Reaktionszeiten
Reaktionszeit Hardware: 1 Arbeitsstunde nach StörungsmeldungVor-Ort-Antrittszeit: 8 Arbeitsstunden nach StörungsmeldungWiederherstellungszeit Hardware: max. 16 ArbeitsstundenLieferung Verbrauchsmaterial: 72 Stunden nach Bestellung (exkl. Wochenende/Feiertage)Software-Prioritäten:Prio 1 (Systemausfall): Bearbeitung max. 2 Arbeitsstunden, Wiederherstellung max. 12 ArbeitsstundenPrio 2 (erhebliche Einschränkungen): max. 4 / 24 ArbeitsstundenPrio 3 (leichte Einschränkungen): max. 8 / 40 ArbeitsstundenPrio 4 (uneingeschränkte Nutzung): Nächstes Softwareupdate
Zertifizierungen und Nachhaltigkeit
CE, TÜV/GS, Energy Star 3.0, PTS (§29 DoNOT), Blauer Engel (RAL-UZ 219)Ausschließlich Original-Verbrauchsmaterialien des HerstellersElektronikversicherung abzuschließen für alle ausgelieferten Systeme (Brand, Diebstahl, Blitzschlag etc.)
Vertragsrahmen
Vertragslaufzeit: 60 Monate ab 01.01.2027 (voraussichtliches Ende 31.12.2031)Geschätzter Auftragswert: 286.700 € nettoVertragsform: EVB-IT-Systemvertrag inkl. EVB-IT-System-AGBMietmodell mit monatlicher Mietpauschale + quartalsweise Serviceklick-Abrechnung (S/W und Farbe separat)DIN A3 = 2 Klicks; keine Klickberechnung für Scans und ausgehende FaxeFlexibilität: max. 10 % Minderung der Gesamtmiete möglich (Mindestentgelt 90 %); Mehrungen Neusysteme nach Formel GMPN = GMP × 60 / RLZ; Mehrungen Rebuilt nach 30. Monat zum gleichen GMP wie Neuware
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von 5.000.000 € pro Kalenderjahr
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt3 vergleichbare Referenzen der letzten 3 Geschäftsjahre
Ausschlussgründe
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123–124 GWB vorliegen (Formular 521 EU)Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)Bei Eignungsleihe: Eignungsleiher müssen ebenfalls erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen
Technische K.O.-Kriterien (zwingend)
Alle Punkte sind K.O.-Kriterien – Nichterfüllung führt zum Angebotsausschluss:
Alle Systeme vom selben HerstellerFabrik-Neu, keine GrauimporteVollumfängliche Kompatibilität mit Papercut MFAusschließlich Laser-TechnologieZertifizierungen: CE, TÜV/GS, Energy Star 3.0, PTS (§29 DoNOT), Blauer Engel (RAL-UZ 219)Original-Verbrauchsmaterialien des HerstellersNetzwerk: LAN-Gigabit-Ethernet, USB 2.0, IPSec-VerschlüsselungSicherheit: Firmware-Prüfung beim Booten, SSL/TLS, SNMPv3, IEEE 802.1X, IP-/Portfilter, deaktivierbares WLAN/BluetoothDruckersprachen: PCL5e, PCL6e, PostScript3Funktionen: Kopieren/Drucken/Scannen, Scan to E-Mail/Netzwerkordner/USBLDAP/AD-Anbindung uneingeschränkt möglichDADF mind. 300 Blatt mit Ultraschall-DoppeleinzugserkennungRAM mind. 4 GB, Festplatte mind. 250 GB SSD inkl. Data-Security Kit39 Geräte mit mind. 40 S./Min. (S/W und Farbe); 1 Gerät mit mind. 60 S./Min. (S/W und Farbe)Deutsche Sprache für Ansprechpartner/Projektleiter
Bewertungskriterien (B-Kriterien)
Bewertet (ohne Wertung):
Scan-Geschwindigkeit S/W (Duplex, ≥300 S./Min.) – 15 PunkteScan-Geschwindigkeit Farbe (Duplex, ≥300 S./Min.) – 15 PunktePapierkassette-Kapazität (>500 Blatt) – 15 PunkteFestplattenkapazität (≥500 GB) – 15 PunkteRAM (≥6 GB) – 15 PunkteSW-Toner-Reichweite (>40.000 Seiten) – 15 PunkteFarb-Toner-Reichweite (>40.000 Seiten) – 15 PunkteTeststellung (Druckauftrag folgt Benutzer 25 %, Systemqualität 25 %, Support bei Papercut-Einrichtung 50 %)
Zuschlagswertung: 40 % Preis, 30 % Leistung (Kriterienkatalog), 30 % Teststellung
Sprachanforderungen und Sonstiges
Angebote und Nachweise in deutscher SpracheElektronikversicherung für alle ausgelieferten SystemeTariftreue/Mindestarbeitsbedingungen gemäß TVgG NRW (Formular 513 EU)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre
3 Referenzen der letzten 3 Geschäftsjahre über vergleichbare Aufträge
vergleichbare Aufträge (vermutlich Miete/Lieferung von Multifunktionssystemen mit Full-Service)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 33%4–10 · 33%11+ · 34%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Pflicht-Formulare (VHB NRW)
Formulare bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Eignungsnachweise
Technisches Angebot
Teststellung
Sonstige Formalitäten
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie einmal pro Woche die neuen Vergabeverfahren dieser Branche per E-Mail.
Bitte geschäftliche E-Mail-Adresse (name@ihrefirma.de). Private Anbieter wie Gmail oder GMX können wir nicht benachrichtigen.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Hochschule Bielefeld | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Anschrift
33619 Bielefeld
Ort
33619 Bielefeld
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hsbi.de ↗Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Alle anzeigen →Nordrhein-Westfalen