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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Bereitstellung von Multifunktionssystemen inkl. Full-Service zur Miete für die Hochschule Bielefeld

Hochschule Bielefeld | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung MünsterBielefeld, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hochschule Bielefeld ersetzt ihre bestehenden Drucksysteme durch neue Farb-Multifunktionsgeräte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) im Rahmen eines Miet- und Full-Service-Modells. Die Geräte werden an den Standorten Bielefeld, Minden und Gütersloh in das Hochschulnetz eingebunden und müssen zwingend mit der bestehenden Printmanagement-Software „Papercut MF" kompatibel sein. Der Auftrag umfasst Lieferung, Installation, Wartung, Verbrauchsmaterial, Software-Support sowie eine Teststellung. Vertragslaufzeit: 60 Monate ab 01.01.2027.

Es wird darauf hingewiesen, dass es KEINE Losaufteilung gibt – alle Geräte (ca. 40 Stück in zwei Leistungsklassen) werden als Gesamtauftrag vergeben.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ
Angebotsanfrage4. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist29. Sep. 2026
Angebotsfrist6. Okt. 2026
Angebotsöffnung6. Okt. 2026
Bindefrist6. Okt. – 30. Nov. 2026
Zuschlag16. Okt. 2026
Rügefrist16. Okt. 2026
Nachprüfungsantrag31. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Reaktionszeit Hardwareca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Vor-Ort-Antrittszeitca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Wiederherstellungszeit Hardwareca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Lieferzeit Verbrauchsmaterialca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Statusgesprächeca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Treiberbereitstellungca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Zahlungsfristca. 1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031bis 2031
Rücktrittsrechtca. 10. März 2027
Preisanpassungsankündigungca. 1. Okt. 2028
Erstmalige Preisanpassungca. 1. Jan. 2029
Gewährleistung Hardwareca. 1. Jan. 2029 – 1. Jan. 2031bis 2031
Gewährleistung Individualsoftwareca. 1. Jan. 2029 – 1. Jan. 2032bis 2032
Verjährung Rücktrittca. 1. Jan. 2029 – 1. Jan. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis40%

    Preisbewertung gem. Preisblatt. Maximal 4.000 Punkte für den niedrigsten Angebotspreis (Wertende Gesamtangebotssumme netto über 60 Monate Laufzeit). Formel: Preispunkte = X/Y * 4.000 (X = günstigster Angebotspreis, Y = zu bewertender Angebotspreis).

  • Leistung (Kriterienkatalog)30%

    Leistungsbewertung gem. Kriterienkatalog. Maximal 3.000 Punkte. Bewertet werden technische Eigenschaften der angebotenen Multifunktionssysteme (Leistungsklasse 2.1 und 2.2), u.a. Scangeschwindigkeit, Papierkassettenkapazität, Festplattenkapazität, RAM, Tonerreichweiten. Jedes B-Kriterium wird mit 0 oder 15 Punkten bewertet und mit der angegebenen Gewichtung multipliziert; je Leistungsklasse sind max. 1.500 gewichtete Punkte erreichbar.

  • Bewertende Teststellung30%

    Teststellung in Räumlichkeiten des AG (Color Multifunktionssystem gem. 2.1 Kriterienkatalog inkl. Kartenleser und Finisher). Maximal 3.000 Punkte. Bewertet durch ein 5-köpfiges Gremium. Drei Teilkriterien: 5.1 Anmeldeprozess/Authentifizierung 'Druckauftrag folgt Benutzer' (25% = 750 P.), 5.2 Qualität des Systems: Material/Stabilität, Papierstauentfernung, Bedienung (25% = 750 P.), 5.4 Kompetenz und Support bei Einrichtung von PaperCut (50% = 1.500 P.). Bewertung in Stufen: sehr gut = 1.000, ausreichend = 500, ungenügend = 0. Bei Kriterium 5.4 wird auf einer Skala 0-10 bewertet (Teilleistungen: Vorbereitung/Planung 15%, Einrichtung 35%, Troubleshooting 30%, Kommunikation/Schulung 20%).

Preispunkte: niedrigster Angebotspreis (X) / zu bewertender Angebotspreis (Y) * 4.000. Gesamtpunkte Schritt 1 = Preispunkte (40%, max. 4.000) + Leistungspunkte Kriterienkatalog (30%, max. 3.000). Die zwei Bieter mit der höchsten Punktzahl werden zur Teststellung aufgefordert. Gesamtpunkte = Preispunkte + Leistungspunkte Kriterienkatalog + Leistungspunkte Teststellung (30%, max. 3.000). Bei Punktegleichstand erhält das Angebot mit dem geringsten Angebotspreis den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle drei Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungssystematik sind in den Vergabeunterlagen (Angebotsbedingungen §2.3 und §18 sowie Kriterienkatalog/Bewertungsmatrix) und in der Bekanntmachung übereinstimmend und vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gerätebereitstellung und -funktionen

Ca. 40 Farb-Multifunktionssysteme (DIN A6 bis DIN A3) in zwei Leistungsklassen:Leistungsklasse 2.1 (voraussichtlich 39 Stück): mind. 40 Seiten/Min. (S/W und Farbe)Leistungsklasse 2.2 (1 Stück): mind. 60 Seiten/Min. (S/W und Farbe)Funktionen: Drucken, Kopieren, Scannen (Fax in der Gesamtausschreibung erwähnt)Ausschließlich Laser-TechnologieFabrik-Neugeräte, keine Grauimporte – alle Geräte vom selben HerstellerLieferung und Installation an 7 Standorten (Bielefeld 4x, Minden 1x, Gütersloh 2x)Format: DIN A6 bis DIN A3, Papiergewicht 60–200 g/m²Papierzuführung mind. 2× 500 Blatt + 100 Blatt UniversalzuführungDADF-Scanner mind. 300 Blatt mit Ultraschall-Doppeleinzugserkennung

Technische Mindestanforderungen

Arbeitsspeicher mind. 4 GB RAMFestplatte/SSD mind. 250 GB inkl. Data-Security Kit (Verschlüsselung und automatische Löschung)LDAP-/AD-Anbindung (Adressbuch) uneingeschränkt möglichDruckersprachen: PCL5e, PCL6e, PostScript3Scan to E-Mail / Netzwerkordner / USBNetzwerk: LAN-Gigabit-Ethernet, USB 2.0Sicherheit: IPSec-Verschlüsselung, SSL/TLS, SNMPv3, IEEE 802.1X, IP-/Portfilter, deaktivierbares WLAN/BluetoothFirmware-Prüfung beim Booten, kein automatischer Firmware-Update ohne AdminrechteHTTP/HTTPS-NetzwerkmanagementIndividuelle Grundkonfiguration mit Admin-Passwort und abgestimmter Bedienoberfläche

Zubehör (optional bzw. je nach Bedarf)

Kartenleser (Mifare DESFire EV3)KassettenverriegelungFinisher mind. 3.000 BlattInterner Finisher 500 BlattGroßraumkassette 2.000 BlattKassettenbank 2× 500 BlattUnterschrank/Systemkonsole

Software & Printmanagement

Zwingende Kompatibilität mit „Papercut MF" (bestehende Authentifikations- und Follow-Me-Lösung der Hochschule) – inkl. Embedded Clients, Maintenance, SoftwaresupportFlottenmanagementsystem (im Mietpreis enthalten) mit automatischer Verbrauchsmaterial-Versorgung, Störungsbenachrichtigung, individueller Ansprechpartner-Verwaltung, Datensynchronisation in mehrere Netze, Seitenzählerauslesung (nach Typ/Format/System), Reportings in CSV/PDFBereitstellung aktueller Treiber für Windows 11, Windows Server 2019+, macOS 15/26, Office 2024/365 – spätestens 4 Wochen nach Veröffentlichung neuer Microsoft-BetriebssystemeSoftware-Updates, Bugfixing, Sicherheitsupdates im Serviceumfang enthalten

Netzwerkintegration

Einbindung in das vorhandene Hochschulnetz (VLAN)TCP/UDP-Port-Bereitstellung (Whitelisting)Vorinstallation und kundenindividuelle Konfiguration (IP-Adressen, Hostnamen, Protokolle)Reduzierung der Druckertreiber auf ein MinimumFlottenmanagement-Installation in monatlicher Miete enthalten

Rollout, Einweisung, Entsorgung

Kick-off-Meeting, Vorbesprechung und Terminierung im RolloutEinweisungen vor Ort für User und AdministratorenAbholung, Rücktransport und umweltgerechte Entsorgung der Altgeräte bei VertragsendeVerpackungsmaterial kostenfrei durch Auftragnehmer zu entsorgen

Full-Service-Leistungen

1st-, 2nd- und 3rd-Level-SupportService-Annahme: Mo–Fr 08:00–17:00 UhrBereithalten von Service-Zentren, Fachpersonal, ErsatzbaugruppenTelefonische Unterstützung und FerndiagnosenAuswechseln defekter Teile, Instandsetzung vor OrtKostenlose Lieferung aller Verbrauchsmaterialien (Toner, Bildtrommeln, Resttonerbehälter) – kein Papier, keine HeftklammernRücknahme und umweltgerechte Entsorgung leerer VerbrauchsmaterialienHalbjährliche Service-ReportsJährliche Statusgespräche (1–2 Monate vor Ablauf des Vertragsjahres)Sicherheitsupdates, Software-Updates

Servicezeiten & Reaktionszeiten

Reaktionszeit Hardware: 1 Arbeitsstunde nach StörungsmeldungVor-Ort-Antrittszeit: 8 Arbeitsstunden nach StörungsmeldungWiederherstellungszeit Hardware: max. 16 ArbeitsstundenLieferung Verbrauchsmaterial: 72 Stunden nach Bestellung (exkl. Wochenende/Feiertage)Software-Prioritäten:Prio 1 (Systemausfall): Bearbeitung max. 2 Arbeitsstunden, Wiederherstellung max. 12 ArbeitsstundenPrio 2 (erhebliche Einschränkungen): max. 4 / 24 ArbeitsstundenPrio 3 (leichte Einschränkungen): max. 8 / 40 ArbeitsstundenPrio 4 (uneingeschränkte Nutzung): Nächstes Softwareupdate

Zertifizierungen und Nachhaltigkeit

CE, TÜV/GS, Energy Star 3.0, PTS (§29 DoNOT), Blauer Engel (RAL-UZ 219)Ausschließlich Original-Verbrauchsmaterialien des HerstellersElektronikversicherung abzuschließen für alle ausgelieferten Systeme (Brand, Diebstahl, Blitzschlag etc.)

Vertragsrahmen

Vertragslaufzeit: 60 Monate ab 01.01.2027 (voraussichtliches Ende 31.12.2031)Geschätzter Auftragswert: 286.700 € nettoVertragsform: EVB-IT-Systemvertrag inkl. EVB-IT-System-AGBMietmodell mit monatlicher Mietpauschale + quartalsweise Serviceklick-Abrechnung (S/W und Farbe separat)DIN A3 = 2 Klicks; keine Klickberechnung für Scans und ausgehende FaxeFlexibilität: max. 10 % Minderung der Gesamtmiete möglich (Mindestentgelt 90 %); Mehrungen Neusysteme nach Formel GMPN = GMP × 60 / RLZ; Mehrungen Rebuilt nach 30. Monat zum gleichen GMP wie Neuware

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in Höhe von 5.000.000 € pro Kalenderjahr

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt3 vergleichbare Referenzen der letzten 3 Geschäftsjahre

Ausschlussgründe

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123–124 GWB vorliegen (Formular 521 EU)Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU)Bei Eignungsleihe: Eignungsleiher müssen ebenfalls erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen

Technische K.O.-Kriterien (zwingend)

Alle Punkte sind K.O.-Kriterien – Nichterfüllung führt zum Angebotsausschluss:

Alle Systeme vom selben HerstellerFabrik-Neu, keine GrauimporteVollumfängliche Kompatibilität mit Papercut MFAusschließlich Laser-TechnologieZertifizierungen: CE, TÜV/GS, Energy Star 3.0, PTS (§29 DoNOT), Blauer Engel (RAL-UZ 219)Original-Verbrauchsmaterialien des HerstellersNetzwerk: LAN-Gigabit-Ethernet, USB 2.0, IPSec-VerschlüsselungSicherheit: Firmware-Prüfung beim Booten, SSL/TLS, SNMPv3, IEEE 802.1X, IP-/Portfilter, deaktivierbares WLAN/BluetoothDruckersprachen: PCL5e, PCL6e, PostScript3Funktionen: Kopieren/Drucken/Scannen, Scan to E-Mail/Netzwerkordner/USBLDAP/AD-Anbindung uneingeschränkt möglichDADF mind. 300 Blatt mit Ultraschall-DoppeleinzugserkennungRAM mind. 4 GB, Festplatte mind. 250 GB SSD inkl. Data-Security Kit39 Geräte mit mind. 40 S./Min. (S/W und Farbe); 1 Gerät mit mind. 60 S./Min. (S/W und Farbe)Deutsche Sprache für Ansprechpartner/Projektleiter

Bewertungskriterien (B-Kriterien)

Bewertet (ohne Wertung):

Scan-Geschwindigkeit S/W (Duplex, ≥300 S./Min.) – 15 PunkteScan-Geschwindigkeit Farbe (Duplex, ≥300 S./Min.) – 15 PunktePapierkassette-Kapazität (>500 Blatt) – 15 PunkteFestplattenkapazität (≥500 GB) – 15 PunkteRAM (≥6 GB) – 15 PunkteSW-Toner-Reichweite (>40.000 Seiten) – 15 PunkteFarb-Toner-Reichweite (>40.000 Seiten) – 15 PunkteTeststellung (Druckauftrag folgt Benutzer 25 %, Systemqualität 25 %, Support bei Papercut-Einrichtung 50 %)

Zuschlagswertung: 40 % Preis, 30 % Leistung (Kriterienkatalog), 30 % Teststellung

Sprachanforderungen und Sonstiges

Angebote und Nachweise in deutscher SpracheElektronikversicherung für alle ausgelieferten SystemeTariftreue/Mindestarbeitsbedingungen gemäß TVgG NRW (Formular 513 EU)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre

3 Referenzen der letzten 3 Geschäftsjahre über vergleichbare Aufträge

vergleichbare Aufträge (vermutlich Miete/Lieferung von Multifunktionssystemen mit Full-Service)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 65%4–10 · 34%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Pflicht-Formulare (VHB NRW)
Formulare bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Eignungsnachweise
Technisches Angebot
Teststellung
Sonstige Formalitäten
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Hochschule Bielefeld | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Anschrift
33619 Bielefeld
Ort
33619 Bielefeld
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.hsbi.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
33619 Bielefeld
Nordrhein-Westfalen

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