Ausschreibungen Sachsen-Anhalt
Beschaffung Dokumentenmanagementsystem für den Landkreis Harz
Landkreis Harz - Fachdienst Zentrale Vergabestelle | Landesverwaltungsamt Sachsen-AnhaltFriedrich-Ebert-Str 42, Sachsen-AnhaltVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDokumentenmanagementsystem (DMS) für den Landkreis Harz (Vergabenummer EU LÖ 212/26)
Offenes Verfahren, keine Lose, keine Nebenangebote.Beschaffung im Mietmodell/Subskription für 48 Monate (20.12.2026 bis 19.12.2030).Angebotsabgabe elektronisch über die Vergabeplattform bis 17.11.2026, 09:30 Uhr.Fragen an die Vergabestelle laut Stammdaten bis 11.11.2026, 15:00 Uhr.Zuschlagskriterium: Laut Stammdaten ist der Preis das Zuschlagskriterium. Das Leistungsverzeichnis nennt dagegen eine Wertung mit 60 % Preis und 40 % Kriterien K1 bis K9. Dies bitte in den Vergabeunterlagen prüfen.Hinweis: Leistungsverzeichnis und Preisblatt liegen als Entwurf bzw. leer vor. Die Bindefrist ist widersprüchlich angegeben (15.12.2026 laut Stammdaten, 19.12.2026 laut Aufforderung).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2026DEZ
Termin11. Nov. 2026
Termin17. Nov. 2026
Termin17. Nov. – 19. Dez. 2026
Termin20. Dez. 2026 – 19. Dez. 2030bis 2030
Termin20. Dez. 2026
Terminca. 20. Dez. 2026 – 19. Dez. 2030bis 2030
TerminDatum offen15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers gemäß GWB (kein festes Datum im Ausschnitt).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Gesamtpreis (Wertungssumme netto für die Mindestvertragslaufzeit)60%
Bewertung des Gesamtpreises gemäß Wertungssumme nach Abschnitt G des Preisblatts (netto, Mindestvertragslaufzeit 48 Monate). Gesamtpreis wird mit 60 % bewertet.
- KANN-Kriterien (Qualität)40%
Bewertung der Kannkriterien K1 bis K9 mit Punkten 0 bis 3 je Kriterium, multipliziert mit den Gewichtungsfaktoren 1 bis 3 (K1 KI-Unterstützung 3, K2 Vertragsmanagement 3, K3 Bürgerportale 3, K4 Monitoring/Dashboard 2, K5 No-/Low-Code 1, K6 Mobile Nutzung 1, K7 Standardschnittstellen 1, K8 Analyse/Reporting 2, K9 Schulungs-/Wissensangebote 2). Die Kategorien der Einzelkriterien sind in der Bewertungsmatrix nicht einzeln mit Prozentgewichtung versehen; die Gewichtung 40 % gilt für den Gesamtblock.
KI-Hinweis: Gewichtung 60 % Preis und 40 % Kannkriterien stehen fest, die Umrechnung der Punkte in Prozentwerte je Kannkriterium ist aber nicht eindeutig beschrieben (Bewertungsformel fehlt), und die Bewertungsmatrix ist für die Punktwertung nicht ausgefüllt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware und Lizenzen
Bereitstellung des DMS im Mietmodell als webbasierte Lösung750 Nutzerlizenzen und 300 ScanlizenzenBasis-, Server-, Modul- und Schnittstellenlizenzen sowie PflichtlizenzenTest-, Schulungs- und AbnahmeumgebungenBetrieb primär on-premises, hybride Cloud-Module werden unterstütztReine Cloud-Lösungen sind ausgeschlossen
Einführung und Integration
Installation, Konfiguration und InbetriebnahmeIntegration in die bestehende IT- und FachverfahrenslandschaftAnbindung von 18 Fachverfahren, unter anderem NSYS, Stranger, ProBauG, ProUmwelt, Octoware, KM-Fahrzeug und AvvisoKonfiguration von 15 aktiven AktenplänenIntegration in Microsoft Office und Outlook sowie Anbindung an das Serviceportal BrainSCC und an beBPoErfüllungsort laut Stammdaten: Friedrich-Ebert-Str. 42, 38820 Halberstadt
Funktionen des Systems
Akten- und Dokumentenmanagement mit Metadaten, Versionen und VolltextsucheRevisionssichere Archivierung mit WORM-Speicher (externer Speicher FAST LTA GmbH)OCR, Scan- und Posteingang sowie StapelverarbeitungWorkflows und ProzessautomatisierungElektronische SignaturFristen, Wiedervorlagen und AussonderungVertragsmanagementRollen- und Berechtigungskonzept
Datenmigration und Übergang
Übernahme beziehungsweise Migration von ca. 20 TB Daten inklusive Akten, Versionen, Metadaten, Berechtigungen und ProtokollenDatenübernahme mit Testmigration und produktiver MigrationMigrationsprotokoll und Fallback-KonzeptWeiterbetrieb des bestehenden DMS während der Umsetzung
Sicherheit und Datenschutz
Datenhaltung in Deutschland, der EU oder dem EWRVerschlüsselung und ProtokollierungDatenportabilität bei VertragsendeSicherheits- und Datenschutzkonzept nach Vorgaben der Unterlagen
Betrieb, Wartung und Support
Wartung, Pflege, Updates und Support während der gesamten LaufzeitService Desk, Incident- und Problemmanagement nach SLAReaktionszeit 2 Stunden, Lösungszeit 4 Stunden, Wiederherstellungszeit 8 Stunden (laut Leistungsverzeichnis)Stabilisierungsphase nach der ProduktivsetzungServiceberichte und benannte Ansprechpersonen
Schulungen
Schulung von 20 Administratoren (remote)Schulung von 500 Mitarbeitenden (remote)Train-the-Trainer-SchulungSchulungsunterlagen in deutscher Sprache, dauerhaft überlassen
Projektbegleitung und Dokumentation
Projektmanagement mit ProjektplanIst-Analyse des bestehenden DMSKonzepte für Umsetzung, Integration, Übergang, Migration und RückfallTests für Schnittstellen, Integration, Last, Sicherheit und AbnahmeVollständige Betriebs-, Administrations-, System- und Schnittstellendokumentation in deutscher SpracheOffenlegung der Unterauftragnehmer mit Leistungsanteilen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Angabe des Umsatzes in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er vergleichbare Leistungen betrifftAngaben erfolgen im Formblatt 124 LD (Eigenerklärung)Konkrete Mindestwerte sind in den Unterlagen nicht genannt
Technische Leistungsfähigkeit und Referenzen
Nachweis von drei vergleichbaren Referenzen aus den letzten drei Jahren (Details siehe Referenzprojekte)Verfügbarkeit der erforderlichen BeschäftigtenAngabe der jahresdurchschnittlichen Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre, gegliedert nach LohngruppenBenennung der Personen für die Leitung
Informationssicherheit und Zertifizierung
Nachweis zur Informationssicherheit und zum Datenschutz, beispielsweise eine ISO-27001-ZertifizierungGefordert als MUSS-Kriterium M26
Muss-Kriterien (Ausschluss bei Nichterfüllung)
MUSS-Kriterien M1 bis M27 gelten als AusschlusskriterienDazu gehören unter anderem webbasierte Nutzung, revisionssichere Archivierung, Schnittstellen zu allen Fachverfahren, Datenhaltung in der EU oder dem EWR, SLA-Zeiten, Schulungsdurchführung und Dokumentation in deutscher SpracheDie Nachweisart für jedes Kriterium ist im Leistungsverzeichnis tabellarisch angegeben
Rechtliche Registrierung und Versicherung
Eintragung im Berufsregister, soweit verpflichtendNachweis der Gewerbeanmeldung, des Handelsregisterauszugs bzw. der Handwerksrolle oder IHK-EintragungNachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung
Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach GWB (§ 123 oder § 124) bzw. Nachweis der SelbstreinigungKein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet und keine Liquidation (Ausnahme: rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan)In den letzten zwei Jahren keine Verurteilung mit Eintrag im Gewerbezentralregister über den genannten GrenzenOrdnungsgemäß erfüllte Steuer- und Sozialabgabenpflichten sowie Mitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftDer Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber beim Zuschlagsempfänger angefordert, da die Angebotssumme 30.000 Euro übersteigtKein Bezug zu Russland nach Art. 5k der VO (EU) 833/2014 bei Bieter, Unterauftragnehmern, Lieferanten und Kapazitätsgebern mit mehr als 10 % des Auftragswerts
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Letzte drei JahreVolumen: Ca. 1.000 Mitarbeitende und ca. 750 Lizenzen. Auftragssumme je Referenz anzugeben. Keine Mindest-Auftragssumme genannt.
Drei Referenzen über vergleichbare Leistungen. Gefordert werden Referenzen im Bereich des öffentlichen Dienstes mit ca. 1.000 Mitarbeitenden und ca. 750 Lizenzen (MUSS-Kriterium M27). Die Vergleichbarkeit ist in den Unterlagen nicht näher definiert.
Benennung der Referenzen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum sowie Kontaktdaten. Vorzulegen auf Verlangen der Vergabestelle.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 64%4–10 · 34%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 35 erledigt
Fristen und Vorbereitung
Angebotsschreiben und Preise
Konzepte mit dem Angebot
Formblätter und Erklärungen mit dem Angebot
Auf Anforderung nachreichen
Optional
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Auftraggeber
Landkreis Harz - Fachdienst Zentrale Vergabestelle | Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Anschrift
38820 Halberstadt
Ort
38820 Friedrich-Ebert-Str 42
Kategorie
Sachsen-Anhalt
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
38820 Friedrich-Ebert-Str 42
Sachsen-Anhalt
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