Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Beschaffung einer Fördermittelmanagementsoftware
Stadt Wuppertal, Amt 402 – Zentrale VergabestelleWuppertal, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Wuppertal beschafft eine browserbasierte, mandantenfähige Fördermittelmanagementsoftware als Kauflizenz für den Zeitraum vom 01.02.2027 bis 31.01.2030.
Das Angebot umfasst bis zu 10 Admin- und 50 User-Lizenzen, eine deutschsprachige Hotline, Wartung und Pflege, Einführungsleistungen, Schulungen sowie ein Dienstleistungskontingent von bis zu 10 Tagen pro Jahr. Erfüllt werden müssen insbesondere die Muss-Anforderungen zu SAP- und Dokumentenschnittstellen, Berechtigungen, Fristenüberwachung, Finanzcontrolling, Reporting, Protokollierung und BITV 2.0.
Das Angebot ist bis zum 23.11.2026 um 09:15 Uhr ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEB
Veröffentlichung22. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist20. Nov. 2026
Angebotsfrist23. Nov. 2026
Angebotsöffnung23. Nov. 2026
Bindefrist23. Nov. – 22. Dez. 2026
Pflegepauschale fälligca. 31. Jan. 2027 – 31. Jan. 2030bis 2030
Ausführungsbeginn1. Feb. 2027
Ausführungszeitraum1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2030bis 2030
Vertragslaufzeit1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2030bis 2030
Liefertermin Software1. Feb. 2027
Dienstleistungskontingentca. 1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2030bis 2030
Wartung und Pflegeca. 1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2030bis 2030
Pflegebeginnca. 2. Feb. 2027
NachreichungsfristDatum offenNachgeforderte Unterlagen sind innerhalb von 6 Kalendertagen ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung einzureichen.
Bestätigungsfrist EigenerklärungenDatum offenEigenerklärungen der Bieter in der engeren Wahl sind innerhalb von 6 Kalendertagen ab dem Tag nach Absendung der Aufforderung zu bestätigen.
Pflege-KündigungsfristDatum offenKündigungsfrist von 3 Monaten zum Ablauf eines Kalenderjahres.
AbnahmeprüfungDatum offenDie Abnahmeprüfung muss spätestens 14 Tage nach Bereitstellung zur Abnahme abgeschlossen sein.
AbnahmeDatum offenDie formelle Abnahme erfolgt ausschließlich durch Unterzeichnung eines gemeinsamen schriftlichen Abnahmeprotokolls.
Lizenzerweiterung 1Datum offenOptionale Erweiterung um 50 % nach erfolgreicher Einführung und bei entsprechendem Bedarf.
Lizenzerweiterung 2Datum offenOptionale weitere Erweiterung um 50 % nach erfolgreicher Einführung und bei entsprechendem Bedarf.
ZahlungsfristDatum offenFällige Vergütung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen.
Verjährungsfrist MängelDatum offenVerjährungsfrist für Sach- und Rechtsmängelansprüche grundsätzlich 12 Monate, sofern nichts anderes vereinbart ist.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität14 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Preiswertung anhand des prozentualen Abstands zum Bestpreis; das beste Angebot erhält 95 Punkte.
- Qualität70%
Bewertung der funktionalen Anforderungen an die Fördermittelmanagementsoftware anhand der Wertungsmatrix.
Gesamtergebnis G = (W x 0,7) + (P x 0,3). W ist die Summe der qualitativen Wertungskriterien mit maximal 95 Punkten; der Bestpreis erhält 95 Preis-Punkte, übrige Angebote werden entsprechend ihrem prozentualen Abstand zum Bestpreis bewertet. Die qualitativen Kriterien werden mit 0,7 und der Preis mit 0,3 gewichtet.
KI-Hinweis: Die Wertungsmatrix enthält die vollständigen technischen Kriterien, Punktwerte, Gewichtungen und die Preisformel; die Bekanntmachung nennt abweichend nur eine Qualitätsgewichtung von 50 Prozent ohne weitere Gewichtungsdetails, während die Vergabeunterlagen die maßgebliche Bewertung mit 70 Prozent Qualität und 30 Prozent Preis festlegen.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLizenzen, Einführung und Betrieb
Browserbasierte Webanwendung ohne lokale Client-Installation.Kauflizenz mit dauerhaften produktiven Nutzungsrechten, nicht ausschließlich, unwiderruflich und unkündbar sowie örtlich unbeschränkt; keine reinen SaaS- oder befristeten Mietmodelle.Bis zu 10 Admin-Lizenzen und 50 User- beziehungsweise Standard-User-Lizenzen.Optional zweimalige Erweiterung um jeweils 50 Prozent zu denselben Konditionen.Dauerhafte Abrufbarkeit der Software über den Vertragstermin.Lieferung der Standardsoftware per Download-Link zum vorgesehenen Termin 01.02.2027.Initiale Inbetriebnahmeleistungen zu einem im Angebot auszuweisenden Pauschalfestpreis.
Technische Architektur und Schnittstellen
Mandantentrennung und strikt logische Isolation von Daten und Prozessen.Zentrale Authentifizierung über Single Sign-on sowie Keycloak auf Basis von OpenID Connect oder SAML 2.0; keine zusätzliche lokale Benutzerverwaltung für produktive Anwenderkonten.Offene, dokumentierte REST-API für den bidirektionalen Austausch von Stammdaten, Förderprojekten, Finanzpositionen, Fristen, Dokumentenreferenzen, Statusinformationen sowie Benutzer- und Organisationsdaten.Anbindung an das kommunale SAP-System für Haushaltsüberwachung, Buchungen, Finanzpositionen, Haushaltsansätze, verfügbare Budgets, Buchungsdaten und Ist-Kosten sowie deren eindeutige Zuordnung zu Förderprojekten.Anbindung an d.velop documents; aus dem Fördervorgang müssen Dokumente und Fallakten aufrufbar sein. Mindestens Aktenzeichen, Dokumenttyp, Dokumentdatum, Version, Bearbeitungsstatus und Dokumentenlink sind zu übertragen oder zu referenzieren.Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz im gewählten Betriebsmodell.
Berechtigungen, Protokollierung und Revision
Granulares rollenbasiertes Rechtemodell, konfigurierbar bis auf Datenfelder, Oberflächenelemente und Systemfunktionen.Mindestens die Rollen Fachamt, zentrales Fördermittelmanagement, Prüfstelle, Leseberechtigte und Administration.Getrennt steuerbare Rechte für Lesen, Anlegen, Ändern, Freigeben, Löschen, Exportieren und Administrieren.Mandantenbezogene Steuerung von Berechtigungen, Datenzugriffen, Auswertungen und Konfigurationen.Automatische, manipulationssichere Änderungshistorie mit Zeitstempel, Benutzerkennung und geänderten Werten.Nachvollziehbare Historisierung von Änderungen an Workflows, Freigaben und Vertretungen.Vertretungsregelungen mit Gültigkeitszeitraum, vertretenem Benutzer, Umfang der Vertretungsrechte und Einbindung in die rollenbasierten Berechtigungen.
Projekt-, Dokumenten- und Informationsmanagement
Strukturierte Eingabemaske für Stammdaten eines Förderprojekts und zusammenhängende Projektakte mit Fördergeber, Förderprogramm, Projektbezeichnung, Förderzeitraum, Förderbetrag, Eigenmitteln, Haushaltsbezug, Zuständigkeit und Fristen.Objektbezogene strukturierte Dateiablage direkt am Vorgang sowie Dokumentenablage per Drag-and-drop mit eindeutiger Zuordnung zum Förderprojekt beziehungsweise Vorgang.Performante, feldübergreifende Suche und Filterung sowie standardisierte Massenimporte.Export von Berichten, Daten und Dokumenten in Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs- und PDF-Formaten ohne manuelle Zusammenführung aus mehreren Systembereichen.Global Suche nach Förderprojekten, Fördergebern, Dokumenten und Vorgängen mit kontextualisierten Treffern und direkter Navigation zum Objekt.
Workflow, Fristen und Fördermittel-Lebenszyklus
Abbildung des vollständigen Lebenszyklus von Projektanlage, Antragstellung, Bewilligungsbescheid, Mittelabruf, Mittelverwendung, Fristenüberwachung, Verwendungsnachweis, Verwendungsprüfung, Abschluss und Archivierung.Definierte Statusketten von der ersten Antragserfassung bis zur Prüfung des Verwendungsnachweises.Wiedervorlagesystem und automatisierte Benachrichtigungen zu Terminen, Meilensteinen und Prüffristen.Parallele Verwaltung mehrerer Förderprogramme beziehungsweise Förderlinien.Je Programm oder Förderlinie konfigurierbare administrative und rechtliche Rahmenbedingungen, Kriterien, Fristen und Berechnungslogiken.Dashboard mit anstehenden, überfälligen und eskalierten Fristen sowie Anzeige von Förderprojekt, Fristart, Fristdatum, Zuständigkeit und Eskalationsstufe und direktem Aufruf des Fördervorgangs.Historisierung von Friständerungen und Fristverlängerungen.
Finanzcontrolling und Reporting
Überwachung von Budgets, Abbildung von Mittelreservierungen sowie zeitliche Planung und Verbuchung tatsächlicher Zahlungsströme.Projektbezogene Gegenüberstellung von Soll-Budget, bewilligten Mitteln, abgerufenen Mitteln, Ist-Kosten und verfügbaren Restmitteln.Import der maßgeblichen Finanzdaten aus dem kommunalen SAP-System sowie nachvollziehbare Herleitung und Aktualisierung der verfügbaren Restmittel.Eindeutige Zuordnung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen zu Förderprojekten sowie Verknüpfung mit Bearbeitungsstatus, Fristen und Dokumenten.Flexible Auswertungen, grafische Dashboards und konsolidierte Berichte nach Förderlinien, Zeiträumen und einzelnen Vorhaben sowie retrospektive und historisierte Analysen.Festlegbare Auswertungskriterien und Zeiträume, vollständige tabellarische Darstellung sowie Export in Excel und PDF.Nutzerbezogenes Dashboard mit offenen Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen und Bearbeitungsstatus zugewiesener Förderprojekte sowie priorisierbare Darstellung und proaktive Benachrichtigung.
Schulung und zusätzliche Dienstleistungen
Eine Remote-Admin-Schulung über einen Tag für zwei bis fünf Personen.Zwei Remote-Userschulungen über jeweils einen halben Tag für bis zu zwölf Personen je Schulung.Dienstleistungskontingent von bis zu 10 Tagen pro Jahr mit im Angebot anzugebendem Tagessatz.
Wartung, Pflege und Hotline
Wartung und Pflege zur Aufrechterhaltung der Software über die gesamte Vertragslaufzeit.Bereitstellung neuer Programmstände einschließlich Patches, Updates und Releases sowie Umsetzung monatlicher und sonstiger Pflege- und Normänderungen.Rechtzeitige Bereitstellung bei Rechts- und Normänderungen und von Übergangslösungen, wenn rechtzeitige Programmstände nicht verfügbar sind.Störungsbeseitigung mit einem störungsbeseitigenden Programmstand und gegebenenfalls einer Umgehungslösung.Telefonische Hotline in deutscher Sprache montags bis freitags von 08:00 bis 16:00 Uhr während der Pflege.Annahme und Bearbeitung von Störungsmeldungen sowie, soweit vereinbart, Beantwortung von Nutzungsfragen; Mängel können per E-Mail oder über das Ticketsystem des Auftragnehmers gemeldet werden.Programmstände ebenfalls per Download-Link bereitstellen.Dokumentation der Pflegeleistungen in deutscher Sprache und üblichem elektronischem Format sowie Übersicht der überlassenen Programmstände.Aktuelles automatisiertes Verfahren und das dafür verwendete Produkt benennen und sicherstellen, dass keine Kommunikationsfunktionen zu Dritten und keine ausspähenden Funktionen bestehen und keine IT-, Daten-, Lizenz- oder Nutzungsverhaltensinformationen an Dritte übermittelt oder für Dritte zugänglich gespeichert werden.Neue Programmstände vor Lieferung mit aktueller Scan-Software auf schadensstiftende Software prüfen und die Prüfung erklären; Bereitstellung erforderlicher Lizenzunterlagen und Lizenzbedingungen.
Barrierefreiheit und Abnahme
Umsetzung der Barrierefreiheit nach BITV 2.0.Vollständige Tastaturbedienung und Screenreader-Unterstützung für Projektanlage, Bearbeitung von Fördervorgängen, Fristenverwaltung, Dokumentenaufruf, Suche, Reporting und Administration.Schriftliche Erklärung der vollständigen Betriebsbereitschaft vor der Abnahmeprüfung.Abnahmeprüfung anhand der funktionalen und technischen Anforderungen innerhalb von höchstens 14 Tagen.Formelle Abnahme ausschließlich durch Unterzeichnung eines gemeinsamen schriftlichen Abnahmeprotokolls; bei Mängeln der Klasse 1 oder 2 kann die Abnahme abgelehnt werden.
Softwaredokumentation und Rechte
Elektronisch durchsuchbare, druckbare und langzeitarchivierungsfähige Dokumentation sowie mindestens eine deutschsprachige Anwenderdokumentation, sofern nichts anderes vereinbart ist.Bei Open-Source-Software Übersicht der Softwarekomponenten und Lizenzen, vollständiger maschinenlesbarer korrespondierender Quellcode, Urheber- und Markenhinweise, erforderliche Hinweise beziehungsweise NOTICE-Dateien sowie vollständige Lizenztexte.Sofern die Lieferung einer SBOM vereinbart ist, Bereitstellung nach BSI TR-03183-2.Hinweise auf gegebenenfalls bestehende Exportkontrollvorschriften.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenSteuern, Versicherung und Zuverlässigkeit
Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung muss erfüllt sein.Angemeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft; ausländische Bieter müssen auf Anforderung eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers vorlegen.Berufs- beziehungsweise Haftpflichtversicherung bei einem EU-Versicherer ist nachzuweisen und bis zum Ablauf der Gewährleistungs- und Mangelbeseitigungsansprüche aufrechtzuerhalten. Die geforderten Mindestdeckungssummen sind im Ausschnitt nicht angegeben.Erforderliche Zuverlässigkeit muss vorliegen; insbesondere dürfen keine Vergabesperre wegen Korruptionsverfehlungen, Preisabsprachen oder illegaler Beschäftigung, kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, keine schwere Verfehlung und keine sonstigen nach MiLoG auszuschließenden Umstände vorliegen.
Wirtschaftliche und personelle Angaben
Jahresumsätze für die letzten drei Geschäftsjahre sind anzugeben. Ein konkreter Mindestumsatz ist nicht genannt; kleine und mittlere Unternehmen werden berücksichtigt, wenn sie noch keine Jahresumsätze über alle drei Jahre nachweisen können.Die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte der letzten drei Jahre sind anzugeben.Erforderliche Registereintragungen und Nachweise, insbesondere Gewerbeanmeldung sowie gegebenenfalls Eintragung in der Handwerksrolle, bei der Industrie- und Handelskammer oder im Handelsregister, müssen vorliegen.
Vergleichbare Referenzen
Angaben zu vergleichbaren Leistungen sind mit einer Referenzliste vorzulegen.Je Referenz sind Kundenname, Kontaktdaten und Auftragswert anzugeben.Anzahl der vergleichbaren Leistungen und Anzahl der Kalenderjahre sind im Ausschnitt nicht angegeben; ein Mindestauftragswert ist ebenfalls nicht genannt.
Vorläufige Eignungsnachweise und Beteiligte
Als vorläufiger Eignungsnachweis kann die Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder die Eintragung in einem Präqualifizierungsverzeichnis dienen; bei EEE können vor Zuschlag weitere Nachweise angefordert werden.Bei einer Bietergemeinschaft sind Anlage B, der bevollmächtigte Vertreter und die Federführung anzugeben.Vorgesehene Nachunternehmer und Eignungsleiher sind zu benennen und gegebenenfalls mit Eignungsnachweisen und Verpflichtungserklärungen zu belegen; bei Bietergemeinschaften gelten die Anforderungen auch für deren Mitglieder.
Produktbezogener Nachweis
Die geforderten technischen Eigenschaften der Software müssen durch eine Produktbeschreibung oder Eigenerklärung belegt werden.Die als Muss gekennzeichneten technischen Anforderungen sind zu erfüllen und gegebenenfalls durch Gleichwertigkeits- oder Leistungsnachweise zu belegen.Schriftlich ist die vollständige Betriebsbereitschaft in der vereinbarten Systemumgebung einschließlich aller lizenzierten Module, Mandantenstrukturen und Berechtigungsstrukturen zu erklären.
Referenzprojekte
Im Ausschnitt nicht angegeben ReferenzenZeitraum: Die letzten Kalenderjahre; Anzahl im Ausschnitt nicht angegebenVolumen: Kein Mindestauftragswert angegeben
Vergleichbare Leistungen sind mit einer Referenzliste nachzuweisen; genannt werden ausdrücklich Kundenname, Kontaktdaten und Auftragswert.
Als vergleichbare Leistungen bezeichnet; konkrete Gleichwertigkeitsanforderungen werden im Ausschnitt nicht erläutert.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 19%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsform und Zugang
Bietererklärung und Unternehmensangaben
Referenzen und Beteiligte
Preise und Wertung
Produkt und technische Anforderungen
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Auftraggeber
Stadt Wuppertal, Amt 402 – Zentrale Vergabestelle
Anschrift
42275 Wuppertal
Ort
42275 Wuppertal
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
42275 Wuppertal
Nordrhein-Westfalen
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