Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Charité – Universitätsmedizin Berlin beschafft eine moderne, cloud-basierte ITSM-/ESM-Plattform als Nachfolgelösung für ihre bestehende IT-Service-Management-Landschaft.
Was zu tun ist: Im Rahmen eines zweistufigen Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb müssen interessierte Bieter zunächst einen Teilnahmeantrag mit umfangreichen Eignungsnachweisen einreichen (z.B. ISO 27001, C5-Testat Typ 2, ITIL-Personal, Unternehmensreferenzen, Betriebshaftpflicht). Anschließend sind – nach Aufforderung – indikative und später verbindliche Angebote abzugeben.
Was geliefert werden soll: Eine integrierte Plattform für IT- und Non-IT-Services (z.B. HR, Facilities) mit Pflichtintegration in die klinischen Systeme EPIC und SAP, KI-Funktionen, Security Operations und schrittweiser Einführung in fünf Arbeitspaketen (drei verpflichtend, zwei optional).
Besonderheiten: Es gelten BerlAVG-Anforderungen (Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz), LkSG-Eigenerklärung, Frauenförderverordnung sowie Nachhaltigkeits- und Tariftreue-Verpflichtungen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Rügefrist Vergabeverstöße
Rügefrist bei Kenntnis
EPIC-Roadmapbis 2029
AP 1: Grundlegende Funktionen (Implementierung)
Vertragslaufzeit
SAP Data Warehouse 4HANA (Planungsprozesse)
SAP SRM/SAP Ariba (geplante Fertigstellung)
Hypercare AP 1
AP 2: Security Erweiterung und Automatisierungen
Hypercare AP 2
AP 3: EPIC- und SAP-Integration
AP 5: HR-Prozesse (optional)
Hypercare AP 3
Migration Field Service Settingsbis 2028
SAP S/4HANA (geplante Fertigstellung)
SAP IDM (geplante Fertigstellung)
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Angebotspreis, Gewichtung 40%
- KANN-Anforderungen (Punkte aus Anforderungskatalog)30%
Bewertung der KANN-Anforderungen aus dem Anforderungskatalog, Gewichtung 30%. Die detaillierte Bewertungsmethode wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.
- Konzepte zur Lösung30%
Bewertung der Lösungskonzepte, Gewichtung 30%. Die detaillierte Bewertungsmethode wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.
KI-Hinweis: Die detaillierte Bewertungsmethode für die Zuschlagskriterien (insbesondere für KANN-Anforderungen und Konzepte zur Lösung) wird erst mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe in der 2. Verfahrensstufe zur Verfügung gestellt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbergeordneter Leistungsgegenstand
Beschaffung und Einführung einer modernen, standardnahen und zukunftssicheren ITSM-/ESM-Plattform als Nachfolgelösung für die bestehende ITSM-Landschaft der Charité. Ziel: nachhaltige Digitalisierung der Serviceprozesse, hoher Automatisierungsgrad, langfristig skalierbare und integrierte Serviceorganisation.
Die Leistung umfasst drei Säulen:
Plattformbereitstellung und -betrieb (Hosting, Datenbank-Setup, technischer Betrieb, Wartung, Support, Updates/Upgrades über die gesamte Vertragslaufzeit)Lizenzbereitstellung / Softwarebereitstellung und -betrieb (Bereitstellung aller erforderlichen Lizenzen und Nutzungsrechte, Wartung, Support)Implementierungsleistungen (sukzessive Erbringung anhand der Arbeitspakete)
Die Lösung wird in der Cloud bereitgestellt. Der Hyperscaler muss vor Zuschlag über ein C5-Testat Typ 2 verfügen.
Übergreifende Leistungen für alle Arbeitspakete
Bereitstellung von Instanzen: DEV, Sandbox, STG/Testing, PRDProjektmanagement, Sprintplanung, QualitätsmanagementTraining und Schulung (Endnutzer, Key User, IT-User)Go-Live-Support und Hypercare-Phase (bis zu 3 Monate nach jedem Go-Live)Optionale Zusatzleistungen: Time & Material, Shadowing, fachlicher 2nd-Level-Support
Anforderungen an Plattform & Architektur
Integrierte Plattform mit gemeinsamem Datenmodell für alle Service-Management-PracticesUpgrades, Konfiguration ohne Code (Low-Code / No-Code), Domänenerweiterbarkeit, Ticket-JournalAdministration: Formulare, Workflows, Benachrichtigungen, Referenzdaten, AuditWorkflow & Automatisierung: grafischer Designer, Genehmigungen, Routing, RunbookIntegration & Schnittstellen: APIs, Konnektoren, EPIC/SAP-Anbindung, Massen-Import, E-Mail, DatenföderationIdentity & Access: SSO, MFA, LDAP, RBACSicherheit & Vertrauen: Verschlüsselung, Malware-Scan, ZertifizierungenDatenschutz: DSGVO-Konformität, Data Residency, BetroffenenrechteHosting: SaaS / Private Cloud / On-PremisesVerfügbarkeit: Hochverfügbarkeit, Wartungsfenster; Performance, Backup/DRAudit/Logging, Usability, Barrierefreiheit (WCAG 2.1 AA), Mobil, Lokalisierung, SucheLizenzmodell, Support & Dokumentation
Standard-Self-Service & Service Desk
Self-Service-PortalOmnichannel-Erfassung (Portal, E-Mail, Telefon, Chat)Live-Chat / ChatbotWalk-up-Support, Request-Nachverfolgung, Workload Management
ITSM-Kernprozesse
Incident Management: Erfassung, Priorisierung (Impact/Urgency), Routing/Eskalation, SLA-Timer, Lösung/Abschluss, Knowledge-gestützte Lösung, Major Incident HandlingProblem Management: Erfassung, Root-Cause-Analyse, Known Error & Workaround, Verknüpfung mit Incidents/Changes/CIs, proaktive IdentifikationChange Enablement: Change-Erfassung & -Typen (Standard/Normal/Emergency), Risiko-/Impact-Bewertung, CAB-Genehmigung, Change-Kalender, Standard Changes, CI-/Release-Verknüpfung, Post-Implementation-ReviewRelease & Deployment Management: Release-Planung, Deployment-Aufgaben, Release-Kalender, ValidierungService Request Management: Einreichung, Fulfilment-Workflows, Genehmigungen, Catalogue-gesteuerte Formulare, automatisiertes Fulfilment, SLA/StatusService Catalogue Management: Catalogue-Pflege, Kategorisierung & Suche, Berechtigungsregeln, Preisgestaltung, Lebenszyklus, abteilungsübergreifender CatalogueKnowledge Management: Artikel-Erstellung, Review/Genehmigungs-Workflow, Zielgruppensteuerung, Suche & kontextbezogene Bereitstellung, Feedback, VersionierungService Level Management: SLA-/OLA-Definitionen, Timer-Handling, Breach-Warnungen, Performance-Reporting
CMDB, Asset & IT Operations
Configuration Management (CMDB): CI-Modell, Beziehungen/Abhängigkeiten, automatisierte Discovery (Cloud, Zertifikate), Service Mapping, Health/Governance, Capacity Management, Event ManagementIT Asset Management: Asset-Register, Lebenszyklauf (Request → Ausmusterung), CMDB-Verknüpfung, Software-Lizenzmanagement, Kosten-/Vertragstracking, Lager/ReservierungIT Operations & Event Management: Discovery, Event-Ingestion/-Korrelation, Schwellenwerte, Events to Incidents, Monitoring, Service Health, Zertifikatsüberwachung, Konfigurationsaudit
Security, Risk & Continuity
Security Operations Management: Security-Incident-Response, Threat-Enrichment, Reporting/Dashboards, Event-Monitoring, Vulnerability-Response, Playbooks, ZugriffstrennungRisk, Governance & Compliance: Policy-/Compliance-Management, Risk-Management, Control-Testing, Audit-Management, Integration operativer Daten, Third-Party-Risk-ManagementService & Business Continuity: Continuity-Pläne, BIA (Business Impact Analysis), Crisis-Management, Continuity-Test-TrackingContinual Improvement Management: Improvement-Backlog, Initiativen-Tracking, datengetriebene Verbesserung, Benefit-Tracking
Enterprise Service Management & intelligente Funktionen
Customer & Enterprise Service Management: Case-Management, Playbooks, Enterprise Service Management (HR, Facilities, Legal), Kunden-/Account-Modell, DatentrennungIntelligent Automation & AI: Virtual Agent, Agent Assist, prädiktive Kategorisierung, KI-gestützte Suche, Document AI, KI-Governance, menschliche AufsichtReporting, Dashboards & Analytics: Self-Service-Reporting, Dashboards, KPIs, Trend-/Historienanalyse, geplante Verteilung, eingebettete AnalyticsField Service Management: Work-Order-Management, Terminierung & Dispatch, Dispatcher-Workspace, Mobile App, Planned Maintenance, Territory-Management, Mapping/Routing, ErsatzteileDemand, Projekt und Portfolio Management: Bedarfs-/Ideen-Management, Enterprise Management, Forecasting, Roadmaps
Branchenspezifika Gesundheitswesen / Life Sciences
Gesundheitsspezifisches Datenmodell, Servicekatalog und ProzesseIntegration klinischer Primärsysteme (insbesondere EPIC und SAP)Kontextübernahme aus klinischen Systemen (Serviceanfragen direkt aus EPIC erstellbar)Einhaltung von KRITIS-RegulatorikAnschluss an geplante Charité-Roadmap: EPIC ab Q1/2027 (Fertigstellung 30.06.2029), SAP S/4HANA bis Juni 2028, SAP SRM/Ariba bis Mai 2027, SAP IDM bis Juli 2028, SAP Data Warehouse 4HANA bis Oktober 2026 bzw. April 2027
Projektrollen & Erfahrungsanforderungen
Folgende Mindesterfahrungen müssen durch Projektmitarbeitende abgedeckt werden:
Rolle Implementierung: Junior > 2 Jahre / > 2 Projekte; Standard 2–8 Jahre / 3–4 Projekte; Senior > 8 Jahre / > 8 ProjekteRolle Analysis: Junior > 2 Jahre / > 2 Projekte; Standard 2–5 Jahre / 3–4 Projekte; Senior > 5 Jahre / > 4 ProjekteRolle Management: Junior 5–6 Jahre / 5–6 Projekte; Standard 6–8 Jahre / 6–8 Projekte; Senior > 8 Jahre / > 8 Projekte
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPflicht-Eignungskriterien (zwingende Mindestanforderungen)
Betriebshaftpflichtversicherung: Deckungssumme mind. 5.000.000 EUR pro Schadensfall für Personen-, Sach- und Vermögensschäden; 2-fache Maximierung pro Versicherungsjahr. Nachweis durch Police oder schriftliche Zusage des Versicherers.Unternehmensreferenzen: 3 Referenzen aus 2023–2025 über Einführung, Erweiterung oder Optimierung einer ITSM-/ESM-Plattform inkl. ITSM-/ESM-Prozesse.ISMS nach ISO/IEC 27001: Gültiges Zertifikat einer akkreditierten Zertifizierungsstelle. Geltungsbereich muss Leistungen vollständig abdecken (Betrieb, Implementierung, Softwarebereitstellung der ITSM-Plattform).C5-Testat Typ 2 (Cloud): Gültiges Testat für Bereitstellung, Konfiguration und Betrieb von Cloud-Services für ITSM-/ESM-Lösungen.MUSS-Anforderungen vollständig erfüllt: Alle MUSS-Anforderungen aus dem Anforderungskatalog (Anlage 2) müssen erfüllt sein, sonst Angebotsausschluss.Nachweis der Kompatibilität mit ITIL 4, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001, ISO 22301, ISO/IEC 25010.Integration EPIC und SAP nachweislich möglich (Anforderung 38A MUSS).Datenhosting ausschließlich in EU/EWR.DSGVO-Konformität und digitale Souveränität gemäß § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 VgV (BGBl. 2026 I Nr. 137).
Ausschlussgründe
Zwingende Ausschlussgründe (z.B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Betrug, Korruption, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel; Steuern- und Sozialversicherungsrückstände)Fakultative Ausschlussgründe (z.B. Verstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen; Insolvenz; schwere Verfehlung; wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen; Interessenkonflikt; mangelhafte Auftragserfüllung bei früheren Aufträgen; Täuschung; unzulässige Einflussnahme)Spezifische Ausschlüsse nach AEntG, AufenthG, SchwarzArbG, MiLoG, LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich: Schadenersatz, Kooperation mit Ermittlungsbehörden, PräventionsmaßnahmenBei LkSG: Geldbußen ≥ 175.000 EUR (§ 24 Abs. 1 LkSG), ≥ 1.500.000 EUR (§ 24 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 Nr. 2), ≥ 2.000.000 EUR (§ 24 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 Nr. 1) oder ≥ 0,35 % des Jahresumsatzes (§ 24 Abs. 3) führen zum Ausschluss
Auswahlkriterien (Bewertung, 100 Punkte gesamt)
Jahresumsätze (12,5 Punkte)
Ø Gesamtjahresumsatz 2022–2025 (Gewichtung 0,5; max. 2,5 Punkte) – Mindestanforderung: Ø ≥ 50 Mio. EURØ Umsatz mit vergleichbaren Leistungen 2022–2025 (Gewichtung 2,0; max. 10 Punkte) – Mindestanforderung: Ø ≥ 2 Mio. EUR
Unternehmensreferenzen (60 Punkte)
Komplexität (Gewichtung 4,0; max. 20 Punkte): TCV ≥ 500.000 EUR brutto, Nutzer ≥ 5.000, Org.-einheiten ≥ 10, Standorte ≥ 3, Service-Domänen ≥ 2, Drittsysteme ≥ 5 – Mindestens 1 Referenz mit TCV ≥ 500.000 EUR bruttoErbrachte Leistungen (Gewichtung 4,0; max. 20 Punkte): ESM mit domänenübergreifenden Workflows, CMDB-Anbindung, Daten-Migration, Leistungen in hoch regulierten Märkten (Gesundheitswesen, Banken, Versicherungen, Defense)Größe & Transformationsfähigkeit (Gewichtung 4,0; max. 20 Punkte): Referenzen aus Gesundheitswesen, KRITIS-regulierten Umgebungen, Universitätskliniken, Krankenhäusern der Maximalversorgung, SAP-/KIS-Transformation
Beschäftigtenanzahl (22,5 Punkte)
Gesamtbeschäftigte im EWR 2023–2025 (Gewichtung 0,5; max. 2,5 Punkte) – Mindestanforderung: ≥ 500ITSM-Berater/Softwareentwickler mit Herstellerzertifizierung, Sprachniveau mind. C1/B2 (Gewichtung 2,0; max. 10 Punkte) – Mindestens 10ITIL-zertifiziertes Personal (mind. ITIL 4 Foundation) (Gewichtung 2,0; max. 10 Punkte) – Mindestens 10
Qualitäts- & Servicemanagement (5 Punkte)
QMS nach ISO 20000-1 und/oder ISO 9001 (Gewichtung 1,0; max. 5 Punkte)
Mindestens 3 Bewerber werden zugelassen (bei mehr Bewerbern erfolgt Reduzierung anhand der Auswahlkriterien).
Frauenförderung & Compliance
Erklärung zur Frauenförderverordnung (FFV) erforderlich (Pflicht ab Auftragswert ≥ 75.000 EUR): Maßnahmen je nach Beschäftigtengröße (über 500: mind. 3 Maßnahmen; über 250: mind. 3; über 20: mind. 2; über 10: mind. 1)Verpflichtungserklärung Bieter- oder Arbeitsgemeinschaft (falls zutreffend)Eigenerklärung zur Eignungsleihe / Unterauftragnehmer (falls zutreffend)ILO-Kernarbeitsnormen, Mindeststundenentgelt und Tariftreue nach BVBUmweltschutzanforderungen nach BVBBerlAVG-Anforderungen (Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: 2023, 2024, 2025 (letzte 3 Jahre)Volumen: Mind. 1 Referenz mit TCV ≥ 500.000 EUR brutto (sonst 0 Punkte)
Beratung, Implementierung und/oder Betrieb von ITSM-/ESM-Lösungen inkl. Lizenzierung und Integration (Einführung, Erweiterung oder Optimierung einer ITSM-/ESM-Plattform mit ITSM-/ESM-Prozessen)
2 Referenzen müssen die in diesem Verfahren angebotene ITSM-/ESM-Plattform betreffen; 1 Referenz darf eine technisch/funktional vergleichbare Plattform betreffen. Pro Referenz anzugeben: TCV, Nutzer-/Beschäftigtenzahl (≥ 5.000 für Punkte), Anzahl Organisationseinheiten (≥ 10), Standorte (≥ 3), Service-Management-Domänen (≥ 2), integrierte Drittsysteme (≥ 5), Branche, Organisationstyp, Leistungszeitraum (MM.JJJJ – MM.JJJJ), Referenzgeber mit Ansprechperson und Kontaktdaten. Referenzen aus Gesundheitswesen/KRITIS/Universitätskliniken/Maximalversorgung/SAP- oder KIS-Transformation werden höher bewertet.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 46%4–10 · 29%11+ · 24%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 35 erledigt
Plattform & technische Anmeldung
Formale Teilnahmeantrags-Vordrucke
Eignungsnachweise (Pflicht)
Compliance & Nachhaltigkeit
Funktionaler Anforderungskatalog (Anlage 2)
Konditionell einzureichen (bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe)
Verfahrensschritte Verhandlungsverfahren (2. Stufe)
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Auftraggeber
Charité Universitätsmedizin Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin
Anschrift
13353 Berlin
Ort
13353 Berlin
Kategorie
Berlin
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