TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof

Kreis Weseler Abfallgesellschaft mbH & Co. KG (KWA) | Vergabekammer WestfalenKamp-Lintfort, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Kreis Weseler Abfallgesellschaft (KWA) und die KWA Regio beschaffen eine cloudbasierte Source-to-Pay-/eProcurement-Lösung für das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof.

Was wird gemacht?

Der gesamte Einkaufs- und Rechnungsprozess soll medienbruchfrei digitalisiert werden – von der Bestellanforderung über Katalogbestellungen, Lieferantenmanagement bis hin zum Rechnungsausgleich. Die Lösung muss an das parallel eingeführte SAP Business One angebunden werden.

Wie läuft das Verfahren?

Zunächst findet ein europaweiter Teilnahmewettbewerb statt, bei dem 3–5 Bewerber ausgewählt werden. Diese werden dann zum Verhandlungsverfahren mit indikativen und letztverbindlichen Angeboten eingeladen. Der Zuschlag ist für Februar 2027 geplant, der Haupt-Go-Live für Januar 2028.

Was muss man mitbringen?

Nachweise zu Zuverlässigkeit, finanzieller Leistungsfähigkeit (Betriebshaftpflicht mind. 300.000 EUR), technischer Leistungsfähigkeit (ISO 27001, EU-Hosting) sowie mindestens zwei Referenzen über S2P-Implementierungen mit einem Auftragswert von mind. 50.000 EUR netto.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR
Veröffentlichung2. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist2. Okt. – 23. Okt. 2026
Teilnahmefrist2. Okt. – 2. Nov. 2026
Letzte Aktualisierung Fragen- und Antwortenkatalog (Teilnahmewettbewerb)ca. 26. Okt. 2026
Einladung zur Angebotsabgabe6. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist (Angebotsphase)6. Nov. – 27. Nov. 2026
Letzte Aktualisierung Fragen- und Antwortenkatalog (Angebotsphase)30. Nov. 2026
Angebotsfrist (indikative Angebote)7. Dez. 2026
Prüfung der indikativen Angebote8. Dez. – 11. Dez. 2026
Verhandlungsrunde mit Bietern14. Dez. – 18. Dez. 2026
Aufforderung zur Abgabe letztverbindlicher Angebote22. Dez. 2026
Angebotsfrist (letztverbindliche Angebote)13. Jan. 2027
Prüfung und Wertung letztverbindlicher Angebote14. Jan. – 21. Jan. 2027
Vorabinformationsschreiben (§ 134 GWB)21. Jan. 2027
Zuschlag1. Feb. 2027
Ausführungsbeginn eBanf30. Juni 2027
Ausführungsbeginn Kataloge31. Aug. 2027
Ausführungsbeginn Lieferantenbewertung30. Sep. 2027
Haupt-Go-Live1. Jan. 2028
Ausführungsbeginn Spend-Management30. Juni 2028
BindefristDatum offenBindefrist ist in den Vergabeunterlagen (Anlage A) geregelt; konkrete Dauer in den vorliegenden Unterlagen nicht beziffert.
Vertragslaufzeit (Wartung & Support)Datum offenDauer der Vertragslaufzeit für Wartung & Support ist in den vorliegenden Unterlagen nicht explizit angegeben (Datenbank-Feld: UNKNOWN).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität9 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Gesamtpreis (netto)50%

    Gewertet wird der Gesamtpreis (netto) aus den angebotenen Pauschalfestpreisen für alle Leistungen inkl. der abgefragten Stundensätze (multipliziert mit Faktoren: Projektleitung 300h, qualifizierte Mitarbeiter 500h). Lizenzkosten werden mit Faktor 10 gewertet. Niedrigster Preis erhält 50 Wertungspunkte, alle weiteren nach Formel 50 x (Preis min / Preis i). (Aspekte: Pauschalfestpreise (Entwicklungsvertrag), Lizenzkosten, Pauschalfestpreise Mängelbeseitigung (5 Jahre), Pauschalfestpreise Updates (5 Jahre), Stundensatz Projektleitung, Stundensatz qualifizierte Mitarbeiter)

  • Qualität der Source-to-Pay-Lösung (eProcurement)30%

    Bewertet wird das eingereichte Leistungskonzept anhand von vier Unterkriterien nach der relativen Bewertungsmethode. Kriterien: Plausibilität, Vollständigkeit, Zielerreichung, Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen. Maximal 30 Wertungspunkte.

  • Referenzen Projektleiter/-in und Stellvertretende/r Projektleiter/-in5%

    Gewertet wird die Anzahl der Referenzen für die Entwicklung und Implementierung einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) mit mindestens Lieferantenkataloge, Multilieferantenkataloge, eBanf/Freitextbestellung, digitaler Rechnungseingangs-Workflow und Lieferantenbewertung. Bewertung: ≥3 Referenzen = 5 Pkt., 2 = 3 Pkt., 1 = 1 Pkt., 0 = 0 Pkt., multipliziert mit Faktor 0,5. Maximal 2,5 Punkte je Projektleitung/Stellvertretung, gesamt 5 Punkte.

  • Terminsicherheit5%

    Überzeugende und detaillierte Terminplanung, Personaleinsatz, Terminüberwachung und Terminsteuerung zur Erlangung von Terminsicherheit mit Vorschlag für einen Terminplan. Bewertet nach relativer Bewertungsmethode. Maximal 5 Wertungspunkte.

  • Service- und Wartungskonzept10%

    Überzeugende Darstellung des Bieters zu Service und Wartung der Source-to-Pay-Lösung, um hohe Zuverlässigkeit und schnelle Beseitigung von Störungen zu ermöglichen. Anzugeben sind insbesondere Kanäle zur Support-Erreichbarkeit (Telefon, E-Mail, Portal etc.), Reaktionszeiten auf Störungsmeldungen sowie Servicezeiten. Maximaler Umfang 3 Seiten. Bewertet nach relativer Bewertungsmethode. Maximal 10 Wertungspunkte.

Preiswertung: Wertungspunktzahl = 50 x (Angebotspreis min / Angebotspreis i). Niedrigster Netto-Angebotspreis erhält 50 Wertungspunkte. Qualitätskriterien werden nach der relativen Bewertungsmethode bewertet.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformeln sind vollständig in den Vergabeunterlagen (Kapitel 4) dokumentiert. Die Angaben in der Bekanntmachung stimmen mit den Vergabeunterlagen überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernfunktionen der Source-to-Pay-Lösung

Die Lösung muss folgende Module abdecken:

Bestellanforderung: elektronische Banf (eBANF), Freitextbestellung, mehrstufiges Genehmigungsverfahren, Kontierungsvorschläge, Budgetkontrolle, Vorlagen, AnlagenmanagementAnfragen & Angebote (RFX): Erstellung von RFP/RFQ/RFI, Lieferanteneinladung, Angebotserfassung, VorlagenAuswertung von Angeboten: Vergleichsübersicht, Bewertungsmatrix (TCO-Ansatz), manuelle Auswahl inkl. Cherry-Picking, BerichtswesenBestellung & Vertrag: digitale Erstellung, Datenübermittlung an SAP, digitale Signaturen, Fristen-DashboardAuftragsbestätigung: Ablage, Abgleich mit Bestellung, WiderspruchsfunktionLieferverzugsmanagement: automatische Mahnungen, Eskalationsstufen, LieferantenbewertungsintegrationDigitale Wareneingangsbuchung: Lieferschein-/Leistungsbestätigungserfassung, SAP-Integration, Abweichungsprüfung

Katalog- und Lieferantenmanagement

Lieferantenkataloge & Multilieferantenkataloge: Verwaltung, Import (BMEcat, XML, Excel), Punch-Out-OCI-Integration, Standards eCl@ss/UNSPSC, Katalogvergleich, VolltextsucheLieferantenselbstauskunft: Online-Fragebogen, Dokumenten-Upload, DashboardLieferantenonboarding: standardisierter Prozess, Compliance-Prüfung (Sanktionslisten, Bonität), SAP-AnlageLieferantenbewertung: Kriterien Qualität/Preis/Liefertreue, Scoring/Ranking, Historisierung, EskalationSpendmanagement: Ausgabenanalyse, Lieferantenkonsolidierung, Maverick-Buying-Erkennung, Budgetüberwachung, Simulationen, Nachhaltigkeitsaspekte

Rechnungseingang, -prüfung und -ausgleich

Rechnungseingang: Kanäle PDF, Scan/OCR, ZUGFeRD, X-Rechnung, EDI; automatische Verknüpfung mit BestellungRechnungsprüfung: formale/inhaltliche Prüfung, Drei-Wege-Matching, automatische und manuelle Freigabe, „dunkle" Freigabe, WorkflowRechnungsausgleich: Nachverfolgbarkeit des Zahlungsstatus aus SAP

Schnittstellen, Hosting und Querschnittsthemen

Schnittstellen: bilateraler Datenaustausch mit SAP Business One; weitere Schnittstellen zu Instandhaltungssoftware und DMSHosting: Cloud-Service-Modell (SaaS oder Managed Cloud) mit Hosting in der EUSicherheit/Datenschutz: ISO 27001 (oder gleichwertig)Benutzeroberfläche, Workflows, mobile UnterstützungDokumentation, Schulungen, Wartung & Support

Einführungsphasen (Go-Live-Meilensteine)

30.06.2027 – Teil-Go-Live eBanf (Bestellanforderung, Anfragen, Angebote, Auswertung, Bestellung/Vertrag)31.08.2027 – Teil-Go-Live Kataloge (Lieferantenkataloge)30.09.2027 – Teil-Go-Live Lieferantenbewertung (Lieferantenselbstauskunft, -onboarding, -bewertung)01.01.2028 – Haupt-Go-Live (alle S2P-Funktionen und Schnittstellen)30.06.2028 – Teil-Go-Live Spendmanagement

Optionale / zusätzliche Leistungen

Nachträgliche Einführung neuer FunktionenEinbindung neuer HardwareZusätzliche Leistungen nach Zeitaufwand (Stundensätze sind im Angebot zu benennen)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit (Ausschlusskriterien)

Keine zwingenden Ausschlussgründe gem. § 123 Abs. 1 GWB. Dazu zählen u.a. Verurteilungen wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel. Weitere Eigenerklärungen betreffen:

EU-Russland-Sanktionsverordnung (Art. 5k EU-VO 833/2014 i.d.F. 2024/1745) – keine russischen Staatsangehörigen, keine in Russland ansässigen Personen/Unternehmen ab 10 % AuftragswertErfüllung der Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenKein Verstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen bei öffentlichen AufträgenKeine Zahlungsunfähigkeit, kein Insolvenzverfahren, keine LiquidationKeine schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, die die Integrität infrage stelltKeine wettbewerbsbeschränkenden VereinbarungenEinhaltung des Mindestlohngesetzes

Finanzielle Leistungsfähigkeit

Technische Leistungsfähigkeit

Folgende Nachweise sind zu erbringen:

Zertifizierung nach ISO 27001 oder gleichwertig (auf Anforderung)Cloud-Dienste mit Hosting in der EU (auf Anforderung)Mindestens 2 Referenzen über Implementierung sowie Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung mit einem Auftragswert von jeweils mindestens EUR 50.000 (netto) im Zeitraum 2022 bis November 2026

Verfahrensanforderungen

Verfahrenssprache: Deutsch (Unterlagen in Fremdsprache nur mit beglaubigter deutscher Übersetzung)Elektronische Angebotsabgabe über die VergabeplattformKeine eigenen AGB / Vertragsbedingungen des BietersKeine NebenangeboteKeine nachträgliche Bildung von Bietergemeinschaften (zulässig nur, wenn bereits im Teilnahmewettbewerb gebildet)Nachunternehmereinsatz zulässig; entsprechende Erklärungen sind beizufügenVor Zuschlag wird gemäß § 6 WRegG eine Anfrage beim Wettbewerbsregister gestellt
Referenzprojekte
mind. 2 ReferenzenZeitraum: 2022 bis November 2026Volumen: mind. EUR 50.000 (netto) je Referenz

Mind. 2 Referenzen über erfolgreiche Implementierung sowie Übernahme von Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) – Teilnahmewettbewerb

Referenzblatt mit Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Auftragswert netto, Jahr des Projektabschlusses, Angabe zu implementierten Teilfunktionen (Lieferantenkataloge, Multilieferantenkataloge, eBanf/Freitextbestellung, Rechnungseingangs-Workflow, Lieferantenbewertung, -selbstauskunft, -onboarding)

max. 5 Punkte (3=5 Pkt., 2=3 Pkt., 1=1 Pkt., 0=0 Pkt., Gewichtungsfaktor 0,5) je Rolle ReferenzenZeitraum: nicht beziffert

Referenzen der Projektleitung und stellv. Projektleitung über Entwicklung und Implementierung einer S2P-Lösung (eProcurement) – Angebotsphase

Je Referenz: Name Auftraggeber, konkreter Auftragsgegenstand mit erbrachten Leistungen, Umsatzvolumen, Ausführungszeitraum. Mindestfunktionsumfang: Lieferantenkataloge, Multilieferantenkataloge, eBanf/Freitextbestellung, digitaler Rechnungseingangs-Workflow, Lieferantenbewertung.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 70%4–10 · 29%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt
Teilnahmewettbewerb – Anlage A (Eignungsformular)
Bewerbergemeinschaft & Nachunternehmer
Angebotsabgabe (nach Aufforderung zur Angebotsabgabe)
Formale Vorgaben
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Kreis Weseler Abfallgesellschaft mbH & Co. KG (KWA) | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
47475 Kamp-Lintfort
Ort
47475 Kamp-Lintfort
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.aez-asdonkshof.de/ ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
47475 Kamp-Lintfort
Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Alle anzeigen →
Nordrhein-Westfalen

Beschaffung von 70 iPad (20 x MD7F4TY/A + 50 x MD7K4TY/A) + Zubehör für den Rettungsdienst des Hochsauerlandkreises

Hochsauerlandkreis · 59872 MeschedeFrist: Nordrhein-Westfalen

Erweiterung OGS Voiswinkel, Fliesenarbeiten

Gemeinde Odenthal · 51519 OdenthalFrist: Nordrhein-Westfalen

Erweiterung OGS Voiswinkel, Parkettarbeiten 1.BA

Gemeinde Odenthal · 51519 OdenthalFrist: Nordrhein-Westfalen

Errichtung einer PV-Anlage

Lippeverband · 45711 DattelnFrist: Nordrhein-Westfalen

Neubau Serviceannahme Betriebsgelände Madrider Ring 20

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/310 · 52078 AachenFrist: Nordrhein-Westfalen

Lieferung eines Pick-Up mit Doppelkabine und Allradantrieb

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/310 · 52078 AachenFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit