Beschaffung Suchsystem „Searchserver“

Land Brandenburg, vertreten durch das Ministerium der Justiz und für Digitalisierung, vertreten durch den Brandenburgischen IT-Dienstleister (ZIT-BB)Potsdam, BrandenburgVeröffentlicht: 23. Oktober 2026

Angebotsfrist: 20. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung zur Beschaffung eines betriebsfertigen Suchsystems mit Websuche und Suchintegration für Liferay DXP 2026.Q1 LTS.

Die Lösung muss im Rechenzentrum des Brandenburgischen IT-Dienstleisters ohne externe Cloud- oder SaaS-Abhängigkeiten auf mindestens RHEL 9 betrieben werden. Gefordert sind unter anderem Volltext- und Metadatensuche, rollen- und rechtebezogene Ergebnisse, getrennte Suchräume, ein Aktualisierungsverzug von höchstens 15 Minuten und eine Antwortzeit von maximal einer Sekunde im 95%-Perzentil.

Zum Leistungsumfang gehören die Nutzungsrechte, Pflege, Wartung, Support sowie Sicherheitsupdates, Updates und Upgrades. Außerdem sind Einführungsunterstützung, Integration in ein Test- und zwei Produktivsysteme, Unterlagen, Schulung beziehungsweise Wissenstransfer und optionale Beratungsleistungen gefordert.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 20. November 2026

Termin / FristJAN2026 MÄR MAI JUL SEP NOV

Mindestlohn1. Jan. 2026

Veröffentlichung23. Okt. 2026

Bieterfragen-Frist12. Nov. 2026

Angebotsfrist20. Nov. 2026

Supportzeitenca. 20. Nov. 2026

Bindefrist31. Dez. 2026

VersicherungsnachweisDatum offenDer Nachweis bestehenden Versicherungsschutzes ist auf Anforderung vor dem Zuschlag vorzulegen; ohne fristgerechten Nachweis erfolgt kein Zuschlag.

Eigenerklärungen UnterauftragnehmerDatum offenDie Eigenerklärungen der Unterauftragnehmer sind vor Vertragsschluss vorzulegen.

Verpflichtungserklärung UnteraufträgeDatum offenNur auf besondere Anforderung des Auftraggebers vor Zuschlagserteilung einzureichen.

VertraulichkeitsverpflichtungDatum offenAlle eingesetzten Beschäftigten müssen vor ihrem Einsatz schriftlich verpflichtet werden.

SicherheitsmeldungDatum offenSicherheitsvorfälle, bekannt gewordene Schwachstellen oder Verlust bereitgestellter Technik sind sofort nach Kenntnis zu melden.

Löschung vertraulicher InformationenDatum offenNach Auftragsabschluss zu vernichten oder zu löschen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Rückgabe vertraulicher InformationenDatum offenVertrauliche Informationen einschließlich Kopien sind nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten zurückzugeben.

ZahlungszielDatum offen30 Tage nach Rechnungsstellung.

VertragslaufzeitDatum offenVier Jahre; bei Überlassungsverträgen ab Produktivsetzung, beim Dienstvertrag ab Vertragsbeginn.

Pflegevertrag LaufzeitDatum offen48 Monate ab dem Tag nach Lieferung beziehungsweise Produktivsetzung der Software.

ÜberlassungsdauerDatum offen48 Monate ab dem vereinbarten Beginn der Überlassungsdauer.

Optionale UnterstützungDatum offenAbrufbare Beratungs- und Unterstützungsleistungen bis zum Erreichen der Obergrenze von 20 Personentagen oder spätestens zum Ende der Vertragslaufzeit.

Initiale UnterstützungDatum offenEinmalige Leistung mit 14 Personentagen nach Zuschlagnahme bis zur Inbetriebnahme mit dem Auftraggeber.

LeistungszeitraumDatum offenKontingent von 80 PT für ein bis zwei Jahre; konkreter Beginn und Ende sind nicht angegeben.

MitarbeiteraustauschDatum offenDer Auftraggeber kann während der ersten drei Monate des Einsatzes Mitarbeiter ohne Angabe von Gründen austauschen.

VorstellungsgesprächeDatum offenEtwa 30 Minuten je Gespräch nach Einreichung der Mitarbeiterprofile; der konkrete Zeitpunkt ist nicht angegeben.

BetriebshaftpflichtnachweisDatum offenDer Versicherungsnachweis darf nicht älter als sechs Monate sein.

RegisterauszugDatum offenDer Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister darf nicht älter als sechs Monate sein.

UnternehmensreferenzenDatum offenMindestens zwei vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren.

MitarbeiterreferenzenDatum offenReferenzen und Nachweise dürfen nicht älter als fünf Jahre sein.

BerufserfahrungDatum offenMindestens drei Jahre Berufserfahrung im geforderten Aufgabenumfeld.

UnternehmensangabenDatum offenUmsatz und durchschnittliche sozialversicherungspflichtige Beschäftigung für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Lohnunterlagen LieferauftragDatum offenVorlage der Lohn- und Gehaltszahlungsunterlagen zusammen mit der Rechnung.

Lohnunterlagen DienstleistungDatum offenMindestens einmal kalenderjährlich während der Vertragslaufzeit vorzulegen.

LohnzahlungDatum offenLöhne und Gehälter sind mindestens monatlich während der Beschäftigung zu überweisen.

Geschäftsräume zugänglichDatum offenWerktags von 08:00 bis 17:00 Uhr und freitags bis 14:00 Uhr auf Verlangen zugänglich.

Verjährungsfrist MängelDatum offenGrundsätzlich zwölf Monate bei EVB-IT Pflegevertrag S; ein abweichender Wert ist nicht eingetragen.

VertragspauschaleDatum offenStandardmäßig bis zum 15. eines jeden Monats fällig, anschließend mit 30 Tagen Zahlungsziel.

ZuschlagDatum offenEin Wettbewerbsregisterauskunft ist vor der Zuschlagserteilung einzuholen; ein Zuschlagsdatum ist nicht angegeben.

Unterrichtung BieterDatum offenNicht berücksichtigte Bieter sind spätestens 15 Tage nach Eingang des Antrags zu informieren.

VertragsinformationDatum offenInformation über vergebene Aufträge innerhalb von drei Monaten nach Vergabe; betrifft nur bestimmte Verfahrensarten.

WettbewerbsausschlussDatum offenBei Pflichtverletzungen kann der Auftraggeber einen Wettbewerbsausschluss bis zu drei Jahren anordnen.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode3 Kriterien

L-B1 Bereitstellung und Einführung des Suchsystems
Bewertet werden das Konzept und die Schritte für Installation und Konfiguration, Einrichtung von Suchräumen, Indexierung, Suchlogik, Rollen- und Rechtebezüge, Test- und Abnahmevorbereitung sowie Betriebsübergabe unter Berücksichtigung der Test- und Produktivsysteme, der Zielsysteme CMS und Liferay DXP 2026.Q1 LTS, Matomo sowie der zu vergebenden Rollen und Rechte.
L-B2 Umsetzung von Sicherheitsupdates, Releases, Updates und Upgrades
Bewertet werden die dargestellte Vorgehensweise für Sicherheitsupdates, Releases, Updates und Upgrades des Suchsystems unter Berücksichtigung der IT-Infrastruktur und der zu beachtenden Randbedingungen.
L-B3 Wissenstransfer zum Suchsystem
Bewertet werden das Vorgehen und die Schritte für den Wissenstransfer, damit die Mitarbeiter des Auftraggebers das Suchsystem nutzen und es aus IT-Sicht betreiben können.

Z = L / P; L = Summe der Leistungspunkte (Bewertungspunkte × Gewichtung), P = Gesamtpreis; das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Zuschlag. Jedes B-Kriterium wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet; L-B1 kann maximal 300, L-B2 maximal 75 und L-B3 maximal 125 Leistungspunkte ergeben.

KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen, Bewertungsskala und Richtwertformel sind in den Vergabeunterlagen vollständig festgelegt; die Bekanntmachung nennt abweichend nur den niedrigsten Preis. Nicht belegte Gewichtungen wurden entfernt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lieferung, Nutzungsrechte und Betrieb

Ein dauerhaft betreibbares Suchsystem mit den erforderlichen Nutzungsrechten bereitstellen.Pflege, Wartung und Support mit Servicelevel 9x5, Montag bis Freitag, sicherstellen.Sicherheitsupdates, Updates, Upgrades und sonstige herstellerbereitgestellte Pflegeversionen bereitstellen.Betrieb ohne externe Cloud- oder SaaS-Abhängigkeiten im Rechenzentrum des ZIT-BB sicherstellen.Betrieb auf einer aktuellen Red Hat Enterprise Linux-Version, mindestens RHEL 9, sowie Vereinbarkeit mit den technischen Standards des Landes Brandenburg und den ZIT-BB-Vorgaben.Das Lizenzmodell muss Nutzung, Betrieb, Administration, Wartung und gegebenenfalls Weiterentwicklung durch den Auftraggeber oder einen beauftragten Betreiber ermöglichen.

Funktionale Anforderungen

Volltext- und Metadatensuche für strukturierte und unstrukturierte Inhalte bereitstellen.Unterschiedliche Datenquellen indexieren, insbesondere CMS-Systeme, Dokumentenbestände, Datenbanken, standardisierte Schnittstellen und Webquellen.CMS und Liferay DXP 2026.Q1 LTS einschließlich Volltextindizierung, Webcontent, Dokumenten der Dokumentenbibliothek, Metadaten, Layouts, Benutzergruppen und weiteren indexierbaren Elementen unterstützen.Volltextsuche in PDF- und Office-Dokumenten ermöglichen.Eine Standardsuchanfrage in höchstens 1 Sekunde im 95%-Perzentil unter normalen Betriebsbedingungen beantworten.Fachliche Relevanzkriterien, Filter, nutzerseitige Eingrenzung, Suchvorschläge, Rechtschreibunterstützung und Hervorhebung relevanter Trefferbestandteile anbieten.Mehrsprachige Inhalte verarbeiten, facettierte Filterungen anbieten sowie Suchschema, Relevanzlogik und Ergebnisausgabe konfigurierbar machen.Fachliche Priorisierungen nachvollziehbar abbilden.Reguläre Änderungen in angebundenen Quellsystemen mit höchstens 15 Minuten Aktualisierungsverzug berücksichtigen.Fachlich getrennte sowie mandanten-, rollen- und anwendungsbezogen getrennte und abgesicherte Indizes, Zugriffe und Suchergebnisse bereitstellen.Bestehende Berechtigungen bei Suchergebnissen berücksichtigen und unzulässige Vermischung von Daten aus verschiedenen Fach-, Mandanten- oder Sicherheitskontexten ausschließen.Standardisierte und dokumentierte Schnittstellen unterstützen, standardisierte Metadatenstrukturen verarbeiten und Metadaten aus Dokumenten extrahieren.Erweiterbarkeit ohne Systemwechsel sicherstellen und fachliche Suchunterstützung, insbesondere Synonymmanagement und fachliche Begriffssysteme, anbieten.Natürlichsprachliche Suchfragen, Personalisierung, Ähnlichkeitssuche, OCR und weitere Erweiterungen sind freiwillig und keine Voraussetzung.

Architektur, Schnittstellen und Betriebsumgebungen

Eine zentrale Suchkomponente für Websuche und Liferay-DXP-Suchintegration bereitstellen.Die Verarbeitung in Suchräumen beziehungsweise Indizes unter Berücksichtigung von Rollen-, Rechten- und Sicherheitskontexten trennen.Mindestens ein Testsystem und zwei Produktivsysteme bereitstellen.Standardisierte Schnittstellen wie XML, RSS und JSON unterstützen.Suchnutzung und Suchergebnisse mit dem Webanalysetool Matomo auswertbar machen.Rollen-, Rechte- und Zugriffsinformationen bei Verarbeitung und Anzeige von Inhalten und Suchergebnissen berücksichtigen.Barrierefreie Darstellung der Suchergebnisse durch das empfangende System ermöglichen.

Initiale Einführungsunterstützung

Einmalig 14 Personentage für:

fachlich-technische Unterstützung bei Installation, Setup und Konfiguration;Anbindung der Einsatzszenarien Websuche und Liferay DXP 2026.Q1 LTS;Einrichtung von Suchräumen, Indexierung, Suchlogik, Ergebnisausgabe sowie Rollen- und Rechtebezügen;Bereitstellung und projektspezifische Ergänzung der erforderlichen Unterlagen;Test- und Abnahmevorbereitung sowie Wissenstransfer zu Betrieb und Nutzung;operative Umsetzung in die Test- und zwei Produktivumgebungen;Ergänzung der betriebs-, datenschutz- und sicherheitsbezogenen Unterlagen.

Dokumentation und Wissenstransfer

Unterlagen bereitstellen, die Installation, Konfiguration, Inbetriebnahme, Administration und Wartung ermöglichen.Im Rahmen der initialen Unterstützung Unterlagen zu Konfiguration, Installation, Integration, Betrieb, Wartung, Administration, Fehleranalyse und Produktivsetzung projektspezifisch ergänzen.Sicherheitskonzept, Schutzbedarfsfeststellung und Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereitstellen.Wissenstransfer zur Bedienung und zum IT-Betrieb durchführen.Bei Bedarf die Dokumentation nach Updates, Upgrades und Konfigurationsänderungen fortschreiben.

Optionale Beratungs- und Unterstützungsleistungen

Bis zu 20 Personentage, die vom Auftraggeber abrufweise und grundsätzlich remote beauftragt werden, für:

fachliche und technische Beratung zum Betrieb;Einspielen von Sicherheitsupdates, Updates, Upgrades und Pflegeversionen;Konfigurationsänderungen;Fehleranalyse und Optimierung;Erweiterungen oder Weiterentwicklung der Suchintegration;Fortschreibung betriebsnaher Unterlagen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Zuverlässigkeit

Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder sonstige Nachweise über die erlaubte Berufsausübung; der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate sein.Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular 4.1 abgeben.Die Mindestanforderungen des Brandenburgischen Vergabegesetzes mit Formular 5.3 erfüllen. Bei Nachunternehmern oder Verleihern von Arbeitskräften ist Formular 5.4 zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

E1 Unternehmensdarstellung vollständig ausfüllen.Registerauszug beifügen, der nicht älter als sechs Monate ist.Umsatzsteuer-ID, Unternehmensgröße, Unternehmensstruktur, Eigentümer- und Gesellschafterangaben sowie Konzernstruktur angeben.Gesamtumsatz netto, Umsatz netto mit vergleichbaren Leistungen und durchschnittliche sozialversicherungspflichtige Beschäftigung für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ausweisen.Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit mindestens 1 Mio. Euro Deckungssumme nachweisen; der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate sein. Alternativ erklären, dass die Versicherung bei Zuschlag abgeschlossen wird.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens zwei und höchstens drei vergleichbare Suchserver-Referenzen aus den letzten fünf Geschäftsjahren nachweisen; E2 ist zu verwenden.Mindestens zwei geeignete Mitarbeiter für sämtliche Tätigkeiten aus Kapitel 3.2 und 3.3 bereitstellen und einsetzen.Ausschließlich entsprechend qualifizierte Mitarbeiter für die ausgeschriebenen Leistungen einsetzen.

Produktbezogene Eignung

Das angebotene Suchsystem muss sämtliche funktionalen, nicht-funktionalen sowie architektur- und schnittstellenbezogenen Mindestanforderungen erfüllen.Die angebotene Lösung einschließlich Lizenz- und Nutzungsmodell, Pflege, Wartung, Support, Updates und Upgrades ausführlich darstellen.Bestätigen, dass alle Tätigkeiten aus Kapitel 3.2 und 3.3 abgedeckt werden.

Qualifikation des Hauptansprechpartners und der Vertretung

Für beide vorgesehenen Mitarbeiter gilt:

mindestens drei Jahre Berufserfahrung im geforderten Aufgabenumfeld;sehr gute Kenntnisse in Installation, Setup und Konfiguration eines Suchsystems;gute Kenntnisse in der Anbindung von Websuche und Liferay DXP oder vergleichbaren Systemen;sehr gute Kenntnisse in Suchräumen, Indexierung, Suchlogik, Ergebnisausgabe sowie Rollen- und Rechtebezügen;sehr gute Kenntnisse im Test- und Integrationsmanagement;gute Kenntnisse in der Bereitstellung und projektspezifischen Ergänzung technischer Unterlagen;sehr gute Kenntnisse im Einspielen von Sicherheitsupdates, Updates, Upgrades und herstellerspezifischen Pflegeversionen;sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache;geeignete Qualifikationsnachweise und die jeweils verlangten, nicht älter als fünf Jahre alten Referenzen.

Die Profile sind mit E3.1 und E3.2 einzureichen.

Bewertete Leistungskriterien

Vorgehen und Schritte für Bereitstellung und Einführung des Suchsystems, einschließlich Installation, Konfiguration, Suchräumen, Indexierung, Suchlogik, Rechtebezügen, Test- und Abnahmevorbereitung sowie Betriebsübergabe: Gewichtung 60.Vorgehen bei Sicherheitsupdates, Releases, Updates und Upgrades unter Berücksichtigung der IT-Infrastruktur: Gewichtung 15.Vorgehen beim Wissenstransfer zur Bedienung und zum IT-Betrieb: Gewichtung 25.

Referenzprojekte

Mindestens 2, höchstens 3 ReferenzenZeitraum: Letzte fünf Geschäftsjahre; nicht älter als fünf JahreVolumen: Je Referenz ist der Gesamtauftragswert in Euro netto sowie der Anteil der Eigenleistung in Prozent anzugeben.

Mindestens zwei und höchstens drei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Suchserver-Projekte, vorzugsweise aus der öffentlichen Verwaltung oder einem vergleichbaren Bereich. Nachweis mit Anlage E2.

Bezug auf Suchsystemlieferung mit Nutzungsrechten, Pflege, Support, Updates, Installation, Websuche/Liferay-DXP-Anbindung, Suchräume, Indexierung, Rechtebezüge, Tests, Schulung, Betrieb sowie Fehleranalyse und Erweiterung; E2 als Nachweis.