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Beschaffung und Einführung einer digitalen Lösung für E-Procurement-Prozesse

Freie Universität Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Freie Universität Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Freie Universität Berlin sucht eine E-Procurement-Gesamtlösung, die das bestehende SAP-SRM-System ablöst. Optional sollen später die Humboldt-Universität und die Technische Berlin angeschlossen werden.

Es geht um die Bereitstellung, Einführung und den dauerhaften Betrieb einer mandantenfähigen E-Procurement-Plattform mit Anbindung an SAP S/4HANA. Dazu gehören Konzeption, Implementierung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, Support und Weiterentwicklung.

Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Bewerber müssen ihre Eignung im Teilnahmewettbewerb (Stufe 1) nachweisen; die Angebote werden erst in Stufe 2 angefordert.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
Termin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR JUL OKT JAN2029
Veröffentlichung6. Okt. 2026
Rügefrist erkennbare Verstöße6. Okt. – 5. Nov. 2026
Teilnahmefrist5. Nov. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabe (vorauss.)ca. 20. Nov. 2026
Versendung Einladungen Stufe 2ca. 14. Dez. – 18. Dez. 2026
Bieterpräsentationen & System-Demonstrationenca. 11. Jan. – 31. Jan. 2027
Zuschlagca. 1. Feb. – 5. Feb. 2027
Vertragsabschlussca. 1. Feb. – 5. Feb. 2027
Ausführungsbeginnca. 14. Feb. – 18. Feb. 2027
Pilotbetrieb FU Berlinca. 1. Sep. – 30. Sep. 2027
Go-Live FU Berlin1. Nov. – 31. Dez. 2027
Projektstart HU/TU (optional)ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029bis 2029
AngebotsfristDatum offenGenaues Datum der Angebotsabgabe in Stufe 2 nicht explizit genannt; voraussichtlich Ende Januar 2027 laut Leistungsbeschreibung.
AngebotsöffnungDatum offenKein festes Datum in den Unterlagen
Rügefrist nach KenntnisDatum offen10 Kalendertage nach Kenntnis von Verstößen gegen Vergabevorschriften.
NachprüfungsfristDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (GWB § 160).
VertragslaufzeitDatum offenUnbegrenzte Vertragslaufzeit (UNLIMITED) – dauerhafter Betrieb der E-Procurement-Lösung.
Unterlagenbereitstellung bei KontrollenDatum offenMindestens 21 Kalendertage nach Aufforderung durch den Auftraggeber/die Kontrollgruppe (BVB-Wirt-2144).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
  • Projektmethodik, Umsetzbarkeit im vorgesehenen Zeitfenster & Pilotierungskonzept10%

    Plausibilität des Termin- und Einführungsplans zur Einhaltung des Go-Live am 01.11.2027, Qualität des Risikomanagements für den Parallelbetrieb sowie Durchführbarkeit des Pilotbetriebs.

  • Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie (Usability / UX)15%

    Intuitive Bedienbarkeit der Benutzeroberfläche für Gelegenheitsanforderer, Barrierefreiheit, Übersichtlichkeit des Warenkorbs und Transparenz im Genehmigungsstatus.

  • Kompetenz und Erfahrung des Projektteams10%

    Qualifikation und Branchenerfahrung der benannten Berater und Entwickler in Hochschul- oder öffentlichen ERP-Projekten.

  • Erfüllungsgrad der funktionalen und technischen Anforderungen15%

    Abdeckungsgrad des Referenzprozesses im Standard (u. a. 25.000 € BANF-Ausschleusung, PPOMA-Ersatzlogik, preisanfragegestützte Prozesse) sowie Qualität der Schnittstellenarchitektur.

  • Gesamtkosten (TCO)50%

    Gesamtbetriebskosten (TCO) bestehend aus Implementierungsaufwand, Lizenzen-Gebühren, Betrieb, Wartung und Support, Kosten des jeweiligen Betriebsmodells.

KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen verweisen für die genaue Gewichtung auf Stufe 2; die Bekanntmachung enthält jedoch die vollständige prozentuale Gewichtung aller fünf Kriterien, die hier übernommen wurde. Das 'Preis-Kriterium' im Wertungsschema der Unterlagen (Position 1) ist leer; das TCO-Kriterium (50 %) ist das maßgebliche Kostenkriterium.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überblick und Rahmensetzung

Bereitstellung, Einführung und dauerhafter Betrieb einer mandantenfähigen, webbasierten, responsiven und deutschsprachigen E-Procurement-Lösung mit intuitiver Self-Service-Nutzung.

Umfasst Beratung, Konzeption, Konfiguration, Entwicklung, Migration, Integration, Test, Produktivsetzung, Dokumentation, Schulung, Wartung, Support und Weiterentwicklung.

Unterstützung von bis zu drei rechtlich selbstständigen Organisationen mit jeweils eigenen Organisationsstrukturen, Berechtigungen, Freigabeworkflows und ERP-Anbindungen.

Schnittstelle zu einem gemeinsam genutzten Produkt- und Lieferantenkatalog ist erforderlich.

Systemintegration

Zukunftsfähige, flexible, bidirektionale Anbindung an SAP R/3 ERP sowie SAP S/4HANA.

Berücksichtigung von SAP PSM (Public Sector Management) für automatisierte Budget- und Verfügbarkeitsprüfungen.

Anbindung des OpusCapita-Katalogsystems (OCI/Punchout).

Integration in weitere Systeme wie SCASE DMS.

Zeitplan und Projektphasen

Versendung der Einladungen zur Stufe 2: ca. Mitte Dezember 2026.

Bieterpräsentationen und System-Demonstrationen: voraussichtlich ab Kalenderwoche 2 / Januar 2027.

Verhandlungsphase und Anforderung finales Angebot: Ende Januar 2027.

Zuschlagserteilung und Vertragsschluss: Anfang Februar 2027.

Start Konzeptions- und Umsetzungsphase (Kick-off): Mitte Februar 2027.

Pilotbetrieb FU Berlin: September 2027.

Go-Live FU Berlin (Grundauftrag): spätestens 31.12.2027.

Optionaler Projektstart HU/TU: ca. 2029.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Verfahrensrahmen

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV.

Mindestanzahl Bieter: 3; Höchstzahl Shortlist: 4; stufenweise Reduktion vorgesehen.

Zuschlagskriterium: ausschließlich qualitätsbezogene Kriterien; keine Verhandlungsphase in Stufe 2.

Nicht geeignet für Kleinstunternehmen.

Fachliche Eignung

Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Standard nach VgV).

Technische Fachkunde: Erfahrung mit SAP-S/4HANA-Integration und E-Procurement-Systemen.

Branchenerfahrung: Erfahrung in Hochschul- oder öffentlichen ERP-Projekten (bewertetes Kriterium).

Projektmanagement-Kompetenz: Nachweis der Umsetzbarkeit im Zeitfenster bis 01.11.2027 (Go-Live FU Berlin spätestens 31.12.2027).

Verbindliche Eignungserklärung

Der Bewerber muss mit Abgabe des Teilnahmeantrags verbindlich erklären, dass seine E-Procurement-Gesamtlösung sowie das Betriebs- und Bereitstellungsmodell das Grundszenario (Ablösung SAP SRM Server-System, Extended Classic Scenario) und die optionalen Erweiterungsszenarien technisch, funktional und organisatorisch unterstützen können.

Unterauftragnehmer dürfen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB aufweisen und müssen die in der Bekanntmachung/Vergabeunterlagen festgelegten Eignungskriterien erfüllen.

Vertragliche Pflichten

Mit Abgabe des Teilnahmeantrags/Angebots gelten die Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) zu Kontrollen und Sanktionen nach BerlAVG, zu Umweltschutzanforderungen sowie zur Frauenförderung als gelesen und unterschrieben.

Frauenförderung: je nach Unternehmensgröße 1–3 Maßnahmen aus § 2 FFV; Verpflichtung gemäß § 4 FFV; auf Anforderung Nachweispflicht.

Umweltschutzanforderungen: Verpflichtung zur Einhaltung und Weitergabe an Unterauftragnehmerkette; Nachweispflicht auf Anforderung.

Referenzprojekte
nicht in Stammdaten spezifiziert ReferenzenZeitraum: nicht in Stammdaten spezifiziertVolumen: nicht in Stammdaten spezifiziert

Erfahrung mit SAP-S/4HANA-Integration und E-Procurement-Systemen; Qualifikation und Branchenerfahrung der benannten Berater und Entwickler in Hochschul- oder öffentlichen ERP-Projekten

Nachweis der Fähigkeit zur vollständigen funktionalen Ablösung des SAP SRM Server-Systems (Extended Classic Scenario); konkrete Referenzprojekt-Anforderungen in Stufe 2 zu erwarten

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 80%4–10 · 19%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Teilnahmeantrag (Stufe 1)
Stufe 2 – Angebotsabgabe (nach Aufforderung)
Formale Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Freie Universität Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Freie Universität Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
14195 Berlin
Ort
14195 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.fu-berlin.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
14195 Berlin
Berlin

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