Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für den Forschungsverbund Berlin e.V.

Forschungsverbund Berlin e.V. | Vergabekammer des Landes Berlin | Forschungsverbund Berlin e.V. | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht: 03. September 2026

Angebotsfrist: 28. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Forschungsverbund Berlin e.V. (FVB) sucht für den Zeitraum vom 01.11.2026 bis 31.10.2030 einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB). Der Auftragnehmer übernimmt alle gesetzlichen Pflichten nach Art. 37–39 DSGVO, arbeitet eng mit dem zentralen Datenschutzmanagement zusammen und führt jährliche Datenschutzaudits durch. Zusätzlich sind anlassbezogene Beratungsleistungen (kalkuliert mit 400 Stunden über die Gesamtlaufzeit) zu erbringen – z.B. zu Datenschutz-Folgenabschätzungen, Betroffenenrechten oder Vorfällen. Optional können jährliche Basisschulungen für die Beschäftigten beauftragt werden. Die Angebote sind elektronisch bis zum 28.09.2026 um 10:00 Uhr über die Vergabeplattform Berlin einzureichen.

Es handelt sich um ein offenes Verfahren ohne Losaufteilung. Die monetäre Obergrenze liegt bei 200.000 EUR netto.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 28. September 2026

Termin / FristAUG2026SEPOKTNOV

Veröffentlichung23. Aug. 2026

Bieterfragen-Fristca. 23. Sep. 2026

Angebotsfrist28. Sep. 2026

Angebotsöffnung28. Sep. 2026

Bindefrist28. Sep. – 31. Okt. 2026

Einspruchsfristca. 28. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode4 Kriterien

Schriftliches Konzept 'Leistungserbringung'350%
Der Bieter beschreibt sein Konzept zur Wahrnehmung der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten innerhalb der Datenschutzorganisation des FVB. Bewertet werden organisatorische Einbindung, Zusammenarbeit mit Geschäftsführung/DSM/Datenschutzkoordinator*innen, Kommunikations- und Abstimmungswege sowie Zusammenwirken bei der Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen. Max. 3 DIN-A4-Seiten.
Schriftliches Konzept 'Methodik der datenschutzrechtlichen Beratung'300%
Der Bieter beschreibt seine methodische Vorgehensweise bei der Bearbeitung datenschutzrechtlicher Fragestellungen (rechtliche Bewertung, DSFA, Datenschutzvorfälle, Prüfung von Verträgen/Projekten, Ableitung von Handlungsempfehlungen). Max. 3 DIN-A4-Seiten.
Schriftliches Konzept 'Betreuung und Vertretung'200%
Der Bieter beschreibt sein Konzept zur kontinuierlichen Betreuung des Auftraggebers während der gesamten Vertragslaufzeit (personelle Organisation, Ansprechperson, kontinuierliche Betreuung, Vertretung bei Urlaub/Krankheit, Maßnahmen für zeitnahe Bearbeitung dringender Fragestellungen und gleichbleibende Qualität im Vertretungsfall). Max. 3 DIN-A4-Seiten.
Schriftliches Konzept 'Unterstützung der Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation'150%
Der Bieter beschreibt, wie er den Auftraggeber bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Datenschutzorganisation unterstützt (Identifikation von Verbesserungsbedarfen, Einbindung von Erkenntnissen aus Audits/Beratungen, risikoorientierte Priorisierung, Zusammenarbeit mit DSM, Wissenstransfer). Max. 3 DIN-A4-Seiten.

Einfache Richtwertmethode gem. UfAB 2018: Z(Angebot) = L(Angebot) x 100.000 / P(Angebot). Leistungspunkte (L) werden aus den gewichteten Bewertungspunkten der vier B-Kriterien gebildet (0, 3, 6 oder 10 Bewertungspunkte je Kriterium, multipliziert mit Gewichtungspunkten). Summe der Gewichtungspunkte: 1.000 GP.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind vollständig aus den Vergabeunterlagen (Angebotswertung und Leistungsverzeichnis) und der Bekanntmachung ersichtlich. Die Bekanntmachung nennt Prozentgewichte (4x 12,50% = 50%), die Unterlagen GP (350+300+200+150=1.000 GP); beides ist konsistent – die %-Angaben entsprechen der GP-Verteilung. Preis fließt ausschließlich über die Formel Z=L/P ein (Richtwertmethode), daher kein eigenes Preiskriterium.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Grundleistungen (monatliche Grundpauschale)

Der Auftragnehmer übernimmt während der gesamten Vertragslaufzeit von 48 Monaten die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37–39 DSGVO.

Pflichtaufgaben im Rahmen der Grundpauschale:

Wahrnehmung aller gesetzlichen Aufgaben des DSB nach Art. 37–39 DSGVO – unabhängig von Intensität, Komplexität oder Häufigkeit der InanspruchnahmeKontinuierliche Zusammenarbeit mit dem zentralen Datenschutzmanagement (DSM) des FVB und den Datenschutzkoordinator*innen der InstituteRegelmäßige Abstimmungsgespräche mit Geschäftsführung und DSMZusammenarbeit mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde und Ansprechpartner für BetroffeneEinmal jährlich: Durchführung eines Datenschutzaudits inkl. schriftlichem AuditberichtKurzfristige datenschutzrechtliche Ersteinschätzung bei gemeldeten Datenschutzvorfällen mit definierten Reaktionszeiten (P1 = 4 Stunden, P2 = 1 Arbeitstag, P3 = 3 Arbeitstage)Erreichbarkeit in üblichen Geschäftszeiten; Leistungserbringung vor Ort, per Video/telefonisch oder schriftlichVertraulichkeit bei allen bekannt werdenden Informationen

Anlassbezogene Beratungsleistungen

Für die gesamte Vertragslaufzeit ist ein angenommener Bedarf von 400 Stunden an anlassbezogener Beratung kalkuliert (Mindestabnahmemenge: keine). Der bisherige durchschnittliche Zeitaufwand lag bei ca. 100 Stunden pro Jahr.

Beratungsthemen:

Datenschutzrechtliche Grundsatzberatung: Verarbeitungsvorgänge, Cloud/KI, Forschung, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Datenübermittlungen, VertragsgestaltungDatenschutzmanagement/-organisation: Verarbeitungsverzeichnis, Prozesse, Richtlinien, Löschkonzepte, Auftragsverarbeitung/gemeinsame VerantwortungDatenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO): methodische HerangehensweiseDatenschutzvorfälle: Bewertung, Meldepflichten, Kommunikation mit der AufsichtsbehördeBetroffenenrechte: Auskunft, Löschung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit

Weitergehende Beratungsleistungen und die Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde (über die Ersteinschätzung hinaus) zählen zu den anlassbezogenen Leistungen.

Optionale Schulungsleistung

Optional kann der Auftragnehmer einmal pro Kalenderjahr eine Basisschulung zum Datenschutz für die Beschäftigten des FVB anbieten. Abruf auf Anforderung.

Inhalt der Schulung: Vorbereitung, Durchführung, Schulungsunterlagen – angeboten zum Festpreis.

Rahmenbedingungen

Vertragslaufzeit: 48 Monate vom 01.11.2026 bis 31.10.2030Monetäre Obergrenze: 200.000 EUR netto über die gesamte LaufzeitKeine LosaufteilungNebenangebote: nicht zugelassenWechsel des benannten DSB: nur mit vorheriger Zustimmung des AuftraggebersFremdsprache: Beratung in englischer Sprache für internationale Forschungsprojekte erforderlich

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe (zwingend nicht vorliegend)

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB):

Verurteilung wegen bestimmter Straftaten (z.B. Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel)Verurteilung/Geldbuße nach § 30 OWiG gegen das UnternehmenNichtzahlung von Steuern, Abgaben oder Sozialversicherungsbeiträgen

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB):

Verstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerlichtenZahlungsunfähigkeit/InsolvenzSchwere Verfehlung, die die Integrität infrage stelltWettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen oder WettbewerbsverzerrungErhebliche/fortdauernde Mängel bei früheren AufträgenTäuschung oder Zurückhalten von AuskünftenVerstoß gegen AEntG, AufenthG, SchwarzArbG, MiLoG, LkSGEintragung im Wettbewerbsregister (bzw. Angabe bei Zuschlag)

EU-Sanktionen (Russland-VO 833/2014 i.V.m. VO 2022/576):

Keine russische Staatsangehörigkeit/NiederlassungKeine juristischen Personen mit > 50 % russischem AnteilsbesitzAuch Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % des Auftragswerts dürfen keinen Russlandbezug aufweisen

Befähigung zur Berufsausübung

Unternehmensdarstellung (max. 4 DIN A4-Seiten): Struktur, Niederlassungen, verbundene Unternehmen, Leistungsspektrum, KompetenzenRegistereintragung: Nachweis der Eintragung in Berufs-/Partnerschafts-/Handelsregister (nicht älter als 6 Monate)Berechtigung zur Leistungserbringung: Eigenerklärung, dass der Bieter berechtigt ist, die Funktion eines externen DSB gem. Art. 37 ff. DSGVO wahrzunehmen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Berufshaftpflichtversicherung (marktüblich, ungekündigt):Personenschäden: mindestens 1.000.000 EURSach- und Vermögensschäden: mindestens 500.000 EURAlternativ: Erklärung, dass die Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzprojekte (siehe reference_projects): Vergleichbare Tätigkeit als externer DSB oder datenschutzrechtlicher Berater; Leistungsende nicht vor 2021; bestimmte Auftraggeber-Typen erforderlichBenennung des eigenen DSB: Name und E-Mail der im Unternehmen bestellten Person – oder Begründung, warum keine Bestellungspflicht gem. Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG besteht

Sonstige Anforderungen

Erklärung gem. § 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung (BVB)Angabe zum KMU-Status (Empfehlung 2003/361/EG, optional)Angabe zum Unternehmenssitz (innerhalb/außerhalb EU)Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (beabsichtigt/nicht beabsichtigt)Erklärung zu wirtschaftlichen Verknüpfungen (Konzernzugehörigkeit etc.)

Verfahrensspezifische Hinweise

Verfahren: offenes Verfahren (open)Zuschlagskriterium: Qualität (Bewertung nach Einfacher Richtwertmethode, UfAB 2018)Wertung: 1.000 Gewichtungspunkte verteilt auf die vier Pflichtkonzepte (Leistungserbringung 350, Methodik 300, Betreuung 200, Weiterentwicklung 150); Formel: Z = L × 100.000 / PGeeignet für KMU: jaBindefrist: 1 Monat nach Angebotsabgabe (bis 31.10.2026)Nachforderung: von Eignungsnachweisen nicht ausgeschlossen

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten fünf Jahren, Leistungsende darf nicht vor 2021 liegenVolumen: nicht spezifiziert

3 unternehmensbezogene Referenzprojekte: Tätigkeit als externer Datenschutzbeauftragter oder als datenschutzrechtlicher Berater

vergleichbar nach Art und Umfang; Auftraggeber muss eine der folgenden Kategorien sein: wissenschaftliche Einrichtungen, Hochschulen, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, öffentliche Auftraggeber oder sonstige Organisationen mit dezentralen Organisationsstrukturen und erhöhten datenschutzrechtlichen Anforderungen; Nachweis über Referenz-Formblätter mit Kontaktdaten des Referenzgebers (Verifikation möglich)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 23%4–10 · 41%11+ · 36%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt

Angebotsformulare (Bietercockpit)

Eignungsnachweise (Formblatt Eignung)

Pflichtkonzepte (Anlage Angebotswertung)

Pflichtnachweise Datenschutz (Ausschlusskriterien)

Erklärungen

Erklärungen bei Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer (falls zutreffend)

Formale Anforderungen

Verlauf dieser Vergabe

5 Bekanntmachungen

11.10.2026Vergabebekanntmachung
Verfahren aufgehoben (11.10.2026)
03.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
01.09.2026Ausschreibung
23.08.2026Ausschreibung
16.08.2026Ausschreibung

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Forschungsverbund Berlin e.V. | Vergabekammer des Landes Berlin | Forschungsverbund Berlin e.V. | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

12489 Berlin

Ort

12489 Berlin

Kategorie

Berlin

Veröffentlicht

03. September 2026

Angebotsfrist

28. September 2026

Auftraggeber-Website

www.fv-berlin.de ↗