Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) sucht einen Dienstleister, der hochrangige Gäste und Delegationen protokollarisch und logistisch betreut.
Die Leistung umfasst die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besuchsprogrammen – inklusive Hotelbuchungen, Transport, Catering, Rahmenprogramm und protokollarischen Drucksachen. Es gibt zwei Lose:
Angebote werden über das e-Vergabe-Portal eingereicht. Bewertet werden Preis (40 %) und eine Arbeitsprobe (60 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis40%
Angebotspreis (Preisblatt Los 1, Anlage 4a). Lineare Interpolation: niedrigster Vergleichspreis erhält 400 Punkte, das Zweifache des niedrigsten Vergleichspreises erhält 0 Punkte.
- Arbeitsprobe60%
Arbeitsprobe gemäß Anlage 13, bestehend aus mehreren Aufgaben zu Los 1 und Los 2. Bewertung mit 0–5 Bewertungspunkten je Unterkriterium.
Preiswertung mittels linearer Interpolation: Punkte = (2*fache niedrigster Vergleichspreis - Vergleichspreis) / niedrigster Vergleichspreis * 400. Qualitätsbewertung: pro UK max. 5 Bewertungspunkte; erreichte Punkte je UK = max. Punkte je UK * erhaltene Bewertungspunkte / 5. Gesamtpunkte = Preis-Punkte + Summe Qualitäts-Punkte (max. 1.000).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGemeinsame Leistungen für beide Lose
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besuchsprogrammen sowie protokollarische Begleitung hochrangiger Gäste und Delegationen in Deutschland (v. a. Berlin und Bonn).
Personalpool: Bereitstellung von mindestens 2 Ansprechpersonen, 1 Stellvertretung und mindestens 5 Begleitpersonen (Liaison Officer) – insgesamt mindestens 8 unterschiedliche Personen, keine personellen Überschneidungen. Derselbe Pool darf für beide Lose benannt werden.
Sprachanforderungen Personal: Deutsch und Englisch auf C-Niveau (GER) für alle Mitarbeitenden; Begleitpersonal zusätzlich Französisch und Spanisch auf C-Niveau.
Erreichbarkeit: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr sowie bei Bedarf auch außerhalb dieser Zeiten.
Einzelaufträge: Anfrage des Auftraggebers mindestens 6 Wochen vor geplantem Termin; Angebot des Auftragnehmers innerhalb von 3 Werktagen (Mo–Fr) inkl. Zeitplan und Personaleinsatz; Bestätigung durch den Auftraggeber innerhalb von 3 Werktagen.
Beschaffung externer Dienstleistungen: Bei Aufträgen über 3.000 EUR netto Einholung von 3 Vergleichsangeboten; vorrangige Nutzung bestehender Rahmenvereinbarungen des Auftraggebers (Catering, Versicherungen, Fotografie).
Berechtigung: Abschluss von Verträgen mit externen Dienstleistern im Namen und Auftrag des Auftraggebers.
Kommunikation: Hauptansprechpartner für das BMZ; Steuerung der Prozesse im Hintergrund.
Wünschenswerte Qualifikationen: Ortskenntnisse Berlin/Bonn (Regierungsviertel), Kenntnisse der BMZ-Gebäude und -Räumlichkeiten, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität, Bereitschaft zu ungünstigen Arbeitszeiten.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 5 Mio. EUR Deckungssumme für Personenschäden und mindestens 5 Mio. EUR für Sachschäden pro Schadensfall. Der Nachweis gilt auch für Unterauftragnehmer und Mitglieder von Bietergemeinschaften.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personal
Fähigkeit zur zeitgleichen Betreuung von drei Gastdelegationen an verschiedenen Einsatzorten. Vorzuhalten ist ein Pool aus mindestens 2 Ansprechpersonen, 1 Stellvertretung und 5 Begleitpersonen.
Sprachkenntnisse aller Mitarbeitenden: Deutsch und Englisch auf C-Niveau (GER).
Sprachkenntnisse Begleitpersonal zusätzlich: Französisch und Spanisch auf C-Niveau (GER). Nachweise anerkannter Sprachzertifikate sind vorzulegen.
Sonstiges: Aktuelles Führungszeugnis für eingesetzte Mitarbeitende erforderlich; Anwesenheit am Einsatzort (Berlin/Bonn) muss innerhalb von 24 Stunden erreichbar sein.
Ausschlusskriterien
Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe ist nachzuweisen:
Sonstige Anforderungen
Einhaltung des Bundestariftreuegesetzes (BTTG); Geltung der VOL/B; Einhaltung der Datenschutzgesetze; Verschwiegenheitsverpflichtung über die Vertragsdauer hinaus. Eigenerklärung zum KMU-Status (freiwillig).
3 Referenzaufträge zu Besuchsprogrammen für Regierungsdelegationen (Zeitraum 02.09.2023 bis Ablauf der Angebotsfrist)
Mehrtägige Besuchsprogramme mit Hotelbuchungen, Fahrservices, Restaurantbesuchen, bilateralen Gesprächen, fachlichem Rahmenprogramm; davon mindestens ein Ereignis mit hochrangigem internationalen Teilnehmenden (Minister*innenrang oder vergleichbar), mindestens eine Delegation aus einem anderen Kulturkreis (diplomatische Ebene), mindestens eine Konferenzreise.
3 Referenzaufträge zu Terminen mit hochrangigen Teilnehmenden (Zeitraum 02.09.2023 bis Ablauf der Angebotsfrist)
Termine mit Teilnehmenden auf Minister*innenrang oder vergleichbar; davon mindestens ein Arbeitsessen mit Placements-Erstellung, mindestens ein Treffen zweier Minister*innen oder vergleichbar, mindestens ein Termin in einer obersten Bundesbehörde (nicht BMZ).
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenVerlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 26.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 02.09.2026 → 07.09.2026
- 30.07.2026Ausschreibung
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