Bildungsmanagementsoftware

Institut der Feuerwehr NRW | Institut der Feuerwehr NRW | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Münster, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 10. August 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Institut der Feuerwehr Nordrhein-Westfalen (IdF NRW) beschafft eine webbasierte Bildungsmanagementsoftware, mit der jährlich rund 800–1.000 Lehrgänge und Seminare für ca. 550 Aufgabenträger (Feuerwehren, Kreise, Kommunen, Hilfsorganisationen) geplant, organisiert und ausgewertet werden sollen. Die Software muss Funktionen wie Veranstaltungsplanung, Teilnehmenden- und Dozierendenverwaltung, Veranstaltungskatalog mit Online-Buchung, Evaluation, Controlling und Schnittstellen (z.B. zu ILIAS, Outlook, EVA-EXAM, nscale-E-Akte, AD/SSO) abdecken. Neben der Software-Lieferung umfasst der Auftrag die Inbetriebnahme, Customizing, Schulungen sowie einen Systemservice (mind. 84 Monate). Die Vergabe erfolgt als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV über die Plattform eVergabe NRW.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung

HEUTE

Termin / FristMÄR2025 SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR

Veröffentlichung10. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist3. Sep. 2026

Teilnahmefrist14. Sep. 2026

Öffnung der Teilnahmeanträge14. Sep. 2026

Aufforderung zur Angebotsabgabe12. Okt. 2026

Angebotsfrist13. Nov. 2026

Verhandlungsgesprächeca. 1. Dez. – 4. Dez. 2026

Aufforderung finales Angebot7. Dez. 2026

Angebotsfrist finales Angebot25. Jan. 2027

Kündigungsfrist Systemserviceca. 1. März 2025 – 28. Feb. 2027

Zuschlag7. März 2027

Projektstart (Kick-Off)ca. 1. Apr. – 28. Apr. 2027

Aufbau Referenz-/Abnahme-Umgebungca. 1. Mai – 28. Mai 2027

Abnahme Penetrationstestca. 29. Mai – 15. Juli 2027

Abnahme Barrierefreiheitca. 29. Mai – 15. Juli 2027

Abnahme Datenschutz/Sicherheitsprüfungca. 29. Mai – 15. Juli 2027

Schulung Administrator*innenca. 29. Mai – 15. Juli 2027

Schnittstellenaufbauca. 1. Juli – 31. Okt. 2027

Testphase und Fehlerbehebungca. 1. Juli 2027 – 31. Jan. 2028

Schulung restliche Nutzer*innenca. 1. Jan. – 6. Sep. 2028bis 2028

Produktivsetzung1. Jan. 2028

Last- und Performancetestca. 1. Feb. – 28. Feb. 2028

Abnahme Gesamtsystemca. 1. Feb. – 31. März 2028

Systemservice Mindestvertragsdauerca. 1. März 2028 – 28. Feb. 2035bis 2035

Verjährungsfrist Sachmängelca. 1. März 2028 – 28. Feb. 2030bis 2030

Verjährungsfrist Rechtsmängel Individualsoftwareca. 1. März 2028 – 28. Feb. 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode0 Kriterien

Erweiterte Richtwertmethode: Kennzahl Z = (Gesamtsumme gewichtete Leistungspunkte / Gesamtpreis brutto) × 100.000. Im Schritt 1 wird Z für jedes Angebot ermittelt. Im Schritt 2 wird ein Korridor aus der besten Kennzahl und der Kennzahl minus 10% gebildet. Im Schritt 3 werden Angebote innerhalb des Korridors als gleichwertig betrachtet; das Angebot mit den meisten gewichteten Qualitätspunkten erhält den Zuschlag (Preis nicht relevant). Im Schritt 4 gilt eine Rückausnahme: Bei qualitativ fast identischen Angeboten (<5% Abstand zu den besten Leistungspunkten) ist allein der niedrigste Preis maßgeblich.

KI-Hinweis: Die einzelnen B-Kriterien mit ihren kriteriumsspezifischen Gewichtungen sind in der Anlage 10-VgV-ANG-Kriterienkatalog definiert, die in den bereitgestellten Vergabeunterlagen nicht enthalten ist. Daher können die einzelnen Qualitätskriterien nicht aufgelistet werden.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtsystem und Lieferung

Kauf der Standardsoftware auf Dauer gegen Einmalvergütung (Nr. 4.3 EVB-IT Systemvertrag) sowie Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Nr. 4.5 EVB-IT Systemvertrag).

Der Auftragnehmer ist Generalunternehmer und übernimmt Hardware (Verkauf/Vermietung), Standard- und Individualsoftware, Customizing, Integration und Schnittstellenanbindung. Vorgehensmodell ist das V-Modell XT (ggf. iterativ/hybrid mit agilen Elementen).

Produktivsetzung: Festes Datum 01.01.2028.

Funktionale Module (Veranstaltungsmanagement)

Die Software muss folgende Bereiche abdecken:

Veranstaltungsformat-Verwaltung mit Vorlagen und Stammdaten (Dozierende, Räume, Ressourcen, Geschäftspartner)Rahmen-, Grob- und Feinplanung inkl. Stundenplanung, Ressourcenbelegung, Konfliktmanagement, Outlook-IntegrationLehrgangsplatzzuteilung mit Verteilschlüsseln (frei buchbar, kontingentiert, sonstige), Buchungscodes, Warteliste, RestplatzbörseTeilnehmendenverwaltung inkl. Hoteltool (Unterbringung, Verpflegung, Reinigungsplan), Zeugniserstellung, Ersatzbescheinigungen, ArchivierungVeranstaltungskatalog öffentlich im Internet mit Detailseiten, Filter/Suche, Buchungsworkflow mit DienststellenfreigabeGastdozierende und Prüfende: Registrierung, Honorar- und Reisekostenabrechnung, Einladungsworkflow, VerfügbarkeitsabfrageEvaluation: digitales Fragebogensystem, mobile-optimiert, statistische AuswertungenControlling/Auswertungen für Kosten- und Leistungsrechnung, ExportfunktionenNewslettersystem für mind. 20.000 Abonnenten und mind. 40 Newsletter/JahrQuerschnittsthemen: kollaboratives Arbeiten, Änderungshistorie (revisionstreu), Aufgabenmanagement, Info-Screen, Raumbelegung, App

Dashboard, 2-Faktor-Authentifizierung, Rechte- und Rollenkonzept mit differenzierter Datenfeldsichtbarkeit.

Schnittstellen / Integrationen

Folgende Schnittstellen sind umzusetzen:

| System | Art der Anbindung |

|---|---|

| Yulinc (netucate FFS-API v4.0) | bidirektional |

| Lernkompass ILIAS (Lernplattform) | SOAP-Webservice, unidirektional |

| EVA-EXAM (Prüfungsplattform) | SOAP-Webservice, bidirektional |

| Outlook-Add-in (Kalender/Einladungen) | Webservice HTTPS, unidirektional |

| nscale (E-Akten / ZDI-Connector) | REST-API, unidirektional |

| Active Directory / ADFS | SAML 2.0 / Single Sign-On |

| Microsoft Excel | Import/Export (CSV) |

Für Schnittstellen sind Pauschal- oder Aufwandspreise mit Personentage-Obergrenzen vorgesehen.

Technische Anforderungen

Server-Betriebssysteme: Microsoft Windows Server 2022 oder Red Hat Enterprise Linux 9/10Webserver: Apache HTTP Server 2.4.x, Apache Tomcat 9/10 oder JBOSS EAP 8.xRuntime: OpenJDK 21 oder PHP 8.2/8.3Datenbanken: MS SQL-Server 2019/2022, PostgreSQL 16/17/18 oder MariaDB 10.5/10.11Kapazität: mind. 1,5 Mio. Seitenaufrufe/Monat; 200 interne Nutzende (60 Vollzugriff, 100 Leserechte)Architektur: 3-Tier mit Firewalls, Mandantenfähigkeit, lose Kopplung, Skalierbarkeit über Load Balancing, Container-Betrieb in KubernetesBrowser-Kompatibilität: HP Sure Click oder Microsoft Edge (keine Plug-ins erforderlich)Authentifizierung: 2-Faktor-Authentifizierung, AD/ADFS/SAML 2.0IT-Sicherheit: BSI IT-Grundschutz (2023) bzw. ISO 27001 mit hohem SchutzbedarfBarrierefreiheit: BITV-Test 'konform' nach EN 301 549 / WCAG 2.1Datenschutz: DSGVO-konform, Audit-Log, Backup & RestorePerformance & Last: Last- und Performancetest im 11. Monat nach Zuschlag

Schulungen und Dokumentation

Grundlagenschulung: 1 Schulung, max. 1 Tag, für 150 Mitarbeitende des IdF NRWFeinplaner-Schulung: 4–6 Schulungen, max. 1 Tag, für 40 MitarbeitendeTeilnehmenden-/Dozierendenmanagement: 2 Schulungen, max. 2 Tage, für 10 MitarbeitendeAdministratorenschulung: 1 Schulung, max. 4 Tage, für 5 MitarbeitendeMultiplikatorenschulung Webanwendung: 1 Schulung, max. 1 Tag, für 5 Mitarbeitende

Schulungsunterlagen: Benutzerhandbuch, FAQ inkl. KI-Assistent-Funktion, Schulungspräsentation für externe Anwender*innen.

Pflicht-Dokumentationen und Nachweise

Im Rahmen der Leistungserbringung sind bereitzustellen:

Sicherheitskonzeption gemäß BSI Standard 200-2 (TAF-01.02)Datenmodell-Dokumentation (TAF-01.07)Installations- und Betriebshandbuch (TAF-07.01, TAF-07.02)SBOM (Software Bill of Materials) gemäß BSI TR-03183-2 im Format SPDX oder CycloneDX (TAF-07.03)Nachweis Penetrationstest nach OWASP Top 10/WSTG (TAF-01.05)BITV-Test 'konform' durch KBIT oder externen Anbieter (TAF-02.01)DSGVO-Aufklärungsformular (Art. 4 Nr. 11 und Art. 7 DSGVO) und Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO

Systemservice und laufender Betrieb

Nach erfolgreicher Abnahme beginnt der Systemservice mit einer Mindestvertragsdauer von 84 Monaten. Erste ordentliche Kündigung zum Ablauf der MVD mit Frist von 24 Monaten.

Inhalte:

Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft bei StörungenAufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (vorbeugende Maßnahmen)Lieferung neuer Programmstände (Patches, Upgrades, Releases)Optional: Weiterentwicklung und Anpassung des GesamtsystemsOptional: sonstige Leistungen nach Abnahme (mind. 20 Personentage/Jahr, je bis zu 3 PT mit 10 KT Vorlauf)

Regelmäßige Jour-Fixe-Termine (monatlich, ggf. quartalsweise) sowie Unterstützung bei Auswertungen, Customizing, Update-Tests und Fehlerbehebung.

Optionale Leistungen

Datenmigration aus Oracle-Datenbank bei IT.NRW (ca. 800 Datensätze Dienststellen, optional ca. 70.000 Teilnehmenden-Datensätze, ca. 250 Gastdozierende, ca. 200 Prüfende)Sonstige Leistungen vor der Abnahme: mind. 20 Personentage (je bis zu 3 PT mit 10 KT Vorlauf)Sonstige Leistungen nach Abnahme: mind. 20 Personentage/Jahr (je bis zu 3 PT mit 10 KT Vorlauf)Monatliches Meeting (ca. 2h / 24 Std./Jahr)Beratungsleistungen (10 PT)Unterstützungsleistungen (10 PT)Reisekostenpauschale für Anreisen nach Münster

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Pflicht)Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen i.S.d. § 125 GWB (nur falls Ausschlussgründe vorliegen)Bewerbergemeinschaftserklärung nach § 43 VgV (nur bei Bietergemeinschaft)Angaben zur Wettbewerbsregister-AbfrageErklärung zu Sanktionen gegen Russland (EU VO 2022/576)Keine Beteiligung russischer sanktionierter Personen/Organisationen oder solcher mit >50% Anteilen; keine Unterauftragnehmer aus Russland >10% des Auftragswertes

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Gesamtumsatz (Gewichtung 30%):

Maßgebliche Jahre: 2025, 2024, 2023 (ersatzweise 2022)Mindestanforderung (EG 1): 1.800.000 € netto pro GeschäftsjahrOptimalwert (EG 3): ≥ 3.600.000 € netto pro GeschäftsjahrLineare Interpolation zwischen EG 1 und EG 3Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze addiert; Nachunternehmer-Umsätze zählen nicht (außer bei Eignungsleihe)

Betriebshaftpflichtversicherung:

Deckungssumme mind. 10.000.000 € pro Versicherungsfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden inkl. Software/Cyber-Schäden)Gesamtleistung des Versicherers mind. das Doppelte der DeckungssummeAlternativ: Eigenerklärung über beabsichtigten Abschluss im Auftragsfall

Berufliche und technische Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen je Referenzkriterium aus den letzten 3 Jahren (für EG 1), bis zu 10 Referenzen je Kriterium (für EG 3). Lineare Interpolation möglich.Gültige ISO 27001 Zertifizierung (oder gleichwertig, z.B. BSI Grundschutz). Nachweis durch Kopie der Urkunde einer akkreditierten Stelle.Ausnahme: Andere Unterlagen bei unverschuldetem Zertifizierungsverzug möglich, mit Eigenerklärung zur Gleichwertigkeit.Gewichtung Referenzen: 70% der Eignungsbewertung.

Referenzanforderungen im Detail

Die Referenzen müssen jeweils eine der folgenden vergleichbaren Funktionen abdecken:

1. Datenbank: MS SQL Server 2017+, PostgreSQL RHEL 12.x+ oder MariaDB 10.x+

2. Planungstool: Sammlung, Aufbereitung, Visualisierung und teilautomatisierte Planung

3. Webportal: Erstregistrierung neuer Personen mit Datenübertragung

4. Veranstaltungskatalog: öffentlich im Internet zugänglich

5. Einladungswesen: digitale Einladungen an Gastdozierende/Prüfende mit Honorarabrechnung

6. Benutzerstruktur/Rechtematrix: differenzierte Berechtigungen und Datenausgaben

7. Browser-Kompatibilität: HP Sure Click oder Microsoft Edge

8. Server-Betriebssystem: Windows Server 2022+ oder RHEL 9+

9. Schnittstelle: SOAP-Schnittstelle zu Lern-, Kalender- oder Prüfungsplattform

Ausschlusskriterium: Wird der Erfüllungsgrad 1 in einem oder mehreren Unterkriterien nicht erreicht, erfolgt der Ausschluss aus dem Verfahren.

Hinweise zur Nachforderung

Fehlende Angaben zur Eignungsmatrix können gemäß § 56 VgV nachgefordert werden; der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Angaben ganz oder teilweise nachzufordern.Keine Ausschlussfrist für Nachträge.Es gibt keine vorgeschriebene Unternehmensform (company_legal_form_code: false).

Verfahrensspezifische Hinweise

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgV (zweistufig)Vorgesehene Bieterzahl: mind. 3, max. 6 nach TeilnahmewettbewerbTariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG NRW) ist zu beachtenElektronische Auftragserteilung und -zahlung vorgesehenEinreichungsform: ausschließlich Textform gem. § 126b BGB über eVergabe NRWKaution/Bürgschaft: nicht erforderlichNachprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen, Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster

Referenzprojekte

mindestens 3, max. 10 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (abgeschlossen bis 14.09.2026 oder seit >1 Jahr produktiv im Einsatz)

Anwendung mit relationalem Datenbankmanagementsystem (Microsoft SQL Server 2017+, PostgreSQL RHEL 12.x+ oder MariaDB 10.x+)

Referenzformular 5.6; vergleichbare Lieferung/Anpassung/Inbetriebnahme einer Bildungsmanagement-Software