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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Design, Marketing und Material für die Fortführung des Projekts Klimafit Ruhr ab 2027

Regionalverband Ruhr45128 Essen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Regionalverband Ruhr (RVR) sucht eine Agentur für Design-, Marketing- und Materialleistungen. Die Leistungen dienen der Fortführung des Klimaschutzprojekts Klimafit Ruhr mit den Initiativen Solarmetropole Ruhr und Energiesparhaus Ruhr.

Verfahren: Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb (Stufe 1). In Stufe 1 werden Teilnahmeanträge mit Eignungsnachweisen geprüft. Nur ausgewählte Bewerber erhalten in Stufe 2 die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Arbeitsprobe. Laut Auswahlverfahren handelt es sich um eine Verhandlungsvergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb.

Auftragsvolumen: Preisobergrenze 100.000 € brutto für die ersten zwei Jahre. Bei Verlängerung gilt eine Obergrenze von 50.000 € brutto pro Jahr. Angebote über der Obergrenze können nicht gewertet werden.

Laufzeit: Die Unterlagen nennen unterschiedliche Zeiträume. Die Bekanntmachung nennt Dezember 2026 bis Dezember 2028, die Leistungsbeschreibung 01.01.2027 bis 31.12.2028. Eine Verlängerung bis 2030 ist vorgesehen, die Anzahl der Optionen wird unterschiedlich angegeben.

Zuschlagskriterien (laut Auswahlverfahren): eingesetztes Personal 40 %, Website-Konzept 20 %, Gesamtpreis 40 %.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 03. November 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Antworten Versand20. Okt. 2026
Veröffentlichung20. Okt. 2026
Teilnahmefrist3. Nov. 2026
Einladungsfrist4. Nov. 2026
Ausführungsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 21. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030
Angebotsfrist (Stufe 2)Datum offenDatum nicht genannt; die Angebotsabgabe erfolgt erst nach Aufforderung in der zweiten Stufe.
Muster und Proben AbgabeDatum offenGeforderte Muster und Proben müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist eingereicht werden; das Datum fehlt.
BindefristDatum offenDauer nicht genannt; ohne Information zum Zuschlag bis zum Ablauf der Bindefrist gilt das Angebot als nicht berücksichtigt.
Rückgabe Entwürfe und MusterDatum offenRückgabeverlangen ist innerhalb von 1 Monat nach Ablauf der Bindefrist möglich.
Google Ads SolarmetropoleDatum offen4 Monate Kampagnenlaufzeit innerhalb des Leistungszeitraums; ein festes Datum fehlt.
Google Ads EnergiesparhausDatum offen4 Monate Kampagnenlaufzeit innerhalb des Leistungszeitraums; ein festes Datum fehlt.
ZuschlagsbestätigungDatum offenZuschlag beziehungsweise Auftrag ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Absendung schriftlich zu bestätigen.
SicherheitsleistungDatum offenFalls vereinbart, binnen 18 Werktagen nach Vertragsschluss zu leisten.
RechnungseinreichungDatum offenSchlussrechnung spätestens 18 Werktage nach Beendigung der Leistungen einreichen.
ZahlungszielDatum offenZahlung 30 Tage nach Eingang der prüfbaren Rechnung, ohne Skontoabzug.
Gewährleistung ArbeitsschutzDatum offenMängelansprüche wegen Verstößen gegen Unfallverhütungs- oder Arbeitsschutzvorschriften bis längstens 5 Jahre ab Abnahme bzw. Nutzungsbeginn.
Gütliche EinigungDatum offenBei Meinungsverschiedenheiten soll etwa 2 Monate lang eine gütliche Einigung versucht werden.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität3 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Eingesetztes Personal40%

    Bewertet werden die Qualifikation, Erreichbarkeit, Koordinationsfähigkeit und einschlägigen Projekterfahrungen der konkret benannten Projektleitung anhand von Lebenslauf sowie Kompetenz- und Referenznachweisen. (Aspekte: Zentrale Koordination und Erreichbarkeit, Fachliche Referenzen der Projektleitung)

  • Website-Optimierung Solarmetropole und Energiesparhaus Ruhr20%

    Die Arbeitsprobe in Form einer Konzeptskizze zur Website-Optimierung wird durch eine Jury bewertet. Berücksichtigt werden die bürgerfreundliche Aufbereitung und Struktur der Inhalte, die Sichtbarkeit kommunaler Angebote und Veranstaltungen sowie die starke Präsentation des lokalen Handwerks; kreative Webdesign-Ansätze wirken als positiver Bonusfaktor. (Aspekte: Inhalte bürgerfreundlich aufbereiten, Kommunale Angebote sichtbar machen, Handwerk stark präsentieren, Kreatives Webdesign und mobile Optimierung)

  • Gesamtpreis40%

    Bewertet werden die im Preisblatt angegebenen Netto-Preise. Der niedrigste Preis erhält die maximale Punktzahl von 5.

Die Bewertung erfolgt auf einer Punkteskala von 0 bis 5 je Kriterium. Die erzielte Punktzahl wird mit der jeweiligen Gewichtung multipliziert; maximal sind 500 Punkte erreichbar. Für den Gesamtpreis gilt der umgekehrte Dreisatz: Punkte = 5 × niedrigster Preis / angebotener Preis, anschließend auf zwei Nachkommastellen gerundet. Bei Gleichstand entscheidet die Punktzahl im Kriterium Website-Optimierung.

KI-Hinweis: Die drei Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsregeln sind im Auswahlverfahren vollständig und eindeutig festgelegt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Internetseiten

Insgesamt 6 Domains:3 aktive Fachseiten: klimafit.ruhr (Portalseite), solarmetropole.ruhr, energiesparhaus.ruhr3 Instandhaltungsseiten: dorsten-modernisiert.esph.ruhr, gladbeck-modernisiert.esph.ruhr, freiflaechen-pv.ruhrLaufende Pflege und jährliche Aktualisierung der InhalteModulanpassungen bei den Sanierungsoffensiven Dorsten und GladbeckBildrecherche, Bildkauf und Bildbearbeitung für Themenseiten nach Bedarf

Technische Pflege der Websites

Hosting, DSGVO-konformes WebhostingWordPress-Updates und WartungCookie-Consent-Manager (Borlabs)Barrierefreiheits-PluginBackups und Monitoring

Website-Optimierung (Konzeptskizze)

Die Konzeptskizze zur Optimierung der Seiten solarmetropole.ruhr und energiesparhaus.ruhr muss drei Schwerpunkte behandeln:

1. Fachthemen wie Photovoltaik, Wärmepumpen und energetische Sanierung verständlich und bürgerfreundlich aufbereiten

2. Lokale Angebote und Veranstaltungen der Projektkommunen sichtbar mit überregionalen Themen verknüpfen

3. Das Handwerk prominent präsentieren, zum Beispiel mit einer Handwerkersuche

Bonus: kreative Ansätze für zeitgemäßes Webdesign (modernes Layout, zeitgemäße Bildsprache, mobile Optimierung).

Google Ads

Jährlich Textanzeigen und Kampagnen für Solarmetropole Ruhr und Energiesparhaus Ruhr, je 4 Monate pro Initiative (insgesamt 8 Monate pro Jahr)Leistungen je Kampagne: Textanpassung, Kampagnensetup, laufende Kontrolle und Optimierung, ReportingMediabudget für diese KampagnenOptional: einmalige Kampagne für die Sanierungsoffensiven Dorsten und Gladbeck mit je 2 Monaten Laufzeit

Facebook und Instagram

Ca. 1 Post pro Woche (rund 52 Posts pro Jahr) inklusive PosterstellungRedaktionsplanBewerbung der Beiträge auf Facebook und Instagram inklusive MediabudgetReporting

Gestaltung und Design

Zeitkontingent für analoge und digitale Kommunikationsmittel (z. B. Postkarten, Flyer, Giveaways)Gestaltung von Giveaways und Anpassung bestehender ProdukteFlyer nachhaltig gestalten: Blauer Engel oder vergleichbar, ökologisch beste Materialwahl

Reporting

Jährliches Reporting für die Fachseiten und FacebookHalbjährliches ZwischenreportingHalbjährliche Kennzahlenübersicht für die SanierungsoffensivenFür Solarmetropole und Energiesparhaus zusätzlich halbjährliche und jährliche Optimierungsempfehlungen

Projektmaterial (Startersets für neue Partner)

Rollups, Beachflags, Wendeflyer (30.000 Stück) und Giveaways (4.000 Stück)Mit ca. 8 neuen Projektpartnern pro Jahr wird in den ersten zwei Jahren gerechnetHinweis: Die Leistungsbeschreibung nennt für Jahr 3 und 4 keine Materialbeschaffung. Im Preisblatt sind für diese Jahre dennoch je 8 Rollups und 8 Beachflags vorgesehen.

Projektleitung und Ansprechpartner

Zentrale Koordination und Steuerung aller AgenturleistungenFeste, zentrale Hauptansprechperson für den RVR, erreichbar zu üblichen GeschäftszeitenPersönliche Erfahrung in vergleichbaren ProjektenWünschenswerte Kenntnisse: Redaktion und Begleitung kommunaler Klimaschutzprojekte, Zusammenarbeit mit Behörden und Kommunen, Strukturen des Handwerks, Online-Marketing (z. B. Google Ads), energetische Sanierung und Photovoltaik

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche und technische Eignung

Erfahrung in Konzeption und Umsetzung regionaler oder interkommunaler Kampagnen. Nachweis durch Kommunikationskampagnen, die gemeinsam mit einer Region oder mehreren Kommunen umgesetzt wurden, unabhängig vom Thema.Erfahrung in der eigenständigen redaktionellen Erstellung von Inhalten (Pressetexte, Social-Media-Content, Webseiten).Fachliche Eignung der Projektleitung in der Steuerung regionaler oder interkommunaler Klimaschutzkampagnen (Nachweis über eine Einzelperson, siehe Referenzen).Energie- und Nachhaltigkeitskampagnen zählen nur, wenn sie dem Klimaschutz zuzuordnen sind. Die Vergabestelle hat dies noch nicht abschließend entschieden.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung in deckungsüblicher Höhe, per Eigenerklärung bestätigt. Der Nachweis ist spätestens im Auftragsfall vorzulegen.

Ausschlussgründe

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Dazu gehören unter anderem strafrechtliche Verurteilungen (z. B. Betrug, Bestechung, Geldwäsche), nicht erfüllte Steuer- oder Sozialversicherungspflichten, Insolvenz, schwere berufliche Verfehlungen sowie Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht.Zusätzlich Eigenerklärung zum Mindestlohngesetz: kein Ausschluss nach § 19 MiLoG wegen einer rechtskräftigen Geldbuße von mindestens 2.500 Euro.

Präqualifikation

Präqualifizierte Unternehmen können ihre Registrierungsnummer angeben. Die Angabe ist optional.

Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaft: Die Eignungskriterien müssen von der Bietergemeinschaft insgesamt erfüllt werden. Alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch.Eignungsleihe (Nutzung der Kapazitäten anderer Unternehmen): laut Bieterfragen nicht zulässig. Die Referenzen müssen vom Bieter selbst stammen.Unterauftragnehmer: Die benannten Unterauftragnehmer müssen die erforderlichen Mittel bereitstellen und dürfen keine Ausschlussgründe haben.
Referenzprojekte
3 Referenzen insgesamt ReferenzenZeitraum: Aus den letzten fünf GeschäftsjahrenVolumen: Größe des abgewickelten Vertrags ist anzugeben. Ein Mindestwert wird nicht genannt.

Gesamtverfahren: Die drei Referenzen müssen gemeinsam alle folgenden Bereiche abdecken. (1) Konzeption und Umsetzung von regionalen oder interkommunalen Kampagnen, (2) eigenständige redaktionelle Erstellung von Inhalten (z. B. Pressetexte, Social-Media-Content, Webseiten), (3) fachliche Eignung der Projektleitung in der Steuerung regionaler oder interkommunaler Klimaschutzkampagnen.

Eigenerklärung mit Ansprechpersonen, Kurzbeschreibung, Vertragsgröße und Zeitraum. Eignungsleihe ist nicht zulässig, die Referenzen müssen vom Bieter selbst erbracht worden sein.

1 Referenz (Einzelperson) ReferenzenZeitraum: Aus den letzten fünf GeschäftsjahrenVolumen: Größe des Vertrags ist anzugeben. Ein Mindestwert wird nicht genannt.

Referenz der Projektleitung: Die Erfahrung in der Steuerung regionaler oder interkommunaler Klimaschutzkampagnen muss in der Referenz einer einzelnen Person nachweisbar sein. Die Erfahrung darf nicht aus Teilreferenzen mehrerer Personen zusammengesetzt werden.

Klimaschutzkampagnen, die gemeinsam mit einer Region oder mehreren Kommunen umgesetzt wurden.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 62%4–10 · 33%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Stufe 1: Teilnahmeantrag
Nur falls zutreffend (Stufe 1)
Stufe 2: Angebot (nur nach Aufforderung)
Allgemeine Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Regionalverband Ruhr
Anschrift
45128 Essen
Ort
45128 45128 Essen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.rvr.ruhr ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
45128 45128 Essen
Nordrhein-Westfalen

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