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Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg

Dienstleistungen im Bereich Post- und Posterfassung der KTE

KTE Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbH | Bundeskartellamt - Vergabekammern des BundesEggenstein-Leopoldshafen, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die KTE schreibt Post- und Posterfassungs­dienstleistungen an ihrem Standort in Eggenstein-Leopoldshafen für die Jahre 2027 bis 2030 aus. Der Auftragnehmer übernimmt vor Ort das Scannen und Digitalisieren von Unterlagen (DIN A4 bis A0), die Erfassung von Eingangsrechnungen sowie die Vertretung der Poststelle. Pro Jahr sind rund 3.400 Stunden zu erbringen, der Einsatz erfolgt mit zwei Mitarbeitern in gegenseitiger Vertretung. Angebote sind bis zum 31.08.2026 um 09:00 Uhr elektronisch über die Deutsche eVergabe-Plattform einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 31. August 2026
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Veröffentlichung31. Juli 2026
Bieterfragen-Frist24. Aug. 2026
Angebotsfrist31. Aug. 2026
Bindefristca. 31. Aug. – 30. Sep. 2026
Vorabinformation18. Sep. 2026
Zuschlagca. 30. Sep. 2026
Vertragsbeginn11. Jan. 2027
Vertragslaufzeit11. Jan. 2027 – 23. Dez. 2030
Ausführungsbeginn11. Jan. 2027
Betriebsausweis bisca. 25. Jan. 2027
Sicherheitsüberprüfung bisca. 8. Feb. 2027
Vertragsende23. Dez. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Angebotspreis / Wertungssumme, freie Verhältniswahl Preis/Leistung

  • Qualifizierung und Erfahrungswerte40%

    Qualifikation und Erfahrung des zur Leistungserbringung vorgesehenen Einsatzpersonals: Einschlägige Kenntnisse und Erfahrung im Bereich Post- und Posterfassung, Kenntnisse von Systemen zur elektronischen Scan- und Erfassung von Unterlagen (vorzugsweise Crosscap der Fa. SRZ), gute EDV-Kenntnisse (MS-Office), Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen (vorzugsweise nscale der Fa. Ceyoniq), Erfahrung mit rein elektronischer Verarbeitung, Kenntnisse im Bereich elektronischer Signaturen, hilfsweise technische Grundkenntnisse aus dem Bereich kerntechnischer Anlagen. Bewertung mittels Punktesystem 0-4 (Mindestbewertung 1 Punkt).

Freie Verhältniswahl Preis/Leistung mit Gewichtung 60% Preis : 40% Leistung. Leistung wird über ein Punktesystem (0-4 Punkte, Mindestbewertung 1 Punkt, 0 Punkte führt zum Ausschluss) bewertet.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtung (60% Preis / 40% Leistung) sind vollständig angegeben; die Bewertung des Leistungskriteriums erfolgt über ein Punktesystem 0-4 mit Mindestpunktzahl 1.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Rahmen

Eigenverantwortliche Erbringung von Post- und Posterfassungs­dienstleistungen an der Hauptverwaltung der KTE in Eggenstein-Leopoldshafen für die Jahre 2027 bis 2030.

Jährliches Stundenkontingent: rund 3.400 Stunden pro Kalenderjahr (2027–2030).Leistungserbringung ausschließlich vor Ort am Standort des Auftraggebers.Vorgesehen sind 2 Mitarbeiter in gegenseitiger Vertretung.Abrechnung gegen nachgewiesenen Aufwand; Stundenverrechnungssätze einschließlich aller Nebenkosten (Reise-/Fahrtkosten, Auslösung, Zulagen etc.). Kein Anspruch auf Ausschöpfung des Kontingents; nachträglich eingereichte Stundenlohnzettel werden nicht anerkannt.Nutzung der Gerätschaften des Auftraggebers unter Beachtung der IT-Sicherheit.Vertraulichkeitsvereinbarung und Auftragsverarbeitungsvertrag sind abzuschließen.

Scantätigkeiten / Digitalisierung

Digitalisierung von Unterlagen in den Formaten DIN A4 bis DIN A0:

Vorbereitung der Unterlagen (Entklammern, Sortieren, Prüfen).Ablage in der vorgegebenen Ordnerstruktur oder direkt im Dokumentenmanagementsystem.Übergabe der digitalisierten Unterlagen an Fachabteilungen oder das Archiv.Eigenverantwortliche Koordination mit Archiven und Fachabteilungen.Eigenständige Qualitätskontrolle.

Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Scannen analoger Eingangsrechnungen.Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen (z. B. per E-Mail, Portal, PDF, XML).Übergabe der Daten an nachgelagerte Prozesse.Koordination mit Fachabteilungen sowie Qualitätskontrolle.

Vertretung der Poststelle

Übernahme der KTE-Postvollmacht.Postabholung und -ablieferung beim Postamt (Dienstfahrzeug), Entgegennahme von Einschreiben.Sortierung und Verteilung der Eingangspost nach Verteilerplan.Frankierung der Ausgangspost.Überwachung des elektronischen Postfachs.Paketversand (kleine Größen).Verteilung von Zeitungen, Zeitschriften und Büchersendungen.Abholung und Auslieferung von Repro-Aufträgen und Archivierungs-Einlagerungen.Allgemeine Verwaltungsaufgaben der Poststelle.

Arbeitszeiten und organisatorische Rahmenbedingungen

Arbeitszeit Montag–Donnerstag: 07:00–15:30 Uhr (0,5 Std. Pause).Arbeitszeit Freitag: 07:00–12:30 Uhr.Rund 8 Brückentage pro Jahr, jeweils im Folgejahr festgelegt.Jährliche Unterweisung / Lernzielkontrolle: ca. 2–3 Stunden pro Person.Bearbeitungszeit für Betriebsausweis: ca. 2 Wochen; für Zuverlässigkeitsüberprüfung: ca. 4 Wochen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien / Zuverlässigkeit

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB.Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Eintragung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.Tariftreue wird gewahrt.Kein Bezug zu Russland gemäß EU-Verordnung 833/2014.Keine Interessenkonflikte.Berufs-/Handelsregisterauszug (nicht älter als 12 Monate).Bestehende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung.

Fachliche Eignung / Qualitätssicherung

Gültige Zertifizierung DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar).Bestätigung der Vertragsbedingungen (ZVB, ABO, BVB).Bestätigung der Sprachkenntnisse Deutsch (in Wort und Schrift) des eingesetzten Personals.Nachweis Führerschein Klasse B für das vorgesehene Personal.Bestätigung regelmäßiger Unterweisungen in Arbeitssicherheit.Zuverlässigkeitsüberprüfung gemäß § 12b AtG für das eingesetzte Personal (Eigenerklärung oder Antrag nach Zuschlag).

Leistungsbezogene Bewertung (Qualität)

Qualifizierung und Erfahrung des Personals (Gewichtung 100 % der Qualitätsbewertung):Kenntnisse in Post- und Posterfassung.Erfahrung mit elektronischer Scan- und Erfassungslösung (vorzugsweise Crosscap).Gute EDV-Kenntnisse (MS Office).Erfahrung mit Dokumentenmanagement (vorzugsweise nscale/Ceyoniq).Kenntnisse in elektronischen Signaturen.Idealerweise technische Grundkenntnisse kerntechnischer Anlagen.Mindestpunktzahl: 1 von 4 Punkten (0 Punkte = Ausschluss).

Referenzen

Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren mit Bezug zu Digitalisierung und elektronischer Erfassung von Unterlagen, Eingangsrechnungen, Poststellenprozessen und Verteilung.Pro Referenz: Auftragswert, Kurzbeschreibung, Liste der eingesetzten Softwarekomponenten, Leistungszeitraum, Auftraggeber und Ansprechpartner.Mehr als 3 Referenzen werden nicht gewertet.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren mit Bezug zu Digitalisierung und elektronischer Erfassung von Unterlagen, insbesondere Eingangsrechnungen, Poststellenprozesse und Verteilung

Projektbezug zu Eingangsrechnungen/Poststellenprozessen; je Projekt: Auftragswert, Kurzbeschreibung, Liste der eingesetzten Softwarekomponenten, Leistungszeitraum, Auftraggeber und Ansprechpartner. Mehr als 3 Referenzen werden nicht gewertet.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 36%4–10 · 33%11+ · 31%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Formale Angebotsabgabe
Pflichtnachweise und Eigenerklärungen
Referenzen
Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
Hinweise zum Verfahren

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 06.09.2026Vergabebekanntmachung

    Zuschlag erteilt am 03.09.2026

  2. 30.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auf einen Blick

Auftraggeber
KTE Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbH | Bundeskartellamt - Vergabekammern des Bundes
Anschrift
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Ort
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kte-karlsruhe.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
76344 Eggenstein-Leopoldshafen
Baden-Württemberg

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