Dienstleistungen im Rahmen „Magazinmanagement“ – Phase 1: Ausheben von Medien zur Aussonderung

Die zu aussondernden Medien werden anhand der bereitgestellten Excel-Listen identifiziert, geprüft, aus den Regalen gezogen und gesammelt. Die Bearbeitung umfasst sämtliche Medienarten, insbesondere Bücher, CDs, DVDs und Videos; besondere Medienarten können vor der Entsorgung getrennt werden.

Gezogene Medien werden an einem bereitgestellten Arbeitsplatz aus dem Bibliothekssystem gelöscht und anschließend in bereitgestellte Container entsorgt. Im ersten Abruf werden sie während der ersten zehn Tage zunächst in bereitgestellte Regale eingestellt und erst nach Freigabe durch die Auftraggeberin entsorgt. Listen werden nach den Teilarbeiten fortgeschrieben und anschließend zurückgegeben.

Die innere Aufstellordnung ist zu erhalten. Medien werden auf dem Fachbodenschutz zusammengeschoben; Kartonagen dürfen für Transport oder Zwischenlagerung nicht verwendet werden. Die bereitgestellten Aufstiegshilfen sind zu nutzen, und vor Arbeitsaufnahme ist die einmalige Sicherheitsunterweisung in die Regalanlagen zu absolvieren. Erforderliche Transport- und Kennzeichnungsmittel sind rechtzeitig bereitzustellen und mit gültigen Prüfnachweisen vorzuhalten.

Die Leistung wird als Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen erbracht. Vertraglich sind mindestens 100.000 und höchstens 140.000 Medien innerhalb der Laufzeit vorgesehen. Für die Angebotswertung wird von einem fiktiven Mengengerüst von etwa 135.000 Medien ausgegangen; ein Anspruch auf vollständige Ausschöpfung der Höchstmenge besteht nicht. Phase 2, also das Umlagern oder Komprimieren der Bestände, ist nicht Bestandteil der Ausschreibung.

Die Projektleitung koordiniert die Arbeiten, schult die Mitarbeitenden, überwacht die Qualität und wahrt die wöchentlichen Abstimmungen. Im ersten Abruf ist während der ersten zehn Tage täglich ein E-Mail-Feedback zu übermitteln. Bei weiteren Abrufen erfolgt wöchentlich eine Qualitätsstichprobe von 200 Exemplaren. Die zulässige Fehlerquote beträgt maximal 1 Prozent; festgestellte Mängel sind nachzubessern.

Für jeden Einzelabruf ist ein Leistungsprotokoll zu erstellen und zur Gegenzeichnung vorzulegen. Die aus den bearbeiteten Listen und durchgeführten Tätigkeiten hervorgehenden Daten sind zu erfassen und der Auftraggeberin zur Berichterstattung zur Verfügung zu stellen.

Das Unternehmen muss fachkundig und leistungsfähig sein und sich gewerbsmäßig mit der ausgeschriebenen Leistung befassen. Es sind Erklärungen und Angaben zu Ausschlussgründen, Befähigungen, Wettbewerbsregister und KMU-Einstufung abzugeben. Unzutreffende oder unvollständige Erklärungen können zum Ausschluss führen.

Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3.000.000 EUR Deckungssumme je Versicherungsfall nachzuweisen. Die Deckung umfasst Personenschäden, Sachschäden, daraus resultierende Vermögensschäden und Schlüsselverlustsschäden und ist einfach pro Jahr maximiert. Der Versicherungsschutz muss während der gesamten Vertragslaufzeit bestehen; der Nachweis ist spätestens zwei Wochen nach Zuschlagserteilung unaufgefordert vorzulegen.

Mindestens zwei tatsächlich vorhandene Referenzen sind vollständig zu dokumentieren. Sie müssen eine ähnlich anspruchsvolle Aufgabenstellung abdecken, seit dem 01.10.2023 erbracht worden sein und das Ausheben und Einsortieren von Medien, Akten oder ähnlichem Umzugsgut für eine vergleichbare Einrichtung betreffen. Bei mindestens einer Referenz müssen 3.000 Buchmeter ausgehoben und einsortiert worden sein.

Mindestens eine Person ist als Projektleitung zu benennen. Sie muss für die gesamte Ausführungsdauer verantwortlich und weisungsbereit sein, mindestens drei Jahre praktische Berufserfahrung in leitender Funktion besitzen, ständig telefonisch erreichbar sein und über C2 GER verfügen. Ihre Aufgaben umfassen Koordination, Schulung, Qualitätsüberwachung, Abnahmen und Berichtspflichten.

Mindestens zwei Fachpersonen für das Ziehen der Medien sind namentlich zu benennen. Jede muss mindestens zwei Jahre praktische Berufserfahrung, eine fachliche Schulung und eine Einweisung in bibliotheksspezifische Abläufe besitzen sowie C2 GER nachweisen. Bei Personalwechsel sind gleichwertig geeignete Ersatzpersonen sicherzustellen.

Die Leistung ist grundsätzlich selbst zu erbringen und eigenständig zu organisieren. Arbeits-, Gesundheits-, Brandschutz- und Umweltschutzanforderungen sowie tarifliche, berufsgenossenschaftliche und sonstige gesetzliche Pflichtungen sind einzuhalten. Das eingesetzte Personal ist einheitlich und als zur Spedition gehörend zu kleiden, über das Rauch-, Alkohol- und Drogenverbot zu belehren und zur Verschwiegenheit zu verpflichten.

Für die eingesetzten Beschäftigten sind mindestens 14,84 EUR brutto je Zeitstunde sowie die jeweils geltenden tariflichen Entgelte einschließlich Überstundensätzen zu zahlen. Bei mehreren anwendbaren Regeln ist die für die Beschäftigten günstigere Regelung anzuwenden. Pflichten gegenüber Nachunternehmern und Arbeitnehmerüberlassern sind vertraglich zu übertragen und auf Anforderung nachzuweisen.

Eingesetzte Nachunternehmer müssen über die erforderlichen sachlichen, personellen und finanziellen Mittel verfügen, die Eignungsanforderungen für die übernommenen Teilleistungen erfüllen und dürfen erst nach schriftlicher Zustimmung der Auftraggeberin eingesetzt werden. Bei Eignungsleihe sind das eignungsverleihende Unternehmen, der Umfang der beanspruchten Kapazitäten und die geforderten Nachweise zu benennen.