Digitale Fitnessgeräte für die ORTEMA GmbH

Vollelektronische, RFID-gesteuerte Neugeräte (230 V Stromanschluss), Anmeldung per Chipkarte/Armband/Sportuhr/Handy:

Geräte möglichst WLAN-fähig; deutschsprachige Bildschirmanzeige; zeitlich getaktetes Zirkeltraining für bis zu 12 Personen sowie freier Trainingsmodus (Satztraining) möglich; zeitweise Offline-Betrieb der Geräte mit Datenerfassung.

Integrierte Kamera zur biometrischen Erfassung und automatischen Voreinstellung von Sitz-/Trainingspositionen. Nach Login Anzeige von Trainingshäufigkeit, Trainingsfortschritt, Fitnesstest-Ergebnissen, Muskel-Alter, Beweglichkeits-Alter, Sarkopenie-Status und Zell-Gesundheit (Inbody). Digital angeleiteter Beweglichkeitstest mit Korrekturhinweisen; Möglichkeit zur Erstanamnese und Trainer-Interaktion.

EU-DSGVO-konforme Cloud-Lösung (Server in EU/EWR), unabhängiger Zugriff via Web/App, Systemsprache Deutsch.

Anbindung an die Systeme Centercom, InBody, Skillcourt, Medo-Check und weitere. Konfiguration gemäß Vorgaben des Auftraggebers; freie Trainingsübungen im Trainingsplan über die Member-App; Trainer-App mit Tablet-Zugriff auf Trainingsdaten.

Auftraggeber bleibt alleiniger Dateneigentümer; kein Data-Mining; keine Drittlandübermittlung (insbesondere USA); kein Zugriff des Auftragnehmers auf personenbezogene Daten außer im Servicefall. Verschlüsselung nach aktuellem Stand der Technik (ruhend und in Übertragung). Cloud-Lösungen mit physisch und kontrolltechnisch getrenntem Schlüsselverwalter (ISO 27001, DSGVO). Bei Vertragsende strukturierte Datenmigration gemäß EU-Verordnung 2018/1807. Vor-Ort-Prüfungsrecht des Auftraggebers; Unterstützung bei Datenschutzfolgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO.

Schulung der Mitarbeitenden auf der Trainingsfläche, der Führungskräfte und der Verwaltung. Einführungsbegleitung (Schulungen, Informationsmaterialien). Dokumentation in deutscher Sprache in üblichem elektronischem Format sowie Übersicht aller überlassenen/installierten Programmstände.

Service-Desk Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (E-Mail, Telefon oder Ticketsystem). Reaktionszeit bei betriebsverhinderndem Mangel max. 1 Stunde, bei betriebsbehinderndem Mangel max. 4 Stunden. Wiederherstellung Software innerhalb 1 Werktag, Hardware innerhalb 7 Werktagen. Remote-Service und automatische Software-/Sicherheitsupdates verpflichtend. Supportumfang 5 Jahre (fließt in die Preisbewertung ein). Gewährleistung 2 Jahre; Ersatzteile mindestens 10 Jahre vorrätig; Reparatur durch Hersteller oder autorisiertes Serviceteam.

Eintragung in Berufsregister (oder Erklärung, dass nicht nötig); kein laufendes oder eröffnetes Insolvenzverfahren (ggf. bestätigter Insolvenzplan); keine schweren Verfehlungen gem. § 123/§ 124 GWB; keine einschlägigen Verurteilungen in den letzten 2 Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate / Geldbuße > 90 Tagessätze / > 2.500 €), ggf. Selbstreinigung gem. § 125 GWB; ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft. Bei Auftragssumme ≥ 30.000 € erfolgt eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) gem. § 6 WRegG. Verpflichtung zur Anerkennung der Vergabeunterlagen und zur Annahme der AVV.

Nachweis vergleichbarer Umsätze in den letzten 3 Geschäftsjahren (tabellarisch, inkl. ARGE-Anteil). Nachweis einer aktuellen Haftpflichtversicherung (Mindestdeckung VOL/B: Sachschaden 5 Mio. EUR, Personenschaden 5 Mio. EUR, Vermögensschaden 1 Mio. EUR) sowie angemessene Produkthaftpflichtversicherung.

Fähigkeit zur Bereitstellung der geforderten Geräteauswahl (RFID-gesteuert, möglichst WLAN-fähig, Cloud-Software). Min. 10 Jahre kompatible Ersatzteile vorrätig; Reparatur durch Hersteller oder autorisiertes Serviceteam. Verfügbarkeit erforderlicher Beschäftigter und Benennung der Leitungspersonen (auf Verlangen). Dokumentationssprache Deutsch.

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Angabe von Objekt, Auftraggeber, Leistungsbeschreibung, Ort/Zeitraum, Auftragswert und eigenem Anteil, Rolle (Hauptauftragnehmer/ARGE/Unterauftragnehmer), besonderen Anforderungen und eingesetztem Personal. Möglichkeit zur Demonstration der Geräte und Software beim Anbieter oder in Referenzeinrichtungen in der Nähe (Bewertung Referenzbesuch mit 25 % im Zuschlagskriterium Anwenderbewertung; Termin bis 21.10.2026).

Nachweis TOMs gem. Art. 32 DSGVO; Datenschutzkonzept; Bereitschaft zum Abschluss des AVV (ORTEMA-Muster) mit Anlage 2 (Unterauftragnehmer) und Anlage 3 (TOMs/Wartungs- und Betriebskonzept); Unterstützung bei DSFA gem. Art. 35 DSGVO; Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR. Verpflichtungserklärung Mindestlohn (MiLoG/LTMG), Sanktionserklärung Russland, ILO-Normen, REACH/RoHS-Konformität (soweit einschlägig), Erklärung zur ausbeuterischen Kinderarbeit bei entsprechenden Produkten, Supplier Code of Conduct (RKH).