Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie ORTEMA GmbH schreibt im offenen Verfahren die Lieferung und Installation moderner, RFID-gesteuerter digitaler Fitnessgeräte inklusive Cloud-Software, Schulung und 5 Jahren Support aus.
Bieter müssen vollelektronische Trainingsgeräte für Bein- und Oberkörpermuskulatur, einen Fitnesshub mit Kamera sowie eine DSGVO-konforme Cloud-Softwarelösung (Hosting in EU/EWR) anbieten. Dazu kommen Schulungen, Einführungsbegleitung, Aufbau, Entsorgung der Altgeräte sowie Wartung und Support nach Go-live.
Angebote sind elektronisch über die DTVP-Vergabeplattform bis zum 08.10.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Zuschlagskriterien: Preis (35 %), Leistung (40 %) und Anwenderbewertung über Referenzbesuch (25 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertLeistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenTrainingsgeräte (Beine & Oberkörper)
Vollelektronische, RFID-gesteuerte Neugeräte (230 V Stromanschluss), Anmeldung per Chipkarte/Armband/Sportuhr/Handy:
Geräte möglichst WLAN-fähig; deutschsprachige Bildschirmanzeige; zeitlich getaktetes Zirkeltraining für bis zu 12 Personen sowie freier Trainingsmodus (Satztraining) möglich; zeitweise Offline-Betrieb der Geräte mit Datenerfassung.
Fitnesshub mit Kamera
Integrierte Kamera zur biometrischen Erfassung und automatischen Voreinstellung von Sitz-/Trainingspositionen. Nach Login Anzeige von Trainingshäufigkeit, Trainingsfortschritt, Fitnesstest-Ergebnissen, Muskel-Alter, Beweglichkeits-Alter, Sarkopenie-Status und Zell-Gesundheit (Inbody). Digital angeleiteter Beweglichkeitstest mit Korrekturhinweisen; Möglichkeit zur Erstanamnese und Trainer-Interaktion.
Cloud-Software & Apps
EU-DSGVO-konforme Cloud-Lösung (Server in EU/EWR), unabhängiger Zugriff via Web/App, Systemsprache Deutsch.
Schnittstellen & Integration
Anbindung an die Systeme Centercom, InBody, Skillcourt, Medo-Check und weitere. Konfiguration gemäß Vorgaben des Auftraggebers; freie Trainingsübungen im Trainingsplan über die Member-App; Trainer-App mit Tablet-Zugriff auf Trainingsdaten.
IT-Sicherheit & Datenschutz
Auftraggeber bleibt alleiniger Dateneigentümer; kein Data-Mining; keine Drittlandübermittlung (insbesondere USA); kein Zugriff des Auftragnehmers auf personenbezogene Daten außer im Servicefall. Verschlüsselung nach aktuellem Stand der Technik (ruhend und in Übertragung). Cloud-Lösungen mit physisch und kontrolltechnisch getrenntem Schlüsselverwalter (ISO 27001, DSGVO). Bei Vertragsende strukturierte Datenmigration gemäß EU-Verordnung 2018/1807. Vor-Ort-Prüfungsrecht des Auftraggebers; Unterstützung bei Datenschutzfolgenabschätzung gem. Art. 35 DSGVO.
Schulung, Einführung & Dokumentation
Schulung der Mitarbeitenden auf der Trainingsfläche, der Führungskräfte und der Verwaltung. Einführungsbegleitung (Schulungen, Informationsmaterialien). Dokumentation in deutscher Sprache in üblichem elektronischem Format sowie Übersicht aller überlassenen/installierten Programmstände.
Support, Wartung & Service
Service-Desk Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (E-Mail, Telefon oder Ticketsystem). Reaktionszeit bei betriebsverhinderndem Mangel max. 1 Stunde, bei betriebsbehinderndem Mangel max. 4 Stunden. Wiederherstellung Software innerhalb 1 Werktag, Hardware innerhalb 7 Werktagen. Remote-Service und automatische Software-/Sicherheitsupdates verpflichtend. Supportumfang 5 Jahre (fließt in die Preisbewertung ein). Gewährleistung 2 Jahre; Ersatzteile mindestens 10 Jahre vorrätig; Reparatur durch Hersteller oder autorisiertes Serviceteam.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignungsanforderungen
Eintragung in Berufsregister (oder Erklärung, dass nicht nötig); kein laufendes oder eröffnetes Insolvenzverfahren (ggf. bestätigter Insolvenzplan); keine schweren Verfehlungen gem. § 123/§ 124 GWB; keine einschlägigen Verurteilungen in den letzten 2 Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate / Geldbuße > 90 Tagessätze / > 2.500 €), ggf. Selbstreinigung gem. § 125 GWB; ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaft. Bei Auftragssumme ≥ 30.000 € erfolgt eine Abfrage beim Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) gem. § 6 WRegG. Verpflichtung zur Anerkennung der Vergabeunterlagen und zur Annahme der AVV.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis vergleichbarer Umsätze in den letzten 3 Geschäftsjahren (tabellarisch, inkl. ARGE-Anteil). Nachweis einer aktuellen Haftpflichtversicherung (Mindestdeckung VOL/B: Sachschaden 5 Mio. EUR, Personenschaden 5 Mio. EUR, Vermögensschaden 1 Mio. EUR) sowie angemessene Produkthaftpflichtversicherung.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Fähigkeit zur Bereitstellung der geforderten Geräteauswahl (RFID-gesteuert, möglichst WLAN-fähig, Cloud-Software). Min. 10 Jahre kompatible Ersatzteile vorrätig; Reparatur durch Hersteller oder autorisiertes Serviceteam. Verfügbarkeit erforderlicher Beschäftigter und Benennung der Leitungspersonen (auf Verlangen). Dokumentationssprache Deutsch.
Referenzen und Anwenderbewertung
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Angabe von Objekt, Auftraggeber, Leistungsbeschreibung, Ort/Zeitraum, Auftragswert und eigenem Anteil, Rolle (Hauptauftragnehmer/ARGE/Unterauftragnehmer), besonderen Anforderungen und eingesetztem Personal. Möglichkeit zur Demonstration der Geräte und Software beim Anbieter oder in Referenzeinrichtungen in der Nähe (Bewertung Referenzbesuch mit 25 % im Zuschlagskriterium Anwenderbewertung; Termin bis 21.10.2026).
Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
Nachweis TOMs gem. Art. 32 DSGVO; Datenschutzkonzept; Bereitschaft zum Abschluss des AVV (ORTEMA-Muster) mit Anlage 2 (Unterauftragnehmer) und Anlage 3 (TOMs/Wartungs- und Betriebskonzept); Unterstützung bei DSFA gem. Art. 35 DSGVO; Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR. Verpflichtungserklärung Mindestlohn (MiLoG/LTMG), Sanktionserklärung Russland, ILO-Normen, REACH/RoHS-Konformität (soweit einschlägig), Erklärung zur ausbeuterischen Kinderarbeit bei entsprechenden Produkten, Supplier Code of Conduct (RKH).
Mindestens 3 vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (digitale Fitnessgeräte / RFID-gesteuerte Trainingsgeräte mit Cloud-Software)
Präsentation der Geräte und Software beim Anbieter oder Besuch in Referenzeinrichtungen in der Nähe (Bewertung mit 25 % im Zuschlagskriterium Anwenderbewertung); Bewertungsbogen mit Kriterien zu Gerätequalität, Fitnesshub (Kunden- und Anwendersicht) und Software
Umsatzangaben vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren (inkl. ARGE-Anteil)
Tabellarische Eigenerklärung im Formular EigE