Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Digitale Multifunktionssysteme für Schulen
Stadt Sankt Augustin | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Sankt Augustin, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Sankt Augustin sucht einen Anbieter, der 26 digitale Multifunktionssysteme (Drucken, Kopieren, Scannen) für ihre Schulen liefert, aufstellt und über fünf Jahre im Full-Service betreut.
Was ist gefordert?
Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Geräte an den SchulenFull-Service-Mietvertrag über 60 Monate: Finanzierung, Wartung, Reparatur, Ersatzteile, technischer Kundendienst, Verbrauchsmaterial außer Papier, VersicherungenFreikopienkontingent über die Laufzeit: 12.290.000 Schwarz-Weiß-Kopien und 2.052.000 Farbkopien
Eckdaten
Vertragslaufzeit: 01.01.2027 bis 31.12.2031Die 14. Schule (Albert-Einstein-Gymnasium) kommt ab 01.01.2029 hinzuAngebotsabgabe bis 17.11.2026, 10:00 UhrOffenes Verfahren mit einem Los (LOT-0000)
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung13. Okt. 2026
Frist für zusätzliche Informationen11. Nov. 2026
Angebotsfrist17. Nov. 2026
Angebotsöffnung17. Nov. 2026
Bindefrist17. Nov. 2026 – 18. Jan. 2027
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2031
Anlieferung 13 Schulen7. Jan. – 11. Jan. 2027
Inbetriebnahme Albert-Einstein-Gymnasium1. Jan. 2029
Laufzeit Albert-Einstein-Gymnasium1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2031
Anlieferung 14. Schule8. Jan. 2029
Vertragsende31. Dez. 2031
Nachreichung BescheinigungenDatum offen6 Kalendertage nach Aufforderung, nur bei engerer Wahl; Bezugsdatum der Aufforderung ist nicht bekannt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Ermittlung aus der Wertungssumme des Angebotes (nachgerechnete Angebotssummen unter Berücksichtigung von Nachlässen). Fiktiver Gesamtpreis über die Vertragslaufzeit von fünf Jahren, bestehend aus Gerätekosten (inklusive Freikopien).
KI-Hinweis: Preis als einziges Zuschlagskriterium mit 100% ist sowohl in den Vergabeunterlagen (VU_2026-3-10-Koe-01.pdf, Abschnitt 6 'Angebotswertung', ☒ Zuschlagskriterium Preis) als auch in der Bekanntmachung (LOT-0000: Art Preis, 100% Preis) ausdrücklich und übereinstimmend festgelegt; das Formblatt 227 (Zuschlagskriterien) ist nicht beigefügt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGerätemenge und Standorte
Insgesamt 26 digitale Multifunktionssysteme (Drucken, Kopieren, Scannen) mit ZusatzfunktionenVerteilung auf 14 Schulen in Sankt Augustin, u.a. Fritz-Bauer-Gesamtschule, Rhein-Sieg-Gymnasium, Realschule, Hauptschule, Gutenbergschule und mehrere Grundschulen und Kölner Gesamtschulen (KGS)Gerätekategorien: 16 Geräte Klasse A, 8 Geräte Klasse B, 2 Geräte Klasse C13 Schulen werden ab 01.01.2027 ausgestattetDas Albert-Einstein-Gymnasium (2 Geräte der Klasse A) kommt ab 01.01.2029 hinzuEin Angebot ist für alle 14 Schulen abzugeben, auch für die später hinzukommende Schule
Gerätekategorien und Mindestanforderungen
Klasse A (Hochleistung), z.B. für Schulverwaltung und Sekretariat: mind. 55 Seiten pro Minute (SW und Farbe), mind. 3.000 Blatt Papierkapazität, integrierter Finisher, mind. 30.000 Seiten pro MonatKlasse B (Standard), z.B. für Lehrerzimmer und Fachbereiche: mind. 35 Seiten pro Minute (SW und Farbe), mind. 2.000 Blatt Papierkapazität, integrierter Finisher, mind. 15.000 Seiten pro MonatKlasse C (Kompakt), z.B. für Klassenräume und kleinere Büros: 25 Seiten pro Minute (SW und Farbe), mind. 1.000 Blatt Papierkapazität, Finisher optional, mind. 5.000 Seiten pro MonatFür alle Klassen gelten u.a. Anforderungen an Format (A6 bis A3), Duplexdruck, Scan-Funktionen (Mail, Ordner, USB), Gigabit-Netzwerk, WLAN, sichere Druckfreigabe, PIN-Authentifizierung, verschlüsselten Gerätespeicher und automatische TonerbestellungDie Geräte müssen für den schulischen Einsatz geeignet sein sowie Anforderungen an IT-Sicherheit, Datenschutz, Energieeffizienz, Wartbarkeit und Nachhaltigkeit erfüllenGleichwertige oder leistungsfähigere Systeme sind zulässig
Lieferung und Installation
Lieferung, Transport und Einbringung der GeräteAufstellung, Montage und InstallationAnschluss an die IT- und NetzwerkinfrastrukturInbetriebnahme und Einweisung der NutzerErfüllungsort: Sankt Augustin (53757)Anlieferung der 13 Schulen: 07.01.2027 bis 11.01.2027Anlieferung der 14. Schule: 08.01.2029
Full-Service-Paket
Full-Service-Mietvertrag über 60 MonateFinanzierung der GeräteVersicherungsleistungen für die GeräteLaufende technische Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit
Wartung und Reparatur
Laufende Wartung der GeräteReparaturen und StörungsbeseitigungBereitstellung von Ersatz- und VerschleißteilenTechnischer Kundendienst
Verbrauchsmaterial
Bereitstellung aller Verbrauchsmaterialien außer Papier, z.B. Toner, Resttonerbehälter und Heftklammern
Freikopienkontingent (Poolverfahren)
Über 60 Monate: 12.290.000 Schwarz-Weiß-Kopien und 2.052.000 FarbkopienPro Quartal standortübergreifend: 614.500 Schwarz-Weiß-Kopien und 102.600 FarbkopienFehl-, Test- und Wartungskopien des Auftragnehmers werden nicht auf das Kontingent angerechnet
Konzepte
Der Anbieter legt folgende Konzepte vor:
Gerätekonzept mit Gerätekategorien, Stückzahlen und technischer AusstattungInstallationsplanungNetzwerk- und TreiberkonzeptSicherheitskonzeptVerbrauchsmaterialkonzeptWartungs- und ServicekonzeptNachhaltigkeitskonzept
Rücknahme nach Vertragsende
Rücknahme der Geräte nach VertragsendeFachgerechte Verwertung bzw. Entsorgung
Nicht im Leistungsumfang enthalten
Zusätzliche Kosten für Standardkomponenten, die zur vereinbarten Funktion erforderlich sind, gehen nicht zulasten des Auftraggebers
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Erklärungen
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z.B. Korruption, Betrug, Insolvenz, Verstöße gegen Arbeits-, Sozialversicherungs-, Steuer- oder Umweltpflichten)Ggf. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWBOrdnungsgemäße Entrichtung von Steuern und SozialversicherungsbeiträgenGewerberechtliche Voraussetzungen für die LeistungserbringungKeine Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellenKein Bezug zu Russland (Eigenerklärung)
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Umsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft (inkl. Anteil bei Gemeinschaftsleistungen)Präqualifikation im Präqualifikationsverzeichnis oder Eigenerklärung nach Formblatt 124Bei Nichtvorliegen der Präqualifikation: Bescheinigungen innerhalb von 6 Kalendertagen nach AufforderungBerufshaftpflichtversicherung mit mind. 3 Mio. Euro für Personenschäden und 1 Mio. Euro für Sachschäden je Schadensfall; Haftung insgesamt unbegrenztGgf. Nutzung der Kapazitäten anderer Unternehmen mit deren Haftung
Technische Leistungsfähigkeit und Personal
Durchschnittliche jährliche Belegschaft in den letzten drei abgeschlossenen Kalenderjahren, gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem LeitungspersonalTechnische Ausrüstung (Nachweis nach Formblatt 124 oder Präqualifikation)Berufliche Qualifikationen der Beschäftigten (Nachweis nach Formblatt 124 oder Präqualifikation)Benennung der LeitungspersonenVerfügbarkeit der eingesetzten Beschäftigten
Berufsregister
Eintragung im Handelsregister, in der Handwerksrolle oder bei der IHKAlternativ Nachweis, dass keine Eintragungspflicht besteht
Bietergemeinschaften
Alle Mitglieder erfüllen zusammen die EignungskriterienAlle Mitglieder haften gesamtschuldnerischVerwendung von Formular 234
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Auftragssumme wird angegeben; kein Mindestwert genannt
Mindestens drei Referenzen zu vergleichbaren Leistungen (digitale Multifunktionssysteme bzw. Druck-/Kopierlösungen)
Pro Referenz: Art der Leistung, Name und Adresse des Auftraggebers, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner. Eintrag in die beiliegende Referenzliste. Bei engerer Wahl ggf. Nachreichung innerhalb von 6 Kalendertagen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 22%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Angebot und Pflichtunterlagen
Eignungsnachweise
Auf Verlangen bzw. bei engerer Wahl
Bietergemeinschaft (nur falls zutreffend)
Termine im Blick behalten
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Stadt Sankt Augustin | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
53757 Sankt Augustin
Ort
53757 Sankt Augustin
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.vergabe.rib.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
53757 Sankt Augustin
Nordrhein-Westfalen
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