Ausschreibungen Hamburg
Digitalisierung der Personalakten - Scandienstleistung
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESYDeutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Notkestraße 85
22607 Hamburg
Deutschland, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenÖffentliche Ausschreibung des Deutschen Elektronen-Synchrotrons DESY in Hamburg für die Digitalisierung von rund 3.500 aktiven Personalakten.
Was zu tun ist: Die Akten werden beim Auftraggeber abgeholt bzw. übernommen, für den Scan vorbereitet, digitalisiert (OCR, PDF/A-2b), strukturiert/indexiert, einer Qualitätskontrolle unterzogen und sicher elektronisch übergeben.
Was dafür benötigt wird: Ein vollständiges Umsetzungskonzept (Kapitel K1–K8), das ausgefüllte Preisblatt, Eignungsnachweise (u.a. ISO 9001, ISO/IEC 27001:2022, RESISCAN-Erfahrung), drei Referenzen aus dem öffentlichen Dienst sowie unterzeichneter AVV und DSFA.
Wichtig zu wissen: Die Verarbeitung erfolgt in Schutzstufe „sehr hoch", ausschließlich in Deutschland (kein Zugriff aus dem Ausland).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP NOV
Veröffentlichung22. Sep. 2026
Bieterfragen-Fristca. 8. Okt. 2026
Angebotsfrist14. Okt. 2026
Bindefrist14. Okt. – 30. Nov. 2026
Zuschlagca. 30. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Ausführungsfrist1. Dez. 2026 – 31. Okt. 2027
Vertragsende1. Dez. 2026 – 31. Okt. 2027
Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 31. Okt. 2027
Ende der Scanarbeiten31. Okt. 2027
Abschlussdokumentation31. Dez. 2027
Kick-offDatum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Vertragsbeginn (voraussichtlich Ende Dezember 2026).
Projekt-/Sicherheits-/QualitätsplanDatum offenÜbergabe innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Kick-off.
InitialtrancheDatum offenBeginn der Initialtranche (max. 25 Akten) innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Kick-off; Freigabe der Massendigitalisierung nach erfolgreichem Testimport.
GewährleistungDatum offen24 Monate ab Inbetriebnahme/Abnahme gemäß BGB; genaues Enddatum hängt vom Abnahmetermin ab.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach ordnungsgemäß erbrachter Leistung, Abnahme und Rechnungsstellung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität9 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Gesamtkosten aller Leistungen gemäß Preisblatt (Wertungssumme). Niedrigster Angebotspreis erhält 60 Punkte, übrige im Verhältnis dazu.
- Konzept40%
Umsetzungskonzept, auftragsbezogen und DESY-spezifisch, gegliedert nach K1–K8. Bewertet mit 0 (ungenügend) bis 5 (sehr gut) Punkten je Kriterium.
Preispunkte = (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis Bieter X) * 60. Konzeptpunkte: K1–K8 gleichgewichtig mit je max. 5 Punkten (insgesamt 40 Punkte). Gesamtpunktzahl = Addition aller Kriterien (max. 100 Punkte). Bei Punktgleichstand: niedrigere Wertungssumme gemäß Preisblatt erhält Vorrang; danach Losentscheid.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsformel sind im Verfahrensbrief und in der Leistungsbeschreibung vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenScan-Scope und Mengen
ca. 3.500 aktive Personalaktenrund 875.000 kalkulatorische Seiten (Ø 250 Seiten je Akte)maximal 25 Tranchen, Ø ca. 140 Akten je Tranche500 Sonderformate (z. B. >A3, Urkunden, Fotos, Thermopapier, gebundene Vorlagen)Initialtranche: maximal 25 Akten vor Massendigitalisierung
Übernahme, Transport und Lagerung
sichere Übernahme bei DESY (Notkestraße 85, 22607 Hamburg)Transport, Empfang und lückenlose StatusführungZwischenlagerung beim Auftragnehmer für maximal 6 Monate
Vorbereitung und Digitalisierung
Scanvorbereitung: Heft-/Befestigungsmittel entfernen, glätten, Reihenfolge sichern, Klebezettel behandelnDigitalisierung: Farbe, mindestens 300 dpi, DuplexAusgabe als PDF/A-2b mit OCR-TextebeneDokumenttrennung, Klassifizierung und Indexierung (jedes Dokument einzeln als PDF/A-2b)
Qualitätssicherung
technische und fachliche Qualitätskontrolle, FehlerkorrekturErzeugung von Index-, Struktur-, Steuer- und Begleitdatengesondert vergütete Feinjustierung über die Initialtranche (Testimport, Registerlogik, Dateinamen, Indexdaten)
Datenübergabe und Rückgabe/Vernichtung
sichere elektronische Datenübergabe: Verschlüsselung, SHA-256-Prüfsummen, ÜbergabemanifestRückgabe von 1.300 gekennzeichneten Akten in Originalheftungdatenschutzgerechte Vernichtung von 2.200 Akten gemäß DIN 66399 (mind. P-5) bzw. DIN 21964vollständige Prozess-, Qualitäts-, Übergabe-, Rückgabe-, Lösch- und Vernichtungsnachweise
Projektmanagement und Dokumentation
Projektmanagement pauschal: Kick-off, Statusberichte, Jour fixe, AbstimmungenVerfahrensdokumentation pauschal: Prozess- und Nachweisdokumentation, RESISCAN-Bezug
Sicherheit und Datenschutz
Schutzstufe „sehr hoch" (personenbezogene Daten, ggf. Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO)Verarbeitung und Server ausschließlich in Deutschland bzw. EU/EWRkein administrativer/technischer Zugriff aus dem Ausland (kein Remote-Support, keine Cloud-Telemetrie)Abschluss des DESY-AVV und der DSFA vor Verarbeitungsbeginnautorisiertes, auf Vertraulichkeit verpflichtetes und geschultes Personal; persönliche Zuverlässigkeit per EigenerklärungUnterauftragnehmer müssen dieselben Compliance-Anforderungen erfüllenvertragliche/sicherheits-/qualitätsrelevante Unterlagen in deutscher Sprache
Projektzeiten und Zielsysteme
Vertragsbeginn 01.12.2026, Scanarbeiten bis spätestens 31.10.2027, Projektabschluss bis 31.12.2027Übergabe der digitalen Daten an: digitale Personalakte, DMS d.velop, cuSmarText HR und SAP S/4HANA
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / Allgemeine Angaben
genaue Firmenbezeichnung, vollständige Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Homepage)Ansprechpartner, Geschäftsführer, ggf. Nationalität, Sitz der GesellschaftGründungsjahr, KMU-Status gemäß EU-Richtlinie 2003/361/EGaktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 12 MonateUmsatzsteuer-Identifikationsnummer
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (netto, EUR), je GeschäftsjahrAnzahl der festangestellten MitarbeiterBerufshaftpflichtversicherung: mindestens 1.000.000 € Personenschäden und 1.000.000 € sonstige Schäden
Technische Leistungsfähigkeit
3 Referenzen über Scandienstleistungen im öffentlichen Dienst (Dokumentenvorbereitung, Digitalisierung, Qualitätssicherung, sichere Datenverarbeitung)Projektleiter: praktische Erfahrung in verantwortlicher Durchführung mindestens eines vergleichbaren Digitalisierungsprojekts (Eigenerklärung)Qualitätsmanagement: gültige Zertifizierung DIN EN ISO 9001 mit Geltungsbereich Digitalisierungs-/Dokumentenverarbeitungsprozesse (gleichwertige Nachweise werden anerkannt)Informationssicherheit: gültige Zertifizierung ISO/IEC 27001:2022 mit Geltungsbereich Prozesse, Informationssysteme, Betriebsstätten (gleichwertige Nachweise werden anerkannt)Erfahrung mit Scanverfahren nach BSI TR-03138 RESISCAN (Version 1.5), Geltungsbereich für Standorte und Prozesse
Sonstige Erklärungen
Erklärung zur Erfüllung aller MindestanforderungenIntegritätserklärung: keine Korruption, keine unzulässigen Absprachen, Anzeige von Interessenkonflikten, Einhaltung Mindestlohngesetzkeine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB, MiLoG, SchwarzarbeitsbekämpfungsgesetzEigenerklärung zu Nachunternehmerleistungen; bei NU-Einsatz namentliche Benennung der NU mit auszuführenden Leistungen und Vorlage der Eignungsnachweise der NU bereits mit dem Angebot
Formale Anforderungen
Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über die Plattform tender24.deVerfahrenssprache Deutschdeutschsprachige Projektleitung und operative Abstimmung mindestens Niveau B2keine Änderungen an Vergabeunterlagen, keine eigenen AGB, kein „freibleibend" – sonst AusschlussNebenangebote sind nicht zugelassenAnfragen zu Vergabeunterlagen spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht konkret gefordertVolumen: nicht konkret gefordert
3 Referenzen über Scandienstleistungen im öffentlichen Dienst (Dokumentenvorbereitung, Digitalisierung, Qualitätssicherung, sichere Datenverarbeitung)
Pflichtangaben je Referenz: Projektbezeichnung, Leistungszeit, Auftraggeber, Ansprechperson (Name/Funktion/Telefon/E-Mail), Auftragswert (brutto EUR), Kurzvorstellung, Bestätigung Projektleiter-Beteiligung; alternativ Bescheinigung des Auftraggebers
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 60%4–10 · 34%11+ · 6%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Pflicht-Unterlagen gemäß Verfahrensbrief
Preisblatt
Formale Angebotsabgabe
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Ort
Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Notkestraße 85
22607 Hamburg
Deutschland, Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
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