Ausschreibungen Hamburg
Digitalisierung der Personalakten - Scandienstleistung
Helmholtz DESY22607 Hamburg, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY in Hamburg sucht einen Dienstleister, der rund 3.500 aktive Personalakten (ca. 875.000 Seiten) datenschutzkonform digitalisiert.
Der Auftrag umfasst:
Abholung, Transport und sichere Lagerung der PapieraktenVorbereitung (z. B. Entfernen von Heftungen) und ScannenErstellung von PDF/A-2b-Dateien mit OCR und IndexierungQualitätskontrolle und FehlerkorrekturSichere elektronische Übergabe zur Übernahme ins DMS (d.velop) und SAP S/4HANA
Wichtige Fristen:
Angebotsfrist: 14.10.2026, 12:00 UhrVertragsbeginn: 01.12.2026Ende Scanarbeiten: spätestens 31.10.2027
Bieter müssen u. a. 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren, DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 27001:2022, Erfahrung mit BSI TR-03138 RESISCAN sowie einen detaillierten Projektplan (K1–K8) vorlegen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP NOV
Veröffentlichung22. Sep. 2026
Angebotsfrist14. Okt. 2026
Bindefrist30. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Ende Scanarbeiten31. Okt. 2027
Vertragsende31. Okt. 2027
Projektabschluss31. Dez. 2027
Kick-offDatum offenInnerhalb von 4 Wochen nach Vertragsbeginn (also bis ca. 29.12.2026) durchzuführen.
Projektplan ÜbergabeDatum offenÜbergabe des initialen Projekt-, Sicherheits- und Qualitätsplans innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Kick-off.
Initialtranche BeginnDatum offenBeginn der Initialtranche innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Kick-off (maximal 25 Akten als Testlauf).
Freigabe MassendigitalisierungDatum offenBeginn der Massendigitalisierung erst nach erfolgreichem Testimport und dokumentierter DESY-Freigabe.
GewährleistungDatum offen24 Monate ab Inbetriebnahme gemäß BGB und §14 VOL/B.
Abwesenheit der AkteDatum offenReguläre Abwesenheit einer Tranche max. 14 Kalendertage ab Abholung bei DESY.
Express-RückführungDatum offenRückführung binnen 48 Stunden (oder übernächster Werktag); Einzelvergütung.
ZwischenlagerungDatum offenMaximal 6 Monate nach elektronischer Übergabe je Tranche.
DESY-Prüffrist TranchenlieferungDatum offenPrüfung durch DESY innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Rückversand und Bereitstellung der Digitalisate.
Entscheidungsanfragen DESYDatum offenDESY bearbeitet Entscheidungsanfragen des Auftragnehmers innerhalb von 5 Arbeitstagen.
Meldung SicherheitsvorfälleDatum offenUnverzüglich, spätestens innerhalb von 2 Stunden nach Bekanntwerden eines Vorfalls.
StatusberichteDatum offenJe Tranche maximal wöchentliche Statusberichte im stabilen Regelbetrieb.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität9 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Gesamtkosten aller Leistungen gemäß Preisblatt (Wertungssumme). Der günstigste Angebotspreis erhält 60 Punkte, andere Angebote werden im Verhältnis berechnet.
- Konzept40%
Auftragsbezogenes, DESY-spezifisches Umsetzungskonzept, gegliedert nach K1 bis K8. Bewertung je Unterkriterium mit 0 bis 5 Punkten (gleichgewichtig, insgesamt 40 Punkte).
Preispunkte = (niedrigster kalkulierter Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters) * 60; kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Konzeptpunkte: K1 bis K8 werden jeweils mit 0 bis 5 Punkten bewertet (insgesamt max. 40). Gesamtpunktzahl maximal 100. Bei Punktgleichheit entscheidet die niedrigere Wertungssumme gemäß Preisblatt, danach das Los.
KI-Hinweis: Gewichtung Preis 60 % und Konzept 40 % mit K1 bis K8 je max. 5 Punkte sowie Preisformel sind vollständig im Verfahrensbrief (Ziff. VII.2, VII.3.1, VII.3.2) und in der Leistungsbeschreibung (Ziff. 18) angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektrahmen und Mengengerüst
Digitalisierung von 3.500 aktiven Personalakten (kalkulatorisch ca. 875.000 Seiten, Ø 250 Seiten je Akte).
Aufteilung in maximal 25 Tranchen (Initialtranche mit max. 25 Akten + Regeltranchen mit Ø ca. 140 Akten).Verarbeitung ausschließlich an offengelegten und freigegebenen Standorten in Deutschland.Kein administrativer, technischer oder sonstiger Zugriff aus dem Ausland.Servicezeiten: Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage am Standort Hamburg).
Logistik und Aktenhandling
Sichere Übernahme der Akten bei DESY (Notkestraße 85, 22607 Hamburg), Transport, Empfang und Lagerung.Lückenlose Statusführung je Akte.Reguläre Abwesenheit der Akte von DESY: max. 14 Kalendertage je Tranche (Abholung bis Rückversand).Express-Rückführung binnen 48 Stunden (oder übernächster Werktag), separat vergütet.Zwischenlagerung: max. 6 Monate je Tranche nach elektronischer Übergabe.Rückgabe erhaltenswerter (gekennzeichneter) Akten; Vernichtung nicht gekennzeichneter Akten nach DESY-Freigabe.Mengen: Abholung 3.500 Akten (max. 25 Sendungen), Rückversand ca. 1.300 Akten, Vernichtung ca. 2.200 Akten, Sonderformate ca. 500 Belege (z.B. A2, Fotos, Thermopapier).
Scanvorbereitung und Digitalisierung
Entfernung von Heft- und Befestigungsmitteln, Bearbeitung von Hängemappen, Stehordnern, Heftungen, Registern, Klebezetteln und Sonderformaten.Digitalisierung, OCR, Erzeugung von PDF/A-2b.Trennung, Strukturierung und Indexierung gemäß Sollstruktur.Erstellung von Index-, Struktur-, Steuer- und Begleitdaten.Sichere elektronische Übergabe zur Einbindung in d.velop (DMS) und SAP S/4HANA.Ggf. zusätzliche Nachbereitung (1.000 Seiten im Preisblatt).
Qualitätssicherung und Abnahme
Technische und fachliche Qualitätskontrolle, visuelle Kontrolle, Fehlerklassen mit Nachbesserung.Prüfumfang mit Automatisierung und Protokollen.Initialtranche (Testlauf): max. 25 Akten, muss vor Massendigitalisierung erfolgreich in DESY-Testimport eingespielt und von DESY freigegeben werden.Regeltranchen: Lieferung mit DESY-Prüffrist von 10 Arbeitstagen nach Rückversand und Bereitstellung der Digitalisate.Entscheidungsanfragen DESY werden binnen 5 Arbeitstagen beantwortet.
Datenschutz, Sicherheit und Notfallvorsorge
Einhaltung TR-03138 RESISCAN Version 1.5 mit Geltungsbereich für eingesetzte Standorte und Prozesse.Verschlüsselter, authentifizierter Übertragungsweg mit Protokollierung und Schlüsselmanagement.Verarbeitung von Personaldaten, Personalstammdaten, Beschäftigungsdaten, Gesundheitsdaten und Dokumentenmetadaten; Schutzkategorie sehr hoch.Abschluss des DESY-AVV vor jeder Verarbeitung; Deutschsprachige Projektleitung, operative Abstimmung mind. Niveau B2.Meldung von Sicherheitsvorfällen: unverzüglich, spätestens 2 Stunden nach Bekanntwerden.Deutschsprachige vertragliche, sicherheits- und qualitätsrelevante Unterlagen.
Nicht im Auftrag enthalten
Passive Personalakten, Altakten und Archivbestände.Auswahl, Beschaffung, Implementierung, Customizing, Betrieb oder Wartung von DMS/HR-System/SAP.Fachliche oder rechtliche Entscheidungen über Akteninhalte.Eigenständige Umordnung, Aussonderung oder Vernichtung ohne DESY-Vorgabe.Während der Scanphase neu entstehende Unterlagen.Scannen in DESY-Räumen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage und Zuverlässigkeit
Genaue Firmenbezeichnung, Sitz, Gründungsjahr, Geschäftsführer.Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Postanschrift, Telefon, Fax, E-Mail, Homepage).Bei Bietergemeinschaften: alle Mitglieder mit bevollmächtigtem Vertreter.Hauptgesellschafter (>25 % Anteile) angeben.KMU-Status gemäß EU-Richtlinie 2003/361/EG.Keine Ausschlussgründe (insb. keine schweren Verstöße gegen MiLoG, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Aufenthaltsgesetz).Aktuelle Eigenerklärungen zur persönlichen Zuverlässigkeit (auch für Unterauftragnehmer).Integritätserklärung (unterschrieben).Verpflichtung zur Vertraulichkeit (Eigenerklärung).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre.Anzahl der festangestellten Mitarbeiter.Berufshaftpflichtversicherung mit Deckung von mindestens:Personenschäden: 1.000.000 EURSonstige Schäden: 1.000.000 EURAlternativ: Erklärung, dass die Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird.Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Technische Leistungsfähigkeit
3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren über vergleichbare Scandienstleistungen im öffentlichen Dienst.Jede Referenz mit Projektbezeichnung, Leistungszeit, Auftraggeber, Ansprechperson (Funktion, Telefon, E-Mail), Auftragswert brutto, Kurzbeschreibung und Angabe, ob der vorgesehene Projektleiter beteiligt war.Profil des vorgesehenen Projektleiters (gesondert beigefügt).
Mindestanforderungen an die Leistung
| Anforderung | Nachweis |
|---|---|
| Qualifikation Projektleitung | Eigenerklärung: praktische Erfahrung in verantwortlicher Durchführung mind. eines vergleichbaren Digitalisierungsprojekts |
| Qualitätsmanagement | DIN EN ISO 9001, Geltungsbereich Digitalisierungs-/Dokumentenverarbeitungsprozesse (gültiges Zertifikat) |
| Informationssicherheit | ISO/IEC 27001:2022, Geltungsbereich relevante Prozesse, Informationssysteme, Betriebsstätten |
| Scanverfahren | Erfahrung mit BSI TR-03138 RESISCAN (Referenzen, Verfahrensbeschreibungen, Zertifizierungen oder Prüfberichte) |
Datenschutz und Compliance
Abschluss des DESY-AVV vor jeder Verarbeitung.Unterzeichnung der DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung).Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR; hier konkret nur in Deutschland.Keine administrativen/technischen Zugriffe aus dem Ausland.Deutschsprachige Projektleitung; operative Abstimmung mind. Niveau B2.Unverzügliche Anzeigepflicht bei Interessenkonflikten.Keine unzulässigen Absprachen mit anderen Anbietern.Verpflichtung zur Einhaltung MiLoG und AEntG.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht beziffert (mit Auftragswert brutto je Referenz)
Scandienstleistungen im öffentlichen Dienst (Dokumentenvorbereitung, Digitalisierung, Qualitätssicherung, sichere Datenverarbeitung)
Projektbezeichnung, Leistungszeit, Auftraggeber, Ansprechperson mit Funktion/Telefon/E-Mail, Auftragswert brutto, Kurzvorstellung, Angabe zur Beteiligung des vorgesehenen Projektleiters; alternativ Bescheinigung vom Auftraggeber
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 22%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Fachliche Eignungsnachweise
Umsetzungskonzept (Kapitel K1–K8)
Datenschutz & Vertraulichkeit
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Helmholtz DESY
Ort
22607 Hamburg, Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
22607 Hamburg
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