Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Forschungszentrum DESY in Hamburg sucht einen Dienstleister, der rund 3.500 aktive Personalakten (ca. 875.000 Seiten) datenschutzkonform digitalisiert.
Was zu tun ist: Akten abholen, vorbereiten, scannen (PDF/A-2b, OCR, mind. 300 dpi), qualitätskontrollieren, indexieren und verschlüsselt an DESY übergeben. Die Originale werden teilweise zurückgegeben, teilweise nach Freigabe vernichtet.
Wichtige Anforderungen: Verarbeitung nur in Deutschland, BSI-Standard TR-03138 RESISCAN, Zertifizierungen nach ISO 9001 und ISO/IEC 27001, erfahrene Projektleitung.
Rahmen: 1 Los, Vertragslaufzeit 01.12.2026 – 31.10.2027, Angebotsfrist 14.10.2026, 12:00 Uhr, elektronische Abgabe über die Vergabeplattform.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis60%
Bewertet wird die Wertungssumme gemäß Preisblatt über alle Positionen. Niedrigster Angebotspreis erhält 60 Punkte, übrige im Verhältnis dazu.
- Konzept40%
Auftragsbezogenes, DESY-spezifisches Umsetzungskonzept, gegliedert nach K1–K8. Reine Marketingdarstellungen werden nicht berücksichtigt. Insgesamt 40 Konzeptpunkte.
Preis: Punktzahl = (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis Bieter) * 60, mit zwei Nachkommastellen, kaufmännische Rundung. Konzept: 8 Unterkriterien K1–K8, gleichgewichtig je max. 5 Punkte (gesamt 40 Punkte). Bewertung je Unterkriterium: 0=ungenügend, 1=mangelhaft, 2=ausreichend, 3=befriedigend, 4=gut, 5=sehr gut. Gesamtpunktzahl = Preis + Konzept (max. 100). Bei Gleichstand: niedrigere Wertungssumme gewinnt, dann Los.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektrahmen
Ein Los (keine Mehrlosstruktur).
Volumen: 3.500 Personalakten, Ø 250 Seiten/Akte = ca. 875.000 Seiten (Wertungsmenge), davon max. 500 Belege als Sonderformate (z. B. A2, Fotos, Thermopapier, gebundene Vorlagen).
Vertragslaufzeit: 01.12.2026 – 31.10.2027 (ca. 11 Monate); Projektabschluss inkl. Restabnahmen bis 31.12.2027.
Leistungsort: DESY, Notkestraße 85, 22607 Hamburg. Bearbeitung, Lagerung, Server und Back-ups ausschließlich in Deutschland.
Prozess – Übernahme bis Rückgabe
1. Übernahme/Abholung der Akten bei DESY (max. 25 einseitige Abholsendungen).
2. Vorbereitung: Entfernen üblicher Heft-/Befestigungsmittel, ggf. Trennen, Glätten, Handling von Sonderformaten.
3. Digitalisierung: min. 300 dpi (bis 400 dpi bei Bedarf), Farbe, Duplex, OCR-Textebene, Ausgabe ausschließlich als PDF/A-2b.
4. Indexierung: Zuordnung zur Akten-/Registerstruktur nach DESY-Sollstruktur mit Namenskonvention und Indexdatei.
5. Qualitätskontrolle: technisch und fachlich, mit Prüfsummen (SHA-256), Nachbesserung von Fehlern, Abnahmeunterstützung.
6. Übergabe: verschlüsselt, mit Prüfsummen, UTF-8, über nachgewiesenen sicheren Übertragungsweg; Zielsysteme sind u. a. DMS d.velop, cuSmarText HR und SAP S/4HANA.
7. Rückgabe/Vernichtung: gekennzeichnete Akten zurück an DESY (ca. 1.300 Akten), nicht gekennzeichnete Akten (ca. 2.200) nach dokumentierter DESY-Freigabe datenschutzgerecht vernichten.
Technische und organisatorische Anforderungen
Tranchen- und Zeitplanung
Was NICHT zum Auftrag gehört
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage / allgemeine Angaben
Genaue Firmenbezeichnung, vollständige Kontaktdaten (Anschrift, Tel., Fax, E-Mail, Homepage), Gründungsjahr, namentliche Nennung der Geschäftsführer, Hauptgesellschafter mit >25 % Anteilen/Stimmrechten (1.–3.), ggf. Angaben bei ausländischem Unternehmen, KMU-Status gemäß EU-Richtlinie 2003/361/EG.
Ausschlussgründe: keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB; keine Verstöße gegen MiLoG, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder § 98c AufenthG.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe der Nettoumsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (EUR), Anzahl der festangestellten Mitarbeiter, USt-IdNr. sowie Handelsregisternummer und -ort mit aktuellem Auszug (max. 12 Monate alt).
Berufshaftpflichtversicherung: Mind. 1.000.000 EUR Deckungssumme für Personen- und sonstige Schäden (Betriebshaftpflicht).
Technische und fachliche Leistungsfähigkeit
Nachunternehmer und Bietergemeinschaften
Bei Einsatz von Nachunternehmern: namentliche Benennung mit Aufstellung der auszuführenden Leistungen; Nachweise der Eignung sind bereits mit dem Angebot vorzulegen. Für NU gelten dieselben Eignungsnachweise wie für den Hauptunternehmer.
Bietergemeinschaften: rechtsverbindliche Erklärung aller Mitglieder erforderlich. Verfahrenssprache ausschließlich Deutsch; Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen.
Abgeschlossene Scanprojekte im öffentlichen Dienst (Digitalisierung, Dokumentenvorbereitung, Qualitätssicherung, sichere Datenverarbeitung)
Je Referenz: Projektbezeichnung, Leistungszeit, Auftraggeber, Ansprechperson mit Kontaktdaten, Auftragswert brutto, Kurzbeschreibung, Beteiligung des vorgesehenen Projektleiters – alternativ Bescheinigung des Auftraggebers