Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Große Kreisstadt Schramberg vergibt im offenen Verfahren die Digitalisierung von rund 620 laufenden Metern Bauakten und Statikunterlagen. Der Auftrag wird als Rahmenvereinbarung mit einer Mindestabnahmemenge von 400 laufenden Metern vergeben; optional kommen rund 38 laufende Meter Anliegerakten hinzu. Die Leistung umfasst Transport, Scannen (PDF/A-2u nach BSI TR-03138 RESISCAN), Verschlagwortung, Import in das DMS Enaio, priorisierte Express-Abrufe, Zwischenlagerung, Vernichtung und Löschung. Angebote müssen bis 30.09.2026 um 11:00 Uhr eingereicht werden. Zuschlagskriterium ist ausschließlich der Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 21 Tage bis zur Angebotsfrist — 30. September 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung
Anforderung Probeakte
Beantwortung Bieterfragen
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Vertragsbeginn
Mindestabrufbis 2027
Rahmenvertrag Laufzeit
Vertragsende
Zwischenlagerung nach Digitalisierungbis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenMengen und Vertragsrahmen
Pflichtmenge: ca. 620 laufende Meter, davon ca. 430 lfd. Meter Bauakten in Hängeregistratur und ca. 190 lfd. Meter Statikunterlagen in StehordnernOptionale Erweiterung: ca. 38 lfd. Meter AnliegeraktenRahmenvereinbarung mit einem Teilnehmer, Laufzeit 1 Jahr ab Vertragsabschluss (voraussichtlich 10.11.2026 bis 31.03.2027 für die digitale Bereitstellung)Mindestabnahmemenge: 400 lfd. Meter, abzurufen innerhalb von 6 Monaten nach VergabeErgänzende Abrufe in Tranchen von mindestens 60 lfd. MeternMaximal 12 priorisierte Abrufe während der gesamten LaufzeitAbrechnungsgrundlage: laufender Meter; ein lfd. Meter gilt nur dann als abrechnungsfähig, wenn alle Seiten einwandfrei gescannt sind
Transport und Logistik
Bereitstellung datenschutzkonformer Transportbehälter (abschließbar, versiegelt, blickdicht, witterungsbeständig)Abholung in der Berneckstraße 9, 78713 Schramberg, 2. OGTransport zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers und RücklieferungMonatliche Rücklieferung der digitalen Akten über eine verschlüsselte Cloud-Lösung inkl. ÜbergabelisteIm Angebotspreis abgegolten: sämtliche Transport- und Lagerkosten
Vorbereitung, Codierung und Dokumentation
Sortierung der Akten für den Scanprozess; Reihenfolge darf nicht verändert werdenKarton-Codierung pro Vorhaben nach dem Schema: Straße + Hausnummer oder Flurstück + StadtteilÜbergabeliste als Excel- und PDF-Datei bei AbholungAbrechnungstabelle (Excel) mit Anzahl gescannter Dokumente und Dokumentengröße pro Akte/Datei (Erstellungsaufwand ist einzurechnen, keine gesonderte Vergütung)Probe-/Testlauf: nach Auftragserteilung 5 Bauakten und Statikvorgänge vor der Seriendigitalisierung
Digitalisierung und Dateistandards
Technischer Standard: BSI TR-03138 RESISCAN, Version 5 vom 21.11.2024, Schutzbedarfskategorie „normal"Scannen mit OCR, PDF/A-2u mit MRC-KomprimierungAuflösung: 300 dpi, 24 Bit Farbtiefe, Duplex; leere Rückseiten werden automatisch gelöschtEinbettung eines Transfervermerks nach BSI TR-03138 RESISCANDateistruktur: pro Adresse eine digitale Akte, gegliedert nach Straße/Flurstück, Hausnummer, Stadtteil, Genehmigungsdatum, Antragsgegenstand; Unterordner „Pläne", „Schriftverkehr", „Loseblatt" für lose BlätterDateinamen: Straße+Hausnummer, Stadtteil, Genehmigungsjahr und VorhabensbezeichnungSämtliche Nutzungsrechte an den digitalen Akten liegen ausschließlich beim Auftraggeber
Import in das Dokumentenmanagementsystem
Import in das DMS enaio (Version 10.10) mittels Importdatei (Excel)Qualitätskontrolle: jeder gescannte laufende Meter wird auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit geprüft, bevor eine Abrechnung erfolgt
Priorisierte Abrufe (Express-Service)
Kurzfristig benötigte Akten sind über die sichere Cloud innerhalb von 48 Stunden bereitzustellenFrist endet bei Wochenenden/Feiertagen am nächsten Werktag um 24:00 UhrPro Express-Abruf wird eine Service-Pauschale vergütet (deckt alle Kosten inkl. Transport)Maximal 12 solcher Abrufe während der gesamten Vertragslaufzeit
Zwischenlagerung, Vernichtung und Löschung
Zwischenlagerung der Originale beim Auftragnehmer für 6 Monate nach vollständiger Digitalisierung (für Stichproben und Qualitätskontrollen)Vernichtung nach DIN 66399 und DSGVO nach Freigabe durch den Auftraggeber, mit VernichtungsprotokollLöschung der digitalen Daten auf allen Datenträgern des Auftragnehmers sofort nach Eingangsbestätigung der Rücklieferung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Aktueller Auszug aus dem Berufs-, Handels- oder Vereinsregister (nicht vor dem 30.06.2026 ausgestellt; für alle Bietergemeinschaftsmitglieder und Eignungsverleiher)Nachweis der Vertretungsberechtigung bei Erklärung durch bevollmächtigte Personen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 400.000 € pro Versicherungsfall und mindestens 2 Mio. € Jahreshöchstleistung (Anlage LF 2)Eigenerklärung zur Erfüllung der Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzliste mit mindestens 3 vergleichbaren Leistungen aus den letzten 3 Jahren: Scannen von Bauakten, mind. 350 lfd. Meter oder vollständige Bauakten einer Stadt/Gemeinde mit mind. 20.000 Einwohnern, jeweils inkl. Verschlagwortung nach BSI TR-RESISCANProbescan (Anlage LF 4) zur Prüfung der Scanqualität (Probeakte bei Vergabestelle anfordern)Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen gemäß BSI TR-RESISCANZertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig (Anlage LF 5) – Pflicht; Fehlen führt zum AusschlussNachweis über Zutrittskontrolle und Gebäudesicherheit am Scanstandort des AuftragnehmersNachweis datenschutzgerechter Transportkapazitäten (Zusicherung im Angebot)Mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter (sonst Angebotsausschluss)Umsetzungskonzept (Anlage WA 1, max. 3 DIN A 4 Seiten, 12 pt, Zeilenabstand 1,5)
Ausschlussgründe
Keine Verurteilungen wegen der in § 123 GWB genannten Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug und Subventionsbetrug zulasten EU-Haushalten, Bestechung und Bestechlichkeit, Menschenhandel u. a.)Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit/Insolvenz, schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, mangelhafte frühere Auftragserfüllung, Täuschung, unzulässige Einflussnahme)Keine Verfehlung nach § 21 MiLoG mit Geldbuße ab 2.500 €Kein Russland-Bezug gemäß EU-VO 2022/576 (Staangehörigkeit, Niederlassung, >50 % Anteile oder Handeln auf Anweisung)
Rechtsform, Verbote und Sonstiges
Bieter können Einzelunternehmen, Bietergemeinschaften oder Eignungsleihe (§ 47 VgV) sein; bei BG gesamtschuldnerische HaftungNebenangebote sind nicht zugelassenGeschäfts- und Vertragssprache: Deutsch in Wort und SchriftEinhaltung LTMG Baden-Württemberg und Mindestlohngesetz, auch für Nach- und VerleihunternehmenNachforderung fehlender Unterlagen durch den Auftraggeber unter Fristsetzung ist möglich (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV)
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Ausführung in den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mind. 350 laufende Meter Bauakten ODER vollständige Bauakten einer Gemeinde/Stadt mit mind. 20.000 Einwohnern
Scannen von Bauakten inkl. Verschlagwortung nach BSI TR-RESISCAN
Referenzen können vom Bieter, BG-Mitglied oder Eignungsverleiher stammen; einmal pro Angebot vorzulegen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 29%11+ · 35%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsformular & geforderte Anlagen
Eignungsnachweise & Erklärungen
Fachliche & technische Nachweise
Datenschutz & Vertrag
Konditionen & Rahmenbedingungen
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit | Vergabekammer Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
78713 Schramberg
Ort
78713 Schramberg
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Zuschlagskriterium
Preis
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.schramberg.de ↗Weitere Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
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