Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Digitalisierung von Bauakten
Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit | Vergabekammer KarlsruheSchramberg, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Große Kreisstadt Schramberg vergibt im offenen Verfahren die Digitalisierung von rund 620 laufenden Metern Bauakten und Statikunterlagen. Der Auftrag wird als Rahmenvereinbarung mit einer Mindestabnahmemenge von 400 laufenden Metern vergeben; optional kommen rund 38 laufende Meter Anliegerakten hinzu. Die Leistung umfasst Transport, Scannen (PDF/A-2u nach BSI TR-03138 RESISCAN), Verschlagwortung, Import in das DMS Enaio, priorisierte Express-Abrufe, Zwischenlagerung, Vernichtung und Löschung. Angebote müssen bis 30.09.2026 um 11:00 Uhr eingereicht werden. Zuschlagskriterium ist ausschließlich der Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung27. Aug. 2026
Anforderung Probeakteca. 20. Sep. 2026
Beantwortung Bieterfragenca. 24. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist24. Sep. 2026
Angebotsfrist30. Sep. 2026
Angebotsöffnung30. Sep. 2026
Bindefrist30. Sep. – 13. Nov. 2026
Zuschlagca. 9. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 10. Nov. 2026
Mindestabrufca. 10. Nov. 2026 – 10. Mai 2027bis 2027
Rahmenvertrag Laufzeit10. Nov. 2026 – 31. März 2027
Vertragsende31. März 2027
Zwischenlagerung nach Digitalisierungca. 31. März – 30. Sep. 2027bis 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
Preis 80%Qualität 20%
- Angebotspreis (netto) pro laufendem Meter (Mindestabnahmemenge: 400 laufende Meter)55%
Angebotspreis pro laufendem Meter in Bezug auf die Mindestabnahmemenge von 400 laufenden Metern. Mit dem Preis sind sämtliche Aufwände (Transport-, Lagerkosten, alle Formate) abgegolten.
- Angebotspreis (netto) pro laufendem Meter ergänzende Abrufe20%
Summe aus Preis pro laufendem Meter für Digitalisierung und Preis pro laufendem Meter für Transport bei ergänzenden Abrufen (Tranchen ab 60 lfm).
- Servicepauschale (netto) für vorzuziehende Arbeitsaufträge5%
Servicepauschale pro Serviceauftrag für den Mehraufwand vorgezogener Auftragsbearbeitung.
- Qualität des Umsetzungskonzepts20%
Schriftliches Konzept (Anlage WA 1, max. 3 DIN A4-Seiten, Schriftgröße 12 pt, Zeilenabstand 1,5) zur Umsetzung des Auftrages. Bewertet wird, inwieweit der Bieter die Aufgabenstellung korrekt erfasst hat und das Konzept eine stringente, fehlerfreie und verlässliche Auftragsdurchführung erwarten lässt. Punkteskala: 0 P. (keine Angaben), 5 P. (mangelhaft), 10 P. (befriedigend), 20 P. (vollumfänglich).
Einseitige lineare Interpolationsmethode: Zwischen dem niedrigsten angebotenen Preis und dem doppelten Wert des niedrigsten Preises wird eine gleichmäßig verlaufende Preisskala erstellt. Der niedrigste Preis wird mit 100 % bewertet; Preise über dem doppelten Wert des niedrigsten Preises mit 0 %; dazwischen liegende Preise erhalten einen Prozentwert von 100 bis 0. Für das Qualitätskriterium: 0 Punkte (keine Angaben), 5 Punkte (mangelhaft), 10 Punkte (befriedigend), 20 Punkte (vollumfänglich).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformel sind in den Vergabeunterlagen (Ziff. 17.2) und in der Bekanntmachung übereinstimmend vollständig angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenMengen und Vertragsrahmen
Pflichtmenge: ca. 620 laufende Meter, davon ca. 430 lfd. Meter Bauakten in Hängeregistratur und ca. 190 lfd. Meter Statikunterlagen in StehordnernOptionale Erweiterung: ca. 38 lfd. Meter AnliegeraktenRahmenvereinbarung mit einem Teilnehmer, Laufzeit 1 Jahr ab Vertragsabschluss (voraussichtlich 10.11.2026 bis 31.03.2027 für die digitale Bereitstellung)Mindestabnahmemenge: 400 lfd. Meter, abzurufen innerhalb von 6 Monaten nach VergabeErgänzende Abrufe in Tranchen von mindestens 60 lfd. MeternMaximal 12 priorisierte Abrufe während der gesamten LaufzeitAbrechnungsgrundlage: laufender Meter; ein lfd. Meter gilt nur dann als abrechnungsfähig, wenn alle Seiten einwandfrei gescannt sind
Transport und Logistik
Bereitstellung datenschutzkonformer Transportbehälter (abschließbar, versiegelt, blickdicht, witterungsbeständig)Abholung in der Berneckstraße 9, 78713 Schramberg, 2. OGTransport zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers und RücklieferungMonatliche Rücklieferung der digitalen Akten über eine verschlüsselte Cloud-Lösung inkl. ÜbergabelisteIm Angebotspreis abgegolten: sämtliche Transport- und Lagerkosten
Vorbereitung, Codierung und Dokumentation
Sortierung der Akten für den Scanprozess; Reihenfolge darf nicht verändert werdenKarton-Codierung pro Vorhaben nach dem Schema: Straße + Hausnummer oder Flurstück + StadtteilÜbergabeliste als Excel- und PDF-Datei bei AbholungAbrechnungstabelle (Excel) mit Anzahl gescannter Dokumente und Dokumentengröße pro Akte/Datei (Erstellungsaufwand ist einzurechnen, keine gesonderte Vergütung)Probe-/Testlauf: nach Auftragserteilung 5 Bauakten und Statikvorgänge vor der Seriendigitalisierung
Digitalisierung und Dateistandards
Technischer Standard: BSI TR-03138 RESISCAN, Version 5 vom 21.11.2024, Schutzbedarfskategorie „normal"Scannen mit OCR, PDF/A-2u mit MRC-KomprimierungAuflösung: 300 dpi, 24 Bit Farbtiefe, Duplex; leere Rückseiten werden automatisch gelöschtEinbettung eines Transfervermerks nach BSI TR-03138 RESISCANDateistruktur: pro Adresse eine digitale Akte, gegliedert nach Straße/Flurstück, Hausnummer, Stadtteil, Genehmigungsdatum, Antragsgegenstand; Unterordner „Pläne", „Schriftverkehr", „Loseblatt" für lose BlätterDateinamen: Straße+Hausnummer, Stadtteil, Genehmigungsjahr und VorhabensbezeichnungSämtliche Nutzungsrechte an den digitalen Akten liegen ausschließlich beim Auftraggeber
Import in das Dokumentenmanagementsystem
Import in das DMS enaio (Version 10.10) mittels Importdatei (Excel)Qualitätskontrolle: jeder gescannte laufende Meter wird auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit geprüft, bevor eine Abrechnung erfolgt
Priorisierte Abrufe (Express-Service)
Kurzfristig benötigte Akten sind über die sichere Cloud innerhalb von 48 Stunden bereitzustellenFrist endet bei Wochenenden/Feiertagen am nächsten Werktag um 24:00 UhrPro Express-Abruf wird eine Service-Pauschale vergütet (deckt alle Kosten inkl. Transport)Maximal 12 solcher Abrufe während der gesamten Vertragslaufzeit
Zwischenlagerung, Vernichtung und Löschung
Zwischenlagerung der Originale beim Auftragnehmer für 6 Monate nach vollständiger Digitalisierung (für Stichproben und Qualitätskontrollen)Vernichtung nach DIN 66399 und DSGVO nach Freigabe durch den Auftraggeber, mit VernichtungsprotokollLöschung der digitalen Daten auf allen Datenträgern des Auftragnehmers sofort nach Eingangsbestätigung der Rücklieferung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Aktueller Auszug aus dem Berufs-, Handels- oder Vereinsregister (nicht vor dem 30.06.2026 ausgestellt; für alle Bietergemeinschaftsmitglieder und Eignungsverleiher)Nachweis der Vertretungsberechtigung bei Erklärung durch bevollmächtigte Personen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 400.000 € pro Versicherungsfall und mindestens 2 Mio. € Jahreshöchstleistung (Anlage LF 2)Eigenerklärung zur Erfüllung der Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzliste mit mindestens 3 vergleichbaren Leistungen aus den letzten 3 Jahren: Scannen von Bauakten, mind. 350 lfd. Meter oder vollständige Bauakten einer Stadt/Gemeinde mit mind. 20.000 Einwohnern, jeweils inkl. Verschlagwortung nach BSI TR-RESISCANProbescan (Anlage LF 4) zur Prüfung der Scanqualität (Probeakte bei Vergabestelle anfordern)Nachweis über Kenntnisse und Erfahrungen gemäß BSI TR-RESISCANZertifizierung nach ISO 9001 oder gleichwertig (Anlage LF 5) – Pflicht; Fehlen führt zum AusschlussNachweis über Zutrittskontrolle und Gebäudesicherheit am Scanstandort des AuftragnehmersNachweis datenschutzgerechter Transportkapazitäten (Zusicherung im Angebot)Mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter (sonst Angebotsausschluss)Umsetzungskonzept (Anlage WA 1, max. 3 DIN A 4 Seiten, 12 pt, Zeilenabstand 1,5)
Ausschlussgründe
Keine Verurteilungen wegen der in § 123 GWB genannten Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug und Subventionsbetrug zulasten EU-Haushalten, Bestechung und Bestechlichkeit, Menschenhandel u. a.)Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit/Insolvenz, schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, mangelhafte frühere Auftragserfüllung, Täuschung, unzulässige Einflussnahme)Keine Verfehlung nach § 21 MiLoG mit Geldbuße ab 2.500 €Kein Russland-Bezug gemäß EU-VO 2022/576 (Staangehörigkeit, Niederlassung, >50 % Anteile oder Handeln auf Anweisung)
Rechtsform, Verbote und Sonstiges
Bieter können Einzelunternehmen, Bietergemeinschaften oder Eignungsleihe (§ 47 VgV) sein; bei BG gesamtschuldnerische HaftungNebenangebote sind nicht zugelassenGeschäfts- und Vertragssprache: Deutsch in Wort und SchriftEinhaltung LTMG Baden-Württemberg und Mindestlohngesetz, auch für Nach- und VerleihunternehmenNachforderung fehlender Unterlagen durch den Auftraggeber unter Fristsetzung ist möglich (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV)
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Ausführung in den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mind. 350 laufende Meter Bauakten ODER vollständige Bauakten einer Gemeinde/Stadt mit mind. 20.000 Einwohnern
Scannen von Bauakten inkl. Verschlagwortung nach BSI TR-RESISCAN
Referenzen können vom Bieter, BG-Mitglied oder Eignungsverleiher stammen; einmal pro Angebot vorzulegen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 34%4–10 · 53%11+ · 12%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsformular & geforderte Anlagen
Eignungsnachweise & Erklärungen
Fachliche & technische Nachweise
Datenschutz & Vertrag
Konditionen & Rahmenbedingungen
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 26.09.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 30.09.2026 → 07.10.2026
- 27.08.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Stadt Schramberg, FB 2 Recht und Sicherheit | Vergabekammer Karlsruhe
Anschrift
78713 Schramberg
Ort
78713 Schramberg
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.schramberg.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
78713 Schramberg
Baden-Württemberg
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