Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Land Berlin (Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt) sucht einen Dienstleister, der analoge Aktenbestände digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem „nscale/eAkte" überführt.
Was zu tun ist:
Abholung der Originalunterlagen in Berlin, fachgerechte Aufbereitung und Scannen mit 300 dpiVolltexterkennung (OCR) und Ausgabe als durchsuchbares, ISO-konformes PDF/A-2u (Mindestleserate 98 %)Strukturierte Datenübergabe per XML-/CSV-Indexlisten in das DMSKonstruktive Rekonstruktion technischer Zeichnungen in editierbare CAD-Formate (DWG/DXF, ab Version R12)Rückführung der Originale und auf Wunsch zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 (Stufe P-4)
Rahmen:
Vertragslaufzeit: 39 Monate (rund 1.015 Werktage) ab ZuschlagZuschlag erfolgt ausschließlich nach dem PreisAngebote sind elektronisch über die Vergabeplattform Berlin (meinauftrag.rib.de) einzureichen, Bieterclient ava-sign wird benötigt
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 14 Tage bis zur Angebotsfrist — 28. August 2026
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Ausführungsbeginn
Vertragslaufzeit
Initialisierungsgespräch
Ausführungsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Angebotspreis als alleiniges Zuschlagskriterium
KI-Hinweis: Im Formular Wirt-211 EU ist unter Punkt 9 ausschließlich 'Preis' als Zuschlagskriterium angekreuzt; weitere Zuschlagskriterien oder abweichende Kriterien bei losweiser Vergabe sind nicht angekreuzt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenLV-Titel 00 – Projektvorbereitung und Beratung
4-stündiger Präsenz-Beratungstermin innerhalb von 20 Werktagen nach Vertragsschluss (Initialphase)Prüfung der Daten-Schnittstellen (PDF/A-2u, XML-/CSV-Indexlisten) zum DMS „nscale/eAkte"Gemeinsame Auswertung von ProbescansDefinition der Datenstrukturen; AG-seitige Übergabe der Verzeichnisse (Gewässer/Abkürzungen) für das BenennungsschemaFlexibel abrufbare Bedarfstermine (mind. 3 Werktage Vorlauf, ca. 4 Std.)
LV-Titel 01 – Dokumentendigitalisierung
Scannen folgender Mengen (Schätzwerte, Abrechnung nach tatsächlichem Abruf):
ca. 4.000 Breitordner (~80 mm, ca. 450 Blatt)ca. 2.000 Schmalordner (~50 mm, ca. 250 Blatt)ca. 1.000 Hefter/Kladden/Konvolute (~100 Blatt)ca. 150.000 Groß- und Sonderformatscans (> DIN A3 bis max. 2 m²)
Technische Vorgaben:
Auflösung 300 dpi (optisch), Ausgabe als ISO-konformes PDF/A-2uBildoptimierung: automatische Farberkennung, Geraderichten, Zuschnitt, LeerseitenentfernungOCR in deutscher Sprache; Erzeugung von Metadaten (CSV/XML) für den DMS-ImportBenennungsschema: `lfdNr_Gewässernummer_Gewässerabkürzung_Titel` (bei Plänen inkl. Blattnummer)Digitale Ordnerstruktur muss der analogen Aktenstruktur entsprechen (alphanumerisch)
LV-Titel 02 – Vektorisierung technischer Zeichnungen
Auf gesonderte schriftliche Anforderung des AGManuelle konstruktive Rekonstruktion von bis zu 750 Plänen in DWG und DXF (ab Version R12)Maßhaltige Kalibrierung/Skalierung auf Bestandsmaße (keine rein grafische Vektorisierung)Differenzierte Layerstruktur gemäß AG-CAD-Standards (Trennung Bauwerk/Maße/Beschriftung)Durchlaufzeit: 15 Werktage nach Anforderung
LV-Titel 03 – OCR-Bearbeitung und Konvertierung von Bestandsdokumenten
Nachträgliche Aufbereitung von 4.000 Bestandsdokumenten (PDF), bereitgestellt per Cloud-UploadAbrechnung nach Seitenstaffeln S (1–10 S.), M (11–25 S.), L (26–50 S.), XL (51–100 S.), XXL (101–250 S.)Ausgabe: durchsuchbares ISO-konformes PDF/A-2uMindestleserate: 98 % bei maschinenschriftlichen VorlagenBenennungsschema: `Gewässernummer_Gewässerabkürzung_Titel` (bei Plänen inkl. Blattnummer)
LV-Titel 04 – Logistik und Verwahrung
30 Abholungen und 30 Rückführungen innerhalb Berlins in Sicherheitsbehältern (Datenschutzstandard)Bis zu 350 Ordner pro VorgangInklusive Ladeaufwand und Bereitstellung der Transportbehältnisse
LV-Titel 05 – Zertifizierte Vernichtung
1.000 Einheiten (orange gekennzeichnet)Standard: DIN 66399, Sicherheitsstufe P-4Bis zu 4-wöchige kostenfreie gesicherte Zwischenlagerung nach DigitalisierungVernichtung ausschließlich nach schriftlicher „Finalerteilung" durch den AGUnaufgeforderte Bereitstellung eines qualifizierten Vernichtungszertifikats
Qualitätssicherung und Datenschutz
100 %-Vollständigkeitsprüfung (Blattzahl-Abgleich)Stichprobenartige Lesbarkeitskontrollen nach AQL 1,0Prozess gemäß BSI TR-03138 (RESISCAN) für beweiswerterhaltende DigitalisierungDSGVO-Konformität; Serverstandort und Bearbeitungsort ausschließlich in DeutschlandSchriftliche Teilfreigabe durch den AG pro LieferungAbrechnung ausschließlich nach tatsächlich abgerufenen Mengen zu Einheitspreisen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder in der Handwerksrolle des Sitzes/Wohnsitzes (auf Verlangen nachzuweisen)Eigenerklärung, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angestrebten Leistungen erfüllt werdenSprache: Deutsch (Angebote und Korrespondenz in deutscher Sprache)
Ausschlussgründe (Pflicht-Eigenerklärungen)
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:
Keine Verurteilungen wegen Straftaten (Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel u. ä.)Keine Steuerschulden oder SozialversicherungsrückständeKeine schweren Verfehlungen oder wettbewerbswidrige VereinbarungenKein Insolvenzverfahren / LiquidationKeine Täuschung oder irreführende Informationen im VergabeverfahrenKeine Eintragung im Wettbewerbsregister, die das Unternehmen oder verantwortlich handelnde Personen betrifftKein Verstoß gegen das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auf gesondertes Verlangen: 2 Referenzen zu vergleichbaren Digitalisierungsaufträgen (Scan mit OCR von analogen Akten sowie Konvertierung/OCR von digitalen Dokumenten), innerhalb der letzten 10 Jahre, eigenverantwortlich erbrachtNachweis durch Eigenerklärung; auf Verlangen zusätzlich schriftliche Referenzbestätigung mit namentlicher Nennung des Referenzgebers, Beschreibung der Maßnahme und der Aufgaben des Bieters
Frauenförderverordnung (FFV)
Verpflichtende Erklärung gemäß § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung (im Formular Wirt-2141)
Bietergemeinschaften und Nachunternehmer
Bietergemeinschaften sind zugelassen, müssen jedoch als gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit einem bevollmächtigten Vertreter auftretenEinsatz von Nachunternehmern/Eignungsleihe ist möglich (über Wirt-235 bzw. Wirt-236)
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 10 Jahre
2 vergleichbare Referenzaufträge: Digitalisierung (Scan-Auftrag mit OCR-Texterkennung) von analogen Aktenbeständen sowie Konvertierung und OCR-Bearbeitung von bestehenden digitalen Dokumenten (z. B. PDF)
eigenverantwortlich erbracht (nicht als Nachunternehmer); Eigenerklärung des Bieters und auf Verlangen schriftliche Referenzbestätigung mit namentlicher Nennung des Referenzgebers, Beschreibung der Maßnahme und der Aufgaben des Bieters
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 29%11+ · 35%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Preisblatt und Leistungsverzeichnis
Technische und organisatorische Vorbereitung
Auf gesondertes Verlangen vorzulegen
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
13355 Berlin
Ort
13355 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.berlin.de/sen/uvk/ ↗Weitere Ausschreibungen Berlin
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