Digitalisierung von Dokumenten und technischen Zeichnungen - Konvertierungs- und Scanarbeiten zur Aktendigitalisierung

Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht: 28. Juli 2026

Angebotsfrist: 28. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Land Berlin (Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt) sucht einen Dienstleister, der analoge Aktenbestände digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem „nscale/eAkte" überführt.

Was zu tun ist:

Abholung der Originalunterlagen in Berlin, fachgerechte Aufbereitung und Scannen mit 300 dpiVolltexterkennung (OCR) und Ausgabe als durchsuchbares, ISO-konformes PDF/A-2u (Mindestleserate 98 %)Strukturierte Datenübergabe per XML-/CSV-Indexlisten in das DMSKonstruktive Rekonstruktion technischer Zeichnungen in editierbare CAD-Formate (DWG/DXF, ab Version R12)Rückführung der Originale und auf Wunsch zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399 (Stufe P-4)

Rahmen:

Vertragslaufzeit: 39 Monate (rund 1.015 Werktage) ab ZuschlagZuschlag erfolgt ausschließlich nach dem PreisAngebote sind elektronisch über die Vergabeplattform Berlin (meinauftrag.rib.de) einzureichen, Bieterclient ava-sign wird benötigt

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 28. August 2026

Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL

Veröffentlichung28. Juli 2026

Bieterfragen-Frist28. Juli – 18. Aug. 2026

Angebotsfrist28. Aug. 2026

Angebotsöffnung28. Aug. 2026

Bindefrist28. Aug. – 27. Nov. 2026

Zuschlagca. 27. Nov. 2026

Ausführungsbeginnca. 14. Dez. 2026

Vertragslaufzeitca. 14. Dez. 2026 – 14. März 2030

Initialisierungsgesprächca. 24. Dez. 2026

Ausführungsendeca. 12. Aug. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Angebotspreis als alleiniges Zuschlagskriterium

KI-Hinweis: Im Formular Wirt-211 EU ist unter Punkt 9 ausschließlich 'Preis' als Zuschlagskriterium angekreuzt; weitere Zuschlagskriterien oder abweichende Kriterien bei losweiser Vergabe sind nicht angekreuzt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

LV-Titel 00 – Projektvorbereitung und Beratung

4-stündiger Präsenz-Beratungstermin innerhalb von 20 Werktagen nach Vertragsschluss (Initialphase)Prüfung der Daten-Schnittstellen (PDF/A-2u, XML-/CSV-Indexlisten) zum DMS „nscale/eAkte"Gemeinsame Auswertung von ProbescansDefinition der Datenstrukturen; AG-seitige Übergabe der Verzeichnisse (Gewässer/Abkürzungen) für das BenennungsschemaFlexibel abrufbare Bedarfstermine (mind. 3 Werktage Vorlauf, ca. 4 Std.)

LV-Titel 01 – Dokumentendigitalisierung

Scannen folgender Mengen (Schätzwerte, Abrechnung nach tatsächlichem Abruf):

ca. 4.000 Breitordner (~80 mm, ca. 450 Blatt)ca. 2.000 Schmalordner (~50 mm, ca. 250 Blatt)ca. 1.000 Hefter/Kladden/Konvolute (~100 Blatt)ca. 150.000 Groß- und Sonderformatscans (> DIN A3 bis max. 2 m²)

Technische Vorgaben:

Auflösung 300 dpi (optisch), Ausgabe als ISO-konformes PDF/A-2uBildoptimierung: automatische Farberkennung, Geraderichten, Zuschnitt, LeerseitenentfernungOCR in deutscher Sprache; Erzeugung von Metadaten (CSV/XML) für den DMS-ImportBenennungsschema: `lfdNr_Gewässernummer_Gewässerabkürzung_Titel` (bei Plänen inkl. Blattnummer)Digitale Ordnerstruktur muss der analogen Aktenstruktur entsprechen (alphanumerisch)

LV-Titel 02 – Vektorisierung technischer Zeichnungen

Auf gesonderte schriftliche Anforderung des AGManuelle konstruktive Rekonstruktion von bis zu 750 Plänen in DWG und DXF (ab Version R12)Maßhaltige Kalibrierung/Skalierung auf Bestandsmaße (keine rein grafische Vektorisierung)Differenzierte Layerstruktur gemäß AG-CAD-Standards (Trennung Bauwerk/Maße/Beschriftung)Durchlaufzeit: 15 Werktage nach Anforderung

LV-Titel 03 – OCR-Bearbeitung und Konvertierung von Bestandsdokumenten

Nachträgliche Aufbereitung von 4.000 Bestandsdokumenten (PDF), bereitgestellt per Cloud-UploadAbrechnung nach Seitenstaffeln S (1–10 S.), M (11–25 S.), L (26–50 S.), XL (51–100 S.), XXL (101–250 S.)Ausgabe: durchsuchbares ISO-konformes PDF/A-2uMindestleserate: 98 % bei maschinenschriftlichen VorlagenBenennungsschema: `Gewässernummer_Gewässerabkürzung_Titel` (bei Plänen inkl. Blattnummer)

LV-Titel 04 – Logistik und Verwahrung

30 Abholungen und 30 Rückführungen innerhalb Berlins in Sicherheitsbehältern (Datenschutzstandard)Bis zu 350 Ordner pro VorgangInklusive Ladeaufwand und Bereitstellung der Transportbehältnisse

LV-Titel 05 – Zertifizierte Vernichtung

1.000 Einheiten (orange gekennzeichnet)Standard: DIN 66399, Sicherheitsstufe P-4Bis zu 4-wöchige kostenfreie gesicherte Zwischenlagerung nach DigitalisierungVernichtung ausschließlich nach schriftlicher „Finalerteilung" durch den AGUnaufgeforderte Bereitstellung eines qualifizierten Vernichtungszertifikats

Qualitätssicherung und Datenschutz

100 %-Vollständigkeitsprüfung (Blattzahl-Abgleich)Stichprobenartige Lesbarkeitskontrollen nach AQL 1,0Prozess gemäß BSI TR-03138 (RESISCAN) für beweiswerterhaltende DigitalisierungDSGVO-Konformität; Serverstandort und Bearbeitungsort ausschließlich in DeutschlandSchriftliche Teilfreigabe durch den AG pro LieferungAbrechnung ausschließlich nach tatsächlich abgerufenen Mengen zu Einheitspreisen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder in der Handwerksrolle des Sitzes/Wohnsitzes (auf Verlangen nachzuweisen)Eigenerklärung, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angestrebten Leistungen erfüllt werdenSprache: Deutsch (Angebote und Korrespondenz in deutscher Sprache)

Ausschlussgründe (Pflicht-Eigenerklärungen)

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

Keine Verurteilungen wegen Straftaten (Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel u. ä.)Keine Steuerschulden oder SozialversicherungsrückständeKeine schweren Verfehlungen oder wettbewerbswidrige VereinbarungenKein Insolvenzverfahren / LiquidationKeine Täuschung oder irreführende Informationen im VergabeverfahrenKeine Eintragung im Wettbewerbsregister, die das Unternehmen oder verantwortlich handelnde Personen betrifftKein Verstoß gegen das Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Auf gesondertes Verlangen: 2 Referenzen zu vergleichbaren Digitalisierungsaufträgen (Scan mit OCR von analogen Akten sowie Konvertierung/OCR von digitalen Dokumenten), innerhalb der letzten 10 Jahre, eigenverantwortlich erbrachtNachweis durch Eigenerklärung; auf Verlangen zusätzlich schriftliche Referenzbestätigung mit namentlicher Nennung des Referenzgebers, Beschreibung der Maßnahme und der Aufgaben des Bieters

Frauenförderverordnung (FFV)

Verpflichtende Erklärung gemäß § 1 Abs. 2 der Frauenförderverordnung (im Formular Wirt-2141)

Bietergemeinschaften und Nachunternehmer

Bietergemeinschaften sind zugelassen, müssen jedoch als gesamtschuldnerisch haftende Arbeitsgemeinschaft mit einem bevollmächtigten Vertreter auftretenEinsatz von Nachunternehmern/Eignungsleihe ist möglich (über Wirt-235 bzw. Wirt-236)

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 10 Jahre

2 vergleichbare Referenzaufträge: Digitalisierung (Scan-Auftrag mit OCR-Texterkennung) von analogen Aktenbeständen sowie Konvertierung und OCR-Bearbeitung von bestehenden digitalen Dokumenten (z. B. PDF)

eigenverantwortlich erbracht (nicht als Nachunternehmer); Eigenerklärung des Bieters und auf Verlangen schriftliche Referenzbestätigung mit namentlicher Nennung des Referenzgebers, Beschreibung der Maßnahme und der Aufgaben des Bieters

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 35%4–10 · 29%11+ · 35%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt

Pflichtformulare und Eigenerklärungen

Preisblatt und Leistungsverzeichnis

Technische und organisatorische Vorbereitung

Auf gesondertes Verlangen vorzulegen

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen

07.09.2026Vergabebekanntmachung
Verfahren aufgehoben (07.09.2026)
28.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Land Berlin, Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

13355 Berlin

Ort

13355 Berlin

Kategorie

Berlin

Veröffentlicht

28. Juli 2026

Angebotsfrist

28. August 2026

Auftraggeber-Website

www.berlin.de/sen/uvk/ ↗