Dokumentenmanagementsystem

Bereitstellung einer zentralen DMS-Software mit Dokumentenablage, Volltextsuche, Filterfunktionen, Versionierung, Rechtemodell sowie Archivierungs- und Löschkonzept.

Vorgesehen sind eine dreijährige Grundlizenz und 90 gleichzeitig nutzbare Benutzerlizenzen für Standardanwender. Die Nutzungsdauer der Grund- und Benutzerlizenzen beträgt drei Jahre; die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate. Die Bekanntmachung nennt außerdem eine Option auf Verlängerung, deren Dauer nicht angegeben ist.

Die Software muss Dokumente erfassen und bearbeiten, Metadaten und Versionen verwalten, OCR und Scanworkflows unterstützen und Dubletten kennzeichnen. Erforderlich sind außerdem eine elektronische Akten- und Vorgangsverwaltung mit hierarchischem Aktenplan, Vorlagenmanagement, Volltextsuche, Verschlagwortung, Kategorisierung, Workflows, Posteingang und Postausgang, Mitzeichnungen, Freigaben sowie Fristen-, Aufgaben- und Aufbewahrungsmanagement einschließlich kontrollierter Aussonderung und Löschung.

Vorhanden sein müssen Rollen- und Rechteverwaltung, Vertretungen, temporäre Berechtigungen, Schutz vertraulicher Personalakten, manipulationssichere Ablage, revisionssichere Protokollierung, Archivierung, Export und getrennte Speicherbereiche. Gefordert sind außerdem eine deutsche Oberfläche, Druckfunktionen und grundsätzlich mobile Außendienstnutzung.

Die Lösung ist als On-Premise-Installation mit getrennter Test- und Produktivumgebung zu erbringen. Erforderlich sind insbesondere eine Outlook-/Exchange-Ablage, eine zentrale Scan-Inbox über SMBv3, der Import von Netzlaufwerken, strukturierte Import- und Exportverfahren sowie XDOMEA 4.0.0 für den festgelegten Import- und Exportumfang. Anbindungen an Vergabe-, Auftrags- und Finanzverfahren, Excel-Verlinkungen und eine optionale LLM-Schnittstelle sind vorgesehen.

Die technischen Schnittstellen, Datenformate, Authentifizierungs- und Berechtigungskonzepte, Protokollierungsmöglichkeiten, benötigten Softwaremodule und sämtliche Lizenzkosten sind im Angebot offenzulegen. Unterstützte Outlook- und Exchange-Versionen, die XDOMEA-Unterstützung, Server-, Betriebssystem-, Datenbank-, Virtualisierungs- und Speicherplattformen sowie Kapazitätsbedarf sind zu dokumentieren.

Für die Migration von 5 TB Netzlaufwerksbestand sind Analyse, Konzeption, Probemigration, produktive Migration, Fehlerprotokollierung und Qualitätskontrolle zu erbringen. Das Migrationskonzept muss vor Beginn der Migration vorliegen und Umfang sowie Ausschlusskriterien, Metadatenzuordnung, den Umgang mit Dubletten und Fehlern, Probemigration, Cutover, Rückfalloption und Qualitätssicherung enthalten.

Für die Referenzmenge von 5 TB ist ein Pauschalpreis anzugeben; für jeden weiteren TB ist ein verbindlicher Einheitspreis zu nennen. Abweichungen von der Kalkulationsmenge sind im Migrationskonzept zu berücksichtigen.

Installation und Konfiguration von Software, Rollen, Schnittstellen und Datenbank sowie die Konfiguration von Aktenplan, Rollen und Standardworkflows sind zu leisten. Die Einführung umfasst Projektstart, ein abgestimmtes Einführungskonzept, Meilensteine, Risiken, Tests, Abnahme und Rollout.

Die Pilotierung ist für 2027 vorgesehen. Weitere Prozesse und Organisationseinheiten sollen 2027 bis 2028 hinzukommen; der Rollout ist für 2027 bis 2028 vorgesehen.

Schulungen für Key User, Administratoren und Standardnutzer sind durchzuführen. Vorgesehen sind ein bis zwei Key-User-Schulungstage für bis zu zwölf Key User, zwei Administratorschulungstage für bis zu drei Administratoren sowie acht bis zehn Grundlagenschulungstage für bis zu 90 Nutzer.

Ein Benutzerhandbuch ist bereitzustellen. E-Learning kann optional angeboten werden. Digitale Schulungsunterlagen sind dauerhaft bereitzustellen und bei wesentlichen Verfahrensänderungen zu aktualisieren. Der Wissenstransfer und die Rolloutunterstützung umfassen zehn feste Einsatztage; weitere Tage können optional angeboten werden.

Die Test- und Abnahmeunterstützung einschließlich Testplan, Soll-Ergebnissen, Testnachweisen, Mängeln und Nachtests ist zu erbringen. Nach der Produktsetzung ist eine sechs Wochen dauernde intensive Nachbetreuung mit ungefähr 15 Einsatztagen vorgesehen.

Hotline sowie E-Mail- und Ticket-Support sind montags bis freitags von 07:00 bis 18:00 Uhr bereitzustellen. Eine Service-Level-Tabelle muss Reaktionszeiten, Störungsklassen, Eskalationswege, Wiederherstellungszeiten sowie Abweichungen und Ausschlüsse enthalten.

Wartung und Support sowie Software-Updates und Weiterentwicklung sind jeweils für drei Jahre vorgesehen. Dazu gehören Sicherheitsupdates, Patches, Fehlerbehebungen und funktionale sowie Kompatibilitätsupdates. Bei Vertragsende ist ein vollständiger Datenexport sicherzustellen.

Die Lösung muss die Anforderungen zum Datenschutz und zur Informationssicherheit nach DSGVO und BSI-IT-Grundschutz sowie die einschlägigen Anforderungen des Leistungsverzeichnisses erfüllen. Die Barrierefreiheit nach EN 301 549 ist nachzuweisen; Einschränkungen sind vollständig anzugeben.

Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie die vollständige Wiederherstellbarkeit sind anhand eines abgestimmten Tests nachzuweisen. Fernwartungsabläufe, eingesetzte Nachunternehmer, etwaige Auftragsverarbeitungen und die Mitwirkung bei Datenschutzprüfungen sind darzustellen.

Installations- und Administrationsdokumentation, Benutzerhandbuch sowie gesonderte Administrations- und Betriebsdokumentation sind bereitzustellen. Patch- und Updateverfahren sowie Status- und Fehlermeldungen sind zu dokumentieren.

Optional können ein weiterer Administratorschulungstag, zusätzliche Rollout- oder Einsatztage, eine über die systemeigene Exportfunktion hinausgehende Unterstützung bei Vertragsende sowie zusätzliche Benutzer- oder Modullizenzen angeboten werden. Optionale Leistungen sind getrennt zu bepreisen und von der festen Leistung abzugrenzen.

Erforderlich sind die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder ein sonstiger Nachweis der erlaubten Berufsausübung. Die Eigenerklärung kann alternativ erklären, dass keine Eintragungspflicht besteht.

Es ist ein Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung vorzulegen. Eine bestimmte Deckungssumme ist nicht festgelegt. Die Eigenerklärung erfasst den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft; ein Mindestumsatz ist nicht festgelegt.

Der Bieter muss Erfahrung mit der Einführung und Betreuung von DMS-Lösungen im öffentlichen beziehungsweise kommunalen Bereich nachweisen. Dafür sind drei entsprechend aussagekräftige Referenzen aus den letzten drei Jahren vorzulegen.

Das Unternehmen muss über die für die Leistung erforderlichen Beschäftigten verfügen und die für die Leitung vorgesehenen Personen benennen können. Die jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre ist in der Eigenerklärung anzugeben. Eine Mindestzahl an Beschäftigten ist nicht festgelegt.

Mit der Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen sind die erforderlichen Angaben zur Zuverlässigkeit, zur Insolvenz- und Liquidationssituation sowie zu Ausschlussgründen und gegebenenfalls Selbstreinigungsmaßnahmen abzugeben. Zusätzlich ist zu erklären, dass Steuern, Abgaben und Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß gezahlt werden und das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft ist.

Auf gesondertes Verlangen sind die Bestätigungen und Nachweise zu diesen Erklärungen innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen.

Die angebotene Lösung muss die Muss-Funktionsanforderungen des Leistungsverzeichnisses erfüllen. Dazu zählen insbesondere On-Premise-Betrieb, logisch getrennte Test- und Produktivumgebung, die geforderten Schnittstellen und Formate einschließlich XDOMEA 4.0.0, revisionssichere und manipulationssichere Ablage und Protokollierung, nachweisbare Barrierefreiheit nach EN 301 549 sowie dokumentierte und abgestimmte Test- und Abnahmeverfahren.

Sicherungs-, Wiederherstellungs- und Wiederherstellbarkeitstests sind nachzuweisen.

Art und Umfang übertragener Teilleistungen sowie eingesetzte Nachunternehmer sind anzugeben. Nachunternehmer müssen benannt werden, soweit dies zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit erforderlich ist. Für wesentliche Leistungen, die der Bieter selbst erbringen soll, kann nicht ohne Nachweis der Eignung des Nachunternehmers auf die Zustimmung des Auftraggebers vertraut werden.

Wenn wirtschaftliche oder finanzielle Eignung durch ein anderes Unternehmen überlassen wird, ist dies mit einer unterzeichneten Verpflichtungserklärung darzulegen.

Das Angebot und der Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Die vorgesehenen Angebotsformulare und Anlagen sind zu verwenden. Das Angebot muss Preise sowie alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten, mit Firma und Datum versehen und unterschrieben sein. Elektronische Angebote sind über die Vergabeplattform VMPConnector in Textform einzureichen und müssen den Anforderungen an Signatur, Sichtbarkeit und Schutz vor Kenntnisnahme durch Dritte entsprechen.