Dokumentenmanagementsystem (DMS)

IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Dortmund, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 04. November 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Es wird ein Dokumentenmanagementsystem für die IHK-Organisation beschafft. Die mandantenfähige SaaS-Lösung umfasst Migration, Betrieb, Schulungen, Dokumentation und Abnahme für teilnehmende Industrie- und Handelskammern. Sie muss Cloud-Betrieb sowie eine weitere Betriebsform ermöglichen und Funktionen für Erfassung, Verwaltung, Archivierung, Suche, Prozesse, Schnittstellen und Kollaboration bieten.

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Zeitplan & Fristen

Die wichtigsten Termine im Überblick

Aktive Ausschreibung

Veröffentlicht04. November 2026
Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.
Angebotsfrist—
Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Preis40%
Preiskriterium für "Preis-Quotient-Methode"
Konzepte18%
Anforderungskatalog36%
Datenschutz6%

KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien stammen aus der Bekanntmachung.

Leistungsumfang

Mandantenfähige DMS-Software

Beschafft wird eine zukunftsfähige, modulare und mandantenfähige Lösung zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten.

Betriebsformen und Anforderungen

Die Bereitstellung erfolgt als Software-as-a-Service. Zusätzlich muss eine weitere Betriebsform unterstützt werden; Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit sind zu berücksichtigen.

Migration der IHKs

Die teilnehmenden Industrie- und Handelskammern werden auf das neue Dokumentenmanagementsystem migriert. Die für jede Kammer zu übernehmenden Bestände, Funktionen und Schnittstellen werden vor der Migration abgestimmt.

Dokumenteinspielung und Betrieb

Nach Herstellung der Betriebsbereitschaft werden Dateien und Dokumente durch die Nutzer des Auftraggebers in das neue System eingespielt.

Projekt- und Begleitleistungen

Zum Leistungsumfang gehören ein individuelles Migrationskonzept, ein Pflichtenheft, Testmigrationen, Schulungen, die Betriebsbereitschaft, Dokumentation, Abnahme, Datenmigration und Supportleistungen.

Eignungskriterien

Nachforderung fehlender Unterlagen

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen können nach den gesetzlichen Bestimmungen nachgefordert werden.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 85%4–10 · 14%11+ · 0%

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Auf einen Blick

Auftraggeber

IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

44263 Dortmund

Ort

44263 Dortmund

Kategorie

Nordrhein-Westfalen

Veröffentlicht

04. November 2026

Angebotsfrist

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Auftraggeber-Website

ihkgdi.de/ ↗