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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Druck- und Kopiersysteme

Stadtverwaltung Drolshagen57489 Drolshagen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Drolshagen schreibt die Lieferung und den Full-Service von 63 Druck- und Multifunktionssystemen als Mietvertrag über 60 Monate aus. Die Geräte werden an 10 Standorten (Rathaus, Bürgerbüro, Altes Kloster, Grundschulen, Sekundarschule, Feuerwehr) installiert und müssen den Blauen Engel erfüllen. Bieter müssen Händler-Autorisierung und Patronatserklärung des Herstellers vorlegen, das Preisblatt (Anlage 1) und die Bewertungskriterien (Anlage 2) ausfüllen und das Angebot elektronisch über die Vergabeplattform einreichen. Die Angebotsfrist endet am 19.10.2026 um 10:00 Uhr.

Wertung: Preis 70 %, System/Bedienung 10 %, Service 10 %, Umwelt 10 %.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 19. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026
Angebotsfrist19. Okt. 2026
Bindefrist19. Okt. – 18. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. März 2027
Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2032
Preisgarantie Mietpreise1. März 2027 – 28. Feb. 2032
Preisgarantie Seitenpreise1. März 2027 – 28. Feb. 2029
Ausführungsbeginn1. März 2027
Preisanpassung Seitenpreise1. März 2029 – 28. Feb. 2032
Verlängerung max.ca. 1. März 2032 – 28. Feb. 2033bis 2033
TeststellungDatum offenTeststellung 2 Wochen vor dem geplanten Installationszeitraum (nach Zuschlag).
Roll-Out MAC-AdressenDatum offenÜbermittlung der MAC-Adressen 14 Tage vor Auslieferung der Geräte.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität58 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Kosten gemäß Preisblatt (Anlage 1)70%

    Angebotspreis aus dem Preisblatt (Wertungssumme inkl. nachgerechneter Angebotssumme und Nachlässen)

  • Systemkriterien und Bedienungskriterien (Anlage 2a, Tabellenblatt Systeme)10%

    Qualitätsblock Systeme und Bedienung, Einzelkriterien mit Wichtigkeit in Punkten

  • Servicekriterien (Anlage 2b, Tabellenblatt Service)10%

    Qualitätsblock Service. Ziffer 3.2 (Entfernung Servicestützpunkt) ist durch Änderungspaket aus der Wertung genommen und nur noch Informationsabfrage.

  • Umweltkriterien (Anlage 2c, Tabellenblatt Umwelt)10%

    Qualitätsblock Umwelt

Monetär (Preis): günstigster Angebotspreis / Angebotspreis x Preisgewichtung (70). Nicht-monetär: Kölner Rangfolgeverfahren; je schlechterem Bieter Punkte gemäß Wichtigkeit (sehr wichtig = 3, wichtig = 2, weniger wichtig = 1), dann Leistungspunkte / max. erreichte Leistungspunkte x Gewichtung. Gesamtwertung ist die Summe aus monetärem und nicht-monetärem Anteil.

KI-Hinweis: Gewichtungen 70/10/10/10 stehen eindeutig in Unterlagen und Bekanntmachung; Service-Ziffer 3.2 ist laut Änderungspaket aus der Wertung genommen, die Einzelpunkte entstammen der angepassten Anlage 2 (Anlage 2 ist nicht nummeriert konsistent, Ziffern 1.10, 1.20, 2.10, 4.10 sind dort fehlerhaft als 1.1, 1.2, 2.1, 4.1 bezeichnet).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Full-Service-Mietvertrag über 60 Monate

Es wird ein Full-Service-Mietvertrag über 60 Monate ab Vertragsbeginn (01.03.2027 bis 28.02.2032) geschlossen, mit Verlängerungsoption von maximal 12 Monaten (Kündigung bis 3 Monate vor Ablauf möglich). Die Mietpreise sind über die gesamte Laufzeit preisstabil; Seitenpreise für 24 Monate ab Vertragsbeginn (bis 28.02.2029), danach jährliche Anpassung maximal 3 %, nur bei nachgewiesenen Kostensteigerungen.

Im Full-Service enthalten: Vorkonfiguration, Anlieferung, Installation, Software, Wartung, Einweisung, Verbrauchsmaterial (ohne Papier) sowie Entsorgung.

Geräteübersicht (insgesamt 63 Geräte)

Typ 1 – Drucker A4 S/W: 34 Stück, Arbeitsplatz-Tischgerät, ≥ 30 ppmTyp 2 – Drucker A4 Farbe: 5 Stück, Arbeitsplatz-Tischgerät, ≥ 30 ppmTyp 3 – MFP A4 S/W: 2 Stück, Arbeitsplatz-Tischgerät, ≥ 30 ppm, DuplexscanTyp 4 – MFP A4 Farbe: 7 Stück, Arbeitsplatz-Tischgerät, ≥ 30 ppm, DuplexscanTyp 5 – MFP A3 S/W: 5 Stück, Arbeitsgruppen-Standgerät, ≥ 50 ppm, inkl. Kartenleser mit 80 AuthentifizierungschipsTyp 6 – MFP A3 Farbe: 10 Stück, Arbeitsgruppen-Standgerät, ≥ 30 ppm

Kalkulationsgrundlage: 1.000.000 S/W-Seiten/Jahr und 180.000 Farbseiten/Jahr.

Technische Mindestanforderungen

Nur fabrikneue, tonerbasierte Systeme der aktuellen Generation (Baujahr 2026 oder neuer)Geräte müssen den Blauen Engel erfüllen (Nachweis bei Vertragsschluss)WHQL-zertifizierte Treiber (PCL 6, PostScript)IPv4/IPv6-Kompatibilität, automatische Zählerstanderfassung über NetzwerkVerarbeitung von 100 % Recyclingpapier (DIN 19309 / DIN 12281)CE-/EN-/DIN-Konformität und VDE-NormenIntegration in bestehende Windows 11 / Citrix-Umgebung2 Geräte für die Feuerwehr benötigen KPDL-Treiber (Alternative: MFP A4 Typ 3 mit Faxkarte)Kartenleser für Typ 5 (80 Authentifizierungschips)Unterschränke für Typ 4 (4 Stück)Mobile Druckfunktion von iPad-OS in SchulenSeitenkontingente über Authentifizierungschip an der SekundarschuleEnaio-E-Akte-Schnittstelle für direktes Scannen bei 17 Geräten (monatliche Kosten je Gerät)DSGVO-/BDSG-/LDSG-NRW-konformes Hosting in der EU; ISO-27001-Zertifizierung des Vertriebs-Unternehmens

Einsatzorte (10 Standorte)

Verwaltung (4):

Rathaus, Hagener Str. 9, 57489 DrolshagenAltes Kloster, Dechant-Fischer-Str. 7, 57489 DrolshagenRathausnebengebäude, Hagener Str. 9aBürgerbüro, Am Mühlenteich 1

Schulen (4):

Gräfin-Sayn-Verbundgrundschule, Am Buscheid 2Teilstandort Schreibershof, Listerstr. 17Teilstandort Hützemert, Schulweg 6Sekundarschule, Herrnscheider Weg 33

Feuerwehr (2):

Drolshagen, Florianstraße 2Iseringhausen, Zur Vogelstange 9

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (Angabe in Euro über Formblatt 124 LD).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Vergleichbare Leistungen in den letzten drei Jahren (Erklärung im Angebot); bei engerer Wahl drei Referenzen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und AusführungszeitraumVerfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten; bei engerer Wahl zusätzlich Angabe der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre sowie Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen

Zuverlässigkeit / keine Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen)Keine Verurteilung wegen Verstößen gegen gewerberechtliche Vorschriften in den letzten zwei Jahren (Gewerbezentralregister)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft bei der BerufsgenossenschaftKein offenes/eingeleitetes Insolvenzverfahren, keine LiquidationEintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern Pflicht)Ab Auftragssumme > 30.000 €: Auszug aus dem Wettbewerbsregister (Bundeskartellamt) und ggf. Gewerbezentralregister werden durch den Auftraggeber angefordertDie Eignungsvoraussetzungen aus Formblatt 124 LD gelten auch für präqualifizierte Bieter.

Hersteller-/Händlernachweis (falls Bieter Händler ist)

Aktueller Autorisierungsnachweis des Herstellers für Vertrieb und WartungPatronatserklärung des Herstellers für die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft über die gesamte Vertragslaufzeit
Referenzprojekte
bei engerer Wahl: 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Vergleichbare Leistungen aus den letzten drei Jahren (Erklärung im Angebot); bei engerer Wahl drei Referenzen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum.

Vergleichbare Druck-/Kopiersystem-Leistungen; Nachweisform laut Vergabeunterlagen (Referenzbenennung mit Ansprechpartner).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 60%4–10 · 37%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Nachweise für Händler / Herstelleranbindung
Nachunternehmer / Bietergemeinschaft
Fristen & Termine im Blick
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadtverwaltung Drolshagen
Ort
57489 Drolshagen, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
57489 Drolshagen
Nordrhein-Westfalen

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