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Druckdienstleistung Tagespost

BKK-Output-Gemeinschaft (BKK-OG) c/o BKK Freudenberg | Vergabekammer des Bundes | BKK Deutsche Bank | Freudenberg BKK | BKK PWC | BKK SBH | Südzucker BKK | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Weinheim, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die BKK-Output-Gemeinschaft sucht einen Druckdienstleister für die tägliche Produktion von Individualbriefen, Batchbriefen und Sondermailings.

Der Auftrag umfasst Datenübernahme und -aufbereitung, Digitaldruck, Beilagensteuerung, Kuvertierung, Qualitätssicherung, Materialhandling sowie die Migration und die unterbrechungsfreie Fortführung der Produktion. Briefbeförderungsleistungen sind nicht Bestandteil.

Das Angebot ist bis zum 07.12.2026, 11:00 Uhr, elektronisch über die E-Vergabe-Plattform einzureichen. Druckmuster und Blankopapier sind postalisch mitzusenden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 07. Dezember 2026
Termin / FristDEZ2023 JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Umsatznachweis 2023 bis 20251. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Veröffentlichung5. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist1. Dez. 2026
Angebotsfrist7. Dez. 2026
Bereitstellung Ausschreibungsunterlagen7. Dez. 2026
Rügefrist bei Verstößen aus den Vergabeunterlagen7. Dez. 2026
Bindefrist7. Dez. 2026 – 31. Jan. 2027
Vorabinformation16. Dez. 2026
Zuschlag29. Dez. 2026
Vertragsabschluss29. Dez. 2026
Migration zum Druckdienstleister1. Feb. – 30. Juni 2027
Live-Betrieb Batch-Briefe1. Feb. 2027
Live-Betrieb Start1. Juni 2027
Volllastbetrieb1. Juli 2027
Vertragslaufzeit1. Juli 2027 – 30. Juni 2029
Vertragsanpassung bei Migrationsverzögerung1. Juli 2027
Preisbindung Material30. Juni 2028
Materialpreisanpassung1. Juli 2028
Preisbindung Dienstleistungen30. Juni 2029
Verlängerung 11. Juli 2029 – 30. Juni 2030
Preisanpassung Dienstleistungen1. Juli 2029
Verlängerung 21. Juli 2030 – 30. Juni 2031
Vertragsende30. Juni 2031
Verlängerungsoption BKKca. 30. Juni – 31. Dez. 2031bis 2031
Rügefrist bei erkennbaren VergabeverstößenDatum offen10 Kalendertage ab dem Erkennen des Verstoßes.
Wartefrist nach Nichtabhilfe einer RügeDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung über die Nichtabhilfe.
Monatspauschale MengenbezugDatum offenDas Preisblatt nennt 60 Monate, der Vertrag dagegen 24 Monate Grundlaufzeit.
RechnungsstellungDatum offenMonatlich nachträglich bis spätestens 15. des Folgemonats.
ZahlungszielDatum offen14 Tage ab Zugang der Rechnung.
ReportingDatum offenReporting-Mail zeitgleich mit dem Rechnungsversand.
Entzugsrecht bei VerzugDatum offenEntzug möglich, wenn der Verzug 5 Werktage oder mehr beträgt.
Kündigung bei ZahlungsverzugDatum offenAußerordentliche Kündigung 10 Tage nach zweiter Mahnung möglich.
Kündigung bei Fusion der BKKDatum offenKündigung spätestens 2 Monate nach dem letzten Beschluss der Verwaltungsräte.
Kündigung bei OrganisationsänderungDatum offenFrist von 6 Monaten nach Mitteilung der Änderung durch den Auftragnehmer.
Ramp-up-PhaseDatum offenCa. 4 Wochen zusätzlich zur Migration; die genaue Lage ist nicht angegeben.
Warenannahme MaterialienDatum offenMontag bis Freitag, 08:00 bis 18:00 Uhr.
Bereitstellung Batch-/SerienbriefeDatum offenTäglich bis 09:00 Uhr.
Bereitstellung IndividualbriefeDatum offenTäglich bis 12:00 Uhr.
Einlieferung Batch-/SerienbriefeDatum offenAm Tag der Bereitstellung (D+0).
Einlieferung Individualbriefe bis 12:00 UhrDatum offenBei Bereitstellung bis 12:00 Uhr am selben Tag (D+0).
Einlieferung Individualbriefe nach 12:00 UhrDatum offenBei Bereitstellung nach 12:00 Uhr am Folgetag (D+1).
Massenkommunikation E+3/4Datum offenEinlieferung am D+2.
Tägliche ProduktionsquittierungDatum offenClosed-Loop-Quittierung täglich bis 20:00 Uhr.
Taggleiche Verarbeitung und AbholungDatum offenDaten bis 12:00 Uhr, Abholung in der Regel ca. 15:00 Uhr.
Belastungsspitzen bis 10.000 SendungenDatum offenVerarbeitung am Folgetag.
Mailing-Ankündigung bis 10.000 SendungenDatum offenMindestens 1 Arbeitstag vor der Datenlieferung.
Mailing-Ankündigung bis 30.000 SendungenDatum offenMindestens 3 Arbeitstage vor der Datenlieferung.
Mailing-Ankündigung bis 75.000 SendungenDatum offenMindestens 10 Arbeitstage vor der Datenlieferung.
Mailing-Produktion bis 10.000 SendungenDatum offenProduktion am D+1.
Mailing-Produktion bis 30.000 SendungenDatum offenProduktion am D+3.
Mailing-Produktion bis 75.000 SendungenDatum offenProduktion am D+3; der Text nennt zusätzlich 5 Arbeitstage, das ist widersprüchlich.
Erreichbarkeit AnsprechpartnerDatum offenMontag bis Freitag, 09:00 bis 17:00 Uhr.
Beantwortung nicht sofort verfügbarer AnfragenDatum offenMaximal 1 Arbeitstag Bearbeitungszeit.
Meldung des WareneingangsDatum offenInnerhalb von 48 Stunden nach der Warenannahme.
Verbrauchsauswertung MaterialienDatum offenQuartalsweise im Excel-Format.
Aufbewahrung der QualitätssicherungsdokumentationDatum offenMindestens 3 Monate.
Alternativer Produktionsstandort bei TotalausfallDatum offenInnerhalb von maximal 72 Stunden sicherzustellen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 45%Qualität 55%
  • Preis45%

    Angebotspreis; Punkte nach Formel: niedrigster Gesamtpreis / bewerteter Gesamtpreis x 45 (Vergabebedingungen Ziff. 12.1).

  • Umweltschutzkonzept15%

    Konzept zu energiesparenden Technologien, Eigenerzeugung und regenerativem Strombezug sowie Materialabfallvermeidung (max. 10 Seiten).

  • Migrationskonzept10%

    Vorgehen, Milestone-Planung, Einrichtung Datenschnittstelle, Lagerhaltung und Erfahrung des Projektleiters (max. 10 Seiten).

  • Erfahrung IT-Schnittstelle10%

    Anzahl nachgewiesener Kundenanbindungen an vergleichbare Output-Management-Systeme (Eigenerklärung).

  • Druckqualität15%

    Bewertung der eingereichten Testdrucke anhand von 9 Attributen (Farbe, Schärfe, Format, Wellen u. a.).

  • Konzept Datenschutz manuelle Kuvertierung5%

    Qualitätssicherungskonzept zur Vermeidung von Fehlkuvertierungen und Datenschutzverletzungen im manuellen Kuvertierprozess.

Preispunkte = niedrigster Gesamtpreis / bewerteter Gesamtpreis x 45, kaufmännisch auf eine Nachkommastelle gerundet. Fachliche B-Kriterien werden nach Punkteskala (maximal je Kriterium) vergeben; Gesamtpunktzahl = Preispunkte + fachliche Punkte (max. 100).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien und Gewichtungen (Preis 45, fachliche Bewertung 55 Punkte) sind eindeutig in Vergabebedingungen und Fragen Wertung angegeben; Bekanntmachung und Unterlagen stimmen überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Datenübernahme und Datenaufbereitung

Tägliche Übernahme der Druckdaten und separaten XML-Metadaten aus den Output-Management-Systemen Intracon:BK und G.COM/GERMO.Bereitstellung eines eigenen, geschützten SFTP-Servers mit TLS 1.2 oder höher.Tägliche Verarbeitung von PDF-Druckdateien und XML-Metadaten, automatisierte Fehlermeldungen und negative Quittungen fehlerhafter Datensätze.Aufbereitung von Individualbriefen, Batch- und Serienbriefen sowie Sondermailings.Umwandlung von RGB nach CMYK, Einbettung fehlender Schriften und Sicherstellung des DIN-A4-Endformats.Einbindung von Masterdokumenten, CSV-Adressdateien, variablen Daten und Bildern.Tägliche XML-Quittungsdatei auf Sendungsebene im Closed Loop.

Digitaldruck und Sonderprodukte

White-Paper-Produktion als Digitaldruck, wahlweise Einzelblatt oder Endlos sowie mit Inkjet- oder Lasertechnik.Simplex-, Duplex- und Mixplexdruck mit einer Auflösung von mindestens 600 × 480 dpi.Farbiger Logo-, Unterschrifts- und Grafikdruck.Randabfallender Druck einschließlich Rundumbeschnitt sowie Einsatz von Papier im A4-Überformat.Personalisierte Befreiungsausweise auf laminierten Sesambögen.Print-on-Demand-Beilagen und individuelle Briefe mit bis zu zwei Beilagen.

Kuvertierung und Beilagen

Maschinelle und vereinzelt manuelle Kuvertierung in DIN C6/5 und DIN C4.Selektive Beilagensteuerung sowie optische Prüfung der Beilagen.Kuvertieranlage mit mindestens vier Beilagenstationen und mindestens einer Station mit automatisierter optischer Lesung.Zwei-Kanal-Zuführung für personalisierte Druckstücke unterschiedlicher Flächengewichte.Optisches Verarbeitungssystem auch für manuelle C4-Kuvertierungen.Aufbringung eines Data-Matrix-Codes zur maschinellen Kuvertierung.Kuvertierung von Postzustellungsaufträgen in Innen- und Außenhüllen.Freimachung DV oder unfrankierte Bereitstellung sowie Unterstützung des nachgeschalteten Briefdienstleisters oder Konsolidierers.

Produktion, Übergabe und Service

Tägliche sortenreife Bereitstellung und Übergabe versandfertiger Sendungen an den nachgeschalteten Briefdienstleister.Taggleiche Verarbeitung und Abholbereitstellung für Daten, die bis 12:00 Uhr eingehen; in der Regel erfolgt die Abholung gegen 15:00 Uhr.Batch- und Serienbriefe werden in der Regel am Einlieferungstag verarbeitet, Individualbriefe nach 12:00 Uhr am Folgetag.Reprints müssen spätestens 24 Stunden nach der ersten Produktion versandfertig sein.Belastungsspitzen bis 10.000 Sendungen werden am Folgetag verarbeitet.Für Mailing-Ankündigungen werden Vorlaufzeiten von einem Arbeitstag bis 10.000 Sendungen, drei Arbeitstagen bis 30.000 Sendungen und zehn Arbeitstagen bis 75.000 Sendungen verlangt.Der feste Ansprechpartner ist Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr erreichbar; nicht unmittelbar verfügbare Anfragen werden innerhalb eines Arbeitstags beantwortet.

Material und Lagerung

Warenannahme Montag bis Freitag von 08:00 bis 18:00 Uhr sowie Meldung des Wareneingangs innerhalb von 48 Stunden.Verwaltung, Lagerung und taggleiche Verbuchung der zugelieferten Materialien.Bereitstellung von Blankopapier, Sesambogen, Fensterversandhüllen und Rückantworthüllen entsprechend dem Preisblatt.Im Preisblatt ist die Lagerhaltung bis zwei Paletten und drei K-Fächer je BKK sowie zusätzliche Lagerhaltung ab der dritten Palette je Kasse berücksichtigt.Quartalsweise Verbrauchsauswertung der Materialien im Excel-Format.

Migration, Test und Freigabe

Planung, Organisation und Durchführung der Migration des Druckoutputs einschließlich Schnittstellenprogrammierung, Materialübernahme, Test, Freigabe und Projektsteuerung.Erstellung eines versionsgeführten Pflichtenhefts und einer laufenden Änderungsdokumentation.Aufbau einer unabhängigen Testumgebung mit getrenntem Datenempfang, eigenen Datenaufbereitungsmodulen und eindeutig gekennzeichneten Testdruckströmen.Durchführung eines Druckfreigabeverfahrens mit produktionsfähigem PDF, Testfreigabe, kuvertierten Testsendungen und Freigabe des Live-Betriebs.Erstellung von mindestens zehn Original-Andruckmustern für Offsetvorproduktionen, Versandhüllen, Sonderbedruckstoffe und Beilagen.Unterbrechungsfreie Fortführung der bestehenden Produktion.Migrationsphase vom 01.02.2027 bis 30.06.2027, zusätzliche Ramp-up-Phase von ungefähr vier Wochen und Volllastbetrieb ab 01.07.2027; die Leistungsbeschreibung nennt daneben einen Produktionsstart zum 01.06.2027.

Qualität, Berichtswesen und Unterstützung

Fortlaufende Qualitätssicherung und Dokumentation; die Qualitätssicherungsdokumentation ist mindestens drei Monate aufzubewahren.Monatlicher elektronischer Report über DV-frankierte und eingelieferte Sendungen.Projekt- und Statusberichte sowie Protokollierung der Abstimmungen.Sicherheits- und Notfallkonzept mit einer alternativen Produktionsmöglichkeit innerhalb von maximal 72 Stunden nach Totalausfall.Unterstützung bei der europaweiten Neuausschreibung der Briefbeförderung und bei daraus entstehenden Migrationen oder Änderungen.Koordination und Umsetzung von Change Requests innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens.Unterstützung bei der europäischen Ausschreibung und bei der Umsetzung von Änderungsanträgen im Service Request.

Jährliches Mengengerüst

Rund 610.000 Briefsendungen pro Jahr und rund 2.100.000 DIN-A4-Druckseiten pro Jahr, im Durchschnitt etwa 2,6 Seiten je Sendung.Rund 490.000 Sendungen White-Paper-Regelkommunikation, 23.000 Sendungen Früherkennung, 2.000 Postzustellungsaufträge und 2.600 Befreiungsausweise pro Jahr.Monatlich sind durchschnittlich etwa 50.000 Sendungen zu verarbeiten; die Spitze liegt bei etwa 140.000 Sendungen, das Minimum bei etwa 25.000.Mehrmengen von bis zu 20 Prozent sind ohne Anpassung der Leistungspflicht oder der Service Levels abzudecken.Die Mengen sind Prognosewerte; ein Anspruch auf ein bestimmtes Auftragsvolumen oder eine bestimmte Versandstruktur besteht nicht.Briefbeförderungsleistungen einschließlich eigentlicher Briefpostdienstleistungen sind ausdrücklich nicht Vertragsgegenstand.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Versicherung

Betriebshaftpflichtversicherung bei einem im Inland ansässigen Versicherer mit mindestens 1.000.000 Euro Deckung für Sachschäden und 3.000.000 Euro Deckung für Personenschäden je Schadensfall.Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 Euro Deckung je Schadensfall.Die Deckungssummen müssen jeweils mindestens zweifach pro Kalenderjahr maximiert sein.Zum Angebotsabgabetermin müssen alle fälligen Prämien bezahlt sein.Police oder aktuelles Bestätigungsschreiben einreichen; alternativ ist eine Eigenerklärung möglich, wenn die Versicherung erst nach dem Zuschlag abgeschlossen wird.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 250.000 Euro Umsatz pro Jahr aus vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Jahren.Erforderlich sind Angaben zum gesamten Nettoumsatz sowie zum Umsatz im Bereich Auftragsdatenverarbeitung, Druck und Kuvertierung für 2023, 2024 und 2025.Nachweis über die ausgefüllte Eigenerklärung Umsatz.

Referenzen

Mindestens drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren.Jede Referenz muss die tägliche Verarbeitung variabler Druckdaten, mindestens 500.000 Sendungen pro Jahr, mindestens 75 Prozent Vierfarb-White-Paper-Produktion und selektive Beilagensteuerung abdecken.Zum Angebotsabgabetermin muss der Vertrag noch mindestens ein Jahr bestehen oder mindestens zwei Jahre gelaufen sein.Nachweis über die Eigenerklärung Referenzen.

Datenverarbeitung und IT-Sicherheit

Eigener SFTP-Server mit Verschlüsselung nach TLS 1.2 oder höher sowie ausreichende Speicher- und Sicherungskapazitäten.Fähigkeit zur Verarbeitung von PDF- und XML-Daten einschließlich fehlerhafter oder inkonsistenter Datensätze.Tägliche automatisierte Fehlermeldungen beziehungsweise negative Quittungen sowie XML-Quittungsdateien auf Sendungsebene.Eigene Testumgebung für Datenempfang und Datenaufbereitung.Informationssicherheits-Managementsystem nach DIN ISO 27001 oder gleichwertig zertifiziert.Prüffähige TOM-Dokumentation und geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Druck- und Kuvertierungsausstattung

Digitaldrucksystem für White-Paper-Produktion mit mindestens 600 × 480 dpi und Fähigkeit zu Simplex-, Duplex- und Mixplexdruck.Fähigkeit zum randabfallenden Druck einschließlich Rundumbeschnitt.Kuvertieranlage für C6/5 mit maschineller selektiver Beilagensteuerung, mindestens vier Beilagenstationen und mindestens einer Station mit optischer Vergleichslesung.Zwei-Kanal-Lesung für personalisierte Druckstücke unterschiedlicher Flächengewichte.Optisches Verarbeitungssystem für manuelle C4-Kuvertierungen.Geeignete Hard- und Software zur Verarbeitung von PDF- und XML-Druckdaten sowie zur permanenten sendungsbezogenen Produktionsüberwachung mit Closed Loop.Nachweis über die Aufstellung des Maschinenparks.

Qualität und Notfallfähigkeit

Qualitätssicherung nach DIN ISO 9001 oder gleichwertig zertifiziert.Notfallkonzept mit kurzfristiger Wiederherstellung der Lieferfähigkeit einschließlich eines Backup-Druckzentrums.Das Notfallkonzept darf höchstens 10 Seiten umfassen.Bei einem Totalausfall muss eine alternative Produktionsmöglichkeit innerhalb von maximal 72 Stunden sichergestellt sein.

Personal und Projektleitung

Fester Ansprechpartner und Vertreter müssen benannt werden.Der Ansprechpartner benötigt mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Transaktionsdruck und mindestens drei vergleichbare, verantwortlich migrierte oder betreute Projekte bei einem Druckdienstleister.Der Ansprechpartner ist Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr erreichbar; sonstige Anfragen sind innerhalb eines Arbeitstags zu beantworten.Der Projektleiter für die Migration muss über ausreichende Vollmachten verfügen und darf Willenserklärungen abgeben und entgegennehmen.

Zuverlässigkeit, Tariftreue und Ausschlussgründe

Es dürfen keine Ausschlussgründe nach den Vergabebedingungen bestehen.Zuverlässigkeit ist insbesondere hinsichtlich schwerer Pflichtverletzungen, ordnungsgemäßer Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten, vorsätzlich falscher Eignungserklärungen und rechtskräftiger Verurteilungen nachzuweisen.Die für repräsentative oder anwendbare Tarifverträge geltenden Arbeitsbedingungen müssen gewährt, auf Nachunternehmer und Verleihbetriebe übertragen und überwacht werden.Entgeltnachweise, Arbeitszeitkonten und Tarifvertrag sind auf Verlangen unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Kalenderwochen, vorzulegen.Bei Eignungsleihe sind Eignung und Unterlagen auch für die eingesetzten Nachunternehmer nachzuweisen.Das Verfahren ist nicht als KMU-geeignet ausgewiesen.

Formale Anforderungen an das Angebot

Vollständige Angebote in deutscher Sprache mit allen geforderten Unterlagen, Erklärungen, Nachweisen, Namenszeichnungen und Angaben.Keine Änderungen oder Ergänzungen der bereitgestellten Vergabeunterlagen.Keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen und keine sonstigen zusätzlichen Bedingungen oder Auflagen.Kein Nebenangebot.Nachforderung von Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: mindestens 500.000 Sendungen pro Jahr je Referenz

Mindestens drei nach Art und Umfang vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren. Gefordert sind die tägliche Verarbeitung variabler Druckdaten, mindestens 500.000 Sendungen pro Jahr, mindestens 75 Prozent Vierfarb-White-Paper-Produktion, selektive Beilagensteuerung sowie ein bestehender Vertrag mit mindestens einem Jahr Bestand oder ein beendeter Vertrag mit mindestens zwei Jahren Vertragslaufzeit.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 45%4–10 · 50%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Formales Angebot
Unternehmensdarstellung und Eignungsnachweise
Technische und organisatorische Eignung
Preis- und Wertungsunterlagen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
BKK-Output-Gemeinschaft (BKK-OG) c/o BKK Freudenberg | Vergabekammer des Bundes | BKK Deutsche Bank | Freudenberg BKK | BKK PWC | BKK SBH | Südzucker BKK | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
69469 Weinheim
Ort
69469 Weinheim
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
69469 Weinheim
Baden-Württemberg

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