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Ausschreibungen Berlin

Drucker und Multifunktionsgeräte, Miete und Service-Leistungen

Ev. Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge gGmbH | IB Mengel und Partner | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Evangelische Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge gGmbH (Berlin) schreibt die Miete, Lieferung, Installation und den Service von Druckern und Multifunktionsgeräten (insgesamt 286 Geräte in 6 Leistungsklassen) sowie einer zentralen Systemsoftware-Lösung für Druck- und Scanmanagement im Rahmen eines Poolmietvertrages aus. Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate ab Vertragsbeginn (frühestens 01.03.2027).

Angebote sind bis spätestens 09.10.2026, 12:00 Uhr (MESZ) ausschließlich elekktronisch über die Vergabeplattform bi-medien.de einzureichen.

Bieter müssen umfangreiche Eignungsnachweise erbringen (u.a. ISO 9001, ISO 14001, Mindestumsatz, Mitarbeiteranzahl, Referenzen, Herstellerqualifizierung) und zahlreiche Pflichtformulare sowie technische Beschreibungen einreichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 09. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung9. Sep. 2026
Bieterfragen-Fristca. 2. Okt. 2026
Angebotsfrist9. Okt. 2026
Vergabeaufklärungsgespräch23. Nov. – 25. Nov. 2026
Angebotsöffnung9. Okt. 2026
Bindefrist9. Okt. 2026 – 10. Jan. 2027
Installationsvorbereitung1. Jan. – 31. Jan. 2027
Beauftragung4. Jan. 2027
Rahmenprojektplanca. 4. Jan. – 18. Jan. 2027
Nachprüfungsantragca. 4. Jan. – 19. Jan. 2027
Betriebsbereitschaft Softwareca. 1. Feb. 2027
Lieferung, Installation und Einweisung1. Feb. – 28. Feb. 2027
Installationsphase1. Feb. – 28. Feb. 2027
Betriebsbereitschaft Geräte (75%)ca. 8. Feb. 2027
Geräte-Austausch und Einweisungca. 15. Feb. 2027
Abnahmeca. 28. Feb. 2027
Gewährleistungca. 28. Feb. 2027 – 28. Feb. 2029
Vertragsbeginn1. März 2027
Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2031
Vertragsende28. Feb. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Vergleichspreis70%

    Vergleichspreis ermittelt aus Vergütung (Gerätekosten und Service) für 48 Monate, Einrichtung Netzwerksicherheit nach IEEE 802.1X und Energieverbrauchskosten über 260 Wochen (TEC-Werte, Strompreis 0,21 €/kWh). Maximalpunktzahl 1000 Punkte, linear interpoliert von 100% (niedrigster Preis = 1000 Punkte) bis 200% (0 Punkte).

  • Qualität des Angebots30%

    Qualität des Angebots bestehend aus Funktionalitätsbewertung (Anforderungskatalog) und technischer Wertung. Maximalpunktzahl 1000 Punkte, zusammengesetzt aus vier Kriteriengruppen: 1) Bewertung Anforderungskatalog (35 Gewichtungspunkte), 2) Bewertung verbale Beschreibungen (20), 3) Bewertung des auftraggeberseitig notwendigen Aufwandes (25), 4) Bewertung der Präsentation (20). Leistungspunkte = Gewichtungspunkte x Bewertungspunkte (1-10).

Punkte für Vergleichspreis x 70 + Punkte für Qualität des Angebots x 30 = max. 100.000 Punkte. Der niedrigste Preis erhält 1000 Punkte, bei 200% des niedrigsten Preises werden 0 Punkte vergeben (lineare Interpolation). Die Qualitätspunkte werden anhand der Kriteriengruppen 1-4 ermittelt (max. 1000 Leistungspunkte). Bei Punkgleichstand entscheidet der niedrigste Preis.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Vergleichspreis 70% und Qualität 30% mit vier Kriteriengruppen) sind inkl. Gewichtungen, Formel und Bewertungsmethode vollständig in den 'Spezifische Bedingungen' dokumentiert. Die in der Bekanntmachung angegebene Berechnung 'siehe spezifische Bedingungen' verweist auf diese Unterlagen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hardware-Miete (286 Geräte in 6 Leistungsklassen)

Bereitstellung fabrikneuer, nicht abgekündigter Geräte eines Herstellers (Stand der Technik, CE-Kennzeichnung, Blauer Engel RAL-UZ 219):

LK1 – 173 St. Drucker A4 s/w (500–5.000 Seiten/Monat)LK2 – 6 St. MFD A4 s/w (Drucken, Scannen, Kopieren; 500–5.000 Seiten/Monat)LK3 – 62 St. MFD A3 s/w (Drucken, Scannen, Kopieren; 2.000–20.000 Seiten/Monat)LK4 – 43 St. MFD A3 Farbe (s/w + Farbe; 2.000–20.000 Seiten/Monat)LK5 – 2 St. MFD A4 Farbe (s/w + Farbe; 500–5.000 Seiten/Monat)LK6 – 1 St. Drucker A4 Farbe (s/w + Farbe; 500–5.000 Seiten/Monat)

Zubehör: Finishing-Modul (Lochen, Heften) für LK4 (1 St.), 10 Papierkassetten für LK1 und 10 + 1 abschließbare Kassette für LK2.

Systemsoftware und Server

Bereitstellung einer zentralen Systemsoftware-Lösung für Druck- und Scanmanagement, Authentifizierung, Accounting, Jobsteuerung, DMS-Anbindung, OCR, Monitoring und Geräteverwaltung – inkl. Druckertreiber (Windows 10/11, PCL 5/6 oder PostScript, SAP-Druckertreiber).

Betrieb in virtueller Hardwareumgebung (vom Auftraggeber bereitgestellt)Produktivsystem + Testsystem (identische Konfiguration: max. 2 virtuelle CPUs, max. 8 GB RAM, max. 60 GB HD)Softwarepflege und Updates über die gesamte Vertragslaufzeit (Updates zuerst auf Testsystem)Bereitstellung von Serversystemen (Hardware, OS, Lizenzen) durch den Auftraggeber

Sicherheits- und Authentifizierungsfunktionen

IEEE 802.1X mit Supplicant-Funktionen und EAP-TLS/PEAP, inkl. ZertifikatsausbringungLDAP(S)-Integration mit Active DirectoryPull-Printing / Follow Me PrintChip-Anmeldung RFID (Mifare DESFire EV3 2k) mit Abgleich gegen ADVerschlüsselung sämtlicher KommunikationDatensicherheit nach DIN ISO/IEC 15408 (CC EAL2) mit TPM-Hardware1000Base-T Netzwerk, DHCP oder feste IP, USB-Host gesperrtBSI-/DSGVO-konforme Datenlöschung

Druck-, Scan- und Fax-Funktionen

Druckauflösung mind. 600x600 dpi; Duplex; A4/A5; Normal-/Recyclingpapier DIN EN 12281ADF mit Duplex-Scan; Scanformate PDF, JPG, TIFFScan To Folder, Scan To Mail (TLS), Scan To FAX (Anbindung Ferrari electronic AG OfficeMaster Suite)Druck aus Fremdanwendungen mit abweichenden Nutzernamen (z.B. SAP)Etikettendruck Staples 41x70 mm; klammerlose HeftfunktionA3-Seiten werden wie 2 A4-Seiten behandelt

Service-Leistungen (Vollservice)

Lieferung, Installation, betriebsbereite Konfiguration inkl. Treiber im laufenden KrankenhausbetriebEinweisung und Schulung der Endanwender und Administratoren vor OrtWartung, Instandhaltung und Instandsetzung der Hardware und SoftwareNetzwerkbetreuung für die Systemlösung2x wöchentlich je 4 Stunden Vor-Ort-TechnikerService-Hotline Montag–Freitag 07:00–17:00 UhrReaktionszeit max. 4 Stunden; Wiederherstellungszeit max. 24 Stunden (nächster Geschäftstag)Lieferung von Verbrauchsmaterialien (außer Papier und Heftklammern), automatische Bestellung; Toneraustausch inkl. ordnungsgemäßer EntsorgungProaktive Verbrauchsmaterial-Versorgung, Austausch vor Wochenenden/FeiertagenQuartalsweise Daten-/Statusberichte (Seiten, Kostenstelle, Ausfallquoten, Verbräuche)Servicemanagement-Software mit Kunden-Login (Echtzeit-Statuskontrolle)Remote-Monitoring und -WartungNotfall-Lager vor Ort beim AuftraggeberGeräteumsetzung an neue Standorte (Bedarfsposition)Workflow-Anpassungen (Bedarfsposition)Projektleiter-/Systemingenieur-/Technikerstunden für verschiedene Zeitzonen (Bedarfsposition)

Barrierefreiheit, Ökologie und Notfallkonzept

Barrierefreies Design nach DIN EN 301549; Beschreibung der barrierefreien BedienungÖkologische Vorzüge (Recycling, Lebensdauer, Wiederverwendung) sowie Recycling-/EntsorgungskonzeptMusternotfallkonzept für Multifunktionsgeräte (Beschreibung)Tischgeräte für Büroarbeitsplatz zugelassen

Vertragsrahmen und organisatorische Anforderungen

Poolmietvertrag mit seitenpreisbasierter Abrechnung; monatliches Inklusivdruckvolumen: 304.167 S/W-Seiten A4 und 28.333 Farbseiten A4Kalkulation der monatlichen Mietpreise; Folgeseitenpreise bei Überschreitung, Minderseitenpreise bei UnterschreitungNachbestellungs- und Abbestellungsoptionen für Geräte (mit Preisen)Lieferung, Installation, Konfiguration und Einbindung abgeschlossen bis spätestens 28.02.2027Einweisung und Anwenderschulung bis spätestens 28.02.2027Vertragsbeginn frühestens 01.03.2027; Grundlaufzeit 48 MonateRechnungsstellung als maschinelles PDF, getrennt nach Gerätekosten und Dienstleistungen; E-Rechnung gem. § 14 UStG; Zahlungsziel 30 TageAnlieferung an mehrere Standorte in Pavillonbauweise (Häuser 18, 19, 22, 31, 67, 70 teilweise über Treppen)Datenschutz: Verpflichtung zur Einhaltung § 30 DSG-EKD (Auftragsverarbeitung); Datenlöschung nach Vertragsende

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage und Zuverlässigkeit

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Sitzes/Wohnsitzes (soweit Pflicht)Kein Ausschlussgrund nach § 123 GWB (keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen)Kein Ausschlussgrund nach § 124 GWB: keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätzen oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren (Gewerbezentralregister)Kein laufendes Insolvenzverfahren; ggf. rechtskräftig bestätigter InsolvenzplanOrdnungsgemäße Erfüllung der Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftAb Auftragssumme ≥ 30.000 €: Auftraggeber fordert Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz an

Versicherung und Zertifizierungen

Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung gültig (Kopie des Versicherungsscheins)Eigenerklärung Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001-20xxEigenerklärung Umweltmanagementsystem nach EN ISO 14001Herstellerqualifizierung / Partnerstatus 2026 – für die gesamte Vertragslaufzeit vorzuhaltenGeräte müssen CE-Kennzeichnung und Blauer Engel RAL-UZ 219 aufweisen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Jahresumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren: mindestens 6.000.000 € pro Jahr (Generalunternehmer)Mitarbeiteranzahl D-A-CH in den letzten 3 Jahren gesamt: mindestens 5 pro JahrMitarbeiteranzahl D-A-CH in den letzten 3 Jahren Support: mindestens 2 pro JahrMitarbeiteranzahl D-A-CH in den letzten 3 Jahren Vertrieb: mindestens 2 pro JahrBereitschaft, sich zur Nachweisführung auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützen zu können (Verzeichnis 235)

Technische Leistungsfähigkeit und Personal

Mindestens 3 vergleichbare abgeschlossene Referenzprojekte (DACH-Region, letzte 3 Jahre)Projektleiter (PL) mit mindestens 2 vergleichbaren Referenzprojekten; Qualifikation durch Zertifikate und ReferenzenStellvertretender Projektleiter (SPL) mit mindestens 2 vergleichbaren ReferenzprojektenSystemingenieure (SI) mit mindestens 3 vergleichbaren ReferenzprojektenMindestens 2 durch den Gerätehersteller für das System zertifizierte Mitarbeiter; Verfügbarkeit für das ProjektReferenzen mit Krankenhaus-Erfahrung (Datenschutz, Hygiene, organisatorischer Vorrang des Patientenbetriebs)Referenzen zur Chip-Anmeldung / RFID-Integration (Mifare DESFire EV3)Referenzen zur Anbindung Ferrari electronic AG FAX-ServerReferenzen zum Druck aus Fremdanwendungen (z.B. SAP) mit abweichenden Nutzernamen

Pflicht-Erklärungen und Vertragsbedingungen

Akzeptanz und Unterzeichnung des Mustervertrags (Änderungen führen zum Ausschluss)Akzeptanz und Unterzeichnung des Vertragsentwurfs zur Auftragsverarbeitung gem. § 30 DSG-EKDEigenerklärung: Supportunterstützung während der Installationsphase bis Endabnahme ohne ZusatzkostenEigenerklärung: Reaktionszeit vor Ort max. 2,0 Stunden bei Fehlermeldungen während der InstallationsphaseEigenerklärung zur Barrierefreiheit (DIN EN 301549)BVB zum Mindeststundenentgelt und zur Tariftreue – Teil ABVB zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen – Teil ABVB zur Frauenförderung – Teil ABVB zur Verhinderung von Benachteiligungen – Teil ABVB Kontrollen und Sanktionen nach dem BerlAVG – Teil BBVB Umweltschutzanforderungen – Teil ASanktionsrechtliche Erklärung (Russland-Bezug gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014 i.V.m. VO (EU) 2022/576): keine russische Staatsangehörigkeit, keine Niederlassung in Russland, keine >50 %-Beteiligung, kein Handeln im Namen russischer Personen/Unternehmen; gleiche Anforderungen für Unterauftragnehmer/Lieferanten > 10 % des Auftragswerts

Ausschlusskriterien (Wertungsstufe 1)

Nichterfüllung der KO-Kriterien aus den Anforderungskatalogen führt zum AusschlussFehlende Preise für einzelne Positionen führen zum AusschlussÄnderungen an den Ausschreibungsunterlagen führen zum AusschlussEigene AGB des Bieters führen zum AusschlussMindestpunktzahl im Anforderungskatalog: mindestens 1 Punkt pro Punkt (sonst Ausschluss)
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Mindestens 3 vergleichbare abgeschlossene Referenzprojekte (DACH-Region, letzte 3 Jahre, bezogen auf Auftragsgegenstand) durch den Generalunternehmer sowie Krankenhaus-Erfahrung (Datenschutz, Hygiene, Patientenbetrieb)

Vergleichbare Projekte mit Druck-/Multifunktionsgeräten in der DACH-Region; Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum sind je Referenz anzugeben

2 Referenzen

Projektleiter (PL): mind. 2 vergleichbare Referenzprojekte (Qualifikation durch Zertifikate und Referenzen nachzuweisen)

Vergleichbare Projekte als PL

2 Referenzen

Stellvertretender Projektleiter (SPL): mind. 2 vergleichbare Referenzprojekte (Qualifikation durch Zertifikate und Referenzen nachzuweisen)

Vergleichbare Projekte als SPL

3 Referenzen

Systemingenieure (SI): mind. 3 vergleichbare Referenzprojekte (Qualifikation durch Zertifikate und Referenzen nachzuweisen)

Vergleichbare Projekte als SI

Referenzen zur Chip-Anmeldung / RFID-Integration (Mifare DESFire EV3)

Nachweis vergleichbarer Integrationen

Referenzen zur Anbindung Ferrari electronic AG FAX-Server (OfficeMaster Suite)

Nachweis vergleichbarer Fax-Anbindungen

Referenzen zum Druck aus Fremdanwendungen (z.B. SAP) mit abweichenden Nutzernamen

Nachweis vergleichbarer Szenarien

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 75%4–10 · 22%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 62 erledigt
Pflichtunterlagen P01–P12 (Ausschluss bei Fehlen)
Pflichtunterlagen F01–F09 (Bietergemeinschaft, Nachunternehmer, Tariftreue)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (WuF01–WuF05)
Technische Leistungsfähigkeit (TL01–TL24)
Preisblätter und Kalkulationen
Formelle Abgabe
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Ev. Krankenhaus Königin Elisabeth Herzberge gGmbH | IB Mengel und Partner | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10365 Berlin
Ort
10365 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.keh-berlin.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
10365 Berlin
Berlin

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