TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Dynamisches Beschaffungssystem – Digitalisierung von Papierakten

Stadt MünsterMünster, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht es?

Die Stadt Münster (citeq / Zentrales Vergabemanagement) sucht Unternehmen, die Papierakten verschiedener Ämter und Einrichtungen digitalisieren. Geplant sind rund 170.000 Akten (ca. 35 Millionen Blatt), verteilt über die Jahre 2021 bis 2024/2025.

Wie läuft das Verfahren?

Es handelt sich um ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) – also eine laufende, offene Bewerberliste, nicht um eine einmalige Ausschreibung mit festem Zuschlag. Interessierte Unternehmen können sich jederzeit um Zulassung bewerben. Während der Laufzeit bis 31.12.2026 ruft die Stadt einzelne Aufträge (Einzelvergaben) ab; nur die im DBS zugelassenen Unternehmen werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Was muss man mit dem Teilnahmeantrag einreichen?

Unternehmensbeschreibung3 Referenzprojekte zur Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) VerwaltungenUmsetzungsstrategie für die DigitalisierungVerfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN (oder vergleichbar)Zertifizierungen (ISO 27001, 9001, 14001 – falls vorhanden)Eigenerklärungen (Steuern, Umsatz, Insolvenz)Abgabefrist: 30.12.2026, 07:30 Uhr
Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 30. Dezember 2026
Termin / FristJAN2025 APR JUL OKT JAN2026 APR JUL OKT JAN2027
Ausführungsziel Digitalisierung30. Dez. 2025
Veröffentlichung16. Jan. 2026
Teilnahmefristca. 16. Jan. – 15. Feb. 2026
Bewertung Teilnahmeanträgeca. 16. Jan. – 15. Feb. 2026
Angebotsfrist30. Dez. 2026
Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Jan. – 30. Dez. 2025
Verlängerungca. 31. Dez. 2025 – 31. Dez. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabe4. Jan. 2027
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode1 Kriterium
  • Leistung (vereinfachte Leistungs-/Preismethode nach UfAB)

    Bewertung der Leistung im Rahmen der vereinfachten Leistungs-/Preismethode nach UfAB; der Preis fließt ausschließlich über die Formel Z = L/P ein. Zuschlag auf das wirtschaftlichste (preislich günstigste) Angebot.

Vereinfachte Leistungs-/Preismethode nach UfAB (Z = L/P)

KI-Hinweis: Es handelt sich um die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems; konkrete Zuschlagskriterien und Gewichtungen werden erst je Einzelauftrag festgelegt. Die vereinfachte Richtwertmethode nach UfAB ist genannt, aber die Formel ist nicht weiter konkretisiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung Digitalisierung

Scannen und digitale Bereitstellung von insgesamt ca. 170.000 Papierakten (ca. 35 Mio. Blatt) für verschiedene Ämter und Einrichtungen der Stadt Münster.Leistungen umfassen in der Regel: Scannen der Dokumente, optionale OCR-Texterkennung, Indexierung/Strukturierung der digitalen Akten sowie Bereitstellung in einem Aktenmanagementsystem.Erfüllungsort: 48143 Münster.

Geplante Mengenverteilung

| Jahr | Akten | Blatt |

|---|---|---|

| 2021 | 7.550 | 2.650.000 |

| 2022 | 32.000 | 6.400.000 |

| 2023 | 65.000 | 13.000.000 |

| 2024/2025 | 65.000 | 13.000.000 |

Technische Anforderungen

Technische Ausstattung und Prozesse müssen konform mit BSI TR RESISCAN-03138 (ersetzendes Scannen) oder einem vergleichbaren Standard sein. Bei Nutzung eines anderen Standards sind die Unterschiede zum BSI-Standard zu beschreiben.Optional/empfohlen: OCR-Texterkennung für die digitale Weiterverarbeitung.

Ablauf Einzelvergaben

Die genaue Leistungsbeschreibung (z. B. Dateiformate, Auflösung, Qualität, Lieferfristen) wird erst mit dem jeweiligen Einzelauftrag bekannt gegeben.Je Einzelauftrag wird ein EVB-IT Dienstvertrag inkl. Anlage 'Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 EU-DSGVO' abgeschlossen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Teilnahmevoraussetzung

Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de); nur registrierte und zugelassene Unternehmen werden zu Einzelaufträgen aufgefordert.

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Berufs- und Handelsregister (bzw. Partnerschafts-/Vereinsregister), soweit vorhanden – Eigenerklärung genügt; auf Verlangen Registerauszug.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis über Bestand einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (auf Verlangen: Versicherungsnachweis mit Deckungssumme).Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (auf Verlangen: Dritterklärung durch Wirtschaftsprüfer/Steuerberater oder testierte Jahresabschlüsse).Kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation – Eigenerklärung.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

3 Referenzprojekte 'Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen' mit Beschreibung der Methoden, des Vorgehens und Ansprechpartnern.Beschreibung der Umsetzungsstrategie für die Digitalisierung.Verfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN-03138 oder vergleichbar (bei abweichendem Standard: Unterschiede darstellen).Vorhandene Zertifizierungen (optional): ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001.Verfügbarkeit qualifiziertes Personal und geeignete technische Ausstattung (Scanner, Software).

Zuverlässigkeit / Ausschluss

Referenzprojekte
3 Referenzen

Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen – inkl. Beschreibung der angewandten Methoden, des spezifischen Vorgehens und Ansprechpartnern der Referenzkunden

Vergleichbare Digitalisierungsprojekte in Verwaltungen; Nachweis über ausführliche Projektbeschreibung inkl. Ansprechpartner

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 46%4–10 · 48%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Teilnahmeantrag – Technische/fachliche Eignung
Eigenerklärungen zur Eignung (mit Teilnahmeantrag)
Bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen
Formulare & Einreichung
Bei Einzelauftrag / Angebotsabgabe
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Münster
Anschrift
48143 Münster
Ort
48143 Münster
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.stadt-muenster.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
48143 Münster
Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Alle anzeigen →
Nordrhein-Westfalen

Beschaffung von 70 iPad (20 x MD7F4TY/A + 50 x MD7K4TY/A) + Zubehör für den Rettungsdienst des Hochsauerlandkreises

Hochsauerlandkreis · 59872 MeschedeFrist: Nordrhein-Westfalen

Erweiterung OGS Voiswinkel, Fliesenarbeiten

Gemeinde Odenthal · 51519 OdenthalFrist: Nordrhein-Westfalen

Erweiterung OGS Voiswinkel, Parkettarbeiten 1.BA

Gemeinde Odenthal · 51519 OdenthalFrist: Nordrhein-Westfalen

Errichtung einer PV-Anlage

Lippeverband · 45711 DattelnFrist: Nordrhein-Westfalen

Neubau Serviceannahme Betriebsgelände Madrider Ring 20

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/310 · 52078 AachenFrist: Nordrhein-Westfalen

Lieferung eines Pick-Up mit Doppelkabine und Allradantrieb

Stadt Aachen - Zentrale Vergabestelle FB60/310 · 52078 AachenFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit