Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht es?
Die Stadt Münster (citeq / Zentrales Vergabemanagement) sucht Unternehmen, die Papierakten verschiedener Ämter und Einrichtungen digitalisieren. Geplant sind rund 170.000 Akten (ca. 35 Millionen Blatt), verteilt über die Jahre 2021 bis 2024/2025.
Wie läuft das Verfahren?
Es handelt sich um ein Dynamisches Beschaffungssystem (DBS) – also eine laufende, offene Bewerberliste, nicht um eine einmalige Ausschreibung mit festem Zuschlag. Interessierte Unternehmen können sich jederzeit um Zulassung bewerben. Während der Laufzeit bis 31.12.2026 ruft die Stadt einzelne Aufträge (Einzelvergaben) ab; nur die im DBS zugelassenen Unternehmen werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Was muss man mit dem Teilnahmeantrag einreichen?
Unternehmensbeschreibung3 Referenzprojekte zur Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) VerwaltungenUmsetzungsstrategie für die DigitalisierungVerfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN (oder vergleichbar)Zertifizierungen (ISO 27001, 9001, 14001 – falls vorhanden)Eigenerklärungen (Steuern, Umsatz, Insolvenz)Abgabefrist: 30.12.2026, 07:30 Uhr
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 137 Tage bis zur Angebotsfrist — 30. Dezember 2026
HEUTE
Termin / FristJAN2025 APR JUL OKT JAN2026 APR JUL OKT JAN2027
Ausführungsziel Digitalisierung
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Bewertung Teilnahmeanträge
Angebotsfrist
Rahmenvertrag Laufzeit
Verlängerung
Aufforderung zur Angebotsabgabe
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode0 Kriterien
Vereinfachte Leistungs-/Preismethode nach UfAB (Z = L/P, wobei L die Leistungspunkte und P der Preis sind). Der Preis fließt ausschließlich über die Formel ein, nicht als separates gewichtetes Kriterium.
KI-Hinweis: Die Bewertung der Angebote erfolgt nach der vereinfachten Leistungs-/Preismethode nach UfAB, jedoch sind die konkreten Leistungs-/Bewertungskriterien mit Gewichtungen nicht in den vorliegenden Dokumenten enthalten – diese werden erst mit den jeweiligen Einzelaufträgen bekannt gemacht.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung Digitalisierung
Scannen und digitale Bereitstellung von insgesamt ca. 170.000 Papierakten (ca. 35 Mio. Blatt) für verschiedene Ämter und Einrichtungen der Stadt Münster.Leistungen umfassen in der Regel: Scannen der Dokumente, optionale OCR-Texterkennung, Indexierung/Strukturierung der digitalen Akten sowie Bereitstellung in einem Aktenmanagementsystem.Erfüllungsort: 48143 Münster.
Geplante Mengenverteilung
| Jahr | Akten | Blatt |
|---|---|---|
| 2021 | 7.550 | 2.650.000 |
| 2022 | 32.000 | 6.400.000 |
| 2023 | 65.000 | 13.000.000 |
| 2024/2025 | 65.000 | 13.000.000 |
Technische Anforderungen
Technische Ausstattung und Prozesse müssen konform mit BSI TR RESISCAN-03138 (ersetzendes Scannen) oder einem vergleichbaren Standard sein. Bei Nutzung eines anderen Standards sind die Unterschiede zum BSI-Standard zu beschreiben.Optional/empfohlen: OCR-Texterkennung für die digitale Weiterverarbeitung.
Ablauf Einzelvergaben
Die genaue Leistungsbeschreibung (z. B. Dateiformate, Auflösung, Qualität, Lieferfristen) wird erst mit dem jeweiligen Einzelauftrag bekannt gegeben.Je Einzelauftrag wird ein EVB-IT Dienstvertrag inkl. Anlage 'Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 EU-DSGVO' abgeschlossen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenTeilnahmevoraussetzung
Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de); nur registrierte und zugelassene Unternehmen werden zu Einzelaufträgen aufgefordert.
Befähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- und Handelsregister (bzw. Partnerschafts-/Vereinsregister), soweit vorhanden – Eigenerklärung genügt; auf Verlangen Registerauszug.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis über Bestand einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (auf Verlangen: Versicherungsnachweis mit Deckungssumme).Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (auf Verlangen: Dritterklärung durch Wirtschaftsprüfer/Steuerberater oder testierte Jahresabschlüsse).Kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation – Eigenerklärung.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3 Referenzprojekte 'Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen' mit Beschreibung der Methoden, des Vorgehens und Ansprechpartnern.Beschreibung der Umsetzungsstrategie für die Digitalisierung.Verfahrensdokumentation nach BSI TR RESISCAN-03138 oder vergleichbar (bei abweichendem Standard: Unterschiede darstellen).Vorhandene Zertifizierungen (optional): ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001.Verfügbarkeit qualifiziertes Personal und geeignete technische Ausstattung (Scanner, Software).
Zuverlässigkeit / Ausschluss
Referenzprojekte
3 Referenzen
Digitalisierung von Papierakten in großen (öffentlichen) Verwaltungen – inkl. Beschreibung der angewandten Methoden, des spezifischen Vorgehens und Ansprechpartnern der Referenzkunden
Vergleichbare Digitalisierungsprojekte in Verwaltungen; Nachweis über ausführliche Projektbeschreibung inkl. Ansprechpartner
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 22%4–10 · 44%11+ · 34%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Teilnahmeantrag – Technische/fachliche Eignung
Eigenerklärungen zur Eignung (mit Teilnahmeantrag)
Bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen
Formulare & Einreichung
Bei Einzelauftrag / Angebotsabgabe
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Münster
Anschrift
48143 Münster
Ort
48143 Münster
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.stadt-muenster.de ↗Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
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