Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
E-Akte
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer WestfalenDüsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Land Nordrhein-Westfalen beschafft eine elektronische Aktenführung (E-Akte) als Nachfolger des bisherigen Systems nscale (Ceyoniq).
Was passiert?
Eine neue E-Akte-Software wird eingeführt, eingebunden und langfristig betreut.Rund 250 Behörden mit ca. 90.000 Nutzenden sollen das System nutzen.Daten aus dem Altsystem werden migriert, viele Mitarbeitende werden geschult.
Wie läuft das Verfahren?
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen.Jetzt geht es um den Teilnahmeantrag (Bewerbung).Wer ausgewählt wird, darf später ein indikatives Angebot abgeben und ggf. verhandeln.Den Zuschlag bekommt am Ende das günstigste Angebot.
Bis wann bewerben? 02.11.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026OKTNOV
Veröffentlichung26. Sep. 2026
Teilnahmefrist2. Nov. 2026
AngebotsfristDatum offenFrist zur Abgabe des indikativen Erstangebots wird in der zweiten Verfahrensstufe gesondert bekannt gegeben.
ZuschlagDatum offenZuschlagszeitpunkt nicht datiert; Zuschlagskriterium ist allein der Preis.
CloudfähigkeitDatum offenContainer-/Cloudfähigkeit ist perspektivisch spätestens 3 Jahre nach Zuschlag bereitzustellen.
VS-NfD WeiterentwicklungDatum offenSukzessive Weiterentwicklung der VS-NfD-Fähigkeiten innerhalb von 3 Jahren nach Zuschlag.
VertragsbeginnDatum offenBeginn der Vertragslaufzeit ab Leistungsbeginn; konkretes Datum nicht festgelegt.
Initiale SoftwareanpassungDatum offen12 Monate ab Vertragsschluss für die initiale Softwareanpassung und Individualentwicklung.
Sonderkündigungsrecht bei VerzugDatum offenKündigungsrecht des Auftraggebers, wenn Leistungen nicht innerhalb von 14 Monaten abnahmereif übergeben wurden.
Sonderkündigungsrecht ImplementierungDatum offenKündigungsrecht bei nicht fristgerechter Erbringung der Implementierungsleistungen (Datum im Vertrag noch Platzhalter).
VertragslaufzeitDatum offenFestlaufzeit in Jahren ab Leistungsbeginn; genaue Dauer im Vertrag noch Platzhalter.
Long-Term-SupportDatum offenLTS-Versionen der Software müssen mindestens 24 Monate ab Bereitstellung supportet werden.
GewährleistungDatum offen24 Monate ab Endabnahme der jeweiligen Leistung.
GeheimhaltungspflichtDatum offenGeheimhaltungspflicht besteht 5 Jahre nach Vertragsende fort.
Preisanpassung möglichDatum offenEinmal jährliche Preisanpassung stundensatzbasierter Tätigkeiten ab dem 24. Monat der Vertragslaufzeit.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach Rechnungseingang.
Audit-AnkündigungDatum offenAudits sind 10 Werktage im Voraus anzukündigen.
Escrow-BerichtDatum offenJährlicher Hinterlegungsbericht (Escrow) ist bis zum 31. Januar des Folgejahres vorzulegen.
Nachprüfungsfrist (Rüge)Datum offen10 Kalendertage nach Erkennen des Verstoßes; 15 Kalendertage nach Mitteilung, dass keine Abhilfe erfolgt (gem. §§ 160 ff GWB).
vor Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis60%
Vorläufiges Zuschlagskriterium; die näheren Einzelheiten und die endgültige Bewertungsmethode werden erst nach dem Teilnahmewettbewerb bekanntgegeben.
- Qualität40%
Vorläufiges Zuschlagskriterium; die qualitativen Teilkriterien, Bewertungsmaßstäbe und Bewertungsmethode werden erst nach dem Teilnahmewettbewerb in Anlage 7 zur AzA bekanntgegeben.
Der Zuschlag wird nach § 58 Abs. 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot im besten Preis-Leistungs-Verhältnis erteilt; konkrete Bewertungsmaßstäbe und eine genaue Wertungsformel werden erst nach dem Teilnahmewettbewerb in Anlage 7 zur AzA bekanntgegeben.
KI-Hinweis: Preis und Qualität sind mit 60 und 40 Prozent vorläufig gewichtet, doch die Details des Qualitätskriteriums sowie die konkreten Bewertungsmaßstäbe und die genaue Wertungsmethode einschließlich Anlage 7 zur AzA fehlen.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Software & Betrieb
Perpetual License (zeitlich unbefristete Kauflizenz) für das E-Akte-Produkt, unbeschränkte Landeslizenz für bis zu ca. 90.000 Anwendende in ca. 250 Behörden.On-Premises-Betrieb in der Infrastruktur der Landesverwaltung NRW (IT.NRW, Polizei NRW u.a.), keine Kernfunktionalität durch fehlende Internetverbindung eingeschränkt.Verfügbarkeit ≥ 99,9 % pro Kalenderjahr, 24/7 (außer geplante Wartungen).Mandantenfähigkeit: ≥ 25 Mandanten, ≥ 25.000 Anwendende je System.Geo-Redundanz: Failover-Rechenzentren ≥ 100 km entfernt.Bereitstellung in VMs, perspektivisch Container/Kubernetes, Cloudfähigkeit spätestens 3 Jahre nach Zuschlag.
Einführung, Migration & Rollout
Initiale Softwareanpassung und Individualentwicklung gemäß Leistungsbeschreibung (Anlage 1), Customizing/Konfiguration, agile Methodik mit festem Scope, Releasefestigkeit, werkvertragliche Qualifikation.Initialfrist: 12 Monate ab Vertragsschluss für die initiale Softwareanpassung.Migration: vollständige Übernahme der Altsystem-Daten (u.a. nscale Egov / Ceyoniq Technology) automatisiert über Migrationstool in der IT.NRW-Umgebung, inkl. Konzepte, Skripte, Testfälle, Abschlussberichte.Massenperformance: max. 4 Stunden für 3.000 Akten / 9.000 Vorgänge / 10.000 Dokumente (z.B. bei Umressortierung).Landesweiter Rollout: Begleitung der Einführung in allen Landesbehörden.Mindestens 3 Zwischenmeilensteine im vom AG freizugebenden Implementierungskonzept.
Support, Wartung & Weiterentwicklung
Third-Level-Support inkl. Updates, Upgrades, Patches, Hotfixes, Mängelbeseitigung.Wartung & Pflege und Anpassung an geänderte rechtliche/technische Anforderungen; Pflege der Dokumentation.Long-Term-Support (LTS): Mind. 24 Monate Support ab Bereitstellung.VS-NfD-Weiterentwicklung: sukzessive innerhalb 3 Jahren nach Zuschlag.Reaktions-/Wiederherstellungszeiten: betriebsverhindernd 1 h / 4 h; betriebsbehindernd 2 h / 8 h; leicht 4 h / 32 h.Gewährleistung: 24 Monate ab Endabnahme der jeweiligen Leistung.
Schulungen, Change Management & digitale Souveränität
Change Management: Begleitung des landesweiten Rollouts, Coaching, Anwendendenbegleitung, Produktivsetzungsbegleitung.Schulungen: produktbezogene Präsenz-, Live- und Web-Schulungen; E-Learnings, Lernvideos, Handreichungen – barrierefrei (BITV NRW) und geeignet für Menschen mit Behinderungen.Digitale Souveränität: Open-Source-Integration, Anbindung an openDesk; Berücksichtigung offener Standards/Schnittstellen.Optionale KI-Funktionalitäten auf Weisung des Auftraggebers.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFinanzielle/wirtschaftliche Eignung
Berufshaftpflichtversicherung: mind. 10 Mio. € pro Schadensfall (Personenschäden) und 3 Mio. € pro Schadensfall (Sach-/Vermögensschäden); 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr.Umsatz: Erklärung zu Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Verwaltungsdigitalisierung) für die Jahre 2022–2025.Bei Bietergemeinschaften: Angaben reichen von mind. einem Mitglied.
Technische/berufliche Eignung
Referenzen: mind. 3 vergleichbare Projekte der letzten 3 Jahre (empfohlen); Auswahl aus Erfahrungsbereichen E-Akte/Einführung, Fachverfahrensanbindung (E-Laufmappe), Migration (v.a. nscale/Ceyoniq), Hochverfügbarkeit (≥99,9 %), Skalierung 20.000+ Nutzende, Change Management, barrierefreie Schulungen/E-Learning.Beschäftigtenzahl: Gesamtbelegschaft und Spezialisten Verwaltungsdigitalisierung/Softwareentwicklung – Durchschnitt 2022–2025.Personalqualifikation: mind. 5 Arbeitskräfte aus Verwaltungsdigitalisierung mit gültiger Sicherheitsüberprüfung SÜ2 – durchgängig für die gesamte Vertragslaufzeit.Zertifikate (falls vorhanden): ISO 27001 (Infosicherheit), Penetrationstest-Zertifizierung (TÜV, ISTQB oder gleichwertig), DIN EN ISO 9001:2015.
Zwingende Ausschlussgründe / Eigenerklärungen
Keine Verurteilungen nach §§ 123, 124 GWB (Korruption, Betrug, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel).§ 123 Abs. 4 GWB: Steuer- und Sozialversicherungspflichten erfüllt.§ 19 MiLoG: kein Verstoß gegen Mindestlohn.§ 125 GWB: keine Einträge im Wettbewerbsregister (oder Erklärung dazu).§ 22 LkSG: kein Verstoß gegen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.Art. 5k EU-VO 833/2014: kein Bezug zu Russland – auch Unterauftragnehmer mit >10 % Auftragswert sind zu erfassen.Prüf- und Hinweispflicht: Auftragnehmer bestätigt vor Vertragsschluss Vollständigkeit/Widerspruchsfreiheit der Vertragsgrundlagen.AGB: keine Einbeziehung eigener AGB ohne ausdrückliche schriftliche Vereinbarung.
Referenzprojekte
mindestens 3 (empfohlen) ReferenzenZeitraum: In den letzten 3 Jahren abgeschlossen ODER seit >1 Jahr andauerndVolumen: k.A.
Vergleichbare Leistungen: Einführung und Betreuung eines E-Akte-Systems, Anbindung an Fachverfahren/E-Laufmappe, Migration aus nscale/Ceyoniq, hochverfügbare Bereitstellung (≥99,9 %), Skalierung für 20.000+ Nutzende, Change Management, barrierefreie Schulungen/E-Learning
Keine Mindestanforderung, sondern Bewertungskriterium für das Ranking. Pflichtangaben pro Referenz: Auftraggeber inkl. Kontaktdaten, Leistungsumfang, Erbringungszeitraum, Auftragssumme.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 76%4–10 · 23%11+ · 1%
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Auftraggeber
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
40219 Düsseldorf
Ort
40219 Düsseldorf
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.mhkbd.nrw.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
40219 Düsseldorf
Nordrhein-Westfalen
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