Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Halle (Saale) beschafft im Rahmen einer Rahmenvereinbarung eine cloudbasierte, eIDAS-konforme Workflow-Signatur-Lösung als Pilotprojekt (Szenario 1) für zunächst drei Organisationseinheiten (insgesamt ca. 205 Nutzer). Der Bieter muss qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) sein, eine Public-Cloud-Lösung mit Datenverarbeitung in der EU bereitstellen und ein C5-Testat (oder gleichwertige Zertifizierung wie ISO 27001 mit C5-Vergleichbarkeit) sowie ISO 27001 für die SaaS-Ebene nachweisen.
Was Bieter tun müssen:
Angebotsabgabe bis spätestens 11.09.2026, 09:00 Uhr MESZ, ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal der Stadt Halle (Saale).Vollständig ausgefüllte Vergabeunterlagen einreichen (Angebotsschreiben 633, Leistungsverzeichnis im Bietercockpit im aidf-Format, Eigenerklärung zur Eignung 124 LD, Tariftreue-Erklärung, Erklärung zum Nachunternehmereinsatz, Referenzliste, Konzept und Demo-Video).Mindestens 3 Referenzen zu E-Signatur-Einführungen im Behördenkontext nachweisen.Sicherheitsnachweise (C5-Testat, ISO 27001, QTSP-Zertifizierung) vorlegen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 2 Tage bis zur Angebotsfrist — 11. September 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZ
Versand der Aufforderung
Veröffentlichung (geplant)
Veröffentlichung
Angebotsfrist
Bindefrist
Nachreichungsfrist Bestbieter
Vertragsbeginn (Pilotbetrieb)
Rahmenvereinbarung Laufzeit
Wartung
Support
Vertragsende (spätestens)
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität11 Kriterien
Preis 33%Qualität 67%
- Preis30%
Gegenübergestellt wird der günstigste Gesamtpreis (inkl. USt.) mit dem Gesamtpreis (inkl. USt.) des Angebotes. Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte, alle weiteren antiproportional.
- Qualität55%
Oberkriterium Qualität, bestehend aus Bedienbarkeit (Video) und Konzept.
- Kann-Kriterien15%
Über die Leistungsbeschreibung hinausgehende Funktionen. Jedes Kriterium wird mit 0 (nicht vorhanden), 50 (teilweise) oder 100 (vollständig) Punkten bewertet.
Preis: (günstigster Angebotspreis / Ihr Angebotspreis) x 100 = Punkte im Kriterium Preis. Qualität wird jeweils mit 0-100 Punkten bewertet. Die finale Wertung ergibt sich aus der gewichteten Summe der Kriterienpunkte. Bedienbarkeit: Punkte aus Bewertungskatalog Video / 100. Konzept: 0-29 / 30-49 / 50-79 / 80-100 Punkte je nach Überzeugungskraft. Kann-Kriterien: 0=0 Punkte, 1=50 Punkte, 2=100 Punkte (jeweils mit eigener Gewichtung). Werkstätten für Behinderte erhalten 15% Bonus auf die Wertungssumme.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind vollständig in den Vergabeunterlagen (Leistungsverzeichnis Seiten 11-15 und Bewertungskatalog Video) angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArt der Bereitstellung (Cloud/SaaS)
Cloudbasierte Bereitstellung als Public Cloud (Software-as-a-Service), webbasiert über Browser.Datenverarbeitung und -speicherung ausschließlich in der EU/EWR.Backup in der EU.Bereitstellung ab Vertragsbeginn, Speicherung beim Auftragnehmer ohne Limitierung.Metadaten-Verarbeitung nur in EU/EWR.Georedundanz optional (bei Auswahl: mehr als zwei georedundante Standorte).
Funktionale Anforderungen – Signaturen & Siegel
Erstellung einfacher elektronischer Signaturen (EES).Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) als Fernsignatur (Remote).Erstellung qualifizierter elektronischer Siegel (Remote) auf Basis eines qualifizierten Zertifikats der Stadt.Unterstützung der Online-Ausweisfunktion (eID) sowie wahlweise Video-Ident.Dokumentformate: Word, PDF, PDF/A.Sichtbare Darstellung von Signatur und Siegel im Dokument.Rollenbasierte Berechtigungssteuerung für Siegel.Qualifizierte Remote-Signaturen auch ohne Smartphone möglich.Zentrale Anpassbarkeit der Siegelvisualisierung (CI des Auftraggebers verpflichtend).
Funktionale Anforderungen – Workflows
Workflow-Komponente für Remote-Nutzung.Mehrfachsignaturen mit unterschiedlichen Signaturniveaus.Stapelsignatur (mehrere Dokumente mit einer Freigabe).Vorlagen für Signatur-Workflows durch die Stadt selbst erstellbar.Rollen-/Benutzergruppen-Zuordnung, Vertretungsregelungen für abwesende Personen.Ablehnung/Zurückweiseung von Vorgängen mit Begründung; Abbruch vor vollständiger Unterzeichnung.Dashboard zur Statusüberwachung; Benachrichtigungen bei Statusänderung/Fristablauf.Drei Kernprozesse: (1) 1–2 QES durch interne MA, (2) 1–2 EES + QES-Siegel, (3) QES durch interne + externe Personen (Gegenzeichnen).
Externe Einbindung
Externe können ohne Software/App und ohne Benutzeraccount signieren.Authentifizierung per eID oder Video-Ident für qualifizierte Zertifikate.Qualifizierte Zertifikate für Externe auf einmalige Nutzung beschränkt.Kosten für externe Signaturen trägt die Stadt Halle.
Identifizierung & Authentifizierung
Intuitives Authentifizierungsverfahren (z. B. Video-Ident).Online-Ausweisfunktion (eID) für Interne und Externe.Single Sign-On mit Microsoft Active Directory.Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verpflichtend für Administrationszugänge.Nutzung über Browser ohne Installation; unterstützte Browser: Microsoft Edge, Google Chrome (jeweils aktuelle Hauptversion); Endgeräte: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Prüfung, Protokollierung & Beweis
Validierung selbst erzeugter Signaturen und Siegel.Protokolle zu jeder Prüfung (speicher-/exportierbar).Langzeitvalidierbares Format (mindestens 20 Jahre).Transaktionsauswertung nach Signaturniveaus sowie Differenzierung intern/extern.Export in gängigen Formaten; Dashboard für offene/abgeschlossene/abgebrochene Workflows.
Administration & Schnittstellen
Rollen- und bereichsorientierte Benutzergruppenverwaltung.Temporäre Sperrung/dauerhaftes Löschen von Benutzerkonten.Reporting über Transaktionen, Signaturen, Siegel, Verbrauch.Log-Dateien für Monitoring.Dokumentierte REST-Schnittstelle sowie Schnittstelle für Signatur-Workflows aus Drittsystemen.Eigenständig nutzbar ohne DMS; anbindbar an ein späteres DMS.Nutzung über Proxy-Infrastruktur der Stadtverwaltung.XDomea-Schnittstelle muss grundsätzlich möglich sein (im Pilot keine finale Umsetzung erforderlich).Separate Testumgebung (Produktivdaten getrennt).
Mengengerüst (unverbindliche Vorerhebung, Szenario 1 – Pilot)
Interne Benutzer: 205Qualifiziert signierende interne Benutzer: 133Qualifiziert signierende Externe/Jahr: 50Qualifizierte Siegel-Zertifikate: 1
Geschätzte Transaktionsmengen (Rahmenvertragspositionen):
ca. 17.500 Workflowsca. 15.200 einfache Signaturen/Unterschriftenfelderca. 2.300 qualifizierte personenbezogene Fern-Signaturenca. 50 Signaturen mit zeitlich begrenztem Zertifikatca. 15.200 qualifizierte Fern-Siegelca. 80 qualifizierte personenbezogene Zertifikate mit Video-Identca. 55 qualifizierte personenbezogene Zertifikate mit Online-Ausweisca. 1 qualifiziertes Siegelzertifikatca. 50 Gegenzeichnungen durch Externe mittels einfacher Signatur
Bereitstellung, Implementierung & Schulung
Softwarebereitstellung pauschal für den Leistungszeitraum; Lizenzmodell im LV darzulegen.Initiale Implementierungsunterstützung: bis zu 5 Arbeitstage à 8 Std. inkl. Reisekosten (Kickoff/Anforderungsabstimmung 1 Tag vor Ort, Konfiguration 2–3 Tage remote, Schulung Administratoren 1–2 Tage remote, Go-Live-Vorbereitung nach Bedarf remote).Optionale zusätzliche Implementierungsleistungen zum Tages-/Stundensatz.Benutzerschulung remote, Tagessatz für bis zu 15 Teilnehmer (geschätzt 2 Schulungen).
Wartung & Support
Wartung und Support jeweils mit 3-monatiger Laufzeit ab Vertragsbeginn.Kontinuierliche Sicherstellung der eIDAS-Konformität der SaaS-Lösung und des Trust Centers.Halbjährliche externe Penetrationstests (optional).
Mengengerüst Szenario 2 (gesamtstädtisch – nicht Gegenstand dieser Ausschreibung, nur Orientierung)
Interne Benutzer: 1.500Qualifiziert signierende interne Benutzer: 500Qualifiziert signierende Externe/Jahr: 5.000Qualifizierte Siegel-Zertifikate: 349
Vertragslaufzeit Szenario 2: 4 Jahre (nicht Bestandteil dieser Vergabe).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenQTSP-Status (qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter)
Der Bieter muss qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS-Verordnung sein oder einen entsprechenden Trust Service nutzen.
Nachweis der QTSP-Zertifizierung (für qualifizierte Siegel).Zertifizierung muss innerhalb des Ausführungszeitraums vorliegen – ein nachträglicher Erwerb während des Pilotbetriebs ist nicht möglich.Regulatorischer Rahmen: eIDAS-Verordnung, Vertrauensdienstegesetz, Vertrauensdiensteverordnung, Konformitätsbewertungsstellen.
IT-Sicherheitsnachweise (Cloud/SaaS)
C5-Testat Typ 2 gemäß Ziffer 6.4.1 EVB-IT Cloud-AGB (Nachweis operativer Wirksamkeit der Kontrollen über einen Prüfungszeitraum). Ein Typ-1-Testat genügt nicht.Für cloud-/infrastrukturrelevante Anteile: C5-Basiskriterien verbindlich.Für die SaaS-Anwendungsebene (Workflow-Signatur-Lösung): gültige ISO-27001-Zertifizierung (ausgerichtet an ISO 27017, bei Verarbeitung personenbezogener Daten zusätzlich ISO 27018).Rechenzentrum: C5-Testat des zugrunde liegenden Rechenzentrums in Kombination mit ISO-27001-Zertifizierung als gleichwertiger Nachweis anerkannt.Sofern kein C5-Testat vorgelegt wird: ISO-27001-Zertifikat (mit vollständigem Scope) plus nachvollziehbare Vergleichbarkeitsdarstellung zu den C5-Basiskriterien (Scope-Abdeckung, physische/infrastrukturelle Sicherheit, Mandantentrennung, privilegierte Zugriffe & IAM, Protokollierung/Security-Monitoring, Schwachstellen- und Patchmanagement, Business Continuity/Wiederanlauf, Subdienstleister-Management, Kryptografie/Schlüsselmanagement, Verantwortungsabgrenzung, Auskunftsanfragen, Datenrückgabe/-löschung) inkl. Gap-Analyse C5 ↔ ISO 27001.
Datenschutz / Auftragsverarbeitung
Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden (Standard-AVV-Muster des Bieters dürfen eingereicht werden).Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach Weisung des Auftraggebers.Subdienstleister-Transparenz: Offenlegung aller Subdienstleister mit Zugriff auf Daten, Systeme oder Betriebsprozesse.Sicherheitsvorfall-Meldepflicht: unverzügliche Meldung meldepflichtiger Vorfälle an den Auftraggeber (spätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden).Datenstandort: Verarbeitung ausschließlich an vertraglich vereinbarten Orten (DE/EU/EWR).
Allgemeine Eignungsnachweise (Fachkunde, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit)
Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (soweit pflichtmäßig).Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB.Keine einschlägigen Verurteilungen (Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze, Geldbuße > 2.500 €) in den letzten 2 Jahren.Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer-/Abgabenpflichten und Sozialversicherungsbeiträge.Mitgliedschaft bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.Erforderliche Beschäftigte stehen zur Verfügung; Benennung des Leitungspersonals.Referenzen: mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (mit Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme, Ausführungszeitraum); zusätzlich mindestens eine bestehende Integration in ein Dokumentenmanagementsystem.Ab Auftragssumme > 30.000 € wird für den Bestbieter ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz angefordert.
Tariftreue & Nachunternehmer
Verpflichtung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit gemäß § 11 TVergG LSA.Berücksichtigung tarifvertraglicher Änderungen während der Vertragslaufzeit.Bei Einsatz von Nachunternehmern: Weitergabe der Vertragsbedingungen (VOL/B), bevorzugte Beteiligung kleiner/mittlerer Unternehmen, keine ungünstigeren Bedingungen für Nachunternehmer.
Ausschlusskriterien (Mindestanforderungen)
Nichterfüllung eines Leistungsmerkmals aus den funktionalen Anforderungen (Punkt 4 LV), den nicht-funktionalen Anforderungen (Punkt 5 LV) oder Support/Service (Punkt 6 LV) führt zum Angebotsausschluss.Mindestverfügbarkeit 99,0 % pro Kalendermonat (Betriebszeit 06:00–20:00 Uhr an Werktagen), entspricht Verfügbarkeitsklasse VK1.Mindestens eine bestehende DMS-Integration als Referenz nachzuweisen.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: nicht spezifiziert
Mindestens 3 erfolgreich durchgeführte Referenzen zur Einführung einer E-Signatur-Lösung im Behördenkontext
Referenzliste mit Projektbeschreibung/Wert, Umsetzungszeitraum, Leistungsempfänger, Kontaktdaten; zusätzlich mindestens eine bestehende Integration in ein Dokumentenmanagementsystem (Branche beliebig)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 29%4–10 · 34%11+ · 37%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignungsnachweise
Technisches Konzept & Wertungsunterlagen
Referenzen
Sicherheits- und Qualifikationsnachweise
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Halle (Saale), FB Recht, Team Submission
Ort
Stadt Halle (Saale)
Abteilung IT und digitale Verwaltung
Neustädter Passage 18
06122 Halle (Saale), Sachsen-Anhalt
Kategorie
Sachsen-Anhalt
Veröffentlicht
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