Einführung einer SaaS-Lösung für das Lieferantenmanagement

Cloud-basierte Bereitstellung eines Lieferantenmanagement-Tools als Software as a Service. Abdeckung des gesamten Lieferantenlebenszyklus: Registrierung, Qualifizierung, Bewertung, Entwicklung, Steuerung, Beendigung. Strukturiertes Stammdatenmanagement, kontinuierliches Monitoring, gegenseitige Bewertung von Auftraggeber und Lieferant, Verwaltung von Eignungs-, Qualitäts- und Compliance-Anforderungen. Einsatzgebiete: Einkauf, IT, Arbeitssicherheit und technische Bereiche. Mehrsprachigkeit über Deutsch hinaus, deutsches Sprachinterface. Single-Sign-On über Microsoft Entra ID.

Durchgängige, bidirektionale Anbindung an SAP S/4HANA für den Stammdatenabgleich. REST-API-basierte Integration an das bestehende Dokumentenmanagementsystem und weitere Umsysteme über eine Integrationsplattform. Maschinenlesbare Schnittstellenbeschreibung (OpenAPI/Swagger oder vergleichbar) für alle API-basierten Schnittstellen.

Übernahme von ca. 6.100 Lieferanten-Datensätzen, rund 5.100 Dokumenten mit Firmenbezug (ca. 4,2 GB) und ca. 4.133 Dokumenten zu Erfassungen (ca. 6,5 GB). Migrationszeitfenster maximal 8 Wochen. Erstellung eines Datenmigrations- und Mapping-Konzepts in Abstimmung mit dem Auftraggeber.

Schulungskonzept nach Train-the-Trainer-Ansatz. Schulungen remote für Administratoren (mind. 3, max. 8 Stunden) und Key User (mind. 20, max. 8 Stunden für bis zu 8 Teilnehmer). Schulungsunterlagen, deutschsprachige System- und Betriebsdokumentation sowie Benutzerhandbuch.

ISO-27001-konformes Informationssicherheitsmanagementsystem. TLS-Verschlüsselung für E-Mails, tägliche Fullbackups mit 30 Tagen Vorhaltung. Second- und Third-Level-Support, technisch qualifizierte Mitarbeiter. Verfügbarkeit mindestens 99,0 % im Kalendermonat, Betriebszeit 0:00–24:00 Uhr, Servicezeit Mo–Fr 6:00–17:00 Uhr (ohne Feiertage Berlin). Polizeiliche Führungszeugnisse für Mitarbeiter mit administrativem Zugriff. Monatliches Reporting zu Verfügbarkeit, Störungen und Wiederherstellungszeiten.

Geschätzte Mengen: 5 Administratoren, 30 Key User, 400 User, 1.000 Read-Only-User. Mindestmengen: 3 Administratoren, 20 Key User, 200 User, 750 Read-Only-User. Höchstmengen liegen 10 % über den Schätzmengen. Schulungen für Lieferanten und Endanwender in Projekt- und Betriebsphase.

Projektstart April 2027, Go-Live ca. 12 Monate später (geplant April 2028). Phasen: Kick-off, Testsystem ab Monat 5, Testphase Monat 5–7, Produktivsystem ab Monat 10, Migration ab Monat 11, Go-Live Monat 12, Hypercare 1 Monat nach Go-Live. Vertragsstrafe bei Verfehlung des Abnahme-Meilensteins (31.01.2028).

Nicht enthalten: Bereitstellung eines neuen Dokumentenmanagementsystems sowie Erweiterungen der bestehenden Systemlandschaft des Auftraggebers. Nicht enthalten: Schulungen über das in der Leistungsbeschreibung definierte Mindestmaß hinaus (sofern nicht gesondert beauftragt).

Bei Vertragsende: Migrationsunterstützung bis zu 12 Monate, vollständige Datensicherung sowie Herausgabe oder Löschung der Auftraggeber-Daten gemäß DSGVO.

Gesamtumsatz in den Jahren 2024 und 2025 jeweils mindestens 600.000 €. Umsatz im Tätigkeitsbereich im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 400.000 €. Nachweis über die Jahresabschlüsse 2023, 2024 und 2025 (Formblatt 6).

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren zu SaaS-Lösungen im Lieferantenmanagement; jede Referenz muss die Lösung mindestens 2 Jahre im Betrieb haben, mindestens 2 Referenzen müssen eine API-Anbindung an ein unternehmensinternes Umsystem enthalten (Formblatt 7.1). Nachweis eines ISO-27001-konformen Informationssicherheitsmanagementsystems zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist (Formblatt 7.2). Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen des vorgesehenen Personals.

Eintragung im Berufs- und/oder Handelsregister des Sitzstaates (sofern gesetzlich vorgeschrieben); Nachweis nicht älter als 6 Monate. Erklärung über Formblatt 5.

Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe) und § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe) sowie zusätzlicher spezifischer Ausschlussgründe aus dem BerlAVG, AEntG, SchwarzArbG, MiLoG, LkSG und SGB III. Bei Eintritt von Gründen sind Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB möglich und im Formblatt 8 (Anhang 1) zu erklären.

Eigenerklärung zur Verordnung (EU) 2022/576 (keine Beteiligung an Russland-Sanktionen, Formblatt 16). Verpflichtung zur Einhaltung der Berliner Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) zu Mindeststundenentgelt, Frauenförderung, Verhinderung von Benachteiligungen sowie Kontroll- und Sanktionsrechten nach BerlAVG.

Einreichung elektronisch über die Plattform Deutsche e-Vergabe, Textform nach § 126b BGB, PDF (Preisblatt zusätzlich Excel), max. 200 MB pro Datei, keine RAR-Komprimierung. Bei Bewerbergemeinschaften: bevollmächtigter Vertreter und gesamtschuldnerische Haftung (Formblatt 3). Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung des Eignungsverleihers (Formblatt 4) samt Formblättern 2, 5, 8, 9, 16. Bei Unterauftragnehmern: Erklärung über Formblatt 10.