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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Einführung und Betrieb eines zentralen Lernmanagementsystems

Stadt Dorsten | Vergabekammer WestfalenDorsten, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Dorsten schreibt die Einführung und den Betrieb eines cloudbasierten Lernmanagementsystems (LMS) als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) aus. Das LMS soll für bis zu 1.200 Beschäftigte digitale Lernangebote – insbesondere für Pflichtunterweisungen, IT-Sicherheit und Arbeitsschutz – bereitstellen.

Kernleistungen: Bereitstellung, Hosting, Implementierung, Support, Seminar- und Veranstaltungsverwaltung sowie standardisierte Lerninhalte (mind. 15 E-Trainings IT-Sicherheit, mind. 15 E-Trainings Arbeits- und Gesundheitsschutz).

Wertung: 60 % Preis (Gesamtwertungspreis über 48 Monate), 40 % Qualität. Zwingende Mindestanforderungen (A-Kriterien) führen bei Nichterfüllung zum Ausschluss.

Frist: Angebote bis spätestens 16.11.2026 um 10:59 Uhr (MEZ) elektronisch über die Vergabeplattform Metropole Ruhr einreichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 16. November 2026
Termin / FristNOV2026DEZ
Veröffentlichungca. 16. Nov. 2026
Angebotsfrist16. Nov. 2026
Angebotsöffnung16. Nov. 2026
Bindefristca. 16. Nov. – 19. Dez. 2026
ZuschlagDatum offenErteilung des Zuschlags; konkretes Datum nicht in den Unterlagen genannt.
VertragsbeginnDatum offenBeginn des Vertrags mit Zuschlagserteilung; genaues Datum nicht beziffert.
Inbetriebnahme (Zielwert)Datum offenZiel: 6 Monate nach Auftragserteilung (Leistungsbeschreibung).
Inbetriebnahme (spätestens)Datum offenSpätestens 9 Monate nach Auftragserteilung – zwingende A-Anforderung (A-Kriterium 67).
Betriebs- und Nutzungsphase (Mindestlaufzeit)Datum offen48 Monate ab Abnahme/Produktivsetzung; genauer Start mangels Abnahmedatum nicht datierbar.
VertragslaufzeitDatum offen48 Monate ab Vertragsbeginn (Stammdaten).
Verlängerung 1Datum offen12 Monate; anschließend an Ende der Mindestlaufzeit, sofern keine Kündigung erfolgt.
Verlängerung 2Datum offen12 Monate; weitere Verlängerungen um je 12 Monate möglich.
Verlängerung 3Datum offen12 Monate; weitere Verlängerungen um je 12 Monate möglich.
KündigungsfristDatum offenSchriftliche Kündigung 6 Monate vor Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit.
PreisbindungDatum offen48 Monate ab Beginn der Mindestlaufzeit; danach keine automatische Preisanpassung.
WartungsankündigungDatum offenWartungen müssen mindestens 7 Kalendertage vor Beginn angekündigt werden.
Reaktionszeit Störung Kategorie 1Datum offenMaximal 1 Stunde nach Eingang der Störungsmeldung (während Servicezeiten).
Fehlerbehebung Kategorie 1Datum offenMaximal 4 Stunden nach Eingang der Störungsmeldung (ggf. per Umgehungslösung).
Reaktionszeit Störung Kategorie 2Datum offenMaximal 8 Stunden nach Eingang der Störungsmeldung.
Fehlerbehebung Kategorie 2Datum offenMaximal 8 Kalendertage nach Eingang der Störungsmeldung (ggf. per Umgehungslösung).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität12 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Gesamtwertungspreis über 48 Monate einschließlich aller wertungsrelevanten Leistungen (einmalige Installations- und Bereitstellungskosten, Schulungen für Erstinbetriebnahme, Hosting und Betrieb für 4 Vertragsjahre, Service- und Supportvertrag für 4 Vertragsjahre, wertungsrelevante Bedarfsleistungen). Maximal 100 Preispunkte; niedrigster Preis = 100 Punkte, doppelter Preis = 0 Punkte, lineare Interpolation. (Aspekte: Einmalige Installations- und Bereitstellungskosten, Schulungen für Erstinbetriebnahme, Hosting und Betrieb (4 Vertragsjahre), Service- und Supportvertrag (4 Vertragsjahre), Wertung

  • Qualität40%

    Bewertung anhand des Fragenkatalogs (B-Kriterien) mit insgesamt maximal 100 Qualitätspunkten. A-Kriterien sind zwingende Mindestanforderungen; Nichterfüllung führt zum Ausschluss. Eine Präsentation/Systemdemonstration dient ausschließlich der Plausibilisierung und führt nicht zu zusätzlichen Punkten.

Gesamtpunktzahl = 0,60 x Preispunkte + 0,40 x Qualitätspunkte. Preiswertung: Der niedrigste wertbare Gesamtwertungspreis (über 48 Monate) erhält 100 Preispunkte; ein fiktives Angebot mit dem doppelten niedrigsten wertbaren Gesamtwertungspreis erhält 0 Preispunkte; dazwischen lineare Interpolation. Angebote über dem doppelten niedrigsten Preis erhalten 0 Preispunkte. Qualitätswertung: Maximal 100 Qualitätspunkte gemäß Fragenkatalog (B-Kriterien). Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit der höheren Qualitätsbewertung den Vorrang; bei weiterer Punktgleichheit entscheidet der niedrigere Gesamtwertungspreis.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtung (Preis 60 % / Qualität 40 %), Bewertungsformel und sämtliche B-Kriterien-Unterkriterien mit Maximalpunkten sind in den Vergabeunterlagen (Anschreiben, Leistungsbeschreibung Ziff. 24, Fragenkatalog B-Kriterien) vollständig angegeben; A-Kriterien sind Mindestanforderungen (Ausschluss), keine Zuschlagswertung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung, Hosting und Betrieb

Cloudbasiertes Lernmanagementsystem als Software-as-a-Service (SaaS).Hosting in der EU bzw. dem EWR; personenbezogene Daten werden ausschließlich dort verarbeitet.Lizenzierung für bis zu 1.200 Benutzerkonten im Grundpreis enthalten, ohne gesonderte Kosten für gleichzeitige Nutzung.Erweiterung technisch möglich; zusätzliche Konten nur auf Abruf (fließen nicht in den Gesamtwertungspreis ein).Wartung, Pflege, Aktualisierung, Sicherheitsupdates und Datensicherung im laufenden Betrieb.Nach Vertragsende: Datenherausgabe und nachweisliche Löschung.

Implementierung und Inbetriebnahme

Konfiguration, Einrichtung von Benutzerverwaltung, Rollen, Berechtigungen und Schnittstellen.Anbindung an Microsoft Entra ID inklusive Single-Sign-On (SSO), automatisierter Import und Deaktivierung von Konten, manuelle Benutzeranlage und separater Anmeldeweg für Personen ohne Entra-ID-Konto.Test- und Abnahmeumgebung wird bereitgestellt.Projektleitung und Vertretung werden benannt.Schulung der Administratoren und ausgewählter Funktionsrollen (Erstschulung als Pauschalpreis, weitere Schulungstage auf Abruf).Ziel: Inbetriebnahme idealerweise innerhalb von 6 Monaten, spätestens 9 Monate nach Auftragserteilung (Ausnahme: nachweislich vom Auftraggeber verursachte Verzögerung).

Benutzeroberfläche, Browser und Barrierefreiheit

Browserseitige Nutzung mit Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox und Safari.Responsives Design für Smartphone und Tablet.Konformität mit BITV NRW und EN 301 549 inkl. Kompatibilität mit assistiven Technologien.Benutzeroberfläche, Dokumentation und Support in deutscher Sprache.

Standardisierte Lerninhalte (Lernbibliothek)

Mindestens 15 deutschsprachige E-Trainings zur Informations- und IT-Sicherheit.Mindestens 15 deutschsprachige E-Trainings zum Arbeits- und Gesundheitsschutz.Themen gemäß den in der Leistungsbeschreibung genannten Mindestthemen.Im Jahrespreis enthalten, mit Aktualisierungsrhythmus und Anpassbarkeit.Unterstützte Formate für eigene und externe Inhalte: PDF, Office, Bild, Audio, Video, externe Verlinkungen, SCORM-Import, HTML.Wissenstests und Zertifikate enthalten.

Pflichtschulungen, Lernpfade und Auswertungen

Verwaltung von Pflichtschulungen mit Bearbeitungsfristen, Wiederholungszyklen, automatischen Erinnerungen und Eskalationen.Lernpfade mit mehreren aufeinanderfolgenden Lerninhalten, Lesebestätigungen, Wissenstests.Auswertungen zu Lernständen, Abschlüssen, offenen Pflichtschulungen, Fristen und Zertifikaten.Export der Daten in Tabellenformat.Rollen- und organisationseinheitsbezogene Einschränkungen bei Auswertungen.

Seminar- und Veranstaltungsverwaltung

Verwaltung von Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen.Termine, Terminserien, Veranstaltungsorte, Teilnehmendenzahlen, Anmeldefristen.An- und Abmeldung, Genehmigungsworkflows und Wartelisten.Kalenderdateien für Microsoft Outlook.Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate.

Verfügbarkeit, Support und Service

Onlinezeit (06:00–23:00 Uhr) und Betriebszeit (08:00–20:00 Uhr) jeweils mindestens 98,5 % Verfügbarkeit.Deutschsprachiger Support per Online-Ticket/E-Mail und zusätzlich telefonisch.Reaktionszeit Störung Kategorie 1 (betriebsverhindernd): maximal 1 Stunde, Fehlerbehebung maximal 4 Stunden (ggf. über Umgehungslösung).Reaktionszeit Störung Kategorie 2 (betriebsbehindernd): maximal 8 Stunden, Fehlerbehebung maximal 8 Kalendertage (ggf. über Umgehungslösung).Wartungsankündigung mindestens 7 Kalendertage vor Beginn.Beratungsleistungen auf Abruf (Tagessatz).

Datenschutz, Sicherheit und KI

Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR.Auftragsverarbeitungsvertrag nach Vorgabe der Stadt Dorsten.Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept.Protokollierung administrativer Zugriffe.KI-Funktionen müssen deaktivierbar sein; keine Nutzung von Daten der Stadt Dorsten zum Training von KI-Modellen.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Mindestanforderungen (A-Kriterien)

Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren. Unter anderem:

Bereitstellung als SaaS-Lösung.Bis zu 1.200 Benutzende ohne Zusatzkosten.Vollständig deutsche Benutzeroberfläche, Dokumentation und Support.Browserkompatibilität mit Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox und Safari.Responsives Design für mobile Endgeräte.Konformität mit BITV NRW und EN 301 549 inkl. Konformitätserklärung.Anbindung an Microsoft Entra ID mit Single-Sign-On.Benutzerverwaltung mit automatisiertem Import und Deaktivierung.Mindestens 6 Rollen (Administrator, Autor, Veranstaltungsorganisator, Dozent, Führungskraft, Lernende).Mindestens 15 E-Trainings IT-Sicherheit und 15 E-Trainings Arbeits-/Gesundheitsschutz.SCORM-Import.Pflichtschulungsmanagement mit Erinnerungen und Eskalationen.Verwaltung von Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen.Auswertungen mit Exportfunktion.Datenverarbeitung in EU/EWR.Bereitschaft zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags.Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.Datensicherungs- und Wiederherstellungskonzept.Verfügbarkeit von mindestens 98,5 % in den definierten Zeitfenstern.Deutschsprachiger Support mit verbindlichen Reaktions- und Fehlerbehebungszeiten.Inbetriebnahme innerhalb von 9 Monaten nach Auftragserteilung.

Qualitätswertung (B-Kriterien, max. 100 Punkte)

Bewertet werden unter anderem:

Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit (10 Punkte).Administration und Rollen (8 Punkte).Eigene Inhalte und Autorensystem (9 Punkte).Pflichtschulungen und Lernpfade (13 Punkte).Seminar- und Veranstaltungsverwaltung (12 Punkte).Auswertungen und Datenaustausch (8 Punkte).Entra-ID, Automatisierung und Schnittstellen (8 Punkte).Standardisierte Lerninhalte (12 Punkte).Einführung, Service und Support (10 Punkte).Informationssicherheit und Verfügbarkeit (6 Punkte).Phishing-Simulation (4 Punkte).

Eine Präsentation erbringt keine zusätzlichen Qualitätspunkte.

Eignungsnachweise (fachlich)

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren, davon mindestens eine zu einem LMS bei einer öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtung.Nachweis eines angemessenen Informationssicherheitsniveaus (Zugriffsschutz, Datensicherung, Notfall- und Schwachstellenmanagement, Protokollierung, Umgang mit Sicherheitsvorfällen, Verfügbarkeit).Einhaltung der DSGVO (Datenverarbeitung in EU/EWR, Auftragsverarbeitung).Zusicherung der SLA-Mindestwerte (98,5 % Verfügbarkeit, Reaktions- und Fehlerbehebungszeiten).Deutschsprachiger Support mit verbindlichen Servicezeiten.Ggf. Nachweise zur Barrierefreiheit (BITV NRW / EN 301 549).Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (auf Verlangen).

Zuschlagsentscheidung

Die Wertung erfolgt zu 60 % nach dem Preis (Gesamtwertungspreis über 48 Monate) und zu 40 % nach der Qualität. A-Kriterien müssen vollständig erfüllt sein, sonst erfolgt ein Ausschluss.

Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte drei JahreVolumen: nicht genannt

Vergleichbare Referenzen zu Einführung/Betrieb eines LMS (idealerweise SaaS) – mindestens eine Referenz zu einem LMS bei einer öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtung

Pro Referenz: Auftraggeber, Leistungsumfang, Anzahl Nutzende, Zeitpunkt der Einführung, bisherige Betriebsdauer, Ansprechpartner (soweit Weitergabe zulässig)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 57%4–10 · 41%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Formulare & Eigenerklärungen
Fragenkatalog & Qualitätswertung (B-Kriterien)
Konzepte & Nachweise
Referenzen & Eignung
Präsentation & Test (auf Anforderung)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadt Dorsten | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
46282 Dorsten
Ort
46284 Dorsten
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.dorsten.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
46284 Dorsten
Nordrhein-Westfalen

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